Warum weniger E-Mail-Check Sie produktiver machen kann

Wach auf, check deine E-Mails. Kaffee kochen, E-Mails checken. Klingt bekannt? Wenn Sie süchtig danach sind, Ihre E-Mails zu checken, ist es an der Zeit, sauber zu werden. Die durchschnittliche Person überprüft ihre E-Mails ungefähr 15 Mal pro Tag, wobei viele von uns sie sogar noch häufiger abrufen. Es kann schwierig sein, zurückzuschneiden; Der Gedanke an eine verpasste E-Mail, die in Ihrem Posteingang schmachtet, während Ihre Chefin auf ihre Uhr starrt und die Sekunden zählt, bis Sie antworten, ist wirklich gruselig. Es gibt jedoch Hinweise darauf, dass das übermäßige Überprüfen Ihrer E-Mails Ihnen keinen Gefallen tut. Tatsächlich schadet es Ihrer Produktivität und erhöht Ihren Stresspegel.

Die Forschung hat gezeigt, dass Menschen, die ständig unterbrochen werden, sich nicht sehr gut konzentrieren können, was wir alle schon einmal erlebt haben. E-Mails zu oft zu checken, kann schnell zu einer Taktik des Aufschiebens werden, die Ihnen die Energie raubt und Ihnen das Gefühl hinterlässt, nichts geschafft zu haben. Experten empfehlen, tagsüber Zeitblöcke einzuplanen, in denen Sie Ihre E-Mails checken, und die Kollegen wissen zu lassen, dass sie bei dringenden Anfragen anrufen sollen. Lesen Sie weiter, um weitere Vorschläge von Branchenführern zu erhalten, wie Sie Ihre Zeit zurückgewinnen und aufhören können, Ihre E-Mails zu aktualisieren.

Verbesserte Produktivität

„Es gibt einen Unterschied zwischen beschäftigt sein und produktiv sein, und das Beantworten von E-Mails macht Sie normalerweise nur beschäftigt. Es braucht Zeit, um in den Groove zu kommen, wenn Sie die Art von Arbeit erledigen, die Konzentration erfordert. Wenn Sie Ihre E-Mails zu oft abrufen, verlieren Sie nicht nur die Zeit, die Sie mit dem Lesen Ihrer E-Mails verbringen, sondern auch die Zeit, die Sie damit verbringen müssen, sich neu zu konzentrieren und sich wieder auf das zu konzentrieren, was Sie getan haben. Das Festlegen von Zeitblöcken, in denen Sie Ihre E-Mails abrufen können, hilft Ihnen, diese Zeit zurückzugewinnen und mehr Zeit damit zu verbringen, tatsächlich produktive Arbeit zu leisten, anstatt nur beschäftigt zu sein.“ – Ryan Rottman, Mitbegründer und CEO von OSDB

Es ist wahrscheinlich nicht so dringend

„Nicht jede E-Mail erfordert eine sofortige Antwort, und nicht jede E-Mail erfordert eine spezielle Antwort von Ihnen. Ein Problem beim häufigen Überprüfen Ihrer E-Mails besteht darin, dass Sie am Ende jede E-Mail als dringend behandeln, obwohl dies häufig nicht der Fall ist. Lassen Sie einige E-Mails warten, während Sie andere Arbeiten erledigen, und geben Sie anderen die Möglichkeit, sich zu äußern, bevor Sie antworten. Wenn Sie sich tagsüber Zeit nehmen, um Ihre E-Mails zu überprüfen, können Sie Ihren E-Mails dann besondere Aufmerksamkeit widmen. Sie werden wahrscheinlich durchdachtere Antworten geben, als wenn Sie auf dem Weg zu einem Meeting schnell Antworten geben.“ – Nancy L Belcher, Ph.D., MPA und Mitbegründerin von Winona

