为什么少检查电子邮件可以提高工作效率

已发表: 2021-11-24

醒来，检查你的电子邮件。煮咖啡，检查你的电子邮件。听起来有点熟？如果您沉迷于查看电子邮件，那么是时候清理一下了。普通人每天检查电子邮件大约 15 次，我们中的许多人检查它的频率更高。可能很难削减；想到你的收件箱里有一封错过的电子邮件，而你的老板盯着她的手表数秒直到你回复，这真是令人不寒而栗。但是，有证据表明，过度检查您的电子邮件对您没有任何好处。事实上，它会损害您的工作效率并增加您的压力水平。

研究表明，经常被打断的人不能很好地集中注意力，这是我们在某个时候都经历过的事情。过于频繁地查看电子邮件很快就会成为一种拖延策略，它会消耗你的精力，让你感觉自己什么都没做。专家建议您在白天查看电子邮件并让同事知道他们应该致电紧急请求时安排时间段。继续阅读行业领导者关于如何收回时间并停止刷新电子邮件的更多建议。

提高生产力

“忙碌和高效之间是有区别的，回复电子邮件通常只会让你忙碌。当您从事需要集中注意力的工作时，需要时间才能进入最佳状态。当您过于频繁地查看电子邮件时，您不仅会浪费阅读电子邮件的时间，还会浪费时间重新集中精力并回到您正在做的事情上。设置可以查看电子邮件的时间段将帮助您重新获得时间，并花更多时间实际从事富有成效的工作，而不仅仅是忙碌的工作。” – OSDB联合创始人兼首席执行官 Ryan Rottman

可能没那么紧急

“并非每封电子邮件都需要即时回复，也不是每封电子邮件都需要您专门回复。与经常检查电子邮件相关的一个问题是，您最终将每封电子邮件都视为紧急，而实际上并非如此。在您完成其他工作时让一些电子邮件等待，并在您开始回复之前让其他人有机会权衡。如果您在一天中指定时间检查您的电子邮件，那么您可以特别注意您的电子邮件。与在开会时快速回复相比，您可能会给出更周到的回复。” – Nancy L Belcher，博士，MPA 和 Winona 的联合创始人

让自己远离微观管理

“对于倾向于进行微观管理的人来说，减少查看电子邮件的频率尤其困难，但他们是最有可能从减少电子邮件时间中受益的人。如果您一整天都在不断地发送电子邮件，对任务的微观管理远远超出了必要的范围，那么您的团队可能会大大降低工作效率。这对公司或您的团队都不利。通过减少查看电子邮件的频率，您可以为您的团队提供时间和空间来有效和高效地完成工作。此外，如果你经常来回收发电子邮件，这可能表明你需要接听电话或安排会议以确保事情清楚。” – Michael Hennessy，Diathrive 创始人兼首席执行官

你可能会过度使用

“如果您一整天都在查看电子邮件，您可能会发现自己过度投入到项目中。很容易对收件箱中的所有内容说“是”，尤其是当您是第一个回复电子邮件链的人时。给你的收件箱一些喘息的空间，给其他人时间来帮助解决问题。通过减少查看电子邮件的频率，您会发现很多问题可以自行解决，或者根本不需要您的输入。这最终会让你腾出更多的时间来投入到需要你的时间和投入的项目上。” – QuaGrowth 首席执行官 Jason Boehle

专注于长期项目

“阅读和回复电子邮件就像扑灭几十个小火。但是，如果您看到远处有大火正在逼近，您可能会想把更多的注意力放在扑灭那场大火上。长期工作项目也是如此。这些项目通常具有更高的回报，并且需要更多的关注。与其把你的一天都花在电子邮件上，不如委派更多的小任务，并决心每天检查几次你的收件箱。这样你就有更多的时间投入到会产生更大影响的重要项目上。” – AdQuick 增长主管 Chris Gadek

享受优质假期

“在工作时集中注意力很重要，在不工作时拔掉电源也同样重要。如果你在下班后查看电子邮件，你就会剥夺自己的休息和放松，而这最终会让你在工作中做得更好。夜以继日地工作的人很快就会精疲力尽，他们也倾向于让周围的人精疲力尽。如果您在晚上发送大量电子邮件，那么您就是在为您的团队开创了他们也应该全天候工作的先例。除非绝对必要，否则不要在下班后查看电子邮件，并给自己时间重新设置和充电。” ——Emjay首席执行官 Chris Vaughn

建立一个例程

“你认识的最有效率的人可能都有固定的例行公事。当你的一天被划分为不同类型的任务时——一个区块中的管理任务，另一个区块中的重点工作，第三个区块中的会议和电话等等——你最终会完成更多工作。从认知上讲，任务切换非常困难，它鼓励拖延和糟糕的时间管理。全天回复电子邮件会让人分心，它会让你从需要集中注意力的更重要的任务中解脱出来。通过设置检查电子邮件的例行时间，最好每天只检查几次，你会惊讶于你能完成多少工作。” – REX MD首席营销官 Anthony Puopolo

重新集中注意力

“每次我检查收件箱时，我都会从我的游戏计划中转移一个小时，转而无法回复其他人的电子邮件和请求。几个小时后，我意识到我没有完成超过 75% 的当天计划。一两天不检查收件箱让我专注于日历上的任务并遵守最后期限。” ——Bridesmaid for Hire首席执行官 Jen Glantz

停止重读消息

“当我们检查一个拥挤的收件箱时，我们最终会一遍又一遍地重新阅读电子邮件。我们无能为力；如果它们在那里，我们会阅读它们。平均而言，专业人士的收件箱中有 200 多封电子邮件，每天会收到 120 封新邮件，但回复的只有 25%。如果没有有意识的清理计划，积压的工作就会不断增加。而且，如果人们每天访问他们的收件箱 15 次，并且只花 4 秒钟时间查看每封电子邮件（阅读平均预览文本所需的时间）并且只重新阅读其中的 10%（基于平均计算机屏幕大小的消息），他们每天会浪费 27 分钟。” ——马特·普卢默，Zarvana 创始人

你有很多与工作相关的目标，而写出完美的电子邮件可能不是其中之一。电子邮件是我们工作生活中不可避免的一部分，但它们不需要占用您的日程安排。制定检查电子邮件的时间表，并坚持下去。如果它可以帮助您保持进度，您甚至可以将其放入日历中。最初可能会有几天的焦虑，但一周后你会发现你已经从待办事项清单上检查了很多项目。是时候一劳永逸地改掉不良的电子邮件习惯并重新利用自己的时间了。