كيف تعد شركتك الناشئة إذا بدأ موظفوك في حب العمل من المنزل؟

ماذا لو أصبح العمل من المنزل أمرًا طبيعيًا جديدًا؟

هل ستكون قادرًا على إدارة مؤسستك بنفس الطريقة التي كنت تعمل بها أثناء العمل في المكتب؟

حسنًا ، لقد غيّر إغلاق COVID-19 الطريقة التي تعمل بها الشركات قبل تفشي المرض. أصبح التغيير المفاجئ في العادة الآن مكانًا له ويتكيف معه الناس على أنه روتينهم الجديد.

بناءً على أحد الاستطلاعات ، أحب حوالي 54٪ من الأمريكيين العمل من المنزل ويريدون الاستمرار في ذلك بينما قال 70٪ منهم إنهم يرغبون في إضافة هذا كخيار لتبديل وضع عملهم كثيرًا.

نظرًا لأن المزيد والمزيد من الناس مفتونون ويجدون الراحة في العمل في المنزل ، فمن المؤكد أن العمل عن بعد سيكون بمثابة نجاح لأصحاب العمل حيث لا يرغب أي من موظفيهم في الانضمام إلى المكتب للجلوس والعمل في المكتب.

يثير مثل هذا الموقف السؤال بالنسبة لأصحاب العمل لمواكبة وتيرة العمل التجاري وأيضًا حول تقييم الموظفين وثقافة الشركة.

خمسة أسئلة تساعد الشركات الناشئة على الاستعداد للعمل من المنزل الجديد

1) ما هو الأساس لتقييم أداء الموظف عن بعد؟

هناك فرق بين المشي إلى المكتب وأخذ تحديث العمل ومطالبة الموظف بالتواجد في مكالمة Zoom لمشاركة الشاشة لعرض عمله.

هذه الاحتمالات الصغيرة في سيناريو العمل تحدث فرقًا كبيرًا لأصحاب العمل للحكم على عمل الشخص وأنشطته وتقييم أدائه.

هنا تحتاج الشركات إلى تبني نهج يمكن من خلاله تقييم الموظف بناءً على النتائج التي ينتجها في نهاية الأسبوع أو الشهر. يجب أيضًا إعطاء الموظف نقاطًا للجهود التي يبذلها لإنجاز مهمة معينة ، ولكن يجب دعم هذه الجهود بحقائق أو صور موثقة أو حتى أمثلة حية إن أمكن.

يجب أن يكون تقرير الأداء الأسبوعي أو الشهري طقوسًا جديدة لبيئة العمل عن بُعد .

2) كيف تحافظ على ثقافة الشركة عن بعد؟

العمل عن بعد يخلق مسافة غير مرئية بين الموظفين. التجمعات الصغيرة على المكتب ، أو النكتة العشوائية في بيئة المكتب ، أو القيل والقال في آلة القهوة ، أو الاستمتاع في وقت الغداء بتناول طعام بعضهم البعض ، فإن غياب مثل هذه الأوقات السعيدة الصغيرة يؤثر على الترابط بين الفريق لأنهم غير قادرين على ذلك قضاء الكثير من الوقت معًا.

هنا يحتاج أرباب العمل إلى ضمان بقاء روح الفريق لعمالهم عن بعد سليمة على الرغم من بُعدهم عن بعضهم البعض. اطلب من فريق الموارد البشرية الخاص بك إعداد قائمة بأنشطة بناء الفريق الافتراضية التي يمكن أن تساعد فريقك على قضاء بعض الوقت الممتع أثناء العمل عن بُعد.

تنظيم استراحات الشاي ، حيث يمكن لكل فرد في الفريق مشاركة شاشتهم وتناول الشاي والقهوة كما اعتادوا في المكتب. اطلب من موظفيك الانضمام إلى حفلات المكتب الافتراضية في عطلات نهاية الأسبوع حيث يمكن أن يكون لديهم بعض الوقت للتحدث عن الأشياء بصرف النظر عن العمل ، مثل الأشياء الجديدة التي يستكشفها كل فرد وبعض التحديثات من حياتهم الشخصية. بصرف النظر عن هذا ، فإن جعل الفريق يلعب الألعاب افتراضيًا أو ترتيب إعداد لإطلاق منتج افتراضي أو أحداث تقدير يمكن أن يضمن للشركة الحفاظ على ثقافتها حتى أثناء العمل عن بُعد.

3) ما هي الأنظمة الجديدة التي تحتاج للتكيف للحفاظ على الإنتاجية؟

حسنًا ، التحدي الأكبر الذي يظهر أثناء العمل عن بُعد على المدى الطويل هو الحفاظ على تنسيق الفريق وتفهمه. نظرًا لأن الأشخاص ليسوا معًا جسديًا ، فإن امتلاك نظام أساسي مشترك أو برنامج إدارة مشروع يساعد كل منهم على البقاء محدثًا حول المشروع للحصول على فهم أفضل لعملهم وأدوارهم هو ما تحتاج الشركات إلى التركيز عليه أكثر.