Mehr E-Mail = mehr Stress

„Viele der E-Mails, die wir täglich erhalten, sind reine Ablenkung – sie beeinträchtigen unsere Arbeit nicht, nehmen aber viel Zeit in Anspruch, die für produktivere Aufgaben umgeleitet werden könnte. Wenn Sie den größten Teil Ihres Tages dem Lesen und Beantworten von E-Mails widmen, vernachlässigen Sie nicht nur wichtigere Arbeiten, sondern bleiben den ganzen Tag über auf einem ziemlich hohen Stressniveau. Untersuchungen haben gezeigt, dass Menschen, die ihre E-Mails häufig abrufen, sich überfordert fühlen und weniger Kontrolle über ihre Arbeitsbelastung haben. Lassen Sie die Leute wissen, wie sie Sie in dringenden Fällen erreichen können, und reduzieren Sie Ihre E-Mail-Lesegewohnheiten auf ein paar Mal pro Tag.“ – John Berry, CEO und Managing Partner von Berry Law

Halten Sie sich vom Mikromanagement fern

„E-Mails seltener abzurufen ist besonders schwierig für Leute, die zu Mikromanagement neigen, aber sie profitieren am ehesten von einer Verkürzung der E-Mail-Zeit. Wenn Sie den ganzen Tag über ständig E-Mails versenden und Aufgaben weit über das Notwendige hinaus mikroverwalten, wird Ihr Team wahrscheinlich viel weniger produktiv. Das ist weder gut für das Unternehmen noch für Ihr Team. Indem Sie E-Mails seltener abrufen, geben Sie Ihrem Team Zeit und Raum, um seine Arbeit effektiv und effizient zu erledigen. Wenn Sie ständig per E-Mail hin und her gehen, ist dies wahrscheinlich ein Zeichen dafür, dass Sie sich auf einen Anruf einlassen oder ein Meeting vereinbaren müssen, um sicherzustellen, dass die Dinge klar sind.“ – Michael Hennessy, Gründer und CEO von Diathrive

Möglicherweise übertreiben Sie es

„Wenn Sie den ganzen Tag über ständig Ihre E-Mails abrufen, könnten Sie feststellen, dass Sie sich zu sehr für Projekte engagieren. Es besteht die Versuchung, zu allem, was in Ihren Posteingang gelangt, Ja zu sagen, insbesondere wenn Sie die erste Person sind, die auf eine E-Mail-Kette antwortet. Geben Sie Ihrem Posteingang etwas Raum zum Atmen und geben Sie anderen Menschen Zeit, um bei der Lösung von Problemen zu helfen. Indem Sie Ihre E-Mails seltener abrufen, werden Sie feststellen, dass sich viele Probleme von selbst lösen oder dass Ihre Eingabe gar nicht erforderlich war. Dies wird am Ende dazu führen, dass Sie mehr Zeit haben, um sich Projekten zu widmen, die Ihre Zeit und Ihren Input erfordern.“ – Jason Boehle, CEO von QuaGrowth

Konzentrieren Sie sich auf langfristige Projekte

„Das Lesen und Beantworten von E-Mails kann sich anfühlen, als würde man Dutzende kleiner Brände löschen. Aber wenn Sie in der Ferne ein großes Feuer auf sich zukommen sehen, sollten Sie sich stattdessen mehr auf die Bekämpfung dieses Feuers konzentrieren. Dasselbe kann bei langfristigen Arbeitsprojekten der Fall sein. Dies sind die Projekte, die sich normalerweise besser auszahlen und viel mehr Konzentration erfordern. Anstatt den Tag mit E-Mails zu verbringen, delegieren Sie mehr dieser kleineren Aufgaben und nehmen Sie sich vor, ein paar Mal am Tag in Ihren Posteingang zu schauen. Auf diese Weise haben Sie mehr Zeit, sich den wichtigen Projekten zu widmen, die eine viel größere Wirkung haben werden.“ – Chris Gadek, Wachstumsleiter bei AdQuick

