Como impedir que seus e-mails comerciais cheguem ao spam

Quase metade de todos os e-mails são spam. É provável que alguns de seus e-mails também sejam spam.

Eles não são vistos, ouvidos e não são respondidos, mas você não sabe por que eles atingem os filtros de spam e como funcionam os filtros de e-mail. Mais importante, o que você pode fazer para evitar que os e-mails sejam spam?

A filtragem automática de spam move a maioria dos e-mails indesejados, irrelevantes e de phishing para uma pasta de lixo eletrônico ou spam. Mais de 300 bilhões de e-mails são trocados em todo o mundo todos os dias. Você envia e recebe pessoalmente cerca de 150 e-mails diariamente. Infelizmente, seus e-mails perfeitamente elaborados também podem acabar em spam.

O spam de e-mail custa às empresas e prejudica sua reputação. Muitas empresas desperdiçam seu precioso tempo e recursos recebendo e-mails nas caixas de entrada, mas lutam para fazê-lo. Algumas práticas recomendadas e a compreensão de como o spam de e-mail funciona podem fazer maravilhas para suas comunicações comerciais. Vamos descobrir o que você pode fazer para evitar que seus e-mails caiam no spam.

Por que os e-mails vão para o spam?

A explicação mais óbvia e simples: os destinatários colocam e-mails lá.

Mesmo que você compartilhe conteúdo relevante e útil e tenha permissão explícita para contatá-los, os destinatários ainda poderão marcar seu e-mail como spam. Eles podem estar organizando e limpando uma caixa de entrada desordenada, podem ter esquecido você ou apenas cometeram um erro.

Os filtros de spam são bastante intuitivos e observam todas as atividades de e-mail. Quando os destinatários sinalizam algumas de suas mensagens, todos os e-mails futuros são automaticamente filtrados como spam.

Fonte: Gmail

Pior, algoritmos orientados por IA por trás de filtros anti-spam automáticos em serviços de e-mail populares como Gmail, Outlook e Yahoo coletam dados para melhorias. Seus e-mails podem parecer spam mesmo para pessoas que não os sinalizaram.

Como funcionam os filtros de spam

Embora você não possa impedir que os destinatários marquem acidentalmente seu spam de e-mail, você pode minimizar o acionamento de filtros de spam se souber o que eles procuram nos e-mails.

• Conteúdo de qualidade
• Um endereço de e-mail profissional
• Público segmentado
• Lista de e-mails limpa

Bilhões de mensagens indesejadas são enviadas todos os dias. Os filtros de spam atacam esses e-mails para proteger os destinatários de ataques cibernéticos maliciosos. Em resposta ao aumento de fraudes por e-mail e ataques de phishing, os avanços em inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina (ML) tornaram os filtros de spam modernos mais sofisticados e precisos.

Os filtros de spam vêm em diferentes formas, cada um com critérios exclusivos para verificar e-mails e bloquear mensagens não solicitadas. Mas todos eles funcionam da mesma forma – verificam cabeçalhos de e-mail em busca de informações maliciosas, bloqueiam spammers conhecidos (listas negras) e verificam conteúdo em busca de padrões que indiquem ataques de phishing. É ciência e arte em partes iguais.

Tipos de filtros de spam

Serviços de e-mail populares, como Gmail e Outlook, têm proteção integrada contra spam. Ainda assim, profissionais e empresas preocupados com a segurança implementam filtros de spam de e-mail de gateway (no local), nuvem ou desktop para melhor proteção.

Os filtros de spam podem ser divididos em três categorias com base em como eles verificam e-mails e identificam mensagens de spam: cabeçalho, conteúdo e filtragem baseada em lista.

Filtros de cabeçalho

Os filtros de cabeçalho avaliam as informações no cabeçalho do e-mail em busca de detalhes ou atividades suspeitas. Isso envolve a verificação dos detalhes do remetente e do destinatário, linha de assunto e cadeia de retransmissão de e-mail. Uma cadeia de retransmissão de e-mail é um rastro deixado pelos servidores envolvidos na entrega de um e-mail. Os spammers geralmente falsificam essa trilha porque não querem ser rastreados.