تحتاج المنظمات أيضًا إلى إعادة تحديد عملية عملها لإنشاء أنظمة مبسطة. قم بإجراء مكالمة فيديو جماعية يوميًا لمناقشة العمل والحصول على وضوح حول النتائج المتوقعة في نهاية اليوم. تحتاج الشركات إلى إعادة تعريف سياسات العمل عن بُعد بناءً على الوضع المتغير.

مثل ، هل تريد الشركة أن يكون موظفيها متاحين لوقت مكتب معين للعمل أو يُسمح لهم بالعمل بناءً على جدولهم الزمني ، يجب إجراء كل هذه التغييرات من خلال العملية المناسبة ويجب أن تكون مدفوعة بالبيانات.

4) ما هي عملية التوظيف عن بعد؟

مع اكتساب العمل عن بُعد معيارًا جديدًا ، سينتشر مفهوم المكتب الفعلي تدريجيًا. يجب على السلطات أن تتبنى عملية التوظيف الجديدة من خلال إجراء مقابلات مع المرشحين بشكل افتراضي.

تبدأ العملية بوضع إعلان للوظيفة الشاغرة ، وهنا يتعين على الشركة إنشاء مثل هذه التصميمات التي يمكن أن تجذب المرشحين للتقدم وتجعل أنفسهم مهتمين بمكالمة مقابلة. يمكن لفريق الموارد البشرية أيضًا إضافة مقاطع فيديو واقعية للمدير التنفيذي يتحدث عن الشركة أو يضع انطباعًا عن الشركة على المرشحين من خلال عرض ثقافة الشركة الرائعة من خلال تسجيلات مكالمات ZOOM أو مقاطع الفيديو في الإعلان.

بمجرد أن يقوم المرشح بجدولة اجتماع الفيديو ، يمكن للإدارة بناءً على جولات المقابلات الخاصة بهم إعطاء تعليمات للمرشح للمتابعة ويكون متاحًا عبر الإنترنت في المواعيد المحددة. هنا يحتاج المجند أيضًا إلى التأكد من أن الشخص الموجود على الجانب الآخر من المكالمة لديه معدات كافية مثل جهاز واتصال سلس بالإنترنت أو حتى برنامج في حالة جولة عملية لتكنولوجيا المعلومات لاجتياز عملية المقابلة.

5) ما هي الضوابط الأمنية اللازمة لضمان بيانات المؤسسة؟

نظرًا لأن الموظفين يعملون خارج شبكة أمان المؤسسة ، فإن ضمان سلامة بيانات الشركة من أجهزة العمل عن بُعد يصبح أمرًا ضروريًا.

نظرًا لأن كل فرد في الشركة يعمل في ظل اتصال إنترنت آمن بشكل مختلف ، فإن فرص نقاط الضعف في نقاط النهاية تزداد إلى حد كبير مما يجعل بوابات اختراق البيانات وهجمات التصيد الاحتيالي. لتنفيذ العمل عن بعد طويل المدى ، يصبح ضمان الاتصال المؤسسي ونقل الملفات من خلال شبكات VPN أمرًا ضروريًا.

يتعين على فرق المخاطر والأمن في الشركات تدريب الموظفين ونقل المعرفة الكافية للحفاظ على أمان أجهزتهم. يتعين على هذه الفرق التواصل مع الموظفين لمساعدتهم على إعداد الأجهزة التي تضمن أمان نقطة النهاية للأجهزة المتصلة. يتعين على الشركة أيضًا تحسين ضوابط الأمان على برامجها المستندة إلى مجموعة النظراء حيث سيصل موظفوها إلى البيانات من الشبكة السحابية من أجهزة مختلفة في أوقات مختلفة مما يزيد من فرص هجوم البريد العشوائي.

افكار اخيرة

الأزمة هي أفضل درس لمساعدة الناس على استكشاف وإيجاد حلول للأشياء التي لا يرغبون في الانغماس فيها بخلاف ذلك. تفشي COVID-19 هو أحد هذه الأزمات التي ساعدت الشركات وعمالها على إدراك أن بإمكانهم الأداء بشكل جيد حتى أثناء عدم وجودهم في المكتب.

أثناء تبني هذا الوضع الطبيعي الجديد ، يتعين على المنظمات أن تمر عبر الأسئلة المذكورة أعلاه أثناء التعلم وتنفيذ بعض العمليات المتقدمة. ساعد فريقك على البقاء على اتصال ، واستخدم أدوات التعاون المناسبة ، واضمن أمان بيانات المؤسسة ، واستمر في توسيع شركتك من خلال عمليات التوظيف عن بُعد ، وعزز روح الفريق لديك من خلال مساعدتهم على العمل من المنزل.

مؤلف:

جيمس فارغاس هو خبير أعمال خبير ومستشار ومدير في Get Everything Delivered واستشارات بدء التشغيل وخدمات بناء الفريق. لديه خبرة مؤسسية مدتها 1.5 عقد ويقوم بتصميم أفضل ممارسات تسليم المشاريع وتدريب الفريق للشركات والشركات الناشئة لتوليد إيرادات كبيرة لأعمالهم.