لماذا التحقق من بريدك الإلكتروني أقل يمكن أن يجعلك أكثر إنتاجية

استيقظ ، تحقق من بريدك الإلكتروني. قم بإعداد القهوة ، تحقق من بريدك الإلكتروني. تبدو مألوفة؟ إذا كنت مدمنًا على التحقق من بريدك الإلكتروني ، فقد حان الوقت للتصرف. يقوم الشخص العادي بفحص بريده الإلكتروني حوالي 15 مرة يوميًا ، ويفحصه الكثير منا بشكل متكرر. قد يكون من الصعب تقليصها ؛ إن فكرة فقدان رسالة بريد إلكتروني في صندوق الوارد الخاص بك ، بينما يحدق رئيسك في العمل في ساعتها وهي تحسب الثواني حتى ترد ، هي حقًا تقشعر لها الأبدان. ومع ذلك ، تشير الدلائل إلى أن المبالغة في فحص بريدك الإلكتروني لا تفيدك ؛ في الواقع ، إنه يضر بإنتاجيتك ويزيد من مستويات التوتر لديك.

أظهرت الأبحاث أن الأشخاص الذين تتم مقاطعتهم باستمرار لا يركزون جيدًا ، وهو شيء اختبرناه جميعًا في مرحلة ما. التحقق من البريد الإلكتروني كثيرًا يمكن أن يصبح سريعًا أسلوب تسويف ، أسلوب يستنزف طاقتك ويتركك تشعر بأنك لم تنجز أي شيء. يوصي الخبراء بجدولة فترات زمنية محددة خلال اليوم الذي تتحقق فيه من بريدك الإلكتروني وتسمح للزملاء بمعرفة أنه يجب عليهم الاتصال للحصول على طلبات عاجلة. تابع القراءة للحصول على مزيد من الاقتراحات من قادة الصناعة حول كيفية استعادة وقتك والتوقف عن تحديث بريدك الإلكتروني.

وتحسين الإنتاجية

"هناك فرق بين أن تكون مشغولاً وأن تكون منتجاً ، والرد على رسائل البريد الإلكتروني عادة ما يجعلك مشغولاً فقط. يستغرق الأمر وقتًا للوصول إلى الأخدود عندما تقوم بهذا النوع من العمل الذي يتطلب التركيز. عندما تتحقق من بريدك الإلكتروني كثيرًا ، فأنت لا تضيع الوقت الذي تقضيه في قراءة بريدك الإلكتروني فحسب ، بل أيضًا الوقت الذي يجب أن تقضيه في إعادة التركيز والعودة إلى ما كنت تفعله. سيساعدك تعيين فترات زمنية حيث يمكنك التحقق من بريدك الإلكتروني على استعادة ذلك الوقت ، وقضاء المزيد من الوقت في الواقع في القيام بعمل منتج بدلاً من مجرد العمل المزدحم ". - رايان روتمان ، الشريك المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة OSDB

ربما لا يكون ذلك عاجلاً

"لا يتطلب كل بريد إلكتروني ردًا فوريًا ، ولا يتطلب كل بريد إلكتروني ردًا منك على وجه التحديد. تتمثل إحدى المشكلات المرتبطة بفحص بريدك الإلكتروني غالبًا في أنك تتعامل مع كل بريد إلكتروني على أنه عاجل ، في حين أنه ليس كذلك في كثير من الأحيان. دع بعض رسائل البريد الإلكتروني تنتظر بينما تنجز أعمالًا أخرى ، وامنح الآخرين فرصة للتعليق قبل أن تقفز للرد. إذا كنت تخصص وقتًا خلال يومك للتحقق من رسائل البريد الإلكتروني ، فيمكنك حينئذٍ إعطاء رسائل البريد الإلكتروني اهتمامًا خاصًا. من المحتمل أن تقدم ردودًا مدروسة أكثر مما لو قمت بقطع الردود السريعة أثناء توجهك إلى اجتماع ". - نانسي بلشر ، دكتوراه ، MPA ومؤسس مشارك لشركة Winona

