E-postanızı Neden Daha Az Kontrol Etmek Sizi Daha Üretken Yapabilir?

Uyan, e-postanı kontrol et. Kahve yap, e-postanı kontrol et. Tanıdık geliyor mu? E-postanızı kontrol etme bağımlısıysanız, temize çıkma zamanı. Ortalama bir kişi, e-postalarını günde yaklaşık 15 kez kontrol eder ve çoğumuz daha sık kontrol eder. Geri kesmek zor olabilir; Patronunuz saatine bakarken siz cevap verene kadar geçen saniyeleri sayarken, cevapsız bir e-postanın gelen kutunuzda kaybolması düşüncesi gerçekten tüyler ürpertici. Ancak kanıtlar, e-postanızı fazla kontrol etmenin size bir iyilik yapmadığını gösteriyor; aslında, üretkenliğinize zarar veriyor ve stres seviyenizi artırıyor.

Araştırmalar, sürekli olarak kesintiye uğrayan insanların çok iyi konsantre olmadıklarını göstermiştir ki bu hepimizin bir noktada deneyimlediği bir şeydir. E-postaları çok sık kontrol etmek, hızla bir erteleme taktiği haline gelebilir, bu da enerjinizi tüketen ve size hiçbir şey yapmadığınız hissini veren bir taktiktir. Uzmanlar, gün içinde e-postanızı kontrol ettiğinizde zaman blokları planlamanızı ve iş arkadaşlarınıza acil talepler için aramaları gerektiğini bildirmenizi önerir. Zamanınızı nasıl geri kazanabileceğiniz ve e-postanızı yenilemeyi nasıl bırakabileceğiniz konusunda sektör liderlerinden daha fazla öneri için okumaya devam edin.

Geliştirilmiş Verimlilik

"Meşgul olmakla üretken olmak arasında fark vardır ve e-postaları yanıtlamak genellikle sizi meşgul eder. Konsantrasyon gerektiren türde bir iş yaparken işin içine girmek zaman alır. E-postanızı çok sık kontrol ettiğinizde, yalnızca e-postanızı okumak için harcadığınız zamanı değil, aynı zamanda yeniden odaklanmak ve yaptığınız şeye geri dönmek için harcamanız gereken zamanı da kaybedersiniz. E-postanızı kontrol edebileceğiniz zaman blokları ayarlamak, o zamanı geri kazanmanıza ve sadece yoğun işler yerine üretken iş yapmak için daha fazla zaman harcamanıza yardımcı olacaktır. - Ryan Rottman, OSDB'nin Kurucu Ortağı ve CEO'su

Muhtemelen O Kadar Acil Değildir

“Her e-posta anında yanıt gerektirmez ve her e-posta özel olarak sizden yanıt gerektirmez. E-postanızı sık sık kontrol etmeyle ilgili bir sorun, her e-postayı, çoğu zaman acil olmadığı halde acil olarak değerlendirmenizdir. Siz diğer işlerinizi hallederken bazı e-postaların beklemesine izin verin ve siz yanıt vermeden önce diğer insanlara tartma şansı verin. E-postalarınızı kontrol etmek için gün içinde bir zaman belirlerseniz, e-postalarınıza özel ilgi gösterebilirsiniz. Bir toplantıya girerken hızlı yanıtlar vermektense muhtemelen daha düşünceli yanıtlar vereceksiniz.” – Nancy L Belcher, Ph.D., MPA ve Winona'nın Kurucu Ortağı

Daha Fazla E-posta = Daha Fazla Stres

"Günlük olarak aldığımız e-postaların çoğu tamamen dikkatimizi dağıtıyor - işimizi etkilemiyorlar, ancak daha üretken görevlere yönlendirilebilecek çok zaman alıyorlar. Gününüzün çoğunu e-postaları okumaya ve yanıtlamaya ayırdığınızda, yalnızca daha önemli işleri ihmal etmekle kalmaz, aynı zamanda gün boyunca oldukça yüksek bir stres düzeyinde kalırsınız. Araştırmalar, e-postalarını kontrol eden kişilerin sıklıkla kendilerini daha bunalmış hissettiklerini ve iş yüklerini daha az kontrol ettiklerini bildirdi. İnsanların acil bir şey için size nasıl ulaşacaklarını bilmelerini sağlayın ve e-posta okuma alışkanlığınızı günde birkaç kez azaltın.” – John Berry, Berry Law CEO'su ve Yönetici Ortağı

Kendinizi Mikro Yönetimden Uzak Tutun

“E-postaları daha seyrek kontrol etmek, özellikle mikro yönetime yatkın kişiler için zordur, ancak e-posta süresindeki azalmadan en çok fayda sağlayanlar onlar. Gün boyunca sürekli olarak e-postalar gönderiyorsanız, görevleri gerekli olanın çok ötesinde yönetiyorsanız, bu muhtemelen ekibinizi çok daha az üretken hale getiriyordur. Bu şirket veya ekibiniz için iyi değil. E-postaları daha az kontrol ederek ekibinize işlerini etkili ve verimli bir şekilde yapmaları için zaman ve alan sağlarsınız. Ayrıca, sürekli olarak e-postayla gidip geliyorsanız, muhtemelen bir görüşmeye atlamanız veya her şeyin net olduğundan emin olmak için bir toplantı planlamanız gerektiğinin bir işaretidir.” - Michael Hennessy, Diathrive'ın Kurucusu ve CEO'su

