สิ่งสำคัญที่ควรทราบเมื่อใช้บริการกู้คืนข้อมูลของ Salesforce

ธุรกิจที่ใช้ Salesforce จะต้องระมัดระวังเป็นพิเศษเกี่ยวกับการรักษาข้อมูลของตนให้ปลอดภัยและได้รับการปกป้องโดยการใช้กลยุทธ์การสำรองข้อมูลที่ช่วยหลีกเลี่ยงภัยพิบัติใดๆ การสูญเสียข้อมูลจะเกิดขึ้นแม้ว่าจะปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของอุตสาหกรรมไอที เนื่องจากสถานการณ์ต่างๆ ที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ซึ่งนำไปสู่การสูญหายของข้อมูล

สำหรับองค์กรที่จะใช้ Salesforce ให้เกิดประโยชน์สูงสุดและประสบความสำเร็จ สิ่งสำคัญอย่างยิ่งคือต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการแมปข้อมูลอย่างไร้ที่ติซึ่งส่งผลกระทบโดยตรงต่อ ROI

ในการนำ Salesforce ไปใช้ให้ประสบความสำเร็จ องค์กรต้องอยู่ในอันดับต้น ๆ ของเกมในการจัดการข้อมูลโดยอาศัยบริการสำรองข้อมูลและกู้คืนข้อมูล บริการกู้คืนหรือกู้คืนข้อมูลของ Salesforce ได้รับความสำคัญอย่างมาก เนื่องจากแม้ว่า Salesforce จะเก็บสำเนาข้อมูลไว้ในระบบ แต่การกู้คืนอาจใช้เวลานานและต้องใช้เงินเป็นจำนวนมาก ดังนั้น องค์กรที่ใช้ Salesforce จึงต้องพึ่งพาตนเองในการสำรองข้อมูลและกู้คืนข้อมูล

ทำไมคุณถึงต้องการกลยุทธ์การกู้คืนข้อมูล?

แอปพลิเคชัน Salesforce ช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กับกระบวนการทางธุรกิจ เวิร์กโฟลว์ และความสัมพันธ์ที่ส่งผลให้ผลิตภาพดีขึ้น อย่างไรก็ตาม การทำให้พนักงานและทีมงานในองค์กรยอมรับกับกลยุทธ์ใหม่ทั้งหมดอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายมาก แต่ด้วยการผลักดันอย่างต่อเนื่อง การทำภารกิจให้สำเร็จไม่น่าจะเป็นปัญหา การมีแผนการกู้คืนข้อมูลที่แข็งแกร่งจะช่วยเพิ่มความแข็งแกร่งให้กับธุรกิจในการดำเนินโครงการ Salesforce โดยไม่มีสะดุด

ธุรกิจสามารถใช้กลยุทธ์การกู้คืนข้อมูลต่างๆ ได้ ซึ่งเราจะพูดถึงในบทความนี้

เมตาดาต้าคืออะไร?

ผู้ใช้ Salesforce ต้องมีความชัดเจนเพียงพอเกี่ยวกับระบบนิเวศของ Salesforce และการใช้ข้อมูลและข้อมูลเมตาในบริบทที่เหมาะสม ข้อมูลและข้อมูลเมตาเป็นสองเอนทิตีหลักในโดเมน Salesforce ข้อมูลเกี่ยวข้องกับข้อมูลที่สร้างขึ้นระหว่างการดำเนินธุรกิจ และรวมถึงข้อมูลที่สร้างจากบัญชี ลูกค้าเป้าหมาย ผู้ติดต่อ ฯลฯ ที่ไม่ใช่ข้อมูลอื่นนอกจากบันทึก อย่างไรก็ตาม Metadata เกี่ยวข้องกับระบบ Salesforce และประกอบด้วยข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการกำหนดค่าและการตั้งค่า และรหัสที่กำหนดเอง เช่น เค้าโครงหน้า ฟิลด์ที่กำหนดเอง แดชบอร์ด รายงาน ฯลฯ ข้อมูลเมตามีความละเอียดอ่อนกว่ามาก เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เกิดขึ้นกับระบบจะคงอยู่ถาวร คุณไม่สามารถย้อนกลับการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับข้อมูลเมตาได้ ดังนั้น การจัดการ Metadata จึงจำเป็นต้องระมัดระวังมากขึ้น และคุณต้องดำเนินการตรวจสอบสถานะก่อนที่จะอนุญาตให้ใครก็ตามจัดการข้อมูลนั้น นอกจากนี้ องค์กรต้องเก็บรักษาสำเนาของข้อมูลเมตาเพื่อให้สามารถกู้คืนได้ง่าย

