So führen Sie die ADP-Gehaltsabrechnung in 7 Schritten aus

Es gibt einen Grund, warum ADP einer der am längsten bestehenden und am weitesten verbreiteten Gehaltsabrechnungsdienste des Landes ist. Kurz gesagt: ADP weiß, was es tut. Während ADP Gehaltsabrechnungen abwickelte, lange bevor irgendjemand jemals von der Cloud gehört hatte, hat es auch eine bemerkenswerte Fähigkeit bewiesen, bei aktuellen Technologietrends in der Branche an der Spitze zu bleiben, wenn nicht gar an der Spitze. Auch wenn scheinbar jeden Tag mehr Gehaltsabrechnungsunternehmen auftauchen und viel Konkurrenz bieten, hat sich ADP weiterhin bewährt, und insbesondere für mittlere bis größere Unternehmen bleibt es eine der besten Softwareoptionen im Land.

Einer der Hauptgründe, warum ADP so beliebt bleiben konnte, ist seine äußerst intuitive Benutzeroberfläche. Trotz vieler Funktionen ist ADP eines der benutzerfreundlichsten Systeme überhaupt. Wenn Sie jedoch gerade erst mit dem Programm beginnen, mag es ein wenig einschüchternd wirken, aber wenn Sie diesen schnellen und einfachen Schritten folgen, werden Sie in kürzester Zeit lernen, wie Sie die Gehaltsabrechnung in ADP verarbeiten.

So führen Sie die ADP-Gehaltsabrechnung aus

Die Durchführung der ADP-Gehaltsabrechnung ist ein schneller und einfacher Prozess, der in nur wenigen Schritten durchgeführt werden kann. Starten Sie einfach einen neuen Zyklus, fügen Sie Mitarbeiterinformationen hinzu oder nehmen Sie Änderungen vor, überprüfen Sie die Mitarbeiterstunden und senden Sie sie zur Bearbeitung.

Schritt 1: Erstellen Sie Ihr ADP-Run-Konto

Um die ADP-Gehaltsabrechnung auszuführen, müssen Sie zunächst ein Konto einrichten. Ich würde vorschlagen, dies telefonisch zu tun und mit einem Vertreter zu sprechen, da ADP seine Preisinformationen nicht online auflistet und Sie ein genaues Angebot erhalten möchten. Ein Mitarbeiter kann auch die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens ermitteln und Ihnen dabei helfen, Funktionen und Integrationen für Sie maßzuschneidern.

Sobald Sie sich angemeldet haben, können Sie die Informationen Ihrer Mitarbeiter für ADP entweder über eine Tabelle eingeben oder an Ihren Vertreter senden. Nachdem Sie ADP Ihre Bankdaten mitgeteilt haben, geht das System an die Arbeit und Sie können Ihre erste Gehaltsabrechnung bearbeiten.

Schritt 2: Starten Sie einen neuen Abrechnungszyklus

Um die Gehaltsabrechnung durchzuführen, müssen Sie bei Ihrem ADP-Konto angemeldet sein. Von dort aus können Sie einen neuen Zyklus starten, indem Sie auf „Prozess“ klicken und zu „Abrechnungszyklus“ navigieren. Dadurch werden Ihre alten Informationen gelöscht und Sie können neu beginnen.

Zunächst sollten Sie überprüfen, ob Ihr Zahlungsdatum und die Enddaten der Verarbeitung korrekt sind. Auch wenn Sie z. B. zwischen Angestellten und Stundenkräften unterscheiden, sollten Sie sich vergewissern, dass Sie sich im richtigen Buchungskreis befinden. Von hier aus können Sie auch sicherstellen, dass Ihre geplanten Abzüge korrekt sind. Sobald diese Informationen als richtig bestätigt wurden, können Sie auf Weiter klicken.

Schritt 3: Mitarbeiterinformationen eingeben/überprüfen

An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, neue Mitarbeiter einzutragen, die möglicherweise seit der letzten Gehaltsperiode hinzugekommen sind. Sobald Sie grundlegende Informationen bereitgestellt haben, sendet ADP eine E-Mail, um sie einzuarbeiten und ihnen eine Mitarbeiternummer zuzuweisen. ADP sendet auch automatisch Informationen über Neueinstellungen an den Staat.

Auch wenn Sie keine neuen Mitarbeiter haben, sollten Sie den Gehaltsstatus Ihrer aktuellen Mitarbeiter überprüfen und Änderungen an Leistungen, Gehaltssätzen oder persönlichen Daten vornehmen.

