ビジネスメールがスパムに分類されないようにする方法

すべての電子メールのほぼ半分がスパムです。 メールの一部がスパムである可能性もあります。

目に見えず、聞かれず、回答もされていませんが、なぜスパム フィルターにヒットするのか、メール フィルターがどのように機能するのかはわかりません。 さらに重要なことは、電子メールのスパムを防ぐために何ができるでしょうか?

自動スパム フィルタリングは、ほとんどの不要で無関係なフィッシング メールを迷惑メールまたはスパム フォルダーに移動します。 世界中で毎日 3,000 億通以上の電子メールがやり取りされています。 あなたは毎日約 150 通の電子メールを個人的に送受信しています。 残念ながら、完璧に細工されたメールもスパムに分類される可能性があります。

電子メール スパムは企業に損害を与え、企業の評判を損ないます。 多くの企業は、貴重な時間とリソースを無駄にしてメールを受信トレイに入れていますが、そうするのに苦労しています。 いくつかのベスト プラクティスと電子メール スパムのしくみを理解することで、ビジネス コミュニケーションに驚異的な効果をもたらすことができます。 メールが迷惑メールに分類されないようにするためにできることを見てみましょう。

メールがスパムに分類されるのはなぜですか?

最も明白で簡単な説明: 受信者がメールをそこに置きます。

関連性のある有用なコンテンツを共有し、それらに連絡するための明示的な許可を得ている場合でも、受信者はあなたの電子メールをスパムとしてマークすることができます. 彼らは雑然とした受信トレイを整理して片付けているかもしれませんし、あなたのことを忘れているかもしれません。

スパム フィルターは非常に直感的で、すべての電子メール アクティビティを監視します。 受信者がメッセージの一部にフラグを立てると、今後のすべてのメールは自動的にスパムとしてフィルター処理されます。

ソース: Gmail

さらに悪いことに、Gmail、Outlook、Yahoo などの一般的なメール サービスの自動スパム対策フィルターの背後にある AI 主導のアルゴリズムが、改善のためにデータを収集します。 あなたのメールは、フラグを立てていない人から見ても迷惑メールに見えることがあります。

スパムフィルターの仕組み

受信者が誤ってあなたの電子メールをスパムとしてマークするのを防ぐことはできませんが、受信者が電子メールで何を探しているかを知っていれば、スパム フィルターのトリガーを最小限に抑えることができます。

• 質の高いコンテンツ
• プロのメールアドレス
• セグメント化されたオーディエンス
• きれいなメーリング リスト

毎日、何十億もの不要なメッセージが送信されています。 スパム フィルターはこれらの電子メールを攻撃して、受信者を悪意のあるサイバー攻撃から保護します。 メール詐欺やフィッシング攻撃の増加に対応して、人工知能 (AI) と機械学習 (ML) の進歩により、最新のスパム フィルターはより洗練され、正確になりました。

スパム フィルターにはさまざまな形式があり、それぞれに電子メールをスキャンして未承諾メッセージをブロックする独自の基準があります。 しかし、それらはすべて同様に機能します。電子メール ヘッダーをスキャンして悪意のある情報を探し、既知のスパマー (ブラックリスト) をブロックし、コンテンツをスキャンしてフィッシング攻撃を示すパターンを探します。 それは科学と芸術の等しい部分です。

スパムフィルターの種類

Gmail や Outlook などの一般的なメール サービスには、スパム対策が組み込まれています。 それでも、セキュリティ意識の高い専門家や企業は、保護を強化するために、ゲートウェイ (オンプレミス)、クラウド、またはデスクトップ ベースの電子メール スパム フィルターを実装しています。

スパム フィルターは、電子メールをスキャンしてスパム メッセージを識別する方法に基づいて、ヘッダー、コンテンツ、およびリストベースのフィルター処理の 3 つのカテゴリに分けることができます。

ヘッダー フィルター

ヘッダー フィルターは、電子メール ヘッダー内の情報を評価して、疑わしい詳細または活動がないかどうかを調べます。 これには、送信者と受信者の詳細、件名、および電子メール リレー チェーンの確認が含まれます。 電子メール リレー チェーンは、電子メールの配信に関与するサーバーが残した痕跡です。 スパマーは通常、追跡されることを望まないため、この証跡を偽造します。

コンテンツ フィルタ

コンテンツ フィルターは受信メールをスキャンして、スパマーが使用する定義済みの単語リスト (無料、簡単なお金、100% 保証など) を探します。 誰でもこれらのフィルターをカスタマイズして、独自のスパム トリガー ワードを追加できます。

ヒューリスティック フィルターもコンテンツ ベースです。 アルゴリズムを使用して、メール内の特定の単語やフレーズを評価することでスパムを識別します。 メッセージ内の疑わしい単語やフレーズには、他の用語よりも高いスコアが与えられます。 合計スコアが事前定義されたしきい値を超えると、電子メールはスパムになります。

ベイジアン フィルターは、最も高度なスパム フィルター システムの 1 つです。 メールの全体的なコンテキストを評価します。 これらのルールベースのフィルターは、数式を使用して新しいメッセージの内容を分析し、同じ送信者からの以前の電子メールと比較します。 ベイジアン フィルターは時間の経過とともに学習し、有効なメールとスパム メールを区別する精度が大幅に向上します。

ブラックリスト フィルタ

ブラックリスト フィルターは非常に簡単です。 送信者のドメイン名または IP アドレスを、評判の悪い電子メール ドメイン (疑わしい電子メールを送信することが知られているドメイン、または受信者によって以前にフラグが付けられたドメイン) のブラックリストと比較し、同様の電子メールと共にスパム フォルダに移動します。 ほとんどの電子メール サービス プロバイダーでは、特定の電子メール アドレスをブラックリストに登録できます。

メールをスパムから守るための戦略

スパム フィルターの仕組みと、メールがスパムである理由を理解したら、効果的な戦略を実装して、メールをスパム フォルダーに入れないようにすることができます。

ビジネス用のメールアドレスを使用する

知らない人やすぐに認識できない人からビジネス メールを受け取った場合、おそらくそれをゴミ箱に移動するか、スパムとして報告します。 メールアドレスが疑わしい場合や意味不明な内容が含まれている場合、受信者はこれを行います。

プロのメールアドレスを使用することは、顧客の信頼を築くための最初のステップです。 ブランディングに加えて、ビジネス用メールボックスは電子メールの正当性を提供し、電子メールの送信元が信頼できることを顧客に知らせます。

送信するフォローアップ メールがある場合は、必ず同じアドレスを使用してください。 これにより、送信者がすぐに送信者を認識しなくても、会社からの有効なメッセージであることがわかるため、メッセージがスパムとしてマークされる可能性が低くなります。

受信者に購読を解除するオプションを与える

マーケティング メールでは、受信者に配信停止の明確な方法を提供する必要があります。 これはどこでも法的な要件ではありませんが、ESP は登録解除オプションを正当な電子メールの重要な機能と見なしています。

メールのヘッダーまたはフッターに登録解除リンクを含めることで、受信者が簡単に登録解除できるようにします。 さらに、メーリング リストから退会した受信者のメールを削除します。 プロのメール サービスを使用して、このプロセスを自動化することもできます。

メーリング リストをクリーンアップする

クリーンで最新のメーリング リストは、高いエンゲージメントと低い購読解除率を維持します。 電子メール キャンペーンは、関心のない受信者からソフト バウンスやスパムの苦情を受け取ることが少なくなるため、ドメインの評判が損なわれることはありません。 また、送信する電子メールの数が全体的に少なくなり、多くの ESP は番号ごとに料金を請求するため、きれいなメーリング リストを作成することで費用を節約できます。

メーリング リストをクリーンアップするには、重複、タイプミス、無効なメール (ハード バウンス)、およびスパム キャッチャー (「スパム」という単語が含まれるメール アドレス) を排除することから始めます。 リストの各サブスクライバーがメールの受信をオプトインしていることを確認してください。 次に、人口統計、地域、興味、エンゲージメント率でセグメント化して、現在のオーディエンスが理想にどの程度一致しているかを示します。

メーリング リストのクリーンアップのスケジュールを設定すると、特に作業対象が非常に多い場合に役立ちます。 常に量よりも質に焦​​点を当てます。 あなたの目標は、リストの全員があなたのメールを必要とするようにすることです。

