Warum Client-Proofing-Software die Zukunft für Agenturen ist

Veröffentlicht: 2022-07-08

Was wünschen Sie sich vom Agenturleben? Wenn Sie so etwas wie ich sind, möchten Sie Arbeit schaffen, auf die Sie stolz sind, und dabei Spaß haben. Das wollte ich, als ich meine Karriere in einer Werbeagentur begann.

Aber es gibt einen Punkt in jedem Projekt, an dem sich Ermüdung einstellt. Und das ist normalerweise der Zeitpunkt, an dem Sie Ihre Arbeit mit dem Kunden teilen, um Feedback zu erhalten.

Plötzlich wird der Spaß und die Aufregung, die Sie am Anfang empfanden, ersetzt durch:

Frustration darüber, wie lange es dauert, bis Ihre Kunden Feedback geben
Verzweifeln Sie an der Zeit, die Sie in Besprechungen verbringen
Der Druck, in einem schnell schrumpfenden Zeitrahmen die bestmögliche Arbeit zu leisten

Ende letzten Jahres befragte Filestage mehr als 250 Werbe- und Marketingfachleute zu ihrem Feedback und ihren Zustimmungserfahrungen.

Hier sind die drei wichtigsten Dinge, die wir über den Client-Proofing-Prozess gelernt haben – plus Einblicke und wie Online-Proofing-Software helfen kann.

1. Hören Sie auf, Feedback hinterherzujagen, und halten Sie Ihre Fristen ein

Werbe- und Marketingagenturen verschwenden viel Zeit damit, Feedback zu ihrer Arbeit zu bekommen. Aber durch den Wechsel von E-Mail zu einem speziell entwickelten Client-Proofing-Tool wie Filestage können Sie einen Tag pro Person und Monat für jeden in Ihrem kreativen Überprüfungsprozess einsparen.

4 von 5 Kundenbetreuern erhalten verzögertes Feedback von Stakeholdern

Unser Year In Review-Bericht ergab, dass 80 % der Kundenbetreuer im letzten Jahr verspätetes Feedback von ihren Kunden erhalten haben. Und wenn Sie länger als fünf Minuten in einer Agentur gearbeitet haben, wird Sie diese Zahl wahrscheinlich überhaupt nicht überraschen.

Aber sind Ihre Kunden wirklich schuld? Bei einfachen Kommunikationsmitteln wie E-Mail nimmt das Geben von Feedback viel Zeit in Anspruch. Und aus dem einen oder anderen Grund steht es selten ganz oben auf der Liste von irgendjemandem.

Hier ist, was unser Bericht über die Erfahrung des Gebens von Feedback für Werbetreibende offenbart:

64 % machten Screenshots, um Feedback zu visuellen Elementen zu geben
19 % schrieben Timecodes, um Feedback zu Videos zu geben
36 % wussten nicht, wo sie mindestens eine Arbeit finden könnten
17 % geben zu, dass sie die beste Methode zum Teilen von Feedback nicht kennen

3 von 5 Projektmanagern verschwenden Zeit damit, Feedback zu suchen

Sie können nur so lange auf Feedback warten. Schließlich ist der endgültige Liefertermin in Stein gemeißelt. Irgendwann kommt ein Punkt, an dem Sie anfangen müssen, Ihren Kunden nachzujagen.

Lassen Sie die passiv-aggressiven E-Mails beginnen!

Unser Bericht ergab, dass 62 % der Projektmanager im Jahr 2021 Kunden um Feedback zu ihrer Arbeit baten. Dieser Prozess kann sehr manuell und frustrierend sein und erfordert oft benutzerdefinierte Tabellenkalkulationen, um zu versuchen, nachzuverfolgen, wer was genehmigt hat.

Aber je länger der Korrekturprozess beim Kunden dauert, desto mehr Zeit bleibt, dass etwas schief gehen kann. Tatsächlich zeigte unser Bericht Folgendes:

21 % erhielten Feedback zu einer alten Version einer Datei
18 % verloren den Überblick darüber, wer eine Arbeit genehmigt hatte
11 % veröffentlichten Fehler, weil wichtige Überprüfungsschritte übersprungen wurden
8 % haben Projekte abgebrochen, weil Dateien nicht rechtzeitig genehmigt wurden

Client-Proofing-Software spart Agenturen einen Tag pro Person und Monat

Unser Jahresrückblick verglich die Zeit, die für die Verwaltung von Feedback mit E-Mail und dem Client-Proofing-Tool von Filestage aufgewendet wurde. Und basierend auf über 250 Werbe- und Marketingfachleuten haben wir festgestellt, dass Filestage einen Tag pro Person und Monat für jeden in Ihrem Proofing-Prozess einspart – einschließlich Ihrer Kunden!

