이메일을 덜 확인하는 것이 생산성을 높일 수 있는 이유

일어나서 이메일을 확인하십시오. 커피를 만들고 이메일을 확인하세요. 익숙한 소리? 이메일 확인에 중독되어 있다면 이제 정리할 시간입니다. 평균적인 사람은 하루에 대략 15번 이메일을 확인하며 우리 중 많은 사람들이 더 자주 확인합니다. 줄이는 것이 어려울 수 있습니다. 당신의 상사가 당신이 회신할 때까지 몇 초를 세고 있는 동안 당신의 상사가 그녀의 시계를 쳐다보는 동안 당신의 받은 편지함에서 나른한 놓친 이메일을 생각하면 정말 뼛속까지 오싹합니다. 그러나 증거에 따르면 이메일을 과도하게 확인하는 것은 도움이 되지 않습니다. 사실, 그것은 당신의 생산성을 해치고 당신의 스트레스 수준을 증가시킵니다.

연구에 따르면 끊임없이 방해를 받는 사람들은 집중을 잘 하지 않는 것으로 나타났습니다. 이는 우리 모두가 어느 시점에서 경험한 것입니다. 이메일을 너무 자주 확인하는 것은 빨리 미루는 전술이 될 수 있으며, 이는 에너지를 고갈시키고 아무것도 하지 않았다는 느낌을 갖게 합니다. 전문가들은 이메일을 확인하는 시간을 정하고 동료에게 긴급한 요청이 있으면 전화해야 한다고 알릴 것을 권장합니다. 시간을 재충전하고 이메일 새로 고침을 중단하는 방법에 대한 업계 리더의 제안을 더 읽어보십시오.

생산성 향상

“바쁜 것과 생산적인 것 사이에는 차이가 있으며 일반적으로 이메일에 답하는 것은 당신을 바쁘게 만듭니다. 집중력이 필요한 일을 하다 보면 그루브에 빠져들기까지 시간이 걸린다. 이메일을 너무 자주 확인하면 이메일을 읽는 데 소비한 시간뿐만 아니라 다시 집중하고 하던 일을 다시 시작해야 하는 시간도 잃게 됩니다. 이메일을 확인할 수 있는 시간 블록을 설정하면 그 시간을 되찾고 바쁜 작업 대신 실제로 생산적인 작업에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.” – Ryan Rottman, OSDB 공동 창립자 겸 CEO

아마도 그렇게 급하지는 않을 것입니다

“모든 이메일에 즉각적인 응답이 필요한 것은 아니며 모든 이메일에 특별히 귀하의 응답이 필요한 것도 아닙니다. 이메일을 자주 확인하는 것과 관련된 한 가지 문제는 모든 이메일을 긴급하지 않은 경우에도 긴급한 것으로 취급하게 된다는 것입니다. 다른 작업을 완료하는 동안 일부 이메일을 기다리게 하고, 응답하기 전에 다른 사람들에게 검토할 기회를 주십시오. 하루 중 시간을 지정하여 이메일을 확인하면 이메일에 집중할 수 있습니다. 회의에 참석하면서 급하게 답장을 보내는 것보다 더 사려 깊은 답변을 하게 될 것입니다.” – Nancy L Belcher, Ph.D., MPA 및 Winona 공동 설립자

더 많은 이메일 = 더 많은 스트레스

“우리가 매일 받는 많은 이메일은 순전히 주의를 산만하게 하는 것입니다. 작업에 영향을 미치지는 않지만 더 생산적인 작업으로 리디렉션될 수 있는 많은 시간을 소비합니다. 하루의 대부분을 이메일을 읽고 답장하는 데 할애하면 더 중요한 일을 소홀히 할 뿐만 아니라 하루 종일 상당히 높은 스트레스 수준을 유지하게 됩니다. 연구에 따르면 이메일을 자주 확인하는 사람들은 업무에 대한 통제력이 떨어지고 더 압도되는 느낌을 받는다고 보고합니다. 긴급한 일에 연락하는 방법을 사람들에게 알리고 이메일 읽기 습관을 하루에 몇 번으로 줄이십시오.” – John Berry, Berry Law의 CEO 겸 매니징 파트너

세세한 관리로부터 자신을 지키십시오

“이메일을 덜 자주 확인하는 것은 세세하게 관리하는 경향이 있는 사람들에게 특히 어렵지만 이메일 시간 단축의 혜택을 가장 많이 받는 사람들입니다. 하루 종일 지속적으로 이메일을 보내고 필요한 것보다 훨씬 많은 작업을 세세하게 관리하는 경우 팀의 생산성이 훨씬 저하될 수 있습니다. 이것은 회사나 팀에 좋지 않습니다. 이메일을 덜 자주 확인하면 팀이 효과적이고 효율적으로 작업을 수행할 수 있는 시간과 공간을 확보할 수 있습니다. 또한 계속해서 이메일을 주고받는다면 분명히 통화를 하거나 회의를 예약해야 한다는 신호일 수 있습니다.” – Michael Hennessy, Diathrive 설립자 겸 CEO

