Perché controllare di meno la tua posta elettronica può renderti più produttivo

Svegliati, controlla la tua posta. Prepara un caffè, controlla la posta. Suona familiare? Se sei dipendente dal controllare la tua posta elettronica, è tempo di chiarire. La persona media controlla la propria posta elettronica circa 15 volte al giorno, con molti di noi che la controllano ancora più frequentemente. Può essere difficile da tagliare; il pensiero di un'e-mail persa che langue nella tua casella di posta, mentre il tuo capo fissa il suo orologio contando i secondi prima che tu risponda, è davvero agghiacciante. Tuttavia, le prove suggeriscono che controllare eccessivamente la posta elettronica non ti sta facendo alcun favore; in effetti, sta danneggiando la tua produttività e aumentando i livelli di stress.

La ricerca ha dimostrato che le persone che sono costantemente interrotte non si concentrano molto bene, cosa che tutti abbiamo sperimentato ad un certo punto. Controllare la posta elettronica troppo spesso può diventare rapidamente una tattica di procrastinazione, che consuma le tue energie e ti lascia con la sensazione di non aver fatto nulla. Gli esperti consigliano di programmare periodi di tempo durante il giorno in cui controlli la posta elettronica e di far sapere ai colleghi che dovrebbero chiamare per richieste urgenti. Continua a leggere per ulteriori suggerimenti dai leader del settore su come recuperare il tuo tempo e smettere di aggiornare la tua email.

Produttività migliorata

"C'è una differenza tra essere occupato ed essere produttivo, e rispondere alle e-mail in genere ti rende solo occupato. Ci vuole tempo per entrare nel ritmo quando stai facendo il tipo di lavoro che richiede concentrazione. Quando controlli la tua posta troppo spesso, non solo perdi il tempo speso a leggere la tua email, ma anche il tempo che devi dedicare a rifocalizzarti e tornare a quello che stavi facendo. L'impostazione di intervalli di tempo in cui puoi controllare la tua posta elettronica ti aiuterà a recuperare quel tempo e a dedicare più tempo a svolgere effettivamente un lavoro produttivo anziché solo un lavoro impegnativo. " – Ryan Rottman, co-fondatore e CEO di OSDB

Probabilmente non è così urgente

“Non tutte le e-mail richiedono una risposta immediata e non tutte le e-mail richiedono una risposta specifica da parte tua. Un problema associato al controllo della posta elettronica spesso è che finisci per trattare ogni e-mail come urgente, quando spesso non lo è. Lascia che alcune e-mail aspettino mentre svolgi altri lavori e dai ad altre persone la possibilità di valutare prima di saltare per rispondere. Se dedichi del tempo durante la giornata per controllare le tue e-mail, puoi quindi dedicare alle tue e-mail un'attenzione dedicata. Probabilmente darai risposte più ponderate rispetto a quando ti limiti a dare risposte rapide mentre vai a una riunione. " – Nancy L Belcher, Ph.D., MPA e co-fondatrice di Winona

Più email = più stress

“Molte delle e-mail che riceviamo quotidianamente sono puramente distrazioni: non influiscono sul nostro lavoro, ma richiedono molto tempo che potrebbe essere reindirizzato verso attività più produttive. Quando dedichi la maggior parte della tua giornata a leggere e rispondere alle e-mail, non solo trascuri il lavoro più importante, ma rimani a un livello di stress abbastanza alto per tutto il giorno. La ricerca ha indicato che le persone che controllano la posta elettronica spesso riferiscono di sentirsi più sopraffatte e meno in controllo del proprio carico di lavoro. Fai sapere alle persone come contattarti per qualsiasi cosa urgente e riduci la tua abitudine di leggere le email a poche volte al giorno. – John Berry, CEO e Managing Partner di Berry Law

Mantieniti dalla microgestione

“Controllare la posta meno frequentemente è particolarmente difficile per le persone che tendono a microgestire, ma sono quelle che più probabilmente trarranno vantaggio da una riduzione dei tempi di posta elettronica. Se invii e-mail costantemente durante il giorno, microgestendo le attività ben oltre il necessario, probabilmente sta rendendo il tuo team molto meno produttivo. Questo non va bene per l'azienda o per il tuo team. Controllando le e-mail meno spesso, dai al tuo team tempo e spazio per svolgere il proprio lavoro in modo efficace ed efficiente. Inoltre, se vai costantemente avanti e indietro tramite e-mail, probabilmente è un segno che devi saltare a una chiamata o pianificare una riunione per assicurarti che le cose siano chiare". – Michael Hennessy, Fondatore e CEO di Diathrive

