Por que verificar menos seu e-mail pode torná-lo mais produtivo

Acorde, verifique seu e-mail. Faça café, verifique seu e-mail. Soa familiar? Se você é viciado em checar seu e-mail, é hora de limpar. A pessoa média verifica seu e-mail cerca de 15 vezes por dia, com muitos de nós verificando com ainda mais frequência. Pode ser difícil cortar; o pensamento de um e-mail perdido definhando em sua caixa de entrada, enquanto seu chefe olha para o relógio contando os segundos até você responder, é realmente de arrepiar. No entanto, as evidências sugerem que checar demais seu e-mail não está lhe fazendo nenhum favor; na verdade, está prejudicando sua produtividade e aumentando seus níveis de estresse.

A pesquisa demonstrou que as pessoas que são constantemente interrompidas não se concentram muito bem, o que é algo que todos nós já experimentamos em algum momento. Verificar e-mails com muita frequência pode rapidamente se tornar uma tática de procrastinação, que consome sua energia e deixa você com a sensação de que não fez nada. Os especialistas recomendam agendar blocos de tempo durante o dia quando você verifica seu e-mail e informa aos colegas que eles devem ligar para solicitações urgentes. Continue lendo para obter mais sugestões de líderes do setor sobre como você pode recuperar seu tempo e parar de atualizar seu e-mail.

Produtividade melhorada

“Há uma diferença entre estar ocupado e ser produtivo, e responder e-mails normalmente apenas o deixa ocupado. Leva tempo para entrar no ritmo quando você está fazendo o tipo de trabalho que requer concentração. Quando você verifica seu e-mail com muita frequência, não apenas perde o tempo gasto lendo seu e-mail, mas também o tempo que precisa gastar refocando e voltando ao que estava fazendo. Definir blocos de tempo onde você pode verificar seu e-mail ajudará você a recuperar esse tempo e a gastar mais tempo realmente fazendo um trabalho produtivo em vez de apenas um trabalho ocupado.” – Ryan Rottman, cofundador e CEO da OSDB

Provavelmente não é tão urgente

“Nem todo email requer uma resposta instantânea, e nem todo email requer uma resposta sua especificamente. Um problema associado a verificar seu e-mail com frequência é que você acaba tratando todos os e-mails como urgentes, quando geralmente não é. Deixe alguns e-mails esperando enquanto você faz outro trabalho e dê a outras pessoas a chance de avaliar antes de responder. Se você designar um tempo durante o dia para verificar seus e-mails, poderá dar atenção dedicada aos seus e-mails. Você provavelmente dará respostas mais ponderadas do que se apenas respondesse rapidamente enquanto se dirigia a uma reunião.” – Nancy L Belcher, Ph.D., MPA e cofundadora da Winona

Mais e-mail = mais estresse

“Muitos dos e-mails que recebemos diariamente são pura distração – eles não afetam nosso trabalho, mas ocupam muito tempo que poderia ser redirecionado para tarefas mais produtivas. Quando você dedica a maior parte do seu dia lendo e respondendo e-mails, você não apenas negligencia o trabalho mais importante, mas permanece em um nível de estresse bastante alto ao longo do dia. Pesquisas indicaram que as pessoas que verificam seus e-mails com frequência relatam sentir-se mais sobrecarregadas e menos no controle de sua carga de trabalho. Deixe as pessoas saberem como entrar em contato com você para qualquer coisa urgente e reduza seu hábito de leitura de e-mail para algumas vezes por dia.” – John Berry, CEO e sócio-gerente da Berry Law

Evite o microgerenciamento

“Verificar e-mails com menos frequência é especialmente difícil para pessoas que tendem a microgerenciar, mas são as que mais provavelmente se beneficiarão de uma redução no tempo de e-mail. Se você está enviando e-mails constantemente ao longo do dia, microgerenciando tarefas muito além do necessário, provavelmente está tornando sua equipe muito menos produtiva. Isso não é bom para a empresa ou para sua equipe. Ao verificar os e-mails com menos frequência, você dá tempo e espaço à sua equipe para fazer seu trabalho de maneira eficaz e eficiente. Além disso, se você está constantemente indo e voltando por e-mail, provavelmente é um sinal de que você precisa fazer uma ligação ou agendar uma reunião para garantir que as coisas estejam claras.” – Michael Hennessy, fundador e CEO da Diathrive

