De ce să vă verificați mai puțin e-mailul vă poate face mai productiv

Trezește-te, verifică-ți e-mailul. Fă cafea, verifică-ți e-mailul. Suna familiar? Dacă ești dependent de verificarea e-mailului, este timpul să faci curat. Persoana medie își verifică e-mailul de aproximativ 15 ori pe zi, mulți dintre noi verificându-l și mai des. Poate fi greu de redus; gândul la un e-mail ratat care slăbește în căsuța ta de e-mail, în timp ce șeful tău se uită la ceasul ei numărând secundele până când tu îi răspunzi, este cu adevărat înfiorător. Cu toate acestea, dovezile sugerează că verificarea excesivă a e-mailului nu vă face niciun favor; de fapt, vă afectează productivitatea și vă crește nivelul de stres.

Cercetările au demonstrat că oamenii care sunt întrerupți în mod constant nu se concentrează foarte bine, ceea ce este ceva ce am experimentat cu toții la un moment dat. Verificarea prea des a e-mailului poate deveni rapid o tactică de amânare, una care îți distruge energia și îți lasă senzația că nu ai făcut nimic. Experții recomandă să programați blocuri de timp în timpul zilei când vă verificați e-mailul și să le informați colegilor că ar trebui să sune pentru solicitări urgente. Citiți în continuare pentru mai multe sugestii de la liderii din industrie despre cum vă puteți recupera timpul și nu vă reîmprospătați e-mailurile.

Productivitate îmbunătățită

„Există o diferență între a fi ocupat și a fi productiv, iar răspunsul la e-mailuri te face de obicei ocupat. Este nevoie de timp pentru a intra în groove atunci când faci genul de muncă care necesită concentrare. Când vă verificați prea des e-mailul, nu pierdeți doar timpul petrecut citindu-vă e-mailul, ci și timpul pe care trebuie să-l petreceți pentru a vă reorienta și a reveni la ceea ce făceai. Setarea unor blocuri de timp în care să vă puteți verifica e-mailul vă va ajuta să câștigați acel timp înapoi și să petreceți mai mult timp făcând efectiv o muncă productivă în loc să vă ocupați doar de o muncă ocupată.” – Ryan Rottman, co-fondator și CEO al OSDB

Probabil că nu este atât de urgent

„Nu orice e-mail necesită un răspuns instantaneu și nu fiecare e-mail necesită un răspuns în mod specific din partea dvs. O problemă asociată cu verificarea frecventă a e-mailului este că ajungi să tratezi fiecare e-mail ca fiind urgent, când adesea nu este. Lăsați unele e-mailuri să aștepte în timp ce efectuați alte lucrări și oferiți altor persoane șansa de a interveni înainte de a răspunde. Dacă desemnați timp în timpul zilei pentru a vă verifica e-mailurile, puteți apoi să acordați e-mail-urilor dumneavoastră o atenție dedicată. Probabil că veți oferi răspunsuri mai atent decât dacă ați da rapid răspunsuri în timp ce vă îndreptați către o întâlnire.” – Nancy L Belcher, Ph.D., MPA și co-fondatoare Winona

Mai mult e-mail = mai mult stres

„Multe dintre e-mailurile pe care le primim zilnic sunt pur și simplu distragere a atenției – nu ne afectează munca, dar ocupă mult timp care ar putea fi redirecționat către sarcini mai productive. Când vă dedicați cea mai mare parte a zilei citirii și răspunderii la e-mailuri, nu numai că neglijați munca mai importantă, dar rămâneți la un nivel de stres destul de ridicat pe tot parcursul zilei. Cercetările au indicat că oamenii care își verifică e-mailul frecvent raportează că se simt mai copleșiți și mai puțin controlați asupra volumului lor de muncă. Spuneți-le oamenilor cum să vă contacteze pentru orice lucru urgent și reduceți obiceiul de a citi e-mailurile la câteva ori pe zi.” – John Berry, CEO și Managing Partner al Berry Law

Ferește-te de Micromanagement

„Verificarea mai puțin frecventă a e-mailului este deosebit de dificilă pentru persoanele care tind să microgestioneze, dar ei sunt cei mai probabil să beneficieze de o reducere a timpului de e-mail. Dacă trimiteți e-mailuri în mod constant pe tot parcursul zilei, microgestionând sarcini cu mult peste ceea ce este necesar, probabil că echipa dvs. este mult mai puțin productivă. Acest lucru nu este bun pentru companie sau pentru echipa ta. Verificând mai rar e-mailurile, oferiți echipei dumneavoastră timp și spațiu pentru a-și face munca eficient și eficient. De asemenea, dacă mergeți în mod constant înainte și înapoi prin e-mail, este probabil un semn că trebuie să treceți la un apel sau să programați o întâlnire pentru a vă asigura că lucrurile sunt clare.” – Michael Hennessy, fondator și CEO al Diathrive