Genießen Sie Quality Time Off

„Es ist wichtig, sich während der Arbeit zu konzentrieren, und es ist ebenso wichtig, den Stecker zu ziehen, wenn Sie nicht arbeiten. Wenn Sie nach Feierabend E-Mails checken, berauben Sie sich selbst der Ruhe und Entspannung, die Sie letztendlich in Ihrem Job besser macht. Menschen, die rund um die Uhr arbeiten, werden schnell ausgebrannt, und sie neigen dazu, die Menschen um sie herum auch auszubrennen. Wenn Sie abends viele E-Mails versenden, schaffen Sie für Ihr Team den Präzedenzfall, dass es auch rund um die Uhr arbeiten sollte. Nehmen Sie sich vor, nach der Arbeitszeit keine E-Mails zu checken, es sei denn, dies ist absolut notwendig, und geben Sie sich Zeit zum Zurücksetzen und Aufladen.“ – Chris Vaughn, CEO von Emjay

Etablieren Sie eine Routine

„Die produktivsten Menschen, die Sie kennen, haben wahrscheinlich eine solide Routine. Wenn Sie Ihren Tag in verschiedene Arten von Aufgaben einteilen – administrative Aufgaben in einem Block, konzentriertes Arbeiten in einem anderen, Besprechungen und Telefonate in einem dritten usw. – werden Sie am Ende viel mehr erledigen. Das Wechseln von Aufgaben ist kognitiv sehr schwierig und fördert sowohl das Aufschieben als auch das schlechte Zeitmanagement. Das Beantworten von E-Mails im Laufe des Tages lenkt ab und hält Sie von wichtigeren Aufgaben ab, die Ihre Konzentration erfordern. Indem Sie Routinezeiten für das Abrufen Ihrer E-Mails festlegen, vorzugsweise nur ein paar Mal pro Tag, werden Sie überrascht sein, wie viel mehr Sie erledigen können.“ – Anthony Puopolo, CMO von REX MD

Gewinnen Sie Ihren Fokus zurück

„Jedes Mal, wenn ich meinen Posteingang überprüfte, drehte ich mich für eine Stunde von meinem Spielplan ab und blieb stattdessen beim Beantworten von E-Mails und Anfragen von anderen Leuten hängen. Stunden später stellte ich fest, dass ich nicht mehr als 75 % dessen geschafft hatte, was ich für den Tag geplant hatte. Wenn ich ein oder zwei Tage lang nicht in meinen Posteingang schaue, kann ich mich auf die Aufgaben in meinem Kalender konzentrieren und Termine einhalten.“ – Jen Glantz, CEO von Bridesmaid for Hire

Beenden Sie das erneute Lesen von Nachrichten

„Wenn wir einen überfüllten Posteingang prüfen, lesen wir die E-Mails am Ende immer und immer wieder. Wir können nichts dafür; wenn sie da sind, lesen wir sie. Im Durchschnitt haben Berufstätige mehr als 200 E-Mails in ihrem Posteingang und erhalten jeden Tag 120 neue, beantworten aber nur 25 % davon. Ohne einen bewussten Ausräumplan baut sich der Rückstand weiter auf. Und wenn die Leute 15 Mal am Tag zu ihrem Posteingang gehen und nur vier Sekunden damit verbringen, jede E-Mail anzusehen (die Zeit, die zum Lesen des durchschnittlichen Vorschautexts benötigt wird) und nur 10 % von ihnen erneut zu lesen (eine Schätzung basierend auf der Anzahl der Nachrichten, die auf einen durchschnittlichen Computerbildschirm passen), verlieren sie jeden Tag 27 Minuten.“ – Matt Plummer, Gründer von Zarvana

Sie haben viele arbeitsbezogene Ziele, und das Schreiben der perfekten E-Mail gehört wahrscheinlich nicht dazu. E-Mails sind ein unvermeidlicher Teil unseres Arbeitslebens, aber sie müssen nicht Ihren Zeitplan übernehmen. Erstellen Sie einen Zeitplan für das Abrufen Ihrer E-Mails und halten Sie sich daran. Sie können es sogar in Ihren Kalender eintragen, wenn es Ihnen hilft, auf Kurs zu bleiben. Erwarten Sie zunächst ein paar Tage der Angst, aber nach einer Woche werden Sie feststellen, dass Sie viele Punkte von Ihrer To-Do-Liste abgehakt haben. Es ist Zeit, Ihre schlechten E-Mail-Gewohnheiten ein für alle Mal zu brechen und Ihre Zeit zurückzugewinnen.