8 formas en que los wikis pueden mejorar el intercambio de conocimientos organizacionales

Como todas las industrias trabajan para modernizar sus equipos, las empresas se están moviendo para implementar el uso de wikis corporativos. Muchas empresas han utilizado wikis para aumentar la productividad al permitir que los empleados y miembros colaboren y compartan conocimientos e información relevante. Esta mejora hace que los datos de la empresa sean accesibles en una estructura jerárquica y organizada, así como con funciones como búsqueda e hipervínculos. Se ha demostrado en estudios que los wikis corporativos aumentan significativamente la productividad en el lugar de trabajo, lo que permite realizar y mejorar más trabajo.

Se sabe que todos los métodos de modernización tienen ventajas y desventajas , y el wiki corporativo no es una excepción. Incluso con estos problemas, los beneficios generales que un wiki puede proporcionar a los empleados son la creación de un entorno colaborativo. La capacidad de almacenar, recuperar y compartir conocimientos se ha convertido en la norma y un requisito de todas las empresas del siglo XXI.

¿Qué es un wiki?

Un wiki, también conocido como wiki corporativo , es una base de datos de información en la que los empleados pueden contribuir y editar contenido sobre los procesos, iniciativas, artículos y servicios de su empresa. El objetivo de un wiki corporativo es proporcionar un espacio para diferentes entradas de información sobre su demografía, funciones en la empresa y modelos que pueden usar para su negocio. Toda la información que pueden actualizar y agregar regularmente a sus empleados y miembros del equipo está presente en este software y sitios. Los empleados también pueden buscar y categorizar los datos de estos wikis, lo que hace que la búsqueda de información sea más accesible y organizada.

Breve historia en el desarrollo de wikis

El primer modelo de wikis y sus predecesores se remonta a 1945 cuando las empresas introdujeron recomendaciones para bases de datos de información colaborativa y algunos sistemas similares a los wikis. Al concepto de Ward Cunningham en 1994 se le atribuye la primera idea oficial de wiki, creando el primer sitio web con páginas que los usuarios pueden editar a través del navegador. Este sitio también viene con un historial de versiones para cada edición. Lanzado en 1995, Cunningham usó el término "wiki", que en hawaiano significa "rápido". Muchos sitios web con conceptos similares surgieron en los años siguientes. Los usuarios desarrollaron rápidamente una "cultura wiki" en evolución en la que los usuarios contribuyeron con cientos de piezas de información a varios sitios.

Con el uso generalizado de Internet en el nuevo milenio, comenzaron a aparecer en todas partes más sitios que brindan wikis con funciones y extensiones adicionales. Empresas, corporaciones, industrias y comunidades comenzaron a usar wikis. Estos sitios basados ​​en wiki se encuentran entre los más populares en Internet en la actualidad. Luego, los desarrolladores introdujeron wikis corporativos centrados en características relacionadas con el trabajo, con preferencia por el respaldo corporativo principal y el capital de riesgo.

Wiki corporativo frente a base de conocimientos

Las empresas suelen proporcionar a sus empleados una base de conocimientos y un archivo en línea de las políticas, los servicios y otra información pertinente de la empresa. Estas bases de conocimiento generalmente se encuentran en línea y pueden ayudar en el autoservicio del cliente al proporcionar información relevante lista para ser presentada. La colaboración, a diferencia de los wikis, no está disponible en las bases de conocimiento. En el caso de los wikis corporativos, se permite proporcionar la información relevante a cualquier miembro del equipo de su corporación u organización, lo que permite más espacio para ideas y colaboración. Esta es la razón por la cual la mayoría de las empresas ahora usan wikis corporativos.

Formas en que los wikis pueden ayudar a compartir conocimientos para su equipo

Si planea considerar usar un wiki para su equipo, aquí hay algunas formas en que los wikis pueden ayudar a una empresa o grupo con el intercambio de conocimientos que pueden ayudarlo con su decisión.

1. Accesibilidad

Tradicionalmente, varios papeles, manuales y carpetas contienen datos corporativos dispersos y divididos. Sin embargo, un wiki permite encontrar todo esto en un solo lugar, accesible para cualquier persona en sus computadoras. Un wiki le permite guardar, organizar y buscar todo su conocimiento. Esta mejora puede ahorrar mucho tiempo a todo el equipo y, al mismo tiempo, proteger todos los datos críticos en un solo lugar.

2. Organice la información sin esfuerzo para facilitar la búsqueda y el crowdsourcing

En lugar de usar papel y archivar cada pieza de información y datos relacionados con la empresa, la modernización de los lugares de trabajo a través de wikis corporativos permite una fácil búsqueda de información clasificada por detalle, fecha y contenido. Esta característica ahorra tiempo y esfuerzo al buscar información, lo que aumenta la productividad general del equipo. La información de crowdsourcing también es más sencilla, ya que hace que los datos sean accesibles para todos los miembros del equipo. El uso de este método permite identificar fácilmente el grupo demográfico objetivo de una empresa. Proporciona intervenciones y mejoras apropiadas para las necesidades y los problemas encontrados.