당신은 지나치게 커밋하고있을 수 있습니다

“하루 종일 이메일을 계속 확인하다 보면 프로젝트에 지나치게 몰두하고 있는 자신을 발견할 수 있습니다. 받은 편지함을 가로지르는 모든 것에 예라고 대답하고 싶은 유혹이 있습니다. 특히 이메일 체인에 답장을 보내는 첫 번째 사람이라면 더욱 그렇습니다. 받은 편지함에 숨을 쉴 수 있는 여유를 주고 다른 사람들이 문제를 해결하는 데 도움을 줄 시간을 주십시오. 이메일을 덜 자주 확인하면 많은 문제가 저절로 해결되거나 결국 사용자의 입력이 필요하지 않다는 것을 알게 될 것입니다. 이렇게 하면 시간과 입력이 필요한 프로젝트에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.” – QuaGrowth의 CEO Jason Boehle

장기 프로젝트에 집중

“이메일을 읽고 응답하는 것은 수십 개의 작은 불을 끄는 것처럼 느껴질 수 있습니다. 그러나 멀리서 큰 불이 다가오고 있는 것을 본다면 그 대신 그 불을 진압하는 데 더 많은 관심을 기울이고 싶을 것입니다. 장기 작업 프로젝트에서도 마찬가지일 수 있습니다. 이들은 일반적으로 더 높은 수익을 내고 훨씬 더 집중해야 하는 프로젝트입니다. 이메일에 집중하여 하루를 보내는 대신 작은 작업을 더 많이 위임하고 하루에 몇 번 받은 편지함을 확인하기로 결심하십시오. 그렇게 하면 훨씬 더 큰 영향을 미칠 중요한 프로젝트에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다." – AdQuick의 성장 책임자 Chris Gadek

양질의 휴가를 즐기십시오

“일할 때 집중하는 것이 중요하고, 일하지 않을 때 플러그를 뽑는 것도 똑같이 중요합니다. 근무 시간 이후에 이메일을 확인하는 경우 궁극적으로 업무를 더 잘 수행할 수 있는 휴식과 휴식을 스스로에게 빼앗기는 것입니다. 24시간 일하는 사람들은 금방 지치게 되고 주변 사람들도 지치게 되는 경향이 있습니다. 저녁 시간에 이메일을 많이 보내면 팀도 24시간 근무해야 한다는 선례를 남기게 됩니다. 꼭 필요한 경우가 아니면 업무 시간 이후에 이메일을 확인하지 않기로 결심하고 초기화하고 재충전할 시간을 가지세요.” – Emjay CEO Chris Vaughn

루틴 설정

“당신이 아는 가장 생산적인 사람들은 아마도 견고한 일상을 가지고 있을 것입니다. 하루가 여러 유형의 작업(한 블록의 관리 작업, 다른 블록의 집중 작업, 세 번째 블록의 회의 및 전화 통화 등)으로 나누어지면 훨씬 더 많은 일을 하게 될 것입니다. 작업 전환은 인지적으로 매우 어렵고 미루고 시간 관리를 제대로 하지 못하게 합니다. 하루 종일 이메일에 답하는 것은 주의를 산만하게 하고 집중을 요하는 더 중요한 일을 하지 못하게 합니다. 하루에 몇 번씩 이메일을 확인하는 일상적인 시간을 설정하면 훨씬 더 많은 일을 할 수 있다는 사실에 놀랄 것입니다.” – Anthony Puopolo, REX MD의 CMO

집중력을 되찾으세요

“받은 편지함을 확인할 때마다 한 시간 동안 게임 계획에서 벗어나 다른 사람들의 이메일과 요청에 응답하는 데 갇혔습니다. 몇 시간 후, 나는 그날 계획한 것의 75% 이상을 달성하지 못했다는 것을 깨달았습니다. 받은 편지함을 확인하지 않고 하루나 이틀을 보내면 캘린더에 있는 작업에 집중하고 마감일을 지킬 수 있습니다.” – Jen Glantz, Bridesmaid for Hire CEO

메시지 다시 읽기 중지

“붐비는 받은 편지함을 확인하면 결국 이메일을 계속해서 다시 읽게 됩니다. 우리는 그것을 도울 수 없습니다. 그들이 거기에 있다면 우리는 그것들을 읽습니다. 평균적으로 전문가들은 받은 편지함에 200개 이상의 이메일이 있고 매일 120개의 새 이메일을 수신하지만 그 중 25%만 응답합니다. 의식적인 정리 계획이 없으면 백로그가 계속 쌓입니다. 그리고 사람들이 하루에 받은편지함을 15번 방문하여 각 이메일(평균 미리보기 텍스트를 읽는 데 걸리는 시간)을 보고 단 4초만 보내고 그 중 10%만 다시 읽는다면(수에 따른 추정치) 평균 컴퓨터 화면에 맞는 메시지), 매일 27분을 잃게 됩니다." – Zarvana의 설립자 Matt Plummer

업무 관련 목표가 많고 완벽한 이메일을 작성하는 것은 아마도 그 중 하나가 아닐 것입니다. 이메일은 직장 생활에서 피할 수 없는 부분이지만 일정을 대신할 필요는 없습니다. 이메일 확인을 위한 일정을 만들고 그것을 지키십시오. 일정을 유지하는 데 도움이 되는 경우 캘린더에 넣을 수도 있습니다. 처음에는 며칠 동안 불안할 것으로 예상되지만 일주일 후에는 할 일 목록에서 많은 항목을 확인했음을 알게 될 것입니다. 나쁜 이메일 습관을 완전히 깨고 시간을 되찾을 때입니다.