Почему меньшая проверка электронной почты может сделать вас более продуктивным

Просыпайтесь, проверьте почту. Сварите кофе, проверьте почту. Звучит знакомо? Если вы пристрастились к проверке электронной почты, пришло время признаться. В среднем человек проверяет свою электронную почту примерно 15 раз в день, а многие из нас проверяют ее даже чаще. Может быть трудно сократить; Мысль о пропущенном электронном письме, томящемся в вашем почтовом ящике, в то время как ваш босс смотрит на часы, считая секунды до вашего ответа, действительно пробирает до костей. Однако данные свидетельствуют о том, что чрезмерная проверка электронной почты не приносит вам никакой пользы; на самом деле, это вредит вашей продуктивности и повышает уровень стресса.

Исследования показали, что люди, которых постоянно отвлекают, не очень хорошо концентрируются, с чем мы все когда-то сталкивались. Слишком частая проверка электронной почты может быстро превратиться в тактику прокрастинации, которая истощает вашу энергию и оставляет ощущение, что вы ничего не сделали. Эксперты рекомендуют планировать временные блоки в течение дня, когда вы проверяете свою электронную почту и сообщаете коллегам, что им следует звонить по срочным запросам. Читайте дальше, чтобы узнать больше предложений от лидеров отрасли о том, как вы можете сэкономить свое время и перестать обновлять свою электронную почту.

Улучшенная производительность

«Существует разница между занятостью и продуктивностью, а ответы на электронные письма обычно делают вас занятыми. Требуется время, чтобы войти в ритм, когда вы делаете работу, требующую концентрации. Когда вы слишком часто проверяете свою электронную почту, вы теряете не только время, потраченное на ее чтение, но и время, которое вам придется потратить на переориентацию и возвращение к тому, что вы делали. Установка временных блоков, где вы можете проверить свою электронную почту, поможет вам вернуть это время и потратить больше времени на действительно продуктивную работу, а не просто на занятую работу». – Райан Роттман, соучредитель и генеральный директор OSDB

Наверное, это не так срочно

«Не каждое электронное письмо требует мгновенного ответа, и не каждое электронное письмо требует ответа конкретно от вас. Одна из проблем, связанных с частой проверкой электронной почты, заключается в том, что вы в конечном итоге считаете каждое письмо срочным, хотя часто это не так. Позвольте некоторым электронным письмам подождать, пока вы выполняете другую работу, и дайте другим людям возможность высказать свое мнение, прежде чем вы поспешите ответить. Если вы выделяете время в течение дня для проверки электронной почты, вы можете уделить ей особое внимание. Вы, вероятно, будете давать более вдумчивые ответы, чем если бы вы просто бросались быстрыми ответами, направляясь на встречу». – Нэнси Л. Белчер, доктор философии, магистр делового администрирования и соучредитель Winona.

Больше электронной почты = больше стресса

«Многие электронные письма, которые мы получаем ежедневно, просто отвлекают — они не влияют на нашу работу, но отнимают много времени, которое можно было бы перенаправить на более продуктивные задачи. Когда вы посвящаете большую часть своего дня чтению и ответам на электронные письма, вы не только пренебрегаете более важной работой, но и остаетесь на довольно высоком уровне стресса в течение дня. Исследования показали, что люди, которые часто проверяют свою электронную почту, сообщают, что чувствуют себя более подавленными и менее контролирующими свою рабочую нагрузку. Сообщите людям, как связаться с вами по поводу чего-то срочного, и сократите свою привычку читать электронную почту до нескольких раз в день». – Джон Берри, генеральный директор и управляющий партнер Berry Law.

Держите себя от микроменеджмента

«Реже проверять электронную почту особенно сложно для людей, склонных к микроменеджменту, но они, скорее всего, выиграют от сокращения времени, затрачиваемого на электронную почту. Если вы постоянно рассылаете электронные письма в течение дня, контролируя задачи на микроуровне, выходящие далеко за рамки необходимого, это, вероятно, делает вашу команду намного менее продуктивной. Это нехорошо ни для компании, ни для вашей команды. Реже проверяя электронную почту, вы даете своей команде время и пространство для эффективного и результативного выполнения своей работы. Кроме того, если вы постоянно переписываетесь по электронной почте, это, вероятно, признак того, что вам нужно срочно позвонить или запланировать встречу, чтобы убедиться, что все ясно». – Майкл Хеннесси, основатель и генеральный директор Diathrive

