Pourquoi vérifier moins vos e-mails peut vous rendre plus productif

Réveillez-vous, consultez votre messagerie. Faites du café, consultez vos e-mails. Semble familier? Si vous êtes accro à la vérification de vos e-mails, il est temps de faire le ménage. La personne moyenne vérifie ses e-mails environ 15 fois par jour, et beaucoup d'entre nous les consultent encore plus fréquemment. Il peut être difficile de réduire; l'idée d'un e-mail manqué languissant dans votre boîte de réception, pendant que votre patron regarde sa montre en comptant les secondes jusqu'à ce que vous répondiez, est vraiment effrayante. Cependant, les preuves suggèrent que la vérification excessive de votre courrier électronique ne vous rend pas service ; en fait, cela nuit à votre productivité et augmente votre niveau de stress.

La recherche a démontré que les personnes qui sont constamment interrompues ne se concentrent pas très bien, ce que nous avons tous vécu à un moment donné. Consulter trop souvent ses e-mails peut rapidement devenir une tactique de procrastination, qui sape votre énergie et vous laisse le sentiment que vous n'avez rien fait. Les experts recommandent de planifier des plages horaires pendant la journée lorsque vous consultez vos e-mails et de faire savoir à vos collègues qu'ils doivent appeler pour les demandes urgentes. Lisez la suite pour plus de suggestions de leaders de l'industrie sur la façon dont vous pouvez récupérer votre temps et arrêter de rafraîchir votre e-mail.

Productivité améliorée

"Il y a une différence entre être occupé et être productif, et répondre aux e-mails vous rend généralement occupé. Il faut du temps pour entrer dans le rythme lorsque vous faites le genre de travail qui demande de la concentration. Lorsque vous consultez trop souvent votre messagerie, vous perdez non seulement le temps passé à lire votre messagerie mais également le temps que vous devez ensuite passer à vous recentrer et à revenir sur ce que vous étiez en train de faire. Définir des blocs de temps où vous pouvez vérifier votre courrier électronique vous aidera à gagner du temps et à passer plus de temps à faire un travail productif au lieu d'un travail occupé. – Ryan Rottman, co-fondateur et PDG d'OSDB

Ce n'est probablement pas si urgent

"Tous les e-mails ne nécessitent pas une réponse instantanée, et tous les e-mails ne nécessitent pas une réponse de votre part en particulier. Un problème associé à la vérification fréquente de vos e-mails est que vous finissez par traiter chaque e-mail comme urgent, alors que ce n'est souvent pas le cas. Laissez certains e-mails attendre pendant que vous faites d'autres travaux et donnez à d'autres personnes une chance de peser avant de vous précipiter pour répondre. Si vous désignez du temps pendant votre journée pour vérifier vos e-mails, vous pouvez alors accorder une attention particulière à vos e-mails. Vous donnerez probablement des réponses plus réfléchies que si vous vous contentiez de répondre rapidement en vous rendant à une réunion. – Nancy L Belcher, Ph.D., MPA et co-fondatrice de Winona

Plus d'e-mails = plus de stress

« Beaucoup d'e-mails que nous recevons quotidiennement sont purement distrayants ; ils n'ont pas d'impact sur notre travail, mais ils prennent beaucoup de temps qui pourrait être redirigé vers des tâches plus productives. Lorsque vous consacrez la majeure partie de votre journée à lire et à répondre à des e-mails, non seulement vous négligez un travail plus important, mais vous restez à un niveau de stress assez élevé tout au long de la journée. Des recherches ont indiqué que les personnes qui consultent fréquemment leurs e-mails déclarent se sentir plus dépassées et moins en contrôle de leur charge de travail. Faites savoir aux gens comment vous joindre pour toute urgence et réduisez votre habitude de lire les e-mails à quelques fois par jour. – John Berry, PDG et associé directeur de Berry Law

Évitez la microgestion

« Il est particulièrement difficile de consulter moins fréquemment les e-mails pour les personnes qui ont tendance à microgérer, mais ce sont elles qui sont les plus susceptibles de bénéficier d'une réduction du temps consacré aux e-mails. Si vous envoyez constamment des e-mails tout au long de la journée, en microgérant des tâches bien au-delà de ce qui est nécessaire, cela rend probablement votre équipe beaucoup moins productive. Ce n'est pas bon pour l'entreprise, ni pour votre équipe. En vérifiant moins souvent les e-mails, vous donnez à votre équipe le temps et l'espace nécessaires pour faire son travail de manière efficace et efficiente. De plus, si vous faites constamment des allers-retours par e-mail, c'est probablement un signe que vous devez sauter sur un appel ou planifier une réunion pour vous assurer que tout est clair. – Michael Hennessy, fondateur et PDG de Diathrive

