เหตุใดการเช็คอีเมลของคุณน้อยลงจึงสามารถทำให้คุณมีประสิทธิผลมากขึ้นได้

ตื่นมา เช็คอีเมลของคุณ ทำกาแฟ ตรวจสอบอีเมลของคุณ เสียงคุ้นเคย? หากคุณติดการเช็คอีเมล ถึงเวลาต้องเคลียร์ คนทั่วไปเช็คอีเมลของพวกเขาประมาณ 15 ครั้งต่อวัน โดยพวกเราหลายคนเช็คอีเมลบ่อยขึ้น การตัดทอนอาจเป็นเรื่องยาก ความคิดที่ว่าอีเมลที่ไม่ได้รับในกล่องจดหมายของคุณกำลังอิดโรย ในขณะที่เจ้านายของคุณจ้องดูนาฬิกาของเธอนับวินาทีจนกว่าคุณจะตอบกลับนั้นช่างน่าปวดหัวจริงๆ อย่างไรก็ตาม หลักฐานแสดงให้เห็นว่าการตรวจสอบอีเมลมากเกินไปไม่ได้ช่วยอะไรคุณเลย อันที่จริง มันทำร้ายประสิทธิภาพการทำงานของคุณ และเพิ่มระดับความเครียดของคุณ

การวิจัยแสดงให้เห็นว่าคนที่ถูกขัดจังหวะอย่างต่อเนื่องไม่ได้มีสมาธิดีนัก ซึ่งเป็นสิ่งที่เราเคยเจอมาบ้างในบางจุด การตรวจสอบอีเมลบ่อยเกินไปอาจกลายเป็นกลวิธีในการผัดวันประกันพรุ่งได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งจะทำให้คุณสูญเสียพลังงานและทำให้คุณรู้สึกว่าคุณยังทำอะไรไม่เสร็จ ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้จัดตารางเวลาระหว่างวันเมื่อคุณตรวจสอบอีเมลและแจ้งให้เพื่อนร่วมงานทราบว่าควรโทรแจ้งคำขอเร่งด่วน อ่านคำแนะนำเพิ่มเติมจากผู้นำในอุตสาหกรรมเกี่ยวกับวิธีเรียกคืนเวลาและเลิกรีเฟรชอีเมลของคุณ

ปรับปรุงประสิทธิภาพ

“การมีงานยุ่งกับการทำงานนั้นมีความแตกต่างกัน และการตอบอีเมลโดยทั่วไปจะทำให้คุณไม่ว่าง ต้องใช้เวลาพอสมควรในการลงมือทำเมื่อคุณทำงานที่ต้องการสมาธิ เมื่อคุณตรวจสอบอีเมลบ่อยเกินไป คุณจะไม่เพียงเสียเวลาอ่านอีเมลของคุณเท่านั้น แต่ยังรวมถึงเวลาที่คุณต้องเสียสมาธิและกลับไปสู่สิ่งที่คุณทำอีกด้วย การกำหนดกรอบเวลาที่คุณสามารถตรวจสอบอีเมลของคุณจะช่วยให้คุณได้รับเวลานั้นกลับมา และใช้เวลามากขึ้นในการทำงานจริง ๆ แทนที่จะแค่งานยุ่ง” – Ryan Rottman ผู้ร่วมก่อตั้งและ CEO ของ OSDB

คงไม่ด่วนขนาดนั้น

“ไม่ใช่ว่าทุกอีเมลต้องการการตอบกลับทันที และไม่ใช่ทุกอีเมลที่ต้องการการตอบกลับจากคุณโดยเฉพาะ ปัญหาหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบอีเมลของคุณบ่อยครั้งคือคุณถือว่าอีเมลทุกฉบับเป็นเรื่องเร่งด่วน ทั้งที่มักจะไม่เป็นเช่นนั้น ปล่อยให้อีเมลบางฉบับรอในขณะที่คุณทำงานอื่นๆ ให้เสร็จ และให้โอกาสคนอื่นๆ พิจารณาก่อนที่คุณจะรีบตอบกลับ หากคุณกำหนดเวลาในการตรวจสอบอีเมลในระหว่างวัน คุณสามารถให้ความสำคัญกับอีเมลของคุณโดยเฉพาะได้ คุณอาจจะให้คำตอบที่รอบคอบมากกว่าถ้าคุณเพียงแค่รีบตอบกลับอย่างรวดเร็วขณะมุ่งหน้าเข้าสู่การประชุม” – Nancy L Belcher, Ph.D., MPA และผู้ร่วมก่อตั้ง Winona

