Salesforce DataRecoveryServicesを使用する際の注意事項

Salesforceを使用する企業は、災害を回避するのに役立つバックアップ戦略を実装することにより、データを安全に保護することに特別な注意を払う必要があります。 データ損失につながるさまざまな避けられないシナリオのため、IT業界のベストプラクティスに従っているにもかかわらず、データ損失は必ず発生します。

組織がSalesforceを最大限に活用して成功するには、ROIに直接影響する完璧なデータマッピングを確保することが非常に重要です。

Salesforceを正常に実装するには、組織はデータのバックアップおよび復元サービスに依存することにより、データ管理のトップに立つ必要があります。 Salesforceのデータ復元またはリカバリサービスは、Salesforceがシステムにデータのコピーを保持しているにもかかわらず、データのリカバリに時間がかかり、多額の費用がかかる可能性があるため、非常に重要になります。 したがって、Salesforceを使用している組織は、データのバックアップとリカバリを自給自足する必要があります。

なぜデータ回復戦略が必要なのですか？

Salesforceアプリケーションは、ビジネスプロセス、ワークフロー、および関係を合理化して、生産性を向上させるのに役立ちます。 ただし、組織内の従業員とチームにまったく新しい戦略を理解させることは非常に困難な場合がありますが、絶え間ない推進力があれば、タスクを達成することは問題にはなりません。 堅実なデータ復旧計画を立てることで、企業は問題なくSalesforceプロジェクトを実装できるようになります。

企業は、この記事で説明するさまざまなデータ回復戦略を採用できます。

メタデータとは何ですか？

Salesforceユーザーは、Salesforceエコシステムと、適切なコンテキストでのデータとメタデータの使用について十分に明確にする必要があります。 データとメタデータは、Salesforceドメインの2つの主要なエンティティです。 データは、事業運営中に生成された情報に関連し、アカウント、リード、連絡先などから生成された、記録に過ぎないデータが含まれます。 ただし、メタデータはSalesforceシステムに関連しており、構成と設定に関連するデータと、ページレイアウト、カスタムフィールド、ダッシュボード、レポートなどのカスタムコードで構成されます。メタデータに発生する変更は永続的であるため、メタデータの機密性ははるかに高くなります。 メタデータに加えられた変更を元に戻すことはできません。 したがって、メタデータの処理にはさらに注意が必要であり、誰にも処理を許可する前にデューデリジェンスを実行する必要があります。 さらに、組織は簡単に復元できるようにメタデータのコピーを維持する必要があります。

AppExchangeの使用

Salesforceは、データの安全性と保護の重要性を認識し、ユーザーがデータを保護し、バックアップ後のリカバリを確実にするために利用できるさまざまな機能を提供します。 他の目的に役立つように設計された一部の機能でさえ、データバックアップに適したインターフェイスを備えています。 たとえば、SalesforceのAppExchnage機能はオンラインマーケットプレイスの作成に役立ちますが、同じアプリはデータとメタデータのバックアップに役立ちます。 AppExchangeには多くのバックアップアプリケーションがあり、ユーザーは比較と評価によって1つを選択できます。

データ損失の確認

Salesforceは、顧客データと顧客インサイトを使用して、顧客エンゲージメントデータを取得します。 破損したデータには値がないため、システムからデータを除外することが重要です。 破損したデータはSalesforceエコシステムでは役に立たず、識別可能である必要がある望ましくない資産です。 破損したデータは、ユーザーを誤解させ、顧客の戦略に悪影響を与える誤ったシグナルをトリガーする可能性があるため、データの欠落と同じくらい悪いものです。 その結果、ブランドと組織の評判は長期的には打撃を受けます。 初期段階のトラブルシューティングプロセスの一環として、ユーザーはデータ損失に関するすべての情報をSalesforceシステムの管理者と共有する必要があります。

ユーザーとSalesforce管理者の間の明確なコミュニケーションは、次の点に注意してシステムを正常に実装するための鍵です。

• 状況に応じて、管理者の共有ルールはいつでも変更される可能性があり、表示を制限することで一部のユーザーに影響を与える可能性があります。
• ユーザーは、グローバル検索を使用してレコードを表示できるかどうかを確認する必要があります。 一部のレコードは再ペアレント化される可能性があり、その場合、一部のユーザーはそれらを表示できなくなります。
• 予備調査の完了後、事実がデータの損失を示している場合、ユーザーは[すべて表示]機能にアクセスしてデータの損失を確認できます。

バックアップオプション

データ損失の確認を受け取ったら、ユーザーはデータバックアップの最適なオプションを特定するために最も重要な手順を実行する必要があります。 バックアップをチェックするいくつかの方法の中で、ごみ箱が最も簡単です。 一般的に使用されるその他のバックアップオプションは次のとおりです。

ごみ箱からの回復–従来のSalesforce UIのユーザーは、ごみ箱に削除されたレコードがないか確認できます。 [削除を取り消す]を選択すると、データをすぐに復元できます。 ただし、Salesforceではこの方法で複数のレコードを復元できないため、選択したいくつかのケースでのみこれを試すことができます。 ごみ箱から複数のデータを復元するには、API、ワークベンチ、サンドボックスなどを使用する必要があります。

データローダーを使用して回復する–システム管理者は、データローダーのすべてのエクスポート機能を使用して複数のレコードをパージできます。 この方法は、データローダーからは見えるがごみ箱には見えるデータを回復するのに役立ちます。 システム管理者は最初にデータにアクセスし、データローダーを使用してデータを再作成します。

最近のエクスポートログを使用して回復する– Weekly Data Exportのアーカイブからのエクスポートバックアップログを使用して、レコードを再作成することができます。 Salesforceエコシステムは、これらのアーカイブを環境内に自動的に作成します。 毎週のログを自動的に作成することに熱心なユーザーは、AppExchangeのサードパーティアプリを使用できます。

サンドボックスコピーを使用してデータを回復する–テスト環境で通常使用される完全なサンドボックスは、現在のすべての本番組織とデータおよびメタデータのレプリカを作成するのに役立ちます。 サンドボックスにはエクスポート機能がなく、ユーザーはデータを再読み込みするためのAPIツールとデータローダーが必要です。

最後に、新しいレコードの新しい一意のIDを以前のレコードとマッピングすることにより、レコードをインポートするという課題を克服する準備をします。 もう1つのタスクは、古いIDを新しいIDに置き換えることです。 それはあなたが物事をより良く整理し、合理化するのに役立ちます。 これを行うには、外部IDフィールドを作成するか、MicrosoftExcelのVLOOKUP関数を使用します。