Você pode estar se comprometendo demais

“Se você verificar seu e-mail constantemente ao longo do dia, poderá se comprometer demais com os projetos. Há uma tentação de dizer sim a tudo que cruza sua caixa de entrada, especialmente se você for a primeira pessoa a responder a uma cadeia de e-mail. Dê à sua caixa de entrada algum espaço para respirar e dê a outras pessoas tempo para ajudar a resolver problemas. Ao verificar seu e-mail com menos frequência, você descobrirá que muitos problemas se resolvem sozinhos ou que, afinal, eles não exigiram sua entrada. Isso acabará liberando mais do seu tempo para se dedicar a projetos que exigem seu tempo e sua contribuição.” – Jason Boehle, CEO da QuaGrowth

Foco em projetos de longo prazo

“Ler e responder a e-mails pode ser como apagar dezenas de pequenos incêndios. Mas se você visse um grande incêndio se aproximando à distância, provavelmente gostaria de dedicar mais atenção a combatê-lo. Pode ser o mesmo com projetos de trabalho de longo prazo. Esses são os projetos que normalmente têm um retorno maior e exigem muito mais foco. Em vez de passar o dia focado em e-mails, delegue mais dessas tarefas menores e resolva verificar sua caixa de entrada algumas vezes por dia. Dessa forma, você tem mais tempo para se dedicar aos projetos importantes que terão um impacto muito maior.” – Chris Gadek, chefe de crescimento da AdQuick

Aproveite o tempo de qualidade

“É importante se concentrar enquanto você está no trabalho, e é igualmente importante desconectar quando você não está no trabalho. Se você estiver verificando o e-mail depois do horário de trabalho, está se privando do descanso e do relaxamento que o tornarão melhor em seu trabalho. As pessoas que trabalham 24 horas por dia rapidamente se esgotam e tendem a queimar as pessoas ao seu redor também. Se você enviar muitos e-mails noturnos, estará estabelecendo o precedente para sua equipe de que eles também devem trabalhar 24 horas por dia. Resolva não verificar os e-mails após o horário de trabalho, a menos que seja absolutamente necessário, e dê a si mesmo tempo para redefinir e recarregar. ” – Chris Vaughn, CEO da Emjay

Estabeleça uma rotina

“As pessoas mais produtivas que você conhece provavelmente têm uma rotina sólida. Quando seu dia é dividido em diferentes tipos de tarefas – tarefas administrativas em um bloco, trabalho focado em outro, reuniões e telefonemas em um terceiro, etc. – você acaba fazendo muito mais. A troca de tarefas é muito difícil, cognitivamente, e incentiva tanto a procrastinação quanto a má gestão do tempo. Responder e-mails ao longo do dia distrai e tira você de tarefas mais importantes que exigem sua concentração. Ao definir horários de rotina para verificar seus e-mails, de preferência apenas algumas vezes por dia, você ficará surpreso com o quanto mais poderá fazer.” – Anthony Puopolo, CMO da REX MD

Recupere seu foco

“Toda vez que eu checava minha caixa de entrada, eu desviava do meu plano de jogo por uma hora e ficava preso respondendo e-mails e solicitações de outras pessoas. Horas depois, percebi que não consegui realizar mais de 75% do que havia planejado para o dia. Passar um ou dois dias sem checar minha caixa de entrada me permite focar nas tarefas do meu calendário e cumprir os prazos.” – Jen Glantz, CEO da Bridesmaid for Hire

Pare de reler mensagens

“Quando verificamos uma caixa de entrada lotada, acabamos relendo e-mails várias vezes. Não podemos evitar; se eles estão lá, nós os lemos. Em média, os profissionais têm mais de 200 e-mails em sua caixa de entrada e recebem 120 novos por dia, mas respondem a apenas 25% deles. Sem um plano de limpeza consciente, o backlog continua aumentando. E, se as pessoas acessam suas caixas de entrada 15 vezes por dia e gastam apenas quatro segundos olhando cada e-mail (o tempo que leva para ler o texto de visualização médio) e relendo apenas 10% deles (uma estimativa baseada no número de mensagens que cabem na tela média do computador), eles perderão 27 minutos por dia.” – Matt Plummer, fundador da Zarvana

Você tem muitos objetivos relacionados ao trabalho, e escrever o email perfeito provavelmente não é um deles. Os e-mails são uma parte inevitável de nossas vidas profissionais, mas eles não precisam tomar conta da sua agenda. Crie um cronograma para verificar seus e-mails e cumpra-o. Você pode até colocá-lo em seu calendário se isso o ajudar a permanecer no caminho certo. Espere alguns dias de ansiedade inicialmente, mas depois de uma semana você descobrirá que marcou muitos itens da sua lista de tarefas. É hora de quebrar seus maus hábitos de e-mail de uma vez por todas e recuperar seu tempo.