S-ar putea să vă angajați excesiv

„Dacă îți verifici e-mailul în mod constant pe parcursul zilei, s-ar putea să te trezești să te angajezi exagerat în proiecte. Există o tentație de a spune da la tot ceea ce îți traversează căsuța de e-mail, mai ales dacă ești prima persoană care răspunde la un lanț de e-mail. Oferiți-vă căsuței de e-mail puțin spațiu de respirație și acordați-le altora timp pentru a ajuta la rezolvarea problemelor. Verificându-vă e-mailul mai rar, veți descoperi că multe probleme se rezolvă de la sine sau că, până la urmă, nu au necesitat contribuția dvs. Acest lucru vă va elibera mai mult timp pentru a-l dedica proiectelor care necesită timp și contribuție.” – Jason Boehle, CEO QuaGrowth

Concentrați-vă pe proiecte pe termen lung

„Citirea și răspunsul la e-mailuri poate fi ca și cum ați stinge zeci de incendii minuscule. Dar dacă ați vedea un incendiu mare apropiindu-se în depărtare, probabil că ați dori să vă dedicați mai multă atenție combaterii acestuia. La fel poate fi și în cazul proiectelor de lucru pe termen lung. Acestea sunt proiectele care au de obicei un profit mai mare și necesită mult mai multă concentrare. În loc să vă petreceți ziua concentrat pe e-mailuri, delegați mai multe dintre acele sarcini mai mici și hotărâți să vă verificați în căsuța de e-mail de câteva ori pe zi. Astfel ai mai mult timp de dedicat proiectelor importante care vor avea un impact mult mai mare.” – Chris Gadek, director de creștere la AdQuick

Bucurați-vă de timp liber de calitate

„Este important să vă concentrați în timp ce sunteți la serviciu și este la fel de important să deconectați atunci când nu sunteți la serviciu. Dacă verificați e-mailurile după orele de lucru, vă lipsiți de odihnă și relaxare care, în cele din urmă, vă vor face mai bun la locul de muncă. Oamenii care lucrează non-stop se epuizează rapid și au tendința de a arde și pe cei din jurul lor. Dacă trimiteți o mulțime de e-mailuri de seară, creați precedentul pentru echipa dvs. că ar trebui să lucreze, de asemenea, non-stop. Rezolvați-vă să nu verificați e-mailurile după orele de lucru, cu excepția cazului în care este absolut necesar, și acordați-vă timp pentru a reseta și a reîncărca.” – Chris Vaughn, CEO al Emjay

Stabiliți o rutină

„Cei mai productivi oameni pe care îi cunoști probabil au o rutină solidă. Când ziua ta este împărțită în diferite tipuri de sarcini – sarcini administrative într-un bloc, lucru concentrat în altul, întâlniri și apeluri telefonice într-un al treilea etc. – vei ajunge să faci mult mai mult. Schimbarea sarcinilor este foarte dificilă din punct de vedere cognitiv și încurajează atât amânarea, cât și gestionarea proastă a timpului. Răspunsul la e-mailuri pe tot parcursul zilei distrage atenția și te scoate de la sarcini mai importante care necesită concentrare. Prin stabilirea unor ore de rutină pentru verificarea e-mailurilor, de preferință doar de câteva ori pe zi, veți fi surprins de cât de mult mai puteți face.” – Anthony Puopolo, CMO al REX MD

Recăpătați-vă concentrarea

„De fiecare dată când îmi verificam căsuța de e-mail, mi-am schimbat planul de joc pentru o oră și am rămas blocat să răspund la e-mailuri și la solicitări de la alte persoane. Câteva ore mai târziu, mi-aș da seama că nu am realizat mai mult de 75% din ceea ce îmi plănuisem pentru ziua respectivă. Dacă merg o zi sau două fără să-mi verific căsuța de e-mail, îmi permite să mă concentrez pe sarcinile din calendar și să respect termenele limită.” – Jen Glantz, CEO al Bridesmaid for Hire

Opriți recitirea mesajelor

„Când verificăm o căsuță de e-mail aglomerată, ajungem să recitim e-mailurile din nou și din nou. Nu ne putem abține; dacă sunt acolo, le citim. În medie, profesioniștii au peste 200 de e-mailuri în căsuța lor de e-mail și primesc 120 de e-mailuri noi în fiecare zi, dar răspund la doar 25% dintre ele. Fără un plan conștient de curățare, restanța continuă să crească. Și, dacă oamenii merg la căsuța de e-mail de 15 ori pe zi și petrec doar patru secunde privind fiecare e-mail (timpul necesar pentru a citi textul mediu de previzualizare) și recitind doar 10% dintre ele (o estimare bazată pe numărul de mesaje care se potrivesc pe ecranul mediu al computerului), vor pierde 27 de minute în fiecare zi.” – Matt Plummer, fondatorul Zarvana

Aveți o mulțime de obiective legate de muncă, iar scrierea e-mailului perfect probabil nu este unul dintre ele. E-mailurile sunt o parte inevitabilă a vieții noastre profesionale, dar nu trebuie să vă preia programul. Creați un program pentru verificarea e-mailurilor și respectați-l. Puteți chiar să-l puneți în calendar dacă vă ajută să rămâneți pe drumul cel bun. Așteptați-vă la câteva zile de anxietate inițial, dar după o săptămână veți descoperi că ați bifat o mulțime de articole de pe lista de sarcini. Este timpul să vă rupeți o dată pentru totdeauna obiceiurile proaste de e-mail și să vă recuperați timpul.