المزيد من البريد الإلكتروني = مزيد من الضغط

"الكثير من رسائل البريد الإلكتروني التي نتلقاها يوميًا هي مجرد إلهاء - فهي لا تؤثر على عملنا ، لكنها تستغرق وقتًا طويلاً يمكن إعادة توجيهها نحو مهام أكثر إنتاجية. عندما تكرس معظم يومك لقراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها ، فأنت لا تهمل فقط الأعمال الأكثر أهمية ، ولكنك تظل في مستوى ضغط مرتفع إلى حد ما طوال اليوم. أشارت الأبحاث إلى أن الأشخاص الذين يتفقدون بريدهم الإلكتروني كثيرًا ما يفيدون بأنهم يشعرون بمزيد من الإرهاق ، ويقل تحكمهم في عبء العمل. دع الأشخاص يعرفون كيفية التواصل معك لأي شيء عاجل ، وقلل من عادة قراءة بريدك الإلكتروني إلى عدة مرات في اليوم ". - جون بيري ، الرئيس التنفيذي والشريك الإداري لشركة Berry Law

حافظ على نفسك من الإدارة الدقيقة

"يعد التحقق من البريد الإلكتروني بشكل أقل تكرارًا أمرًا صعبًا بشكل خاص للأشخاص الذين يميلون إلى الإدارة الدقيقة ، لكنهم الأكثر احتمالاً للاستفادة من تقليل وقت البريد الإلكتروني. إذا كنت ترسل رسائل بريد إلكتروني باستمرار على مدار اليوم ، وتدير المهام بدقة أكبر بكثير مما هو ضروري ، فمن المحتمل أن تجعل فريقك أقل إنتاجية. هذا ليس جيدًا للشركة أو لفريقك. من خلال التحقق من رسائل البريد الإلكتروني بمعدل أقل ، فإنك تمنح فريقك الوقت والمساحة للقيام بعملهم بفعالية وكفاءة. أيضًا ، إذا كنت تتنقل باستمرار عبر البريد الإلكتروني ، فمن المحتمل أن تكون هذه علامة على أنك بحاجة إلى إجراء مكالمة أو جدولة اجتماع للتأكد من أن الأمور واضحة ". - مايكل هينيسي ، المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة Diathrive

قد تكون ملتزما أكثر من اللازم

"إذا كنت تتحقق من بريدك الإلكتروني باستمرار على مدار اليوم ، فقد تجد نفسك مُبالغًا في الالتزام بالمشروعات. هناك إغراء لقول نعم لكل ما يعبر صندوق الوارد الخاص بك ، خاصة إذا كنت أول شخص يرد على سلسلة بريد إلكتروني. امنح صندوق الوارد الخاص بك مساحة للتنفس ، وامنح الآخرين الوقت للمساعدة في حل المشكلات. من خلال التحقق من بريدك الإلكتروني بمعدل أقل ، ستجد أن الكثير من المشكلات تحل نفسها ، أو أنها لا تتطلب إدخالاتك بعد كل شيء. سينتهي هذا الأمر بتحرير المزيد من وقتك لتكريسه للمشاريع التي تتطلب وقتك ومدخلاتك ". - جيسون بويل ، الرئيس التنفيذي لشركة QuaGrowth

التركيز على المشاريع طويلة المدى

"قراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها تبدو وكأنها إخماد العشرات من الحرائق الصغيرة. ولكن إذا رأيت حريقًا كبيرًا يقترب من بعيد ، فربما ترغب في تكريس المزيد من انتباهك لمكافحته بدلاً من ذلك. يمكن أن يكون هو نفسه مع مشاريع العمل طويلة الأجل. هذه هي المشاريع التي عادةً ما يكون لها مردود أعلى وتتطلب الكثير من التركيز. بدلاً من قضاء يومك في التركيز على رسائل البريد الإلكتروني ، فوض المزيد من تلك المهام الصغيرة وعزم على تسجيل الوصول إلى بريدك الوارد عدة مرات في اليوم. بهذه الطريقة يكون لديك المزيد من الوقت لتكريسه للمشاريع المهمة التي سيكون لها تأثير أكبر بكثير ". - كريس جاديك ، رئيس قسم النمو في AdQuick

استمتع بجودة وقت الراحة

"من المهم التركيز أثناء تواجدك في العمل ، كما أنه من المهم أيضًا فصل الجهاز عندما لا تكون في العمل. إذا كنت تتحقق من البريد الإلكتروني بعد ساعات العمل ، فأنت تحرم نفسك من الراحة والاسترخاء الذي سيجعلك في النهاية أفضل في عملك. الأشخاص الذين يعملون على مدار الساعة يتعرضون للإرهاق سريعًا ، ويميلون إلى إرهاق الأشخاص من حولهم أيضًا. إذا أرسلت الكثير من رسائل البريد الإلكتروني المسائية ، فأنت بذلك تضع فريقك سابقة يجب أن يعملوا أيضًا على مدار الساعة. عقد العزم على عدم التحقق من رسائل البريد الإلكتروني بعد ساعات العمل ، ما لم يكن ذلك ضروريًا للغاية ، وامنح نفسك وقتًا لإعادة التعيين وإعادة الشحن ". - كريس فون ، الرئيس التنفيذي لشركة Emjay