การใช้ App Exchange

โดยตระหนักถึงความสำคัญของความปลอดภัยและการปกป้องข้อมูล Salesforce จึงมีคุณลักษณะต่างๆ ที่ผู้ใช้สามารถใช้ประโยชน์จากการปกป้องข้อมูลและรับรองการกู้คืนข้อมูลหลังการสำรองข้อมูล แม้แต่คุณลักษณะบางอย่างที่ได้รับการออกแบบมาเพื่อใช้เพื่อวัตถุประสงค์อื่นก็มีอินเทอร์เฟซที่เหมาะสมสำหรับการสำรองข้อมูล ตัวอย่างเช่น คุณลักษณะ AppExchnage ของ Salesforce ช่วยสร้างตลาดออนไลน์ แต่แอปเดียวกันนี้จะช่วยสำรองข้อมูลและข้อมูลเมตา AppExchange มีแอปพลิเคชันสำรองข้อมูลมากมาย และผู้ใช้สามารถเลือกแอปพลิเคชันหนึ่งโดยการเปรียบเทียบและประเมินผล

ยืนยันการสูญเสียข้อมูล

Salesforce ใช้ข้อมูลลูกค้าและข้อมูลเชิงลึกของลูกค้าเพื่อเข้าถึงข้อมูลการมีส่วนร่วมของลูกค้า การกรองข้อมูลที่เสียหายออกจากระบบเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากไม่มีค่าใดๆ ข้อมูลที่เสียหายไม่มีประโยชน์ในระบบนิเวศของ Salesforce และเป็นสินทรัพย์ที่ไม่ต้องการซึ่งควรระบุได้ ข้อมูลที่เสียหายนั้นแย่พอๆ กับข้อมูลที่ขาดหายไป เพราะสามารถกระตุ้นสัญญาณเท็จที่หลอกลวงผู้ใช้และส่งผลกระทบต่อกลยุทธ์ของลูกค้าในทางลบ ส่งผลให้ชื่อเสียงของแบรนด์และองค์กรต้องพ่ายแพ้ในระยะยาว ในกระบวนการแก้ไขปัญหาในช่วงเริ่มต้น ผู้ใช้ต้องแบ่งปันข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับการสูญหายของข้อมูลกับผู้ดูแลระบบของระบบ Salesforce

การสื่อสารที่ชัดเจนระหว่างผู้ใช้และผู้ดูแลระบบ Salesforce เป็นกุญแจสำคัญในการนำระบบไปใช้ให้สำเร็จโดยดูแลสิ่งต่อไปนี้

• หากสถานการณ์ต้องการ กฎการแชร์ของผู้ดูแลระบบสามารถเปลี่ยนแปลงได้ทุกเมื่อ และอาจส่งผลต่อผู้ใช้บางรายโดยการจำกัดการดู
• ผู้ใช้ต้องตรวจสอบความเป็นไปได้ในการดูบันทึกโดยใช้การค้นหาทั่วโลก บางระเบียนอาจต้องผ่านการเลี้ยงดูซ้ำ ซึ่งในกรณีนี้ผู้ใช้บางรายจะไม่สามารถดูได้
• หลังจากเสร็จสิ้นการตรวจสอบเบื้องต้นแล้ว หากข้อเท็จจริงชี้ไปที่การสูญเสียข้อมูล ผู้ใช้สามารถยืนยันได้โดยเข้าไปที่คุณลักษณะดูทั้งหมด

