メールのチェックを減らすことで生産性が向上する理由

公開: 2021-11-24

起きて、あなたの電子メールをチェックしてください。コーヒーを作り、メールをチェックしてください。おなじみですか？あなたがあなたの電子メールをチェックすることに夢中になっているならば、それはきれいになる時です。平均的な人は1日に約15回メールをチェックしますが、私たちの多くはさらに頻繁にメールをチェックしています。削減するのは難しいかもしれません。あなたの上司があなたが返信するまでの秒数を数えて彼女の時計を見つめている間、あなたの受信箱で苦しんでいる電子メールを逃したという考えは本当に骨が折れる。しかし、証拠は、あなたの電子メールを過剰にチェックすることはあなたに何の恩恵も与えていないことを示唆しています。実際、それはあなたの生産性を傷つけ、あなたのストレスレベルを高めています。

調査によると、絶えず邪魔されている人は集中力があまりよくないことがわかっています。これは、ある時点で私たち全員が経験したことです。電子メールを頻繁にチェックすることは、すぐに先延ばしの戦術になる可能性があります。これは、あなたのエネルギーを奪い、何もしなかったという感覚をあなたに残します。専門家は、メールをチェックするときに時間帯をスケジュールし、緊急のリクエストを要求する必要があることを同僚に知らせることをお勧めします。時間を取り戻し、メールの更新をやめる方法について、業界のリーダーからの提案を読んでください。

生産性の向上

「忙しいことと生産的であることには違いがあり、通常、メールに返信すると忙しくなります。集中力が必要な仕事をしていると、溝に入るのに時間がかかります。電子メールを頻繁にチェックすると、電子メールを読むために費やした時間だけでなく、焦点を合わせ直して元の状態に戻るために費やす時間も失われます。メールをチェックできる時間ブロックを設定すると、その時間を取り戻すことができ、忙しい仕事だけでなく、実際に生産的な仕事をするためにより多くの時間を費やすことができます。」 – OSDBの共同創設者兼CEO、ライアン・ロットマン

おそらくそれほど緊急ではありません

「すべてのメールに即時の返信が必要なわけではありません。また、すべてのメールにあなたからの返信が必要なわけでもありません。多くの場合、電子メールのチェックに関連する問題の1つは、緊急ではない場合でも、すべての電子メールを緊急として扱うことになってしまうことです。あなたが他の仕事をしている間、いくつかの電子メールを待って、あなたが応答するためにジャンプする前に他の人々に量り込む機会を与えてください。 1日の中でメールをチェックする時間を指定すると、メールに専用の注意を払うことができます。おそらく、会議に向かうときに簡単な返信を打ち切るよりも、より思慮深い回答をするでしょう。」 –ナンシー・L・ベルチャー博士、MPA、ウィノナの共同創設者

より多くの電子メール=より多くのストレス

「私たちが毎日受け取るメールの多くは、純粋に気を散らすものです。仕事に影響を与えることはありませんが、より生産的なタスクにリダイレクトされる可能性のある多くの時間を費やします。 1日のほとんどをメールの読み取りと返信に費やすと、より重要な作業を怠るだけでなく、1日を通してかなり高いストレスレベルにとどまります。調査によると、電子メールをチェックする人は、自分のワークロードを制御できず、圧倒されていると感じることがよくあります。緊急の場合は連絡方法を人々に知らせ、メールの閲覧習慣を1日に数回に減らしてください。」 – Berry LawのCEO兼マネージングパートナー、John Berry

マイクロマネジメントから身を守る

「電子メールをあまり頻繁にチェックしないことは、マイクロマネジメントを行う傾向がある人々にとって特に困難ですが、電子メール時間の短縮から恩恵を受ける可能性が最も高いのは彼らです。 1日を通して絶えずメールを送信し、必要以上のタスクをマイクロ管理している場合は、チームの生産性が大幅に低下している可能性があります。これは会社にとってもチームにとっても良くありません。メールをチェックする頻度を減らすことで、チームが効果的かつ効率的に作業を行うための時間とスペースを確保できます。また、メールを頻繁に行き来している場合は、電話に出るか、会議をスケジュールして、状況を明確にする必要があることを示している可能性があります。」 – Diathriveの創設者兼CEO、Michael Hennessy