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie mit Online-Proofing-Tools Zeit sparen:

Sammeln und diskutieren Sie Feedback direkt über Ihren Inhalten
Legen Sie Fälligkeitsdaten fest und senden Sie automatische Erinnerungen an die Prüfer
Teilen und vergleichen Sie neue Versionen innerhalb derselben Plattform

Die Client-Proofing-Software von Filestage hilft auch bei E-Mail-Rauschen. Wie Rain Balares von GroupM sagt: „Filestage hat den täglichen E-Mail-Posteingang unseres Teams um etwa 25–30 % reduziert – das ist wirklich viel. Da unsere Posteingänge nicht mehr von diesen E-Mails über Inhaltsgenehmigungen überschwemmt werden, können wir uns auf andere wichtige Aufgaben des Tages konzentrieren.“

2. Weniger Zeit in Meetings, mehr Zeit für Kreativität

Durchschnittlich verbringen Führungskräfte rund 23 Stunden pro Woche in Meetings. Wenn Sie ein Projekt- oder Kundenbetreuer sind, mag das ungefähr richtig klingen. Für Designer, Kreative und andere Studiorollen ist es wahrscheinlich viel weniger. Aber unabhängig davon, in welcher Abteilung Sie sitzen (oder stehen), ich bin mir sicher, dass wir uns alle auf eines einigen können.

Meetings sind scheiße!

44 % der Kreativen erhalten widersprüchliches und unklares Feedback von ihren Kunden

Wenn Sie Ihre kreative Arbeit per E-Mail überprüfen, ist es nur die halbe Miete, das Feedback in Ihrem Posteingang zu erhalten. Als nächstes kommt das große Entwirren.

Offene Konflikte.

Unerörterte Meinungsverschiedenheiten.

Völlig unverständliche Kommentare.

Wie der UX Director von Oddity, Marcel Martin, über das Leben vor Filestage sagt: „Unsere Projektmanager waren sehr damit beschäftigt, asynchrones Feedback zu sichten, zusammenzufassen und vorzubereiten. Dieser Prozess war zeitaufwändig, unbefriedigend und leider oft mit Missverständnissen verbunden.“

Aus dem einen oder anderen Grund nehmen sich Kunden selten die Zeit, ihr Feedback zu konsolidieren. Es ist also Ihre Aufgabe, das Puzzle zusammenzusetzen, herauszufinden, wo sie ausgerichtet sind, und darauf hinzuweisen, wo sie nicht sind.

In den meisten Fällen bedeutet das, ein Meeting einzuberufen.

71 % der Projektmanager vereinbaren Meetings, um Feedback zu klären

In Agenturen sind Projektmanager die Hüter der kreativen Ressourcen und Verfechter der Abrechnungsfähigkeit. Was Feedback-Meetings zu einem frustrierenden und ineffizienten Dorn im Auge macht.

Hier sind einige Gründe, warum Besprechungen im Proofing-Prozess für Kunden so üblich sind:

Dateien und Feedback sind getrennt, sodass es für Kunden schwierig ist, genau zu erklären, was sie bedeuten
Kommentare werden in verschiedenen E-Mail-Ketten geteilt, sodass zwischen den Kunden keine Transparenz besteht
Kunden vergessen, was sie über frühere Versionen gesagt haben, und widersprechen damit früheren Kommentaren

Glücklicherweise kann die richtige Client-Proofing-Software all diese Probleme und mehr lösen.

Teams, die die Client-Proofing-Software von Filestage verwenden, verzeichnen eine 28-prozentige Reduzierung „unnötiger Meetings“ im Vergleich zu E-Mail

Wir bei Filestage lieben es, Agenturen dabei zu helfen, Zeit und Mühe während des Kunden-Proofing-Prozesses zu sparen. Und laut unserem Jahresrückblick hilft unser Client-Proofing-Tool Teams auch dabei, 28 % weniger Zeit mit unnötigen Meetings zu verbringen.

Wie die medizinische Direktorin von Publicis Health, Sarah Chen, sagt: „Filestage macht die Dinge einfach. Die Kommentare aller sind klar und am selben Ort, sodass die Agentur und die Kunden besser zusammenarbeiten können.“

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Filestage das Feedback Ihrer Kunden klarer macht:

Tippen Sie auf eine beliebige Stelle, um Markierungen zu erstellen und Kommentare zu Ihrer Arbeit (sogar Videos) hinzuzufügen.
Markieren Sie Text oder zeichnen Sie Anmerkungen, um Feedback klarer zu machen
Vergleichen Sie Versionen und Kommentare nebeneinander, um zu sehen, was sich geändert hat
Fügen Sie Referenzen zu Kommentaren hinzu, um zusätzlichen Kontext zu geben
Markieren Sie andere Personen, um in Echtzeit auf dieselbe Seite zu gelangen

3. Tschüss Überstunden, hallo bessere Arbeit

Als ich anfing in einer Werbeagentur zu arbeiten, wurde mit unbezahlten Überstunden gerechnet. Und ich kann mir nicht vorstellen, dass sich in den letzten zehn Jahren viel geändert hat. Aber indem sie etwas produktiver sind und effektiver kommunizieren, können Agenturen die Zeit freisetzen, die sie benötigen, um ihre beste Arbeit zu leisten.