อีเมลเพิ่มเติม = ความเครียดมากขึ้น

“อีเมลจำนวนมากที่เราได้รับในแต่ละวันเป็นเพียงสิ่งรบกวนสมาธิ – อีเมลเหล่านี้ไม่ส่งผลกระทบต่องานของเรา แต่ต้องใช้เวลามากในการเปลี่ยนเส้นทางไปสู่งานที่มีประสิทธิผลมากขึ้น เมื่อคุณอุทิศเวลาส่วนใหญ่ให้กับการอ่านและตอบอีเมล คุณไม่เพียงแต่ละเลยงานที่สำคัญกว่าเท่านั้น แต่คุณยังอยู่ในระดับความเครียดที่ค่อนข้างสูงตลอดทั้งวัน การวิจัยพบว่าผู้ที่ตรวจสอบอีเมลมักรายงานว่ารู้สึกหนักใจมากขึ้นและควบคุมภาระงานได้น้อยลง ให้คนอื่นรู้วิธีติดต่อคุณในกรณีเร่งด่วน และลดนิสัยการอ่านอีเมลของคุณให้เหลือสองสามครั้งต่อวัน” – John Berry ซีอีโอและหุ้นส่วนผู้จัดการ ของ Berry Law

ป้องกันตัวเองจากการจัดการแบบไมโคร

“การตรวจสอบอีเมลให้น้อยลงเป็นเรื่องยากโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่มีแนวโน้มที่จะจัดการขนาดเล็ก แต่เป็นคนที่มีแนวโน้มมากที่สุดที่จะได้ประโยชน์จากการลดเวลาอีเมล หากคุณส่งอีเมลอย่างต่อเนื่องตลอดทั้งวัน การจัดการงานขนาดเล็กมากเกินกว่าที่จำเป็น อาจทำให้ทีมของคุณมีประสิทธิผลน้อยลงมาก สิ่งนี้ไม่ดีสำหรับบริษัทหรือทีมของคุณ การตรวจสอบอีเมลน้อยลงทำให้ทีมมีเวลาและพื้นที่ในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล นอกจากนี้ หากคุณต้องกลับไปกลับมาทางอีเมลอย่างต่อเนื่อง อาจเป็นสัญญาณว่าคุณต้องโทรออกหรือกำหนดเวลาการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างชัดเจน” – Michael Hennessy ผู้ก่อตั้งและ CEO ของ Diathrive

คุณอาจจะทำงานหนักเกินไป

“หากคุณตรวจสอบอีเมลของคุณอย่างต่อเนื่องตลอดทั้งวัน คุณอาจพบว่าตัวเองทำงานหนักเกินไปกับโครงการ มีสิ่งล่อใจที่จะตอบตกลงกับทุกสิ่งที่อยู่นอกกล่องจดหมายของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณเป็นคนแรกที่ตอบกลับห่วงโซ่อีเมล ให้กล่องจดหมายของคุณมีพื้นที่ว่าง และให้เวลาคนอื่นๆ เพื่อช่วยแก้ปัญหา การตรวจสอบอีเมลของคุณให้น้อยลง คุณจะพบว่าปัญหามากมายสามารถแก้ไขได้เอง หรือปัญหาเหล่านั้นไม่ได้ต้องการข้อมูลจากคุณเลย สิ่งนี้จะทำให้คุณมีเวลามากขึ้นในการอุทิศให้กับโครงการที่ต้องใช้เวลาและข้อมูลจากคุณ” – Jason Boehle ซีอีโอ ของ QuaGrowth

เน้นโครงการระยะยาว

“การอ่านและการตอบกลับอีเมลสามารถให้ความรู้สึกเหมือนเป็นการดับไฟเล็กๆ หลายสิบครั้ง แต่ถ้าคุณเห็นไฟก้อนใหญ่ใกล้เข้ามาในระยะไกล คุณอาจต้องการให้ความสำคัญกับการต่อสู้กับไฟนั้นแทน โครงการทำงานระยะยาวก็เช่นเดียวกัน โครงการเหล่านี้เป็นโครงการที่โดยทั่วไปแล้วจะมีผลตอบแทนสูงกว่า และต้องการการมุ่งเน้นมากขึ้น แทนที่จะใช้เวลาทั้งวันของคุณจดจ่ออยู่กับอีเมล ให้มอบหมายงานเล็กๆ น้อยๆ เหล่านั้นให้มากขึ้น และตัดสินใจเช็คอินในกล่องจดหมายของคุณสองสามครั้งต่อวัน ด้วยวิธีนี้คุณจึงมีเวลามากขึ้นในการอุทิศให้กับโครงการสำคัญที่จะมีผลกระทบที่ใหญ่กว่ามาก” – Chris Gadek หัวหน้าฝ่ายการเติบโตของ AdQuick

เพลิดเพลินกับเวลาปิดคุณภาพ

“สิ่งสำคัญคือต้องจดจ่อในขณะที่คุณอยู่ที่ทำงาน และการถอดปลั๊กเมื่อคุณไม่ได้ทำงานก็สำคัญไม่แพ้กัน หากคุณกำลังตรวจสอบอีเมลหลังเลิกงาน คุณกำลังกีดกันการพักผ่อนและการผ่อนคลายที่ท้ายที่สุดแล้วจะทำให้คุณทำงานได้ดีขึ้น คนที่ทำงานตลอด 24 ชั่วโมงมักจะหมดไฟอย่างรวดเร็ว และพวกเขามักจะทำให้คนรอบข้างหมดไฟเช่นกัน หากคุณส่งอีเมลตอนเย็นเป็นจำนวนมาก แสดงว่าคุณกำลังตั้งค่าแบบอย่างสำหรับทีมของคุณว่าพวกเขาควรจะทำงานตลอดเวลาด้วย ตัดสินใจไม่เช็คอีเมลหลังเลิกงาน เว้นแต่จำเป็นจริงๆ และให้เวลาตัวเองในการรีเซ็ตและเติมพลัง” – Chris Vaughn ซีอีโอ ของ Emjay