Filtros de conteúdo

Os filtros de conteúdo verificam os e-mails recebidos em busca de uma lista predefinida de palavras (grátis, dinheiro fácil, 100% garantido e muito mais) que os spammers usam. Qualquer pessoa pode personalizar esses filtros e adicionar suas próprias palavras de gatilho de spam.

Os filtros heurísticos também são baseados em conteúdo. Eles usam algoritmos para identificar spam classificando palavras e frases específicas em seus e-mails. Palavras e frases suspeitas em uma mensagem recebem uma pontuação mais alta do que outros termos. Seu e-mail se torna spam se a pontuação total exceder um limite predefinido.

Os filtros bayesianos são um dos sistemas de filtragem de spam mais avançados. Eles avaliam o contexto geral dos e-mails. Esses filtros baseados em regras usam fórmulas matemáticas para analisar o conteúdo de uma nova mensagem e compará-la com emails anteriores do mesmo remetente. Os filtros bayesianos aprendem com o tempo e se tornam significativamente mais precisos na distinção de emails válidos e spam.

Filtros de lista negra

Os filtros de lista negra são bastante simples. Eles comparam o nome de domínio ou endereço IP do remetente a uma lista negra de domínios de e-mail de má reputação – domínios que são conhecidos por enviar e-mails suspeitos ou que foram sinalizados anteriormente pelos destinatários) e os movem com e-mails semelhantes na pasta de spam. A maioria dos provedores de serviços de e-mail permite que você coloque na lista negra endereços de e-mail específicos.

Estratégias para manter seus e-mails fora do spam

Depois de saber como os filtros de spam funcionam e por que seu e-mail é spam, você pode implementar estratégias eficazes para manter seus e-mails fora da pasta de spam.

Use um endereço de e-mail profissional

Quando você recebe um e-mail comercial de alguém que não conhece ou não reconhece imediatamente, provavelmente o move para a lixeira ou o denuncia como spam. Seus destinatários farão isso se seu endereço de e-mail for suspeito ou contiver algo sem sentido.

Usar um endereço de e-mail profissional é o primeiro passo para construir a confiança do cliente. Além da marca, uma caixa de correio comercial confere legitimidade ao seu e-mail, permitindo que os clientes saibam que podem confiar na fonte do e-mail.

Se você tiver algum e-mail de acompanhamento para enviar, certifique-se de usar o mesmo endereço. Dessa forma, eles sabem que é uma mensagem válida de uma empresa, mesmo que não reconheçam imediatamente o remetente, portanto, é menos provável que sua mensagem seja marcada como spam.

Dê aos seus destinatários a opção de cancelar a assinatura

Os e-mails de marketing devem fornecer aos destinatários uma maneira clara de cancelar a assinatura. Não é um requisito legal em todos os lugares, mas os ESPs consideram uma opção de cancelamento de assinatura um recurso importante do e-mail legítimo.

Permita que seus destinatários cancelem a assinatura facilmente, incluindo um link de cancelamento de assinatura no cabeçalho ou rodapé do e-mail. Além disso, exclua e-mails de destinatários que cancelam a assinatura de sua lista de e-mails. Você pode até automatizar esse processo usando um serviço de e-mail profissional.

Limpe sua(s) lista(s) de e-mail

Uma lista de e-mails limpa e atualizada mantém o engajamento alto e as taxas de cancelamento de assinatura baixas. Suas campanhas de e-mail receberão menos devoluções leves e reclamações de spam de destinatários desinteressados, para que a reputação do domínio não seja prejudicada. Você também enviará menos e-mails em geral, e muitos ESPs cobram por número, portanto, ter uma lista de e-mails limpa economizará dinheiro.

Para limpar sua lista de e-mails, comece eliminando duplicatas, erros de digitação, e-mails inválidos (devoluções definitivas) e coletores de spam – endereços de e-mail com a palavra “spam” neles. Certifique-se de que cada assinante da lista optou por receber seus e-mails. Em seguida, segmente por demografia, geografia, interesses e taxas de engajamento para mostrar como seu público atual corresponde ao seu ideal.

Agendar uma limpeza de lista de discussão é útil, especialmente quando você tem algumas com as quais trabalhar. Foque sempre na qualidade antes da quantidade. Seu objetivo é garantir que todos na lista desejem seu e-mail.