73 % der Agenturmitarbeiter arbeiten mehr als ihre vertraglich vereinbarten Stunden

Schockierend, aber leider wahr. Unser Jahresrückblick ergab, dass fast 3 von 4 Personen in Agenturen mehr als ihre vertraglich vereinbarten Stunden arbeiten.

Und ich verstehe es. Manchmal kommt ein spannender Pitch und es sind alle Mann an Deck. Wenn Sie gewinnen, ist es das Konto, das Ihr Geschäft (oder Portfolio) auf die nächste Stufe bringt. Aber in zu vielen Agenturen ist Überstunden an der Tagesordnung. Dafür gibt es zwei große Gründe: manuelle Aufgaben und Nacharbeit.

Hier sind einige der Möglichkeiten, wie Agenturen regelmäßig Zeit in diesen Bereichen verschwenden:

Fügen Sie Ihre gesamte Arbeit zu einer Diashow hinzu, damit sie für den Kunden vorzeigbar aussieht
Erneutes Hochladen und Teilen von Inhalten mit dem Client, weil der Übertragungslink abgelaufen ist
Nachverfolgen, was in einer Tabelle geteilt und genehmigt wurde
Kopieren Sie Feedback aus verschiedenen E-Mail-Ketten und fügen Sie es in ein Dokument ein
Eine ganze Überprüfungsrunde streichen, weil das Team das Feedback falsch interpretiert hat
Ein ganzes Projekt stornieren, weil der Kunde es nicht rechtzeitig genehmigt hat

90 % der Projektmanager könnten bessere Arbeit leisten, wenn sie weniger Zeit mit der Verwaltung von Feedback verbringen würden

Wie ich oben gesagt habe, wenn Sie in einer Agentur arbeiten, möchten Sie Arbeit schaffen, auf die Sie stolz sind, und dabei Spaß haben.

Wenn Ihnen also 90 % der Projektmanager sagen, dass Sie ihnen helfen können, bessere Arbeit zu leisten, ist es an der Zeit, dies zu bemerken.

Und als ob das nicht Grund genug wäre, sagen 67 %, dass sie sich bei der Arbeit glücklicher fühlen würden, wenn sie weniger Zeit mit der Verwaltung von Feedback verbringen würden.

Durch die Automatisierung dieser Prozesse und die Einrichtung eines zentralisierten und transparenten Client-Proofing-Prozesses können Agenturen eine bessere, produktivere und profitablere Zukunft genießen.

Client-Proofing-Software halbiert die kreative Entwicklungszeit, sodass Agenturen sich darauf konzentrieren können, ihre beste Arbeit zu liefern

Die in Barcelona und LA ansässige Agentur SLAPS verwendet Filestage, um Hunderte von Social Posts mit ihren Kunden zu überprüfen. Durch den Wechsel von E-Mail und WhatsApp zu einem speziellen Client-Proofing-Tool haben sie ihre Designzeit halbiert und mehr Zeit für Qualität und soziales Engagement gewonnen.

Gründer und Creative Director, Sebastien Vandecasteele, sagt: „Bei der Arbeit in den sozialen Medien haben wir Mitarbeiter sowohl auf der Kunden- als auch auf der Agenturseite. Wir haben einen Texter, einen Social Manager und einen Designer – und auf der Kundenseite haben wir 2-3 Personen im Feedbackprozess. Filestage bietet uns einen Ort, an dem alle problemlos miteinander interagieren und Feedback geben können.“

Hier sind neun weitere Vorteile des Online-Proofings für Grafikdesigner und Agenturen:

Laden Sie alle Ihre Designs und Versionen an einem Ort hoch
Sammeln Sie Feedback direkt über Ihrem Creative
Besprechen Sie Feedback direkt mit den Rezensenten
Kommentare beim Erstellen der nächsten Version abhaken
Vergleichen Sie die Versionen nebeneinander, um zu überprüfen, was sich geändert hat
Genehmigen Sie Designs oder fordern Sie Änderungen mit einem Klick an
Laden Sie interne und externe Gutachter ein, um Feedback zu geben
Legen Sie Fälligkeitstermine fest, um die Designüberprüfungen voranzutreiben
Überprüfen Sie Videos, Designs, Bilder, Dokumente und mehr

Abschließende Gedanken

Vielen Dank, dass Sie meine zwei Cent über die Bedeutung von Client-Proofing-Software für Agenturen gelesen haben. Ich weiß, dass Agenturen in Sachen Technik und Software selten an vorderster Front stehen – mein Team verwendete noch Tischtelefone, als ich 2018 ging. Aber aus meiner Sicht ist das Feedback-Management ein Problem, das nach einer Lösung schreit.

Wenn Sie mehr über Filestage erfahren oder es mit Ihrem Team ausprobieren möchten, fordern Sie hier eine kostenlose Testversion an →