3. Cuenta con un panel de control para el calendario

Un tablero para el calendario es una característica esencial de un wiki corporativo, que permite la organización de horarios y eventos en un solo lugar. Los tableros también hacen que informar a cada miembro del equipo sea menos complicado y no requieren varios anuncios. Los empleados pueden establecer fechas para proporcionar información con detalles visibles para todos los que tengan acceso a la wiki. En estas wikis se pueden realizar y sistematizar planes y fechas esenciales. El calendario permite que los datos sean fácilmente accesibles y administrados con la priorización adecuada.

4. Permitir que todos contribuyan y hacerlo editable

Una de las características esenciales de un wiki es que le permite al equipo acceder, contribuir y editar la información que pueden ingresar en el wiki. Este componente permite considerar más ideas y perspectivas, que pueden contribuir significativamente al progreso de la empresa. También permite a los empleados abordar inquietudes y contribuir con ideas relevantes para su trabajo actual. Al mismo tiempo, esto permite que una empresa que ofrece productos o servicios esté más en sintonía con su grupo demográfico o aborde e identifique problemas de manera más eficiente y con menos problemas.

5. Hipervínculos

La función de hipervínculos de documentos, enlaces relevantes, aplicaciones y otra información facilita el acceso a todos los miembros del equipo que deseen ver los documentos. Cualquiera puede usar la sintaxis de enlace wiki para crear una página, enlazar a una página existente en la misma wiki o enlazar a otra. El texto puede mostrar el título de la página wiki o algo más. También puede incluir enlaces a URL internas y externas. Junto con la función de búsqueda, esto hace que un wiki sea una herramienta accesible para utilizar en un entorno de trabajo, lo que reduce el tiempo y el esfuerzo que se desperdicia en la búsqueda manual.

6. Asíncrono sin restricciones de tiempo

Con el uso generalizado de wiki en las empresas, se ha pasado de la producción de información tradicional a la colaboración asincrónica y remota respaldada por sitios wiki. El sistema asíncrono permite que el equipo elija cuándo y dónde contribuir con menos limitaciones de tiempo y menos presión para estar presente en un momento específico. Esta función también permite actualizaciones de wiki más rápidas sin esperar horas de oficina o un horario sincrónico. El equipo ahorrará tiempo y será más productivo debido a esto.

7. Evidencia basada en investigaciones de una mayor satisfacción laboral

Un estudio realizado por IBM's Analytics afirma que los empleados sienten un mayor sentido de pertenencia, propósito y felicidad con los miembros de su equipo en presencia de un wiki corporativo. Una base de datos que permite a los empleados contribuir y compartir sus ideas les da confianza. Este método les permite saber que son parte del equipo con el que están trabajando, y sus compañeros de trabajo escuchan y ven su información. La investigación encontró que los wikis mejoran la satisfacción del equipo y aumentan la productividad en el lugar de trabajo.

8. Funciona mejor para los aprendices

Un wiki corporativo puede hacer que las guías prácticas y los materiales de capacitación para los nuevos miembros del equipo sean fácilmente accesibles. Los recién llegados pueden usar esta información como guía y los empleados pueden actualizarla con más información de wikis proporcionada por otros miembros del equipo. Uno de los aspectos más críticos de los wikis es el historial de archivo, al que los nuevos miembros pueden acceder y aprender para mantenerse actualizados sobre los productos, servicios y políticas de su empresa.

Cosas a tener en cuenta al usar wikis corporativos

Los wikis pueden ser una herramienta útil para su negocio, pero debe tener en cuenta que hay otras funciones con las que debe mantenerse al día y proporcionar una solución al usar un wiki. La información sobre esto puede quedar obsoleta con el tiempo, por lo que el equipo debe actualizarla periódicamente. Un amplio conocimiento para ingresar a su wiki puede representar un desafío, y necesitará habilidades de organización para evitar tropezar.

Un gran número de colaboradores también puede ser problemático para su wiki, así que mantenga el grupo pequeño o use pautas para mantener el wiki organizado con un gran número de colaboradores. Finalmente, instruya a los miembros de su equipo no técnicos sobre el uso de la wiki para que puedan contribuir y colaborar en la información.

Elegir el wiki adecuado para su empresa

Suponga que está considerando un wiki corporativo para su comunidad o empresa. En ese caso, hay varios factores que debe considerar para utilizar estos wikis correctamente y de la mejor manera.

• La interfaz debe ser intuitiva, organizada y sencilla para cualquiera que necesite acceso a la información.
• La función de búsqueda es una de las características esenciales de un wiki, por lo que debe ser confiable, relevante y capaz de localizar rápidamente la información solicitada.
• Las funciones básicas, como el etiquetado y el uso de jerarquías para el contenido, deben estar disponibles para una navegación más rápida.
• Incluso los miembros no técnicos de su equipo deberían poder editar y enviar información con facilidad.
• Cualquier información debe tener derechos de acceso, y la wiki debe tener protocolos adecuados para organizarlos.
• Las aplicaciones de productividad deben estar vinculadas en estos wikis corporativos para que los usuarios puedan acceder a su información sin cerrar otras aplicaciones de productividad.

Conclusión

Teniendo en cuenta la información y los beneficios de los wikis, un wiki para su empresa o equipo sería una buena elección. Los wikis son herramientas esenciales para organizar, categorizar y planificar ideas e información del equipo, dar forma a la colaboración, aumentar la productividad general y abordar adecuadamente los problemas y necesidades de su empresa.