Aşırı Bağlanıyor Olabilir

“E-postanızı gün boyunca sürekli kontrol ederseniz, kendinizi projelere gereğinden fazla bağlı bulabilirsiniz. Özellikle bir e-posta zincirine yanıt veren ilk kişiyseniz, gelen kutunuzdan geçen her şeye evet deme eğilimi vardır. Gelen kutunuza biraz nefes alma odası verin ve diğer insanlara sorunları çözmelerine yardımcı olmaları için zaman tanıyın. E-postanızı daha az kontrol ederseniz, birçok sorunun kendi kendine çözüldüğünü veya sonuçta sizin girişinizi gerektirmediğini göreceksiniz. Bu, zamanınızı ve girdilerinizi gerektiren projelere ayırmak için daha fazla zaman kazanmanızı sağlayacaktır.” - QuaGrowth'un CEO'su Jason Boehle

Uzun Vadeli Projelere Odaklanma

"E-postaları okumak ve yanıtlamak, düzinelerce küçük yangını söndürmek gibi hissettirebilir. Ancak uzaktan yaklaşan büyük bir ateş gördüyseniz, muhtemelen dikkatinizi onunla savaşmaya daha fazla vermek istersiniz. Uzun vadeli iş projeleri ile aynı olabilir. Bunlar, genellikle daha yüksek getirisi olan ve çok daha fazla odaklanma gerektiren projelerdir. Gününüzü e-postalara odaklanarak geçirmek yerine, bu küçük görevlerden daha fazlasını devredin ve gelen kutunuzu günde birkaç kez kontrol etmeye karar verin. Böylece çok daha büyük etki yaratacak önemli projelere ayıracak daha fazla zamanınız olur.” – Chris Gadek, AdQuick Büyüme Başkanı

Kaliteli Zamanın Keyfini Çıkarın

“İşteyken odaklanmak önemlidir ve işte olmadığınızda fişi çekmek de aynı derecede önemlidir. E-postalarınızı mesai saatlerinden sonra kontrol ediyorsanız, kendinizi işinizde daha iyi hale getirecek dinlenme ve rahatlamadan mahrum ediyorsunuz. 24 saat çalışan insanlar çabuk yorulurlar ve çevrelerindeki insanları da yakma eğilimindedirler. Çok sayıda akşam e-postası gönderirseniz, ekibinizin de günün her saatinde çalışması gerektiğine dair emsal teşkil etmiş olursunuz. Mesai saatleri dışında kesinlikle gerekli olmadıkça e-postaları kontrol etmemeye karar verin ve kendinize sıfırlamak ve yeniden şarj etmek için zaman tanıyın.” – Emjay CEO’su Chris Vaughn

Bir Rutin Oluşturun

“Tanıdığınız en üretken insanlar muhtemelen sağlam bir rutine sahiptir. Gününüz farklı görev türlerine bölündüğünde – bir blokta idari görevler, diğerinde odaklanmış çalışma, üçüncü blokta toplantılar ve telefon görüşmeleri vb. – sonunda çok daha fazlasını yapacaksınız. Görev değiştirme bilişsel olarak çok zordur ve hem ertelemeyi hem de kötü zaman yönetimini teşvik eder. Gün boyunca e-postaları yanıtlamak dikkat dağıtır ve sizi konsantrasyon gerektiren daha önemli görevlerden uzaklaştırır. E-postalarınızı kontrol etmek için, tercihen günde sadece birkaç kez rutin zamanlar ayarlayarak, ne kadar fazlasını yapabileceğinize şaşıracaksınız.” - Anthony Puopolo, REX MD'nin CMO'su

Odağınızı Geri Kazanın

"Gelen kutumu her kontrol ettiğimde, bir saatlik oyun planımdan dönüyordum ve bunun yerine diğer insanlardan gelen e-postaları ve istekleri yanıtlamakta zorlanıyordum. Saatler sonra, o gün için planladığım şeylerin %75'inden fazlasını başaramadığımı fark edecektim. Gelen kutumu kontrol etmeden bir veya iki gün geçirmek, takvimimdeki görevlere odaklanmamı ve son teslim tarihlerine bağlı kalmamı sağlıyor.” – Bridesmaid for Hire CEO’su Jen Glantz

Mesajları Yeniden Okumayı Durdur

"Kalabalık bir gelen kutusunu kontrol ettiğimizde, e-postaları tekrar tekrar okuyoruz. Biz yardım edemeyiz; oradalarsa, onları okuruz. Ortalama olarak, profesyonellerin gelen kutularında 200'den fazla e-posta var ve her gün 120 yeni e-posta alıyor, ancak bunların yalnızca %25'ine yanıt veriyor. Bilinçli bir temizleme planı olmadan, biriktirme listesi oluşmaya devam eder. Ve eğer insanlar günde 15 kez gelen kutularına giderlerse ve her e-postaya sadece dört saniye bakarlarsa (ortalama önizleme metnini okumak için geçen süre) ve yalnızca %10'unu yeniden okurlarsa (sayıya dayalı bir tahmin). Ortalama bir bilgisayar ekranına sığan mesajlar), her gün 27 dakika kaybederler.” – Matt Plummer, Zarvana'nın Kurucusu

İşle ilgili birçok hedefiniz var ve mükemmel e-postayı yazmak muhtemelen onlardan biri değil. E-postalar iş hayatımızın kaçınılmaz bir parçasıdır, ancak programınızı devralmaları gerekmez. E-postalarınızı kontrol etmek için bir program oluşturun ve buna bağlı kalın. Yolda kalmanıza yardımcı olacaksa, takviminize bile koyabilirsiniz. Başlangıçta birkaç gün endişe duyacaksınız, ancak bir hafta sonra yapılacaklar listenizdeki birçok öğeyi kontrol ettiğinizi göreceksiniz. Kötü e-posta alışkanlıklarınızı bir kez ve herkes için kırmanın ve zamanınızı geri kazanmanın zamanı geldi.