Dlaczego mniej sprawdzania poczty e-mail może zwiększyć produktywność

Obudź się, sprawdź pocztę. Zrób kawę, sprawdź pocztę. Brzmi znajomo? Jeśli jesteś uzależniony od sprawdzania poczty e-mail, czas się przyznać. Przeciętna osoba sprawdza pocztę e-mail mniej więcej 15 razy dziennie, a wielu z nas sprawdza ją jeszcze częściej. Cofnięcie się może być trudne; myśl o nieodebranym e-mailu marnującym się w Twojej skrzynce odbiorczej, podczas gdy Twoja szefowa wpatruje się w zegarek, odliczając sekundy do odpowiedzi, jest naprawdę mrożąca krew w żyłach. Jednak dowody sugerują, że nadmierne sprawdzanie poczty e-mail nie wyświadcza ci żadnej przysługi; w rzeczywistości szkodzi to twojej produktywności i zwiększa poziom stresu.

Badania wykazały, że ludzie, którym ciągle przeszkadza się, nie koncentrują się zbyt dobrze, czego wszyscy doświadczyliśmy w pewnym momencie. Zbyt częste sprawdzanie poczty może szybko stać się taktyką zwlekania, która wysysa energię i pozostawia poczucie, że nic nie zrobiłeś. Eksperci zalecają zaplanowanie bloków czasowych w ciągu dnia, kiedy sprawdzasz pocztę e-mail i informujesz współpracowników, że powinni dzwonić w przypadku pilnych wniosków. Czytaj dalej, aby uzyskać więcej sugestii liderów branży, jak odzyskać swój czas i przestać odświeżać pocztę e-mail.

Poprawiona produktywność

„Istnieje różnica między byciem zajętym a byciem produktywnym, a odpowiadanie na e-maile zwykle sprawia, że ​​jesteś zajęty. Potrzeba czasu, aby wejść w rytm, gdy wykonujesz pracę wymagającą koncentracji. Kiedy zbyt często sprawdzasz pocztę, nie tylko tracisz czas spędzony na czytaniu wiadomości e-mail, ale także czas, który musisz poświęcić na ponowne skupienie się i powrót do tego, co robiłeś. Ustawienie bloków czasowych, w których możesz sprawdzić pocztę, pomoże Ci odzyskać ten czas i poświęcić więcej czasu na produktywną pracę, a nie tylko zajętą ​​pracą”. – Ryan Rottman, współzałożyciel i dyrektor generalny OSDB

Prawdopodobnie nie jest to takie pilne

„Nie każdy e-mail wymaga natychmiastowej odpowiedzi i nie każdy e-mail wymaga konkretnej odpowiedzi od Ciebie. Jednym z problemów związanych z częstym sprawdzaniem poczty jest to, że traktujesz każdą wiadomość jako pilną, podczas gdy często tak nie jest. Niech niektóre e-maile zaczekają, aż Ty wykonasz inną pracę, i daj innym szansę na wzięcie udziału, zanim zaczniesz odpowiadać. Jeśli wyznaczysz czas w ciągu dnia na sprawdzanie wiadomości e-mail, możesz poświęcić e-mailom szczególną uwagę. Prawdopodobnie udzielisz bardziej przemyślanych odpowiedzi, niż gdybyś po prostu błyskawicznie odpowiadał, idąc na spotkanie”. – dr Nancy L Belcher, MPA i współzałożycielka Winona

Więcej e-maili = więcej stresu

„Wiele e-maili, które otrzymujemy na co dzień, jest czysto rozpraszających – nie mają one wpływu na naszą pracę, ale zajmują dużo czasu, który można by przekierować do bardziej produktywnych zadań. Poświęcając większą część dnia na czytanie i odpowiadanie na maile, nie tylko zaniedbujesz ważniejszą pracę, ale przez cały dzień pozostajesz na dość wysokim poziomie stresu. Badania wykazały, że ludzie, którzy sprawdzają pocztę e-mail, często czują się bardziej przytłoczeni i mniej kontrolują swoje obciążenie pracą. Poinformuj ludzi, jak skontaktować się z Tobą w pilnych sprawach i zmniejsz swój nawyk czytania e-maili do kilku razy dziennie”. – John Berry, CEO i Partner Zarządzający Berry Law

Trzymaj się z Micromanaging

„Rzadsze sprawdzanie poczty e-mail jest szczególnie trudne dla osób, które mają tendencję do mikrozarządzania, ale to one najprawdopodobniej skorzystają na skróceniu czasu poczty e-mail. Jeśli wysyłasz e-maile stale przez cały dzień, mikrozarządzając zadaniami znacznie wykraczającymi poza to, co jest konieczne, prawdopodobnie Twój zespół jest znacznie mniej produktywny. To nie jest dobre dla firmy ani dla twojego zespołu. Rzadziej sprawdzając e-maile, dajesz swojemu zespołowi czas i przestrzeń na efektywną i wydajną pracę. Ponadto, jeśli ciągle korzystasz z poczty e-mail, jest to prawdopodobnie znak, że musisz szybko zadzwonić lub umówić się na spotkanie, aby upewnić się, że wszystko jest jasne”. – Michael Hennessy, założyciel i dyrektor generalny Diathrive