Vous vous engagez peut-être trop

« Si vous consultez constamment vos e-mails tout au long de la journée, vous risquez de vous surengager dans des projets. Il est tentant de dire oui à tout ce qui traverse votre boîte de réception, surtout si vous êtes la première personne à répondre à une chaîne d'e-mails. Donnez un peu de répit à votre boîte de réception et donnez aux autres le temps de vous aider à résoudre les problèmes. En vérifiant moins souvent vos e-mails, vous constaterez que de nombreux problèmes se résolvent d'eux-mêmes ou qu'ils n'ont finalement pas nécessité votre intervention. Cela finira par libérer plus de temps pour vous consacrer à des projets qui nécessitent votre temps et votre contribution. » – Jason Boehle, PDG de QuaGrowth

Focus sur les projets à long terme

"Lire et répondre aux e-mails peut donner l'impression d'éteindre des dizaines de petits incendies. Mais si vous voyiez un grand feu approcher au loin, vous voudriez probablement consacrer plus d'attention à combattre celui-là à la place. Il peut en être de même pour les projets de travail à long terme. Ce sont les projets qui ont généralement un rendement plus élevé et nécessitent beaucoup plus de concentration. Au lieu de passer votre journée à vous concentrer sur les e-mails, déléguez davantage de ces petites tâches et décidez de consulter votre boîte de réception plusieurs fois par jour. De cette façon, vous avez plus de temps à consacrer aux projets importants qui auront un impact beaucoup plus important. » – Chris Gadek, responsable de la croissance chez AdQuick

Profitez d'un temps libre de qualité

« Il est important de se concentrer pendant que vous êtes au travail, et il est tout aussi important de vous déconnecter lorsque vous n'êtes pas au travail. Si vous consultez vos e-mails après les heures de travail, vous vous privez du repos et de la détente qui vous permettront en fin de compte de vous améliorer dans votre travail. Les personnes qui travaillent 24 heures sur 24 s'épuisent rapidement, et elles ont tendance à épuiser également les personnes qui les entourent. Si vous envoyez beaucoup d'e-mails le soir, vous créez le précédent pour votre équipe qu'elle devrait également travailler 24 heures sur 24. Décidez de ne pas consulter vos e-mails après les heures de travail, sauf en cas d'absolue nécessité, et donnez-vous le temps de vous réinitialiser et de vous recharger. – Chris Vaughn, PDG d'Emjay

Établir une routine

« Les personnes les plus productives que vous connaissez ont probablement une routine solide. Lorsque votre journée est divisée en différents types de tâches – tâches administratives dans un bloc, travail ciblé dans un autre, réunions et appels téléphoniques dans un troisième, etc. – vous finirez par en faire beaucoup plus. Le changement de tâche est très difficile, sur le plan cognitif, et il encourage à la fois la procrastination et une mauvaise gestion du temps. Répondre à des e-mails tout au long de la journée est distrayant et vous évite des tâches plus importantes qui nécessitent votre concentration. En fixant des heures de routine pour vérifier vos e-mails, de préférence quelques fois par jour, vous serez surpris de voir à quel point vous pouvez en faire plus. – Anthony Puopolo, CMO de REX MD

Retrouver votre concentration

"Chaque fois que je vérifiais ma boîte de réception, je déviais de mon plan de match pour l'heure et restais coincé à répondre aux e-mails et aux demandes d'autres personnes à la place. Quelques heures plus tard, je me rendais compte que je n'avais pas accompli plus de 75 % de ce que j'avais prévu pour la journée. Passer un jour ou deux sans vérifier ma boîte de réception me permet de me concentrer sur les tâches de mon calendrier et de respecter les délais. » – Jen Glantz, PDG de Bridesmaid for Hire

Arrêtez de relire les messages

"Lorsque nous vérifions une boîte de réception encombrée, nous finissons par relire les e-mails encore et encore. Nous n'y pouvons rien ; s'ils sont là, nous les lisons. En moyenne, les professionnels ont plus de 200 emails dans leur boîte de réception et en reçoivent 120 nouveaux chaque jour mais ne répondent qu'à 25% d'entre eux. Sans un plan d'élimination conscient, l'arriéré continue de s'accumuler. Et, si les gens vont dans leur boîte de réception 15 fois par jour et ne passent que quatre secondes à regarder chaque e-mail (le temps qu'il faut pour lire le texte de prévisualisation moyen) et ne relisent que 10 % d'entre eux (une estimation basée sur le nombre de messages qui tiennent sur un écran d'ordinateur moyen), ils perdront 27 minutes chaque jour. – Matt Plummer, fondateur de Zarvana

Vous avez de nombreux objectifs liés au travail, et rédiger l'e-mail parfait n'en fait probablement pas partie. Les e-mails font partie intégrante de notre vie professionnelle, mais ils n'ont pas besoin de prendre le dessus sur votre emploi du temps. Créez un calendrier pour vérifier vos e-mails et respectez-le. Vous pouvez même le mettre dans votre calendrier si cela vous aide à rester sur la bonne voie. Attendez-vous à quelques jours d'anxiété au départ, mais après une semaine, vous constaterez que vous avez coché de nombreux éléments de votre liste de tâches. Il est temps de briser vos mauvaises habitudes de messagerie une fois pour toutes et de récupérer votre temps.