كيفية منع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل من الوصول إلى البريد العشوائي

ما يقرب من نصف جميع رسائل البريد الإلكتروني هي رسائل غير مرغوب فيها. من المحتمل أيضًا أن تكون بعض رسائلك الإلكترونية رسائل غير مرغوب فيها.

إنها غير مرئية ، وغير مسموعة ، ولا يتم الرد عليها ، لكنك لا تعرف سبب وصولها إلى عوامل تصفية البريد العشوائي وكيف تعمل عوامل تصفية البريد الإلكتروني. والأهم من ذلك ، ما الذي يمكنك فعله لمنع رسائل البريد الإلكتروني من البريد العشوائي؟

يعمل التصفية التلقائية للبريد العشوائي على نقل معظم رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها وغير ذات الصلة ورسائل التصيد الاحتيالي إلى مجلد البريد العشوائي أو البريد العشوائي. يتم تبادل أكثر من 300 مليار بريد إلكتروني في جميع أنحاء العالم كل يوم. أنت شخصيًا ترسل وتستقبل حوالي 150 بريدًا إلكترونيًا يوميًا. لسوء الحظ ، قد ينتهي الأمر برسائل البريد الإلكتروني المصممة بإتقان في رسائل غير مرغوب فيها أيضًا.

البريد الإلكتروني العشوائي يكلف الشركات ويضر بسمعتها. تضيع العديد من الشركات وقتها الثمين ومواردها في الحصول على رسائل البريد الإلكتروني في صناديق البريد الوارد ولكنها تكافح من أجل القيام بذلك. يمكن لبعض أفضل الممارسات وفهم كيفية عمل البريد الإلكتروني العشوائي أن يصنع العجائب لاتصالات عملك. دعنا نتعرف على ما يمكنك فعله لتجنب وصول رسائل البريد الإلكتروني إلى البريد العشوائي.

لماذا تذهب رسائل البريد الإلكتروني إلى البريد العشوائي؟

التفسير الأكثر وضوحًا وبساطة: يضع المستلمون رسائل البريد الإلكتروني هناك.

حتى إذا كنت تشارك محتوى مفيدًا ذا صلة ولديك إذن صريح للاتصال بهم ، فلا يزال بإمكان المستلمين وضع علامة على البريد الإلكتروني العشوائي الخاص بك. ربما يقومون بتنظيم وتنظيف صندوق وارد مزدحم ، أو ربما نساك ، أو ارتكبوا خطأ.

تعد عوامل تصفية البريد العشوائي بديهية جدًا وتراقب كل نشاط للبريد الإلكتروني. عندما يقوم المستلمون بوضع علامة على بعض رسائلك ، يتم تلقائيًا تصفية جميع رسائل البريد الإلكتروني المستقبلية كرسائل غير مرغوب فيها.

المصدر: Gmail

والأسوأ من ذلك ، أن الخوارزميات التي تعتمد على الذكاء الاصطناعي وراء عوامل التصفية التلقائية لمكافحة البريد العشوائي على خدمات البريد الإلكتروني الشائعة مثل Gmail و Outlook و Yahoo تجمع البيانات من أجل التحسينات. يمكن أن تبدو رسائلك الإلكترونية رسائل غير مرغوب فيها حتى للأشخاص الذين لم يبلغوا عنها.

كيف تعمل مرشحات البريد العشوائي

بينما لا يمكنك منع المستلمين من وضع علامة بطريق الخطأ على البريد الإلكتروني العشوائي ، يمكنك تقليل تشغيل عوامل تصفية البريد العشوائي إذا كنت تعرف ما يبحثون عنه في رسائل البريد الإلكتروني.

• محتوى عالي الجودة
• عنوان بريد إلكتروني احترافي
• جمهور مقسم
• قائمة بريدية نظيفة

يتم إرسال مليارات الرسائل غير المرغوب فيها كل يوم. تهاجم مرشحات البريد العشوائي رسائل البريد الإلكتروني هذه لحماية المستلمين من الهجمات الإلكترونية الضارