為什麼少檢查電子郵件可以提高工作效率

已發表: 2021-11-24

醒來，檢查你的電子郵件。煮咖啡，檢查你的電子郵件。聽起來有點熟？如果您沉迷於查看電子郵件，那麼是時候清理一下了。普通人每天檢查電子郵件大約 15 次，我們中的許多人檢查它的頻率更高。可能很難削減；想到你的收件箱裡有一封錯過的電子郵件，而你的老闆盯著她的手錶數秒直到你回复，這真是令人不寒而栗。但是，有證據表明，過度檢查您的電子郵件對您沒有任何好處。事實上，它會損害您的工作效率並增加您的壓力水平。

研究表明，經常被打斷的人不能很好地集中註意力，這是我們在某個時候都經歷過的事情。過於頻繁地查看電子郵件很快就會成為一種拖延策略，它會消耗你的精力，讓你感覺自己什麼都沒做。專家建議您在白天查看電子郵件並讓同事知道他們應該致電緊急請求時安排時間段。繼續閱讀行業領導者關於如何收回時間並停止刷新電子郵件的更多建議。

提高生產力

“忙碌和高效之間是有區別的，回復電子郵件通常只會讓你忙碌。當您從事需要集中註意力的工作時，需要時間才能進入最佳狀態。當您過於頻繁地查看電子郵件時，您不僅會浪費閱讀電子郵件的時間，還會浪費時間重新集中精力並回到您正在做的事情上。設置可以查看電子郵件的時間段將幫助您重新獲得時間，並花更多時間實際從事富有成效的工作，而不僅僅是忙碌的工作。” – OSDB聯合創始人兼首席執行官 Ryan Rottman

可能沒那麼緊急

“並非每封電子郵件都需要即時回复，也不是每封電子郵件都需要您專門回复。與經常檢查電子郵件相關的一個問題是，您最終將每封電子郵件都視為緊急，而實際上並非如此。在您完成其他工作時讓一些電子郵件等待，並在您開始回復之前讓其他人有機會權衡。如果您在一天中指定時間檢查您的電子郵件，那麼您可以特別注意您的電子郵件。與在開會時快速回復相比，您可能會給出更周到的回复。” – Nancy L Belcher，博士，MPA 和 Winona 的聯合創始人

讓自己遠離微觀管理

“對於傾向於進行微觀管理的人來說，減少查看電子郵件的頻率尤其困難，但他們是最有可能從減少電子郵件時間中受益的人。如果您一整天都在不斷地發送電子郵件，對任務的微觀管理遠遠超出了必要的範圍，那麼您的團隊可能會大大降低工作效率。這對公司或您的團隊都不利。通過減少查看電子郵件的頻率，您可以為您的團隊提供時間和空間來有效和高效地完成工作。此外，如果你經常來回收發電子郵件，這可能表明你需要接聽電話或安排會議以確保事情清楚。” – Michael Hennessy，Diathrive 創始人兼首席執行官

你可能會過度使用

“如果您一整天都在查看電子郵件，您可能會發現自己過度投入到項目中。很容易對收件箱中的所有內容說“是”，尤其是當您是第一個回復電子郵件鏈的人時。給你的收件箱一些喘息的空間，給其他人時間來幫助解決問題。通過減少查看電子郵件的頻率，您會發現很多問題可以自行解決，或者根本不需要您的輸入。這最終會讓你騰出更多的時間來投入到需要你的時間和投入的項目上。” – QuaGrowth 首席執行官 Jason Boehle

專注於長期項目

“閱讀和回復電子郵件就像撲滅幾十個小火。但是，如果您看到遠處有大火正在逼近，您可能會想把更多的注意力放在撲滅那場大火上。長期工作項目也是如此。這些項目通常具有更高的回報，並且需要更多的關注。與其把你的一天都花在電子郵件上，不如委派更多的小任務，並決心每天檢查幾次你的收件箱。這樣你就有更多的時間投入到會產生更大影響的重要項目上。” – AdQuick 增長主管 Chris Gadek

享受優質假期

“在工作時集中註意力很重要，在不工作時拔掉電源也同樣重要。如果你在下班後查看電子郵件，你就會剝奪自己的休息和放鬆，而這最終會讓你在工作中做得更好。夜以繼日地工作的人很快就會精疲力盡，他們也傾向於讓周圍的人精疲力盡。如果您在晚上發送大量電子郵件，那麼您就是在為您的團隊開創了他們也應該全天候工作的先例。除非絕對必要，否則不要在下班後查看電子郵件，並給自己時間重新設置和充電。” ——Emjay首席執行官 Chris Vaughn

建立一個例程

“你認識的最有效率的人可能都有固定的例行公事。當你的一天被劃分為不同類型的任務時——一個區塊中的管理任務，另一個區塊中的重點工作，第三個區塊中的會議和電話等等——你最終會完成更多工作。從認知上講，任務切換非常困難，它鼓勵拖延和糟糕的時間管理。全天回復電子郵件會讓人分心，它會讓你從需要集中註意力的更重要的任務中解脫出來。通過設置檢查電子郵件的例行時間，最好每天只檢查幾次，你會驚訝於你能完成多少工作。” – REX MD首席營銷官 Anthony Puopolo

重新集中註意力

“每次我檢查收件箱時，我都會從我的遊戲計劃中轉移一個小時，轉而無法回復其他人的電子郵件和請求。幾個小時後，我意識到我沒有完成超過 75% 的當天計劃。一兩天不檢查收件箱讓我專注於日曆上的任務並遵守最後期限。” ——Bridesmaid for Hire首席執行官 Jen Glantz

停止重讀消息

“當我們檢查一個擁擠的收件箱時，我們最終會一遍又一遍地重新閱讀電子郵件。我們無能為力；如果它們在那裡，我們會閱讀它們。平均而言，專業人士的收件箱中有 200 多封電子郵件，每天會收到 120 封新郵件，但回复的只有 25%。如果沒有有意識的清理計劃，積壓的工作就會不斷增加。而且，如果人們每天訪問他們的收件箱 15 次，並且只花 4 秒鐘時間查看每封電子郵件（閱讀平均預覽文本所需的時間）並且只重新閱讀其中的 10%（基於平均計算機屏幕大小的消息），他們每天會浪費 27 分鐘。” ——馬特·普盧默，Zarvana 創始人

你有很多與工作相關的目標，而寫出完美的電子郵件可能不是其中之一。電子郵件是我們工作生活中不可避免的一部分，但它們不需要佔用您的日程安排。制定檢查電子郵件的時間表，並堅持下去。如果它可以幫助您保持進度，您甚至可以將其放入日曆中。最初可能會有幾天的焦慮，但一周後你會發現你已經從待辦事項清單上檢查了很多項目。是時候一勞永逸地改掉不良的電子郵件習慣並重新利用自己的時間了。