إنشاء روتين

"ربما يكون لدى الأشخاص الأكثر إنتاجية الذين تعرفهم روتينًا ثابتًا. عندما يتم تقسيم يومك إلى أنواع مختلفة من المهام - المهام الإدارية في مجموعة واحدة ، والعمل المركز في مجموعة أخرى ، والاجتماعات والمكالمات الهاتفية في مجموعة ثالثة ، وما إلى ذلك - سينتهي بك الأمر بإنجاز الكثير من المهام. يعد تبديل المهام أمرًا صعبًا للغاية ، من الناحية المعرفية ، ويشجع كلاً من المماطلة وسوء إدارة الوقت. يؤدي الرد على رسائل البريد الإلكتروني على مدار اليوم إلى تشتيت الانتباه ، ويخرجك من المهام الأكثر أهمية التي تتطلب تركيزك. من خلال تحديد أوقات روتينية للتحقق من رسائلك الإلكترونية ، ويفضل أن يكون ذلك بضع مرات فقط في اليوم ، ستندهش من مقدار ما يمكنك إنجازه ". - أنتوني بوبولو ، كبير مسؤولي التسويق بشركة REX MD

استعد تركيزك

"في كل مرة كنت أتحقق فيها من صندوق الوارد الخاص بي ، كنت أتحول من خطة لعبتي للساعة وأتعثر في الرد على رسائل البريد الإلكتروني والطلبات من أشخاص آخرين بدلاً من ذلك. بعد ساعات ، أدركت أنني لم أنجز أكثر من 75٪ مما خططت لهذا اليوم. بعد مرور يوم أو يومين دون التحقق من صندوق الوارد الخاص بي ، دعني أركز على المهام في التقويم الخاص بي والالتزام بالمواعيد النهائية. " - جين جلانتز ، الرئيس التنفيذي لشركة Bridesmaid for Hire

توقف عن إعادة قراءة الرسائل

"عندما نتحقق من صندوق وارد مزدحم ، ينتهي بنا الأمر إلى إعادة قراءة رسائل البريد الإلكتروني مرارًا وتكرارًا. لا يمكننا مساعدتها. إذا كانوا هناك ، فنحن نقرأهم. في المتوسط ​​، يمتلك المحترفون أكثر من 200 رسالة بريد إلكتروني في بريدهم الوارد ويتلقون 120 بريدًا جديدًا كل يوم ولكن لا يستجيبون إلا لـ 25٪ منهم. بدون خطة واضحة واعية ، فإن الأعمال المتأخرة تستمر في البناء. وإذا ذهب الأشخاص إلى البريد الوارد 15 مرة في اليوم وقضوا أربع ثوانٍ فقط في النظر إلى كل بريد إلكتروني (الوقت المستغرق لقراءة متوسط ​​نص المعاينة) وإعادة قراءة 10٪ فقط منهم (تقدير يعتمد على عدد الرسائل التي تتناسب مع متوسط ​​شاشة الكمبيوتر) ، ستخسر 27 دقيقة كل يوم ". - مات بلامر ، مؤسس زارفانا

لديك الكثير من الأهداف المتعلقة بالعمل ، وربما لا تكون كتابة البريد الإلكتروني المثالي أحدها. تعد رسائل البريد الإلكتروني جزءًا لا مفر منه في حياتنا العملية ، ولكنها لا تحتاج إلى التحكم في جدولك الزمني. ضع جدولاً زمنيًا لفحص رسائلك الإلكترونية والتزم به. يمكنك حتى وضعها في التقويم الخاص بك إذا كان يساعدك على البقاء على المسار الصحيح. توقع بضعة أيام من القلق في البداية ، ولكن بعد أسبوع ستجد أنك تحققت من الكثير من العناصر الموجودة في قائمة المهام الخاصة بك. حان الوقت لكسر عادات البريد الإلكتروني السيئة بشكل نهائي واستعادة وقتك.