あなたはオーバーコミットしている可能性があります

「1日中常にメールをチェックしていると、プロジェクトに過剰にコミットしていることに気付くかもしれません。特にあなたが電子メールチェーンに最初に返信する人である場合は、受信トレイを通過するすべてのものに「はい」と言いたくなる誘惑があります。受信トレイに余裕を持たせ、他の人に問題の解決を支援する時間を与えます。メールをチェックする頻度を減らすことで、多くの問題が自動的に解決するか、結局のところ入力を必要としなかったことがわかります。これにより、時間と入力を必要とするプロジェクトに専念するために、より多くの時間を解放することができます。」 – QuaGrowthのCEO、Jason Boehle

長期プロジェクトに焦点を当てる

「メールを読んだり返信したりすることは、何十もの小さな火を消すような気分になります。しかし、遠くに大きな火が近づいているのを見た場合は、代わりにその火と戦うことにもっと注意を向けたいと思うでしょう。長期的な作業プロジェクトでも同じです。これらは通常、より高い見返りがあり、より多くの焦点を必要とするプロジェクトです。 1日をメールに集中する代わりに、これらの小さなタスクをより多く委任し、1日に数回受信トレイにチェックインすることを決意します。そうすれば、はるかに大きな影響を与える重要なプロジェクトに専念する時間が増えます。」 – AdQuickの成長責任者、Chris Gadek

質の高い休暇をお楽しみください

「仕事中に集中することは重要です。また、仕事をしていないときはプラグを抜くことも同様に重要です。勤務時間後にメールをチェックしている場合は、休息とリラックスを奪っており、最終的には仕事が上手くなります。 24時間働いている人はすぐに燃え尽きてしまい、周りの人も燃え尽きる傾向があります。夕方のメールをたくさん送信する場合は、チームが24時間体制で作業する必要があるという前例を設定していることになります。どうしても必要な場合を除いて、勤務時間後にメールをチェックしないように解決し、リセットして再充電する時間を確保してください。」 – EmjayのCEO、Chris Vaughn

ルーチンを確立する

「あなたが知っている最も生産的な人々は、おそらくしっかりしたルーチンを持っています。 1日をさまざまな種類のタスク（1つのブロックでの管理タスク、別のブロックでの集中的な作業、3分の1での会議や電話など）に分割すると、より多くのことができるようになります。タスクの切り替えは、認知的に非常に困難であり、先延ばしと不十分な時間管理の両方を助長します。 1日を通してメールに返信することは気が散り、集中力を必要とするより重要なタスクから抜け出します。メールをチェックするための定期的な時間を設定することで、できれば1日に数回だけ、さらに多くのことを実行できることに驚かれることでしょう。」 – REX MDのCMO、Anthony Puopolo

集中力を取り戻す

「受信トレイをチェックするたびに、1時間ゲームプランから離れて、代わりに他の人からのメールやリクエストに答えるのに行き詰まりました。数時間後、私はその日の計画の75％以上を達成できなかったことに気づきました。受信トレイを確認せずに1日か2日行くと、カレンダーのタスクに集中して期限を守ることができます。」 –ブライドメイド・フォー・ハイヤーのCEO、ジェン・グランツ

メッセージの再読み込みを停止する

「混雑した受信トレイをチェックすると、メールを何度も読み直すことになります。私たちはそれを助けることはできません。彼らがそこにいるなら、私たちはそれらを読みます。平均して、専門家は受信トレイに200通以上の電子メールを持っており、毎日120通の新しい電子メールを受信しますが、応答するのはそのうちの25％にすぎません。意識的な整理計画がなければ、バックログは増え続けます。また、ユーザーが1日に15回受信トレイにアクセスし、各メールを4秒だけ見て（平均的なプレビューテキストを読むのにかかる時間）、それらの10％だけを再読み込みした場合（平均的なコンピュータ画面に収まるメッセージ）、毎日27分が失われます。」 – Zarvanaの創設者、Matt Plummer

あなたには仕事に関連する多くの目標があり、完璧なメールを書くことはおそらくそれらの1つではありません。メールは私たちの仕事の中で避けられない部分ですが、あなたのスケジュールを引き継ぐ必要はありません。あなたの電子メールをチェックするためのスケジュールを作成し、それに固執します。それがあなたが軌道に乗るのを助けるならば、あなたはそれをあなたのカレンダーに入れることさえできます。最初は数日間の不安を予想しますが、1週間後には、やることリストから多くの項目をチェックしたことに気付くでしょう。それはあなたの悪い電子メールの習慣を完全に打ち破り、あなたの時間を取り戻す時です。