Możesz być przesadny

„Jeśli stale sprawdzasz pocztę e-mail przez cały dzień, możesz zauważyć, że przesadzasz z projektami. Istnieje pokusa, by powiedzieć „tak” wszystkiemu, co przechodzi przez Twoją skrzynkę odbiorczą, zwłaszcza jeśli jesteś pierwszą osobą, która odpowiada na łańcuch e-maili. Daj swojej skrzynce odbiorczej trochę oddechu i daj innym czas na rozwiązanie problemów. Rzadziej sprawdzając pocztę e-mail, przekonasz się, że wiele problemów rozwiązuje się samoistnie lub wcale nie wymagały one Twojego wkładu. Dzięki temu uwolnisz więcej czasu na projekty, które wymagają Twojego czasu i wkładu.” – Jason Boehle, dyrektor generalny QuaGrowth

Skup się na projektach długoterminowych

„Czytanie i odpowiadanie na e-maile może przypominać gaszenie dziesiątek małych pożarów. Ale gdybyś zobaczył w oddali zbliżający się wielki pożar, prawdopodobnie chciałbyś zamiast tego poświęcić więcej uwagi walce z nim. Tak samo może być z długoterminowymi projektami pracy. Są to projekty, które zazwyczaj przynoszą większe korzyści i wymagają dużo większego skupienia. Zamiast spędzać dzień skoncentrowany na e-mailach, deleguj więcej tych mniejszych zadań i postanów, że kilka razy dziennie będziesz sprawdzać swoją skrzynkę odbiorczą. W ten sposób masz więcej czasu do poświęcenia na ważne projekty, które będą miały znacznie większy wpływ.” – Chris Gadek, dyrektor ds. rozwoju w AdQuick

Ciesz się czasem wolnym

„Ważne jest, aby skoncentrować się w pracy i równie ważne jest, aby odłączyć zasilanie, gdy nie ma się w pracy. Jeśli sprawdzasz pocztę po godzinach pracy, pozbawiasz się odpoczynku i relaksu, który ostatecznie sprawi, że będziesz lepszy w swojej pracy. Ludzie, którzy pracują przez całą dobę, szybko się wypalają i mają tendencję do wypalania również ludzi wokół nich. Jeśli wysyłasz dużo wieczornych e-maili, ustanawiasz precedens dla swojego zespołu, że również powinni pracować przez całą dobę. Postanów, że nie będziesz sprawdzać e-maili po godzinach pracy, chyba że jest to absolutnie konieczne, i daj sobie czas na zresetowanie i naładowanie.” – Chris Vaughn, dyrektor generalny Emjay

Ustanów rutynę

„Najbardziej produktywni ludzie, których znasz, prawdopodobnie mają solidną rutynę. Kiedy Twój dzień jest podzielony na różne rodzaje zadań – zadania administracyjne w jednym bloku, skoncentrowana praca w innym, spotkania i rozmowy telefoniczne w trzecim, itd. – w efekcie zrobisz o wiele więcej. Zmiana zadań jest bardzo trudna poznawczo i zachęca zarówno do prokrastynacji, jak i złego zarządzania czasem. Odpowiadanie na e-maile w ciągu dnia rozprasza Cię i odciąga Cię od ważniejszych zadań, które wymagają Twojej koncentracji. Ustalając rutynowe godziny sprawdzania wiadomości e-mail, najlepiej kilka razy dziennie, zdziwisz się, o ile więcej jesteś w stanie zrobić”. – Anthony Puopolo, dyrektor ds. marketingu REX MD

Odzyskaj skupienie

„Za każdym razem, gdy sprawdzałem swoją skrzynkę odbiorczą, odwracałem się od mojego planu gry na godzinę i zamiast tego utknąłem, odpowiadając na e-maile i prośby od innych osób. Kilka godzin później zdałem sobie sprawę, że nie osiągnąłem więcej niż 75% tego, co zaplanowałem na ten dzień. Spędzenie dnia lub dwóch bez sprawdzania skrzynki odbiorczej pozwala mi skupić się na zadaniach w moim kalendarzu i dotrzymywać terminów”. – Jen Glantz, dyrektor generalny Bridesmaid for Hire

Przestań ponownie czytać wiadomości

„Kiedy sprawdzamy zatłoczoną skrzynkę odbiorczą, kończymy na ponownym czytaniu e-maili w kółko. Nic na to nie poradzimy; jeśli tam są, czytamy je. Przeciętnie profesjonaliści mają w skrzynce odbiorczej ponad 200 e-maili i codziennie otrzymują 120 nowych, ale odpowiadają tylko na 25% z nich. Bez świadomego planu uporządkowania zaległości wciąż się powiększają. A jeśli ludzie wejdą do swoich skrzynek odbiorczych 15 razy dziennie i poświęcą tylko cztery sekundy na przeglądanie każdego e-maila (czas potrzebny na przeczytanie przeciętnego tekstu podglądu) i ponowne przeczytanie tylko 10% z nich (szacunek oparty na liczbie wiadomości, które mieszczą się na przeciętnym ekranie komputera), stracą 27 minut każdego dnia”. – Matt Plummer, założyciel Zarvana

Masz wiele celów związanych z pracą, a napisanie idealnego e-maila prawdopodobnie nie jest jednym z nich. E-maile są nieuniknioną częścią naszego życia zawodowego, ale nie muszą przejmować Twojego harmonogramu. Stwórz harmonogram sprawdzania wiadomości e-mail i trzymaj się go. Możesz nawet umieścić go w swoim kalendarzu, jeśli pomoże ci to pozostać na dobrej drodze. Na początku spodziewaj się kilku dni niepokoju, ale po tygodniu przekonasz się, że zaznaczyłeś wiele pozycji z listy rzeczy do zrobienia. Czas raz na zawsze przełamać złe nawyki związane z e-mailami i odzyskać swój czas.