สร้างกิจวัตร

“คนที่มีประสิทธิผลมากที่สุดที่คุณรู้จักอาจมีกิจวัตรที่มั่นคง เมื่อวันของคุณแบ่งออกเป็นงานประเภทต่างๆ เช่น งานธุรการในหนึ่งช่วง งานที่เน้นในอีกงานหนึ่ง การประชุมและการโทรศัพท์ในงานที่สาม ฯลฯ คุณจะทำสำเร็จมากขึ้น การเปลี่ยนงานเป็นเรื่องยากมาก ทั้งยังส่งเสริมให้มีการผัดวันประกันพรุ่งและการจัดการเวลาที่ไม่ดี การตอบอีเมลตลอดทั้งวันทำให้เสียสมาธิ และจะนำคุณออกจากงานที่สำคัญกว่าซึ่งต้องใช้สมาธิ โดยการตั้งเวลาประจำสำหรับการตรวจสอบอีเมลของคุณ โดยควรเพียงไม่กี่ครั้งต่อวัน คุณจะแปลกใจว่าคุณยังทำสำเร็จได้อีกมากเพียงใด” – แอนโธนี่ ปูโอโปโล CMO ของ REX MD

คืนโฟกัสของคุณ

“ทุกครั้งที่ฉันจะตรวจสอบกล่องจดหมายของฉัน ฉันจะเปลี่ยนจากแผนเกมของฉันเป็นชั่วโมงและติดขัดในการตอบอีเมลและคำขอจากคนอื่นแทน หลายชั่วโมงต่อมา ฉันรู้ว่าฉันไม่ได้ทำสำเร็จเกิน 75% ของสิ่งที่ฉันวางแผนไว้สำหรับวันนั้น การไปวันหรือสองวันโดยไม่ตรวจสอบกล่องขาเข้าของฉัน ทำให้ฉันมุ่งความสนใจไปที่งานในปฏิทินของฉันและทำตามกำหนดเวลาได้” – Jen Glantz ซีอีโอ ของ Bridesmaid for Hire

หยุดอ่านข้อความซ้ำ

“เมื่อเราตรวจสอบกล่องจดหมายที่แออัด เราจะอ่านอีเมลซ้ำแล้วซ้ำอีก เราไม่สามารถช่วยได้ ถ้าพวกเขาอยู่ที่นั่น เราอ่านพวกเขา โดยเฉลี่ยแล้ว ผู้เชี่ยวชาญจะมีอีเมลมากกว่า 200 ฉบับในกล่องจดหมาย และได้รับใหม่ 120 ฉบับในแต่ละวัน แต่จะตอบกลับเพียง 25% เท่านั้น หากไม่มีแผนงานที่ชัดเจน งานในมือก็สร้างต่อไป และหากผู้คนไปที่กล่องจดหมายของพวกเขา 15 ครั้งต่อวัน และใช้เวลาเพียงสี่วินาทีในการดูอีเมลแต่ละฉบับ (เวลาที่ใช้ในการอ่านข้อความแสดงตัวอย่างโดยเฉลี่ย) และอ่านซ้ำเพียง 10% ของอีเมลเหล่านั้น (ประมาณการตามจำนวน ข้อความที่พอดีกับหน้าจอคอมพิวเตอร์โดยเฉลี่ย) พวกเขาจะเสียเวลา 27 นาทีในแต่ละวัน” – Matt Plummer ผู้ก่อตั้ง Zarvana

คุณมีเป้าหมายเกี่ยวกับงานมากมาย และการเขียนอีเมลที่สมบูรณ์แบบอาจไม่ใช่หนึ่งในนั้น อีเมลเป็นส่วนที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในชีวิตการทำงานของเรา แต่อีเมลเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องมาแทนที่ตารางเวลาของคุณ สร้างกำหนดการสำหรับตรวจสอบอีเมลของคุณและปฏิบัติตาม คุณยังใส่ไว้ในปฏิทินได้หากช่วยให้คุณทำตามแผนได้ คาดว่าจะมีความวิตกกังวลสักสองสามวันในตอนแรก แต่หลังจากหนึ่งสัปดาห์ คุณจะพบว่าคุณได้ตรวจสอบรายการสิ่งที่ต้องทำมากมาย ถึงเวลาที่จะทำลายนิสัยการใช้อีเมลที่ไม่ดีของคุณครั้งแล้วครั้งเล่าและทวงเวลาของคุณกลับคืนมา