Возможно, вы переусердствуете

«Если вы постоянно проверяете свою электронную почту в течение дня, вы можете обнаружить, что слишком много времени уделяете проектам. Есть искушение сказать «да» всему, что попадает в ваш почтовый ящик, особенно если вы первый, кто отвечает на цепочку писем. Дайте вашему почтовому ящику передышку и дайте другим людям время помочь решить проблемы. Проверяя свою электронную почту реже, вы обнаружите, что многие проблемы решаются сами собой или что они не требуют вашего участия. Это в конечном итоге высвободит больше вашего времени, чтобы посвятить его проектам, которые действительно требуют вашего времени и участия». – Джейсон Боле, генеральный директор QuaGrowth

Сосредоточьтесь на долгосрочных проектах

«Чтение электронных писем и ответы на них могут быть похожи на тушение десятков крошечных пожаров. Но если вы увидите приближающийся вдалеке большой пожар, вы, вероятно, захотите уделить больше внимания тушению этого пожара. То же самое может быть и с долгосрочными рабочими проектами. Это проекты, которые обычно имеют более высокую отдачу и требуют гораздо большего внимания. Вместо того, чтобы тратить свой день на электронные письма, делегируйте больше этих небольших задач и примите решение проверять свой почтовый ящик несколько раз в день. Таким образом, у вас будет больше времени, чтобы посвятить его важным проектам, которые окажут гораздо большее влияние». – Крис Гадек, руководитель отдела роста AdQuick.

Наслаждайтесь качественным отдыхом

«Важно сосредоточиться, пока вы на работе, и не менее важно отключиться, когда вы не на работе. Если вы проверяете электронную почту в нерабочее время, вы лишаете себя отдыха и расслабления, которые в конечном итоге помогут вам лучше выполнять свою работу. Люди, работающие круглые сутки, быстро выгорают, как и окружающие. Если вы отправляете много вечерних электронных писем, вы создаете прецедент для своей команды, что они также должны работать круглосуточно. Примите решение не проверять электронную почту в нерабочее время, если в этом нет крайней необходимости, и дайте себе время перезагрузиться и подзарядиться». – Крис Вон, генеральный директор Emjay

Установите рутину

«У самых продуктивных людей, которых вы знаете, вероятно, есть твердый распорядок дня. Когда ваш день разделен на разные типы задач — административные задачи в одном блоке, целенаправленная работа в другом, встречи и телефонные звонки в третьем и т. д. — вы в конечном итоге сделаете гораздо больше. Переключение между задачами очень сложно с когнитивной точки зрения и способствует как прокрастинации, так и плохому управлению временем. Ответы на электронные письма в течение дня отвлекают и отвлекают от более важных задач, требующих концентрации. Установив регулярное время для проверки электронной почты, предпочтительно всего несколько раз в день, вы удивитесь, насколько больше вы сможете сделать». – Энтони Пуополо, директор по маркетингу REX MD

Сосредоточьтесь

«Каждый раз, когда я проверял свой почтовый ящик, я отказывался от своего плана игры на час и вместо этого застревал, отвечая на электронные письма и запросы от других людей. Через несколько часов я понимал, что не выполнил более 75% того, что запланировал на день. День или два, когда я не проверяю свой почтовый ящик, позволяет мне сосредоточиться на задачах в моем календаре и придерживаться сроков». – Джен Гланц, генеральный директор Bridesmaid for Hire.

Прекратите перечитывать сообщения

«Когда мы проверяем переполненный почтовый ящик, мы в конечном итоге перечитываем электронные письма снова и снова. Мы ничего не можем с этим поделать; если они есть, мы их читаем. В среднем профессионалы имеют более 200 электронных писем в своем почтовом ящике и получают 120 новых каждый день, но отвечают только на 25% из них. Без сознательного плана очистки отставание продолжает накапливаться. И если люди заходят в свои почтовые ящики 15 раз в день и тратят всего четыре секунды на просмотр каждого письма (время, которое требуется, чтобы прочитать средний текст предварительного просмотра) и перечитывают только 10% из них (оценка, основанная на количестве сообщений, которые умещаются на экране среднего компьютера), они будут терять 27 минут каждый день». – Мэтт Пламмер, основатель Zarvana

У вас много целей, связанных с работой, и написание идеального электронного письма, вероятно, не входит в их число. Электронные письма — неизбежная часть нашей трудовой жизни, но они не должны занимать ваше расписание. Составьте график проверки электронной почты и придерживайтесь его. Вы даже можете добавить его в свой календарь, если это поможет вам не сбиться с пути. Сначала ожидайте несколько дней беспокойства, но через неделю вы обнаружите, что вычеркнули много пунктов из своего списка дел. Пришло время раз и навсегда избавиться от вредных привычек электронной почты и вернуть свое время.