Por qué revisar menos su correo electrónico puede hacerlo más productivo

Despierta, revisa tu correo electrónico. Haz café, revisa tu correo electrónico. ¿Suena familiar? Si eres adicto a revisar tu correo electrónico, es hora de aclararlo. La persona promedio revisa su correo electrónico aproximadamente 15 veces al día, y muchos de nosotros lo revisamos incluso con más frecuencia. Puede ser difícil reducirlo; la idea de un correo electrónico perdido languideciendo en su bandeja de entrada, mientras su jefe mira su reloj contando los segundos hasta que responda, es realmente escalofriante. Sin embargo, la evidencia sugiere que revisar demasiado su correo electrónico no le está haciendo ningún favor; de hecho, está perjudicando su productividad y aumentando sus niveles de estrés.

Las investigaciones han demostrado que las personas que son interrumpidas constantemente no se concentran muy bien, algo que todos hemos experimentado en algún momento. Revisar el correo electrónico con demasiada frecuencia puede convertirse rápidamente en una táctica de procrastinación, que agota su energía y lo deja con la sensación de que no hizo nada. Los expertos recomiendan programar bloques de tiempo durante el día cuando revise su correo electrónico y avise a sus colegas que deben llamar para solicitudes urgentes. Siga leyendo para obtener más sugerencias de líderes de la industria sobre cómo puede recuperar su tiempo y dejar de actualizar su correo electrónico.

Productividad mejorada

“Hay una diferencia entre estar ocupado y ser productivo, y responder correos electrónicos generalmente lo mantiene ocupado. Toma tiempo entrar en ritmo cuando estás haciendo el tipo de trabajo que requiere concentración. Cuando revisa su correo electrónico con demasiada frecuencia, no solo pierde el tiempo dedicado a leerlo, sino también el tiempo que tiene que dedicar a volver a concentrarse y volver a lo que estaba haciendo. Establecer bloques de tiempo en los que pueda revisar su correo electrónico lo ayudará a recuperar ese tiempo y a dedicar más tiempo a hacer un trabajo productivo en lugar de solo un trabajo ocupado ". – Ryan Rottman, cofundador y director ejecutivo de OSDB

Probablemente no sea tan urgente

“No todos los correos electrónicos requieren una respuesta instantánea, y no todos los correos electrónicos requieren una respuesta específica de usted. Un problema asociado con revisar su correo electrónico con frecuencia es que termina tratando cada correo electrónico como urgente, cuando a menudo no lo es. Deje que algunos correos electrónicos esperen mientras realiza otro trabajo y dé a otras personas la oportunidad de opinar antes de que usted responda. Si designa un tiempo durante el día para revisar sus correos electrónicos, puede prestarles una atención especial. Probablemente darás respuestas más reflexivas que si simplemente respondes rápidamente mientras te diriges a una reunión”. – Nancy L Belcher, Ph.D., MPA y cofundadora de Winona

Más correo electrónico = más estrés

“Muchos de los correos electrónicos que recibimos a diario son pura distracción: no afectan nuestro trabajo, pero consumen mucho tiempo que podría redirigirse a tareas más productivas. Cuando dedica la mayor parte de su día a leer y responder correos electrónicos, no solo descuida el trabajo más importante, sino que permanece en un nivel de estrés bastante alto durante todo el día. Las investigaciones han indicado que las personas que revisan su correo electrónico con frecuencia informan sentirse más abrumadas y con menos control de su carga de trabajo. Permita que las personas sepan cómo comunicarse con usted para cualquier cosa urgente y reduzca su hábito de lectura de correo electrónico a unas pocas veces al día”. – John Berry, director ejecutivo y socio gerente de Berry Law

Evite la microgestión

“Revisar el correo electrónico con menos frecuencia es especialmente difícil para las personas que tienden a microgestionar, pero son las que tienen más probabilidades de beneficiarse de una reducción en el tiempo de correo electrónico. Si está enviando correos electrónicos constantemente a lo largo del día, microgestionando tareas más allá de lo necesario, probablemente esté haciendo que su equipo sea mucho menos productivo. Esto no es bueno para la empresa ni para su equipo. Al revisar los correos electrónicos con menos frecuencia, le da a su equipo tiempo y espacio para hacer su trabajo de manera efectiva y eficiente. Además, si está constantemente yendo y viniendo por correo electrónico, probablemente sea una señal de que necesita saltar a una llamada o programar una reunión para asegurarse de que todo esté claro”. – Michael Hennessy, fundador y director ejecutivo de Diathrive

