أفضل أنظمة فحص مكتب المساعدة لشركتك

نشرت: 2022-04-21

إنه ليس سرًا ، فنحن نعيش في عالم يعتمد على التكنولوجيا. هذا يعني أنك يجب أن تفكر في أفضل أنظمة التأشير في مكتب المساعدة لكي تستخدمها شركتك. من المهم أن تفكر ، بغض النظر عما إذا كانت شركتك في مكتب تقليدي ، أو إذا كنت تنضم إلى الثورة وتسمح للموظفين بالعمل في المنزل في بيئة افتراضية.

نظرًا لوجود الكثير من مهام العمل اليومية لدينا التي يتم تنفيذها رقميًا ، يتم إيلاء أهمية كبيرة لامتلاك أجهزة كمبيوتر وظيفية وسريعة الاستجابة. ودعونا لا ننسى التنوع اللامتناهي على ما يبدو من تطبيقات البرامج التي نحتاجها للقيام حتى بأبسط المهام. لحسن الحظ ، إذا كانت جميع مكونات الكمبيوتر تعمل بسلاسة ، فيمكننا توقع أيام عمل تتسم بالكفاءة والإنتاجية.

ألن يكون لطيفًا إذا كان لديك متخصص دعم تقني لإرشادك خلال مشكلات التكنولوجيا الخاصة بك؟ يمكنك إرسال تقرير بالمشكلة مباشرةً إلى أحد محترفي تكنولوجيا المعلومات بشركتك عبر نظام التذاكر الذي تديره الشركة . واعتمادًا على خطورة المشكلة ، يمكن لفريق تكنولوجيا المعلومات الموثوق به أن يضعك على رأس قائمة أولوياتهم. يمكنهم الوصول إلى الكمبيوتر المحمول عن بُعد وتشخيص المشكلة دون مطالبتك بمغادرة منزلك.

في حين أن العديد من الشركات لديها أنظمة مكتب مساعدة تعمل ، فمن العدل أن نقول إن بعض الأنظمة أفضل من غيرها. إذن ، ما هي أفضل أنظمة تسجيل مكتب المساعدة لشركتك؟ ولماذا من المهم أن يكون لديك واحد في مكانه؟

أفضل أنظمة تسجيل مكتب المساعدة

جدول المحتويات

أفضل أنظمة فحص مكتب المساعدة

يؤدي استخدام أفضل أنظمة وضع علامات مكتب المساعدة إلى الحفاظ على تنظيم جميع طلبات خدمات تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك. كما أنه يوفر عملية فعالة لحل المشكلات الفنية - وهو أمر يمكن أن يؤثر على الاحتفاظ بالعملاء وسمعة شركتك وحتى الإيرادات الإجمالية. ناهيك عن أنه من المهم توثيق والاحتفاظ بسجل لكيفية حل المشكلات والحوادث.

اعتمادًا على حجم مؤسستك واحتياجات المستخدم النهائي ، هناك العديد من أنظمة تحديد مكتب المساعدة المختلفة التي يجب مراعاتها. وإذا اعتبرت ميسور التكلفة ، فيمكنك التفكير في تقديم عدة طرق مختلفة لإدارة تذاكر تكنولوجيا المعلومات داخل شركتك.

الكشف التلقائي

أن تكون استباقيًا هو اسم اللعبة. نظرًا لأن أنظمة الكمبيوتر أصبحت أكثر انتشارًا ، فقد توصل مطورو التطبيقات إلى حل ذكي للاحتمال المتزايد لحوادث تكنولوجيا المعلومات: برنامج الكشف التلقائي .

هذا يعمل بالضبط كيف تتخيل. قبل وقت طويل من علم المستخدم النهائي بوجود مشكلة ، سيقوم برنامج الكشف التلقائي بتشغيل نظام التذاكر إذا حدث خطأ ما. في هذه الحالة ، سيتم إخطار تقنية تكنولوجيا المعلومات مباشرةً بالمشكلة التي تحتاج إلى حل.

البريد الإلكتروني والشبكات الاجتماعية

في كثير من الحالات ، تستخدم الشركات عنوان بريد إلكتروني رسمي لفريق تكنولوجيا المعلومات أو قناة وسائط اجتماعية يمكن للمستخدمين الاتصال بها في حالة حدوث مشكلة.

بشكل عام ، تكون هذه الحلول رائعة إذا كان الحجم المتوقع لطلبات دعم تكنولوجيا المعلومات منخفضًا و / أو كان هناك متخصصون في تكنولوجيا المعلومات يراقبون هذه القنوات عن كثب.

يعد استخدام البريد الإلكتروني كطريقة لتوصيل طلبات خدمة تكنولوجيا المعلومات أمرًا رائعًا للمستخدمين الداخليين والخارجيين. من ناحية أخرى ، تعد وسائل التواصل الاجتماعي مفيدة فقط للعملاء الخارجيين. ملاحظة: أنت لا تريد التواصل مع مشكلات تكنولوجيا المعلومات الداخلية عبر قناة عامة. يجب أن يكون العملاء الخارجيون مطلعين فقط على المشكلات التقنية التي تؤثر عليهم وعلى استخدامهم لمنتجاتك.

تذكرة الخدمة الذاتية

يعد وجود نظام تذاكر الخدمة الذاتية أمرًا معتادًا بالنسبة للمؤسسات الكبيرة. كيف يعمل؟

بشكل عام ، يقوم المستخدم الذي يواجه مشكلة تتعلق بتكنولوجيا المعلومات بتسجيل الدخول ببساطة إلى نظام التذاكر وتقديم طلب خدمة. تقدم هذه الأنظمة مجموعة متنوعة من المرشحات للاختيار من بينها للمساعدة في تضييق نطاق تركيز المشكلة.

على سبيل المثال ، يرسل مشرف القسم تذكرة لطابعة غير متصلة بالشبكة. سيختارون فئة التذاكر ، وهي في هذه الحالة "الأجهزة والطابعات". يمكنهم بعد ذلك تحديد الوقت المطلوب لحل المشكلة. نظرًا لأن المشكلة تؤثر على قسم بأكمله ، فسيقوم المشرف بتعيين التذكرة بحيث تكون لها حاجة "فورية" للخدمة.

قد توجد خيارات أخرى في نظام التذاكر مثل القدرة على إرفاق صورة ، أو حتى إرفاق حسابات البريد الإلكتروني للمستخدمين الآخرين بالتذكرة. بهذه الطريقة يمكن لأعضاء الفريق المتعددين رؤية رسائل الخدمة المقابلة من فني تكنولوجيا المعلومات المعين.

إدارة التذاكر

السير نحو

بعض أقسام تكنولوجيا المعلومات لديها مكتب خدمة فعلي يمكن للمستخدمين الداخليين زيارته. حتى أنهم قد يكونون قادرين على القيام بذلك دون موعد أو تقديم تذكرة. في هذه الحالة ، يمكن لأحد موظفي تكنولوجيا المعلومات مناقشة المشكلات المطروحة مع العميل وإرسال تذكرة نيابة عن المستخدم المتأثر.

إذا كانت المشكلة تؤثر على أحد مكونات الكمبيوتر المحمول مثل الكمبيوتر المحمول ، فيمكن لفريق تكنولوجيا المعلومات أيضًا صيانة الجهاز في الحال. إذا اتضح أن المشكلة خطيرة وستتطلب وقتًا طويلاً للإصلاح ، فيمكن للمستخدم المتأثر الحصول على كمبيوتر محمول مستعار مؤقتًا. يمكنك أيضًا التفكير في وجود خط هاتف مباشر أو وظيفة الدردشة الحية المتاحة لخدمة تكنولوجيا المعلومات المباشرة.

إدارة التذاكر

حسنًا ، نحن نعلم الآن أن هناك طريقة للحفاظ على انتقال خدمة تكنولوجيا المعلومات من المستخدم المتأثر إلى فني تكنولوجيا المعلومات المعين. لكن كيف تتم عملية إدارة التذاكر ؟

دورة حياة التذكرة

بمجرد العثور على مشكلة تقنية ، كيف تنتقل من كونها مشكلة ملحة إلى إعداد التقارير والتحليل والحل؟

دعنا نلقي نظرة على دورة حياة التذكرة:

جديد - تم اكتشاف مشكلة وإرسال تذكرة
فتح - التذكرة في المسار ، وجاهزة لتعيينها إلى فني.
قيد التقدم - تم تعيين المشكلة إلى فني. بمجرد أن تكون قيد التقدم ، ستعرف أن هناك تفاعلًا نشطًا مع المشكلة. في هذه المرحلة ، يمكنك توقع بعض المراسلات من فني تكنولوجيا المعلومات المعين.
تم الحل - بمجرد أن يحدد الفني حل المشكلة ويقوم بالتصحيح ، سيتم وضع علامة على التذكرة على أنها "محلولة".
مغلق - سيتم إغلاق التذاكر التي تم حلها بعد إخطار المستخدم النهائي بالحل. تتم إزالة التذاكر المغلقة من الإشارة ، ولكن سيتم حفظها في "قبو" رقمي لأغراض التوثيق وأيضًا لإعادة النظر فيها في وقت لاحق.

أفضل أنظمة تسجيل مكتب المساعدة لشركتك

برامج التذاكر

كما قد تتوقع ، هناك العشرات من أنظمة برامج التذاكر المتوفرة في السوق. تختلف موثوقية هذه الأنظمة والقدرة على تحمل تكاليفها اختلافًا كبيرًا. تتضمن بعض برامج التذاكر الأكثر شيوعًا ما يلي:

فريش ديسك

تأسست Freshdesk في عام 2010 ، وهي أداة مكتب مساعدة شاملة يمكن توسيع نطاقها لتناسب الشركات من أي حجم. إنه أحد أنظمة التذاكر الأسهل في الاستخدام والتنفيذ. كما أن لديها مجموعة متنوعة من خطط الأسعار المتاحة وفقًا لاحتياجات شركتك.

زينديسك

برنامج التذاكر هذا موجه نحو إدارة علاقات العملاء (CRM) ، ويعتبر على نطاق واسع الخيار الأفضل لشركات التسويق على وجه التحديد.

كاياكو

تأسست Kayako في عام 2001 ، وتخدم 131000 عميل في جميع أنحاء العالم ، العديد منهم من مؤسسات Fortune 500. الأمر الأكثر إثارة للإعجاب هو أن خطة الأسعار للمبتدئين في Kayako هي نصف تكلفة منافسي Kayako.

برنامج التذاكر

هل أنت جاهز لدمج نظام فحص مكتب المساعدة؟

إذا كانت شركتك تشهد نموًا ، خاصةً فيما يتعلق بالحاجة إلى دعم تكنولوجيا المعلومات ، فقد حان الوقت للتفكير في شراء وتنفيذ أفضل نظام تسجيل مكتب مساعدة لشركتك.

مع وجود العديد من الخيارات المتاحة ، سيكون من الحكمة تلقي الاستشارات بناءً على حجم شركتك والاحتياجات التكنولوجية وميزانيتك لدمج نظام إدارة التذاكر.

لحسن حظك ، تقدم SEO Design Chicago مجموعة متنوعة من خدمات الاستشارات الرقمية . سواء كنت بحاجة إلى مساعدة في تحديد نظام وضع العلامات المناسب لشركتك ، أو كنت تبحث عن تدقيق خارجي لتصميم موقع الويب الخاص بك ، فإن SEO Design Chicago جاهز ومتاح لتلبية احتياجاتك. لا تتردد. اتصل بنا اليوم!