ダブルオプトインとオプトアウトを検討することもできます。これにより、受信者は特定のコンテンツのみを受信することを選択し、メーリング リストからエンゲージメントのないサブスクライバーを削除するサンセット ポリシーを実装できます。

メールのオーディエンスをセグメント化する

メールのセグメンテーションとは、手紙を書いている相手を理解し、彼らが顧客ライフサイクルのどこにいるかを知り、彼らが役立つと思うコンテンツを共有することです。 適切なセグメンテーションにより、配信到達性の問題が軽減され、エンゲージメント率が向上します。

毎週または毎月のニュースレターを送信する場合は、人口統計、場所、興味、および獲得ソースに基づいてオーディエンスをセグメント化し始めます。

SaaS 企業の場合は、セールス ファネルの段階に基づいて受信者をセグメント化し、見込み客のニーズに合わせてメールを調整することをお勧めします。 同様に、e コマース企業は、カートの放棄、平均注文額、購入履歴などの指標に基づいてメーリング リストをセグメント化し、侵入したりスパムしたりすることなく、購入 (または再購入) する適切なコンテンツを顧客に電子メールで送信できます。

一部のメール マーケティング サービス プロバイダーでは、エンゲージメント率に基づいてオーディエンスをセグメント化できます。 そのため、過去にあなたのメッセージにあまり関与していない受信者は、受信する電子メールが少なくなり、あなたをスパムとしてマークする可能性が低くなります.

ダブルオプトインアプローチを採用する

ビジネス メールをスパムから保護するための最も効果的な戦略の 1 つは、受信者が本当にメールに興味を持っているかどうかを確認することです。 「ダブル オプトイン」アプローチは、購読者の同意を記録し、メールをスパムとしてマークしてはならないことを ESP に通知するのに役立ちます。

誰かがあなたの Web サイトに情報を送信したら、アクション (通常はチェックボックスまたはポリシーへのリンク) を必要とするウェルカム メールを送信します。 購読者は、これを確認した場合にのみメーリング リストに追加されます。

このアプローチは、受信者があなたの電子メールを開くことに慣れ、あなたの電子メールが不要でも未承諾でもないことをスパム フィルターに示します。 さらに良いことに、連絡先情報を保存し、スパム フィルターを永久にスキップするよう受信者に依頼することもできます。

スパムフィルターをトリガーする単語やフレーズの使用を避ける

電子メール コンテンツ内のトリガー ワードやフレーズがスパム レートを劇的に増加させることは既にご存じでしょう。 スパム送信者のように思わせ、スパム フィルターの注意を引きます。 いくつかのトリガー ワードだけでは、メッセージにすぐにフラグを立てるには不十分な場合があります。

しかし、件名や本文にトリガー ワードが多すぎると、メールボックスが認証されていない、ドメインの評判が悪い、添付ファイルが多すぎるなどの兆候と相まって、遅かれ早かれメールがスパムになります。

すべてのメールに価値を提供する

いくつかの簡単な戦略で、ビジネス メールをスパム フィルターから除外し、戦いの半分を勝ち取ることができます。 価値を提供し、受信者が「スパムを報告する」ボタンに手を伸ばさないようにすることで、残りの半分を勝ち取ることができます。

上記の戦略を実装するのは困難で時間がかかるように思えるかもしれませんが、ビジネスメールを送信する初期段階に時間を投資することで、順調に進み、優れたドメインオーソリティと評判に貢献することができます.

後悔するよりも、安全を確保してください。 メールがスパムになってしまうと、ゼロから始めるのは急な坂道になります。 新しいメールアドレスをウォームアップし、小さなバッチでメールを送信し、ドメインの評判を回復するには、ビジネスの成長に投資したい貴重な時間がかかります.

電子メール スパムの防止はロケット サイエンスではありません。 送信するすべての電子メールで、その内容を明確に指定します。 関連性があり、有益で、役立つものであることを確認してください。 正当で非宣伝的なものにしてください。 取引ではなく会話をしているので、メールは宣伝ではなく、より個人的なものにします。

あなたは、顧客の受信トレイのスポットをめぐって他の誰とも争っています。巧妙に作成された電子メールは、永続的な関係を構築するのに大いに役立ちます。

スパムとして分類されないようにする方法がわかったので、実際に返信を受け取るプロフェッショナルなメールの書き方を学びましょう。