如何阻止您的企業電子郵件進入垃圾郵件

近一半的電子郵件是垃圾郵件。 您的一些電子郵件也可能是垃圾郵件。

它們看不見、聽不見、得不到答复，但您不知道它們為什麼會命中垃圾郵件過濾器以及電子郵件過濾器的工作原理。 更重要的是，您可以做些什麼來防止電子郵件發送垃圾郵件？

自動垃圾郵件過濾將大多數不需要的、不相關的和網絡釣魚電子郵件移至垃圾郵件文件夾。 每天在全球範圍內交換超過 3000 億封電子郵件。 您每天親自發送和接收大約 150 封電子郵件。 不幸的是，您精心製作的電子郵件也可能最終成為垃圾郵件。

垃圾郵件會給企業帶來成本並損害他們的聲譽。 許多公司浪費了寶貴的時間和資源將電子郵件放入收件箱，但卻難以做到。 一些最佳實踐和了解垃圾郵件的工作原理可以為您的業務通信創造奇蹟。 讓我們找出您可以採取哪些措施來避免您的電子郵件進入垃圾郵件。

為什麼電子郵件會成為垃圾郵件？

最明顯和最簡單的解釋：收件人將電子郵件放在那裡。

即使您分享了相關、有用的內容並獲得了與他們聯繫的明確許可，收件人仍然可以將您的電子郵件標記為垃圾郵件。 他們可能正在整理和清理雜亂的收件箱，可能忘記了您，或者只是犯了一個錯誤。

垃圾郵件過濾器非常直觀，可以觀察每一個電子郵件活動。 當收件人標記您的某些郵件時，以後的所有電子郵件都會被自動過濾為垃圾郵件。

來源： Gmail

更糟糕的是，Gmail、Outlook 和 Yahoo 等流行電子郵件服務的自動反垃圾郵件過濾器背後的 AI 驅動算法會收集數據以進行改進。 即使沒有標記它們的人，您的電子郵件也可能會被視為垃圾郵件。

垃圾郵件過濾器的工作原理

雖然您無法防止收件人意外標記您的電子郵件垃圾郵件，但如果您知道他們在電子郵件中查找的內容，則可以最大限度地減少觸發垃圾郵件過濾器。

• 優質內容
• 專業的電子郵件地址
• 細分受眾
• 清理郵件列表

每天都會發送數十億條不需要的消息。 垃圾郵件過濾器會攻擊這些電子郵件，以保護收件人免受惡意網絡攻擊。 為了應對電子郵件欺詐和網絡釣魚攻擊的增加，人工智能 (AI) 和機器學習 (ML) 的進步使現代垃圾郵件過濾器更加複雜和準確。

垃圾郵件過濾器有不同的形式，每一種都有獨特的標準來掃描電子郵件和阻止不請自來的消息。 但它們的工作原理都相似——掃描電子郵件標頭中的惡意信息，阻止已知的垃圾郵件發送者（黑名單），並掃描內容以查找表明網絡釣魚攻擊的模式。 它是科學和藝術的平等部分。

垃圾郵件過濾器的類型

Gmail 和 Outlook 等流行的電子郵件服務具有內置的垃圾郵件保護功能。 儘管如此，具有安全意識的專業人士和企業仍會實施網關（本地）、雲或基於桌面的垃圾郵件過濾器，以提供更好的保護。

垃圾郵件過濾器可以根據它們掃描電子郵件和識別垃圾郵件的方式分為三類：標題、內容和基於列表的過濾。

標題過濾器

標頭過濾器評估電子郵件標頭中的信息是否存在可疑細節或活動。 這涉及檢查發件人和收件人詳細信息、主題行和電子郵件中繼鏈。 電子郵件中繼鍊是參與發送電子郵件的服務器留下的痕跡。 垃圾郵件發送者通常會偽造這條線索，因為他們不想被跟踪。

內容過濾器

內容過濾器掃描傳入的電子郵件以查找垃圾郵件發送者使用的預定義單詞列表（免費、輕鬆賺錢、100% 保證等）。 任何人都可以自定義這些過濾器並添加自己的垃圾郵件觸發詞。

啟發式過濾器也是基於內容的。 他們使用算法通過對電子郵件中的特定單詞和短語進行評級來識別垃圾郵件。 消息中的可疑單詞和短語的得分高於其他術語。 如果總分超過預定義的閾值，您的電子郵件將成為垃圾郵件。

貝葉斯過濾器是最先進的垃圾郵件過濾系統之一。 他們評估電子郵件的整體背景。 這些基於規則的過濾器使用數學公式來分析新郵件的內容，並將其與來自同一發件人的先前電子郵件進行比較。 貝葉斯過濾器會隨著時間的推移而學習，並在區分有效和垃圾郵件方面變得更加準確。

黑名單過濾器

黑名單過濾器非常簡單。 他們將發件人的域名或 IP 地址與信譽不佳的電子郵件域黑名單（已知會發送可疑電子郵件或以前被收件人標記的域）進行比較，然後將其與垃圾郵件文件夾中的類似電子郵件一起移動。 大多數電子郵件服務提供商允許您將特定電子郵件地址列入黑名單。

使您的電子郵件遠離垃圾郵件的策略

一旦您了解了垃圾郵件過濾器的工作原理以及您的電子郵件為何會發送垃圾郵件，您就可以實施有效的策略，讓您的電子郵件遠離垃圾郵件文件夾。

使用專業的電子郵件地址

當您收到來自您不認識或不立即認識的人的商務電子郵件時，您可能會將其移至垃圾箱或將其報告為垃圾郵件。 如果您的電子郵件地址可疑或包含亂碼，您的收件人會這樣做。

使用專業的電子郵件地址是建立客戶信任的第一步。 除了品牌之外，企業郵箱還賦予您的電子郵件合法性，讓客戶知道他們可以信任電子郵件的來源。

如果您有任何後續電子郵件要發送，請確保使用相同的地址。 這樣，即使他們沒有立即識別發件人，他們也知道這是來自公司的有效郵件，因此您的郵件不太可能被標記為垃圾郵件。