ตัวเลือกสำรอง

เมื่อได้รับการยืนยันการสูญหายของข้อมูล ผู้ใช้ต้องใช้ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการระบุตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการสำรองข้อมูล ในบรรดาวิธีการต่างๆ ในการตรวจสอบการสำรองข้อมูล ถังรีไซเคิลเป็นวิธีที่ง่ายที่สุด ต่อไปนี้คือตัวเลือกการสำรองข้อมูลอื่นๆ ที่ใช้กันทั่วไป

กู้คืนจากถังรีไซเคิล – ผู้ใช้ Salesforce UI แบบคลาสสิกสามารถตรวจสอบถังรีไซเคิลสำหรับบันทึกที่ถูกลบ โดยการเลือก Undelete คุณสามารถกู้คืนข้อมูลได้ทันที อย่างไรก็ตาม คุณสามารถลองทำสิ่งนี้ได้ในบางกรณีเท่านั้น เนื่องจาก Salesforce ไม่อนุญาตให้กู้คืนหลายระเบียนในลักษณะนี้ ในการกู้คืนข้อมูลหลายรายการจากถังรีไซเคิล คุณต้องใช้ API, Workbench, Sandbox เป็นต้น

กู้คืนโดยใช้ Data Loader – ผู้ดูแลระบบสามารถล้างข้อมูลหลายระเบียนโดยใช้ฟังก์ชันการส่งออกทั้งหมดในตัวโหลดข้อมูล วิธีนี้ช่วยกู้คืนข้อมูลที่มองเห็นได้ผ่านตัวโหลดข้อมูล แต่มองเห็นได้ในถังรีไซเคิล ผู้ดูแลระบบจะเข้าถึงข้อมูลก่อนแล้วสร้างใหม่โดยใช้ตัวโหลดข้อมูล

กู้คืนโดยใช้บันทึกการส่งออกล่าสุด – การใช้บันทึกสำรองการส่งออกจากที่เก็บถาวรของการส่งออกข้อมูลรายสัปดาห์ สามารถสร้างบันทึกใหม่ได้ ระบบนิเวศของ Salesforce จะสร้างไฟล์เก็บถาวรเหล่านี้โดยอัตโนมัติภายในสภาพแวดล้อม ผู้ใช้ที่ต้องการพัฒนาบันทึกรายสัปดาห์โดยอัตโนมัติสามารถใช้แอปของบุคคลที่สามจาก App Exchange

กู้คืนข้อมูลโดยใช้การคัดลอกแซ นด์บ็อกซ์ – แซนด์บ็อกซ์แบบเต็มมักจะใช้ในสภาพแวดล้อมการทดสอบช่วยสร้างแบบจำลองของหน่วยงานที่ใช้งานจริงและข้อมูลและข้อมูลเมตาในปัจจุบันทั้งหมด แซนด์บ็อกซ์ขาดคุณสมบัติการส่งออก และผู้ใช้ต้องการเครื่องมือ API และตัวโหลดข้อมูลสำหรับการโหลดข้อมูลซ้ำ

สุดท้าย เตรียมพร้อมที่จะเอาชนะความท้าทายในการนำเข้าระเบียนโดยการจับคู่ ID เฉพาะใหม่ของระเบียนใหม่กับระเบียนก่อนหน้า งานอื่นคือการแทนที่ ID เก่าด้วย ID ใหม่ มันจะช่วยให้คุณจัดระเบียบและปรับปรุงสิ่งต่าง ๆ ได้ดีขึ้น คุณสามารถทำได้โดยสร้างฟิลด์ ID ภายนอก หรือใช้ฟังก์ชัน VLOOKUP ของ Microsoft Excel