Você também pode considerar a aceitação e desativação duplas, para que os destinatários possam optar por receber apenas determinado conteúdo e implementar uma política de desativação para remover assinantes não engajados de sua lista de e-mails.

Segmente seu público de e-mail

A segmentação de e-mail significa entender as pessoas para quem você está escrevendo, saber onde elas estão no ciclo de vida do cliente e compartilhar o conteúdo que elas consideram útil. A segmentação adequada reduz os problemas de entrega e aumenta as taxas de engajamento.

Comece a segmentar seu público com base em dados demográficos, localização, interesses e fonte de aquisição se você enviar boletins semanais ou mensais.

Se você é uma empresa de SaaS, convém segmentar os destinatários com base nos estágios do funil de vendas e personalizar os e-mails de acordo com as necessidades de seus clientes em potencial. Da mesma forma, as empresas de comércio eletrônico podem segmentar listas de e-mail com base em indicadores como abandono de carrinho, valor médio do pedido e histórico de compras e enviar e-mail aos clientes o conteúdo certo para comprar (ou comprar novamente) sem intrusão e spam.

Alguns provedores de serviços de email marketing permitem segmentar públicos com base nas taxas de engajamento. Assim, os destinatários que não se envolveram tanto com suas mensagens no passado recebem menos e-mails e são menos propensos a marcá-lo como spam.

Opte por uma abordagem de opt-in duplo

Uma das estratégias mais eficazes para proteger seu e-mail comercial contra spam é confirmar que os destinatários estão genuinamente interessados ​​em seu e-mail. Uma abordagem de "double opt-in" ajuda você a registrar o consentimento dos assinantes e sinalizar aos ESPs que seus e-mails não devem ser marcados como spam.

Quando alguém enviar informações em seu site, envie um e-mail de boas-vindas que exija uma ação, geralmente uma caixa de seleção ou um link para suas políticas. Os assinantes só serão adicionados à sua lista de e-mails se confirmarem isso.

Essa abordagem acostuma os destinatários a abrir seus e-mails e mostra a seus filtros de spam que seus e-mails não são indesejados nem não solicitados. Melhor ainda, você pode pedir aos destinatários que salvem suas informações de contato e ignorem os filtros de spam para sempre.

Evite usar palavras e frases que acionem filtros de spam

Você já sabe como palavras e frases acionadas no conteúdo de e-mail aumentam drasticamente as taxas de spam. Eles fazem você parecer um spammer e atraem a atenção dos filtros de spam. Algumas palavras de gatilho sozinhas podem não ser suficientes para sinalizar sua mensagem imediatamente.

Mas, muitas palavras de gatilho na linha de assunto ou no corpo do texto, juntamente com sinais como uma caixa de correio não autenticada, má reputação de domínio ou muitos anexos, tornarão seu e-mail spam mais cedo ou mais tarde.

Ofereça valor em cada e-mail

Algumas estratégias simples podem manter seus emails de negócios fora dos filtros de spam e ganhar metade da batalha. Você pode ganhar a outra metade fornecendo valor e garantindo que seus destinatários nunca acessem o botão "denunciar spam".

A implementação das estratégias acima pode parecer assustadora e demorada, mas investir tempo nos primeiros dias de envio de um e-mail comercial ajudará você a permanecer no caminho certo e contribuirá para uma grande autoridade e reputação de domínio.

É melhor prevenir do que remediar. Uma vez que seus e-mails acabam em spam, começar do zero se torna uma subida íngreme. O aquecimento de um novo endereço de e-mail, o envio de e-mails em pequenos lotes e a restauração da reputação do seu domínio ocuparão um tempo valioso que você preferiria investir no crescimento de seus negócios.

Prevenir o spam de e-mail não é ciência do foguete. Com cada e-mail que você envia, você especifica claramente o que está nele. Certifique-se de que seja relevante, informativo e útil. Mantenha-o legítimo e não promocional. Você está conversando, não fazendo uma transação, portanto, torne os e-mails mais pessoais, não promocionais.

Você está enfrentando todos os outros por um lugar nas caixas de entrada de seus clientes, e um e-mail bem elaborado pode ajudar muito na construção de relacionamentos duradouros.

Agora que você sabe como evitar ser rotulado como spam, aprenda a escrever um email profissional que realmente receba uma resposta.