Podrías estar comprometiéndote en exceso

“Si revisa su correo electrónico constantemente durante el día, es posible que se comprometa demasiado con los proyectos. Existe la tentación de decir que sí a todo lo que cruza su bandeja de entrada, especialmente si es la primera persona en responder a una cadena de correo electrónico. Dale a tu bandeja de entrada un respiro y dale tiempo a otras personas para ayudar a resolver problemas. Al revisar su correo electrónico con menos frecuencia, descubrirá que muchos problemas se resuelven solos o que, después de todo, no requerían su participación. Esto terminará liberando más de su tiempo para dedicarlo a proyectos que requieren su tiempo y aportes”. – Jason Boehle, director ejecutivo de QuaGrowth

Enfoque en proyectos a largo plazo

“Leer y responder correos electrónicos puede parecer como apagar docenas de pequeños incendios. Pero si ve un gran incendio acercándose en la distancia, probablemente querrá dedicar más atención a combatirlo. Puede ser lo mismo con los proyectos de trabajo a largo plazo. Estos son los proyectos que normalmente tienen una recompensa más alta y requieren mucho más enfoque. En lugar de pasar el día concentrado en los correos electrónicos, delegue más de esas tareas más pequeñas y resuelva revisar su bandeja de entrada varias veces al día. De esa manera tienes más tiempo para dedicarlo a los proyectos importantes que tendrán un impacto mucho mayor”. – Chris Gadek, jefe de crecimiento de AdQuick

Disfrute de tiempo libre de calidad

“Es importante concentrarse mientras está en el trabajo, y es igualmente importante desconectarse cuando no está en el trabajo. Si revisa el correo electrónico después de las horas de trabajo, se está privando del descanso y la relajación que, en última instancia, lo harán mejor en su trabajo. Las personas que trabajan todo el día se agotan rápidamente y tienden a agotar también a las personas que los rodean. Si envía muchos correos electrónicos por la noche, está sentando el precedente para su equipo de que también deberían estar trabajando las 24 horas. Resuelve no revisar los correos electrónicos después de las horas de trabajo, a menos que sea absolutamente necesario, y date tiempo para reiniciar y recargar”. – Chris Vaughn, director ejecutivo de Emjay

Establece una rutina

“Las personas más productivas que conoces probablemente tengan una rutina sólida. Cuando tu día se divide en diferentes tipos de tareas (tareas administrativas en un bloque, trabajo enfocado en otro, reuniones y llamadas telefónicas en un tercero, etc.) terminarás haciendo mucho más. El cambio de tareas es muy difícil, cognitivamente, y fomenta tanto la procrastinación como la mala gestión del tiempo. Responder correos electrónicos a lo largo del día es una distracción y lo aleja de tareas más importantes que requieren su concentración. Al establecer horarios de rutina para revisar sus correos electrónicos, preferiblemente solo unas pocas veces al día, se sorprenderá de cuánto más puede hacer”. – Anthony Puopolo, CMO de REX MD

Recupera tu enfoque

“Cada vez que revisaba mi bandeja de entrada, cambiaba mi plan de juego para la hora y me quedaba atascado respondiendo correos electrónicos y solicitudes de otras personas. Horas más tarde, me daría cuenta de que no cumplí más del 75% de lo que había planeado para el día. Pasar un día o dos sin revisar mi bandeja de entrada me permite concentrarme en las tareas de mi calendario y cumplir con los plazos”. – Jen Glantz, CEO de Bridesmaid for Hire

Dejar de volver a leer mensajes

“Cuando revisamos una bandeja de entrada abarrotada, terminamos releyendo los correos electrónicos una y otra vez. No podemos evitarlo; si están ahí, los leemos. En promedio, los profesionales tienen más de 200 correos electrónicos en su bandeja de entrada y reciben 120 nuevos cada día, pero solo responden al 25% de ellos. Sin un plan de limpieza consciente, la acumulación sigue aumentando. Y, si las personas van a sus bandejas de entrada 15 veces al día y pasan solo cuatro segundos mirando cada correo electrónico (el tiempo que se tarda en leer el texto de vista previa promedio) y releyendo solo el 10% de ellos (una estimación basada en la cantidad de mensajes que caben en la pantalla de una computadora promedio), perderán 27 minutos cada día”. – Matt Plummer, Fundador de Zarvana

Tienes muchos objetivos relacionados con el trabajo y escribir el correo electrónico perfecto probablemente no sea uno de ellos. Los correos electrónicos son una parte inevitable de nuestra vida laboral, pero no es necesario que se apoderen de su agenda. Cree un cronograma para revisar sus correos electrónicos y cúmplalo. Incluso puede ponerlo en su calendario si le ayuda a mantenerse al día. Espere algunos días de ansiedad inicialmente, pero después de una semana encontrará que ha marcado muchos elementos de su lista de tareas pendientes. Es hora de romper con tus malos hábitos de correo electrónico de una vez por todas y recuperar tu tiempo.