Aspectos importantes a tener en cuenta al utilizar los servicios de recuperación de datos de Salesforce

Las empresas que usan Salesforce deben tener especial cuidado en mantener sus datos seguros y protegidos mediante la implementación de alguna estrategia de respaldo que ayude a evitar cualquier desastre. Es probable que se produzcan pérdidas de datos a pesar de seguir las mejores prácticas de la industria de TI debido a los diversos escenarios inevitables que conducen a la pérdida de datos.

Para que las organizaciones hagan el mejor uso de Salesforce y tengan éxito, es de vital importancia garantizar un mapeo de datos impecable que impacte directamente en el ROI.

Para implementar Salesforce con éxito, las organizaciones deben estar en la cima de su juego en la gestión de datos confiando en sus servicios de copia de seguridad y restauración de datos. Los servicios de restauración o recuperación de datos de Salesforce adquieren mucha importancia porque aunque Salesforce conserva copias de los datos en el sistema, recuperarlos puede llevar mucho tiempo e implicar una gran cantidad de dinero. Por lo tanto, las organizaciones que utilizan Salesforce deben ser autosuficientes en la copia de seguridad y recuperación de datos.

¿Por qué necesita una estrategia de recuperación de datos?

Las aplicaciones de Salesforce ayudan a optimizar los procesos comerciales, los flujos de trabajo y las relaciones que dan como resultado una mejor productividad. Sin embargo, hacer que sus empleados y los equipos dentro de la organización acepten las estrategias completamente nuevas puede ser bastante desafiante, pero con un esfuerzo constante, lograr la tarea no debería ser un problema. Tener un plan sólido de recuperación de datos da la fuerza a las empresas para implementar proyectos de Salesforce sin contratiempos.

Las empresas pueden adoptar varias estrategias de recuperación de datos sobre las cuales discutiremos en este artículo.

¿Qué son los metadatos?

Los usuarios de Salesforce deben tener suficiente claridad sobre el ecosistema de Salesforce y el uso de datos y metadatos en el contexto adecuado. Los datos y los metadatos son las dos entidades principales en el dominio de Salesforce. Los datos se relacionan con la información generada durante las operaciones comerciales e incluyen datos generados a partir de cuentas, clientes potenciales, contactos, etc., que no son más que registros. Sin embargo, los metadatos se relacionan con el sistema de Salesforce y consisten en datos relacionados con la configuración y los ajustes y códigos personalizados como diseños de página, campos personalizados, tableros, informes, etc. Los metadatos son mucho más confidenciales porque cualquier cambio que suceda es permanente. No puede reverenciar ningún cambio realizado en los metadatos. Por lo tanto, es necesario tener más cuidado con el manejo de Metadatos, y debe llevar a cabo la debida diligencia antes de permitir que alguien los manipule. Además, las organizaciones deben mantener copias de los metadatos para una fácil restauración.

Uso de Intercambio de aplicaciones

Al reconocer la importancia de la seguridad y protección de los datos, Salesforce ofrece varias funciones que los usuarios pueden aprovechar para proteger los datos y garantizar su recuperación después de la copia de seguridad. Incluso algunas características que están diseñadas para servir a algún otro propósito tienen interfaces adecuadas para la copia de seguridad de datos. Por ejemplo, la función AppExchnage de Salesforce ayuda a crear un mercado en línea, pero la misma aplicación ayuda a realizar copias de seguridad de datos y metadatos. AppExchange tiene muchas aplicaciones de copia de seguridad y los usuarios pueden seleccionar una por comparación y evaluación.

Confirmación de pérdida de datos

Salesforce utiliza datos de clientes y perspectivas de clientes para llegar a los datos de participación del cliente. Es fundamental filtrar los datos dañados del sistema, ya que no tienen ningún valor. Los datos dañados no sirven en el ecosistema de Salesforce y son un activo no deseado que debe ser identificable. Los datos corruptos son tan malos como los datos faltantes porque pueden generar señales falsas que engañan a los usuarios y afectan negativamente las estrategias de los clientes. Como resultado, la reputación de la marca y la organización se ven afectadas a largo plazo. Como parte del proceso de solución de problemas durante las etapas iniciales, los usuarios deben compartir toda la información sobre la pérdida de datos con el administrador del sistema Salesforce.

La comunicación clara entre los usuarios y el administrador de Salesforce es la clave para implementar con éxito el sistema al ocuparse de lo siguiente.

• Si la situación lo exige, las reglas de uso compartido del administrador pueden cambiar en cualquier momento y puede afectar a algunos usuarios al restringir la visualización.
• Los usuarios deben verificar la posibilidad de ver los registros mediante la búsqueda global. Algunos registros pueden pasar por un proceso de reparentalización, en cuyo caso algunos usuarios no podrán verlos.
• Después de completar la investigación preliminar, si los hechos apuntan a la pérdida de datos, los usuarios pueden confirmarlo accediendo a la función Ver todo.

Opciones de copia de seguridad

Al recibir la confirmación de la pérdida de datos, los usuarios deben dar el paso más importante para identificar las mejores opciones para la copia de seguridad de los datos. Entre varios métodos para buscar copias de seguridad, la papelera de reciclaje es el más simple. Aquí hay algunas otras opciones de copia de seguridad que se usan comúnmente.

Recuperar de la papelera de reciclaje : los usuarios de la interfaz de usuario clásica de Salesforce pueden consultar la papelera de reciclaje en busca de registros eliminados. Al seleccionar Recuperar, puede restaurar los datos inmediatamente. Sin embargo, puede probar esto solo en algunos casos seleccionados porque Salesforce no permite restaurar varios registros de esta manera. Para restaurar varios datos de la papelera de reciclaje, debe usar la API, el banco de trabajo, la caja de arena, etc.

Recuperar mediante el uso del cargador de datos : los administradores del sistema pueden purgar varios registros mediante la función exportar todo en los cargadores de datos. Este método ayuda a recuperar datos visibles a través del cargador de datos pero que se ven en la papelera de reciclaje. Los administradores del sistema primero acceden a los datos y los recrean con la ayuda de cargadores de datos.

Recuperar mediante el uso de registros de exportación recientes : al utilizar registros de copia de seguridad de exportación de los archivos de Exportación de datos semanales, es posible volver a crear registros. El ecosistema de Salesforce crea estos archivos automáticamente dentro del entorno. Los usuarios que deseen desarrollar registros semanales automáticamente pueden usar alguna aplicación de terceros de App Exchange.

Recupere datos mediante el uso de la copia de Sandbox : los sandbox completos que generalmente se usan en entornos de prueba ayudan a crear réplicas de toda la organización de producción actual, datos y metadatos. El sandbox carece de la función de exportación y los usuarios necesitan herramientas API y cargadores de datos para recargar datos.

Finalmente, prepárese para superar los desafíos de importar registros asignando nuevos ID únicos de nuevos registros con los registros anteriores. La otra tarea es reemplazar las identificaciones antiguas con identificaciones nuevas. Te ayudará a organizar y agilizar mejor las cosas. Puede hacerlo creando campos de ID externos o utilizando la función BUSCARV de Microsoft Excel.