Schritt 4: Fügen Sie Auftragnehmer-/Stundeninformationen hinzu

Für nicht angestellte Mitarbeiter müssen Sie ihre Stunden manuell eingeben. Sie können im Menü auf „Vertragspartner hinzufügen“ klicken, wenn Sie für den Zeitraum neue Vertragspartner haben, und dann alle relevanten Informationen eingeben. Sie können die Stunden Ihrer Mitarbeiter auch manuell eingeben, einschließlich aller Überstunden oder Krankheits- und Urlaubszeiten, die genommen wurden. Von hier aus können Sie auch einmalige Abzüge eingeben, wie z. B. Spenden für wohltätige Zwecke durch das Unternehmen.

Schritt 5: Lösen Sie Probleme mit Zeitkarten

ADP verfügt über eine integrierte Funktion, die potenzielle Fehler bei den Zeitkarten der Mitarbeiter automatisch erkennt. ADP hat eine eigene Zeiterfassungssoftware, oder Sie können ein anderes Programm integrieren, wenn Sie dies wünschen. Sobald Sie überprüft haben, dass keine Probleme vorliegen, können Sie sich zum nächsten Schritt durchklicken.

Schritt 6: Vorschau der Gehaltsabrechnung

Sobald Sie sicher sind, dass alle Ihre Informationen korrekt eingegeben wurden, können Sie auf „Gehaltsabrechnungsvorschau“ klicken. So erhalten Sie einen Überblick, wie die Zahlungsfrist aussehen wird. ADP kümmert sich automatisch um Steuern und Abgaben und nimmt Ihnen damit einen weiteren Schritt ab. Wenn Sie einen Fehler oder etwas Verdächtiges finden, können Sie ganz einfach zurückgehen und die Einträge nach Bedarf überprüfen oder bearbeiten. Wenn Sie sicher sind, dass alles für die bevorstehende Zahlungsperiode bereit ist, klicken Sie einfach auf „Genehmigen“.

Schritt 7: Überprüfung

Sie sind fertig! ADP übernimmt jetzt die Bearbeitung der harten Dinge wie Steuerinformationen und Bankeinlagen. Sie können weiterhin alle relevanten Informationen einsehen. Wenn Sie ADP mit der Buchhaltung synchronisiert haben, können Sie Ihre Gehaltsabrechnung herunterladen und Berichte ausführen, um in die Analyse einzusteigen.

Letzte Tipps zur Verwendung von ADP Payroll

Hoffentlich hat Ihnen dieser kurze Überblick etwas Vertrauen gegeben, dass ADP tatsächlich ein einfacher Prozess ist, der viele der typischen Schmerzpunkte lindern kann, die mit der laufenden Gehaltsabrechnung einhergehen können. Wenn Sie mit der Software und mit der Durchführung der Gehaltsabrechnung im Allgemeinen vertrauter werden, finden Sie hier einige zusätzliche Vorschläge zur Verwendung der ADP-Gehaltsabrechnung:

• Zögern Sie nicht: Es mag offensichtlich erscheinen, aber je früher Sie in die laufende Gehaltsabrechnung einsteigen können, desto besser. Wenn Sie sich genügend Zeit nehmen, um neue Mitarbeiter oder einmalige Ergänzungen zu berücksichtigen, können Sie die Wahrscheinlichkeit von Fehlern drastisch verringern, selbst wenn Software wie ADP einen Großteil der Laufarbeit für Sie erledigt.
• So viel wie möglich automatisieren: Gehaltsabrechnungssoftware möchte es Ihnen leicht machen, und Sie können dabei helfen, indem Sie so viel manuelle Arbeit wie möglich aus dem Prozess herausnehmen. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter auf einen direkten Einzahlungsplan setzen und Dinge wie Papierschecks eliminieren, können Sie Zeit sparen und in den meisten Fällen dazu beitragen, dass Ihre Mitarbeiter schneller bezahlt werden.
• Bleiben Sie über Gesetzes- und Steueränderungen auf dem Laufenden: Während die automatische Handhabung von staatlichen und bundesstaatlichen Steuern einer der größeren Vorteile der Verwendung von Buchhaltungssoftware ist, müssen Sie dennoch sicherstellen, dass Sie sich über alle möglichen neuen Lohnsteuern oder Leistungsänderungen genau im Klaren sind bevorstehende. Schließlich ist die Software nicht perfekt, und es liegt an Ihnen, sicherzustellen, dass sie korrekt implementiert wird.

Häufig gestellte Fragen zur Verwendung von ADP Payroll