Potresti impegnarti troppo

“Se controlli costantemente la tua posta elettronica durante il giorno, potresti ritrovarti a impegnarti troppo nei progetti. C'è la tentazione di dire di sì a tutto ciò che attraversa la tua casella di posta, soprattutto se sei la prima persona a rispondere a una catena di posta elettronica. Dai un po' di respiro alla tua casella di posta e dai tempo ad altre persone per aiutare a risolvere i problemi. Controllando la tua posta meno spesso, scoprirai che molti problemi si risolvono da soli o che dopotutto non hanno richiesto il tuo contributo. Questo finirà per liberare più tempo da dedicare a progetti che richiedono tempo e input". – Jason Boehle, CEO di QuaGrowth

Focus su progetti a lungo termine

“Leggere e rispondere alle e-mail può sembrare come spegnere dozzine di piccoli incendi. Ma se vedessi un grande incendio avvicinarsi in lontananza, probabilmente vorresti invece dedicare più della tua attenzione a combatterlo. Può essere lo stesso con progetti di lavoro a lungo termine. Questi sono i progetti che in genere hanno un guadagno più elevato e richiedono molta più attenzione. Invece di trascorrere la giornata concentrandoti sulle e-mail, delega più di quelle attività più piccole e decidi di controllare la tua casella di posta alcune volte al giorno. In questo modo hai più tempo da dedicare ai progetti importanti che avranno un impatto molto maggiore”. – Chris Gadek, responsabile della crescita di AdQuick

Goditi il ​​tempo libero di qualità

“È importante concentrarsi mentre sei al lavoro, ed è altrettanto importante staccare la spina quando non sei al lavoro. Se controlli la posta elettronica dopo l'orario di lavoro, ti stai privando del riposo e del relax che alla fine ti renderanno migliore nel tuo lavoro. Le persone che lavorano 24 ore su 24 si esauriscono rapidamente e tendono a bruciare anche le persone intorno a loro. Se invii molte e-mail serali, stai creando il precedente per il tuo team che dovrebbe anche lavorare 24 ore su 24. Decidi di non controllare le email dopo l'orario di lavoro, a meno che non sia assolutamente necessario, e concediti il ​​tempo di resettare e ricaricare. – Chris Vaughn, CEO di Emjay

Stabilisci una routine

“Le persone più produttive che conosci probabilmente hanno una solida routine. Quando la tua giornata è suddivisa in diversi tipi di attività – attività amministrative in un blocco, lavoro concentrato in un altro, riunioni e telefonate in un terzo, ecc. – finirai per fare molto di più. Il cambio di attività è molto difficile, dal punto di vista cognitivo, e incoraggia sia la procrastinazione che una cattiva gestione del tempo. Rispondere alle e-mail durante il giorno è fonte di distrazione e ti porta fuori da compiti più importanti che richiedono concentrazione. Impostando orari di routine per controllare le tue e-mail, preferibilmente solo poche volte al giorno, rimarrai sorpreso di quanto ancora sarai in grado di fare. – Anthony Puopolo, CMO di REX MD

Riacquista la concentrazione

"Ogni volta che controllavo la mia casella di posta, mi allontanavo dal mio piano di gioco per un'ora e mi bloccavo invece a rispondere alle e-mail e alle richieste di altre persone. Ore dopo, mi sarei reso conto di non aver realizzato più del 75% di ciò che avevo programmato per la giornata. Passare un giorno o due senza controllare la posta in arrivo mi consente di concentrarmi sulle attività del mio calendario e di rispettare le scadenze. – Jen Glantz, CEO di Bridesmaid for Hire

Interrompi la rilettura dei messaggi

“Quando controlliamo una casella di posta affollata, finiamo per rileggere le email più e più volte. Non possiamo farne a meno; se ci sono, li leggiamo. In media, i professionisti hanno più di 200 email nella loro casella di posta e ne ricevono 120 nuove ogni giorno, ma rispondono solo al 25% di esse. Senza un piano di sgombero consapevole, l'arretrato continua a crescere. E se le persone vanno alla posta in arrivo 15 volte al giorno e trascorrono solo quattro secondi a guardare ogni e-mail (il tempo necessario per leggere il testo medio dell'anteprima) e a rileggerne solo il 10% (una stima basata sul numero di messaggi che si adattano allo schermo medio di un computer), perderanno 27 minuti ogni giorno. – Matt Plummer, fondatore di Zarvana

Hai molti obiettivi legati al lavoro e scrivere l'e-mail perfetta probabilmente non è uno di questi. Le e-mail sono una parte inevitabile della nostra vita lavorativa, ma non devono prendere il sopravvento sul tuo programma. Crea un programma per controllare le tue e-mail e attieniti ad esso. Puoi persino inserirlo nel tuo calendario se ti aiuta a rimanere in pista. Aspettati inizialmente alcuni giorni di ansia, ma dopo una settimana scoprirai di aver controllato molte cose dalla tua lista di cose da fare. È tempo di rompere le tue cattive abitudini di posta elettronica una volta per tutte e recuperare il tuo tempo.