為您的收件人提供取消訂閱的選項

營銷電子郵件應為收件人提供明確的退訂方式。 這不是所有地方的法律要求，但 ESP 認為取消訂閱選項是合法電子郵件的重要特徵。

通過在電子郵件頁眉或頁腳中包含取消訂閱鏈接，讓您的收件人輕鬆取消訂閱。 此外，刪除從您的郵件列表中退訂的收件人的電子郵件。 您甚至可以使用專業的電子郵件服務自動執行此過程。

清理您的郵件列表

一個乾淨、最新的郵件列表可以保持高參與度和低退訂率。 您的電子郵件活動將收到更少的軟退回郵件和來自不感興趣的收件人的垃圾郵件投訴，因此該域的聲譽不會受到影響。 總體而言，您發送的電子郵件也會更少，而且許多 ESP 按數量收費，因此擁有一個乾淨的郵件列表將為您節省金錢。

要清理您的郵件列表，首先要消除重複、錯別字、無效電子郵件（硬退回）和垃圾郵件捕捉器——其中包含“垃圾郵件”一詞的電子郵件地址。 確保列表中的每個訂閱者都選擇接收您的電子郵件。 然後按人口統計、地理、興趣和參與率進行細分，以顯示您當前的受眾如何與您的理想相匹配。

安排一個郵件列表清理是很有幫助的，尤其是當你有很多工作要做的時候。 在數量之前始終關注質量。 您的目標是確保列表中的每個人都想要您的電子郵件。

您還可以考慮雙重選擇加入和選擇退出，因此收件人可以選擇僅接收某些內容並實施日落政策以從您的郵件列表中刪除未參與的訂閱者。

細分您的電子郵件受眾

電子郵件細分是關於了解您正在寫信的人，了解他們在客戶生命週期中的位置，並分享他們認為有用的內容。 適當的細分可以減少可交付性問題並提高參與率。

如果您發送每週或每月的時事通訊，則開始根據人口統計、位置、興趣和獲取來源對您的受眾進行細分。

如果您是一家 SaaS 公司，您可能希望根據銷售漏斗階段對收件人進行細分，並根據潛在客戶的需求定制電子郵件。 同樣，電子商務企業可以根據購物車放棄、平均訂單價值和購買歷史等指標對郵件列表進行細分，並通過電子郵件向客戶發送要購買（或再次購買）的正確內容，而不會侵入和發送垃圾郵件。

一些電子郵件營銷服務提供商允許您根據參與率細分受眾。 因此，過去與您的郵件互動較少的收件人收到的電子郵件較少，並且不太可能將您標記為垃圾郵件。

採用雙重選擇加入方法

保護您的企業電子郵件免受垃圾郵件影響的最有效策略之一是確認收件人真的對您的電子郵件感興趣。 “雙重選擇”方法可幫助您記錄訂閱者的同意並向他們的 ESP 發出信號，表明您的電子郵件不應被標記為垃圾郵件。

當有人在您的網站上提交他們的信息時，向他們發送一封歡迎電子郵件，要求他們採取行動，通常是一個複選框或指向您的政策的鏈接。 訂閱者只有在確認後才會被添加到您的郵件列表中。

這種方法使收件人習慣於打開您的電子郵件，並向他們的垃圾郵件過濾器顯示您的電子郵件不是不需要的，也不是未經請求的。 更好的是，您可以要求收件人保存您的聯繫信息並永遠跳過垃圾郵件過濾器。

避免使用會觸發垃圾郵件過濾器的單詞和短語

您已經知道電子郵件內容中的觸發詞和短語如何顯著增加垃圾郵件率。 它們使您聽起來像垃圾郵件發送者並吸引垃圾郵件過濾器的注意。 僅僅幾個觸發詞可能不足以立即標記您的消息。

但是，主題行或正文中的太多觸發詞加上未經身份驗證的郵箱、不良域聲譽或太多附件等信號遲早會使您的電子郵件成為垃圾郵件。

在每封電子郵件中提供價值

一些簡單的策略可以讓您的企業電子郵件遠離垃圾郵件過濾器，並為您贏得一半的戰鬥。 您可以通過提供價值並確保您的收件人永遠不會點擊“報告垃圾郵件”按鈕來贏得另一半。

實施上述策略可能看起來令人生畏且耗時，但在發送商務電子郵件的早期投入時間將幫助您保持正軌並為獲得巨大的域權威和聲譽做出貢獻。

安全總比後悔好。 一旦您的電子郵件最終成為垃圾郵件，從頭開始就會變得陡峭。 預熱一個新的電子郵件地址、小批量發送電子郵件以及恢復您的域聲譽將佔用您寧願投資於發展業務的寶貴時間。

防止電子郵件垃圾郵件不是火箭科學。 對於您發送的每封電子郵件，您都清楚地指定了其中的內容。 確保它是相關的、信息豐富的和有用的。 保持其合法性和非促銷性。 您是在進行對話，而不是進行交易，因此請讓電子郵件更加個性化，而不是促銷。

為了在客戶的收件箱中佔據一席之地，您與其他所有人競爭，而精心製作的電子郵件可以在建立持久關係方面大有幫助。

既然您知道如何避免被標記為垃圾郵件，那麼請學習如何編寫一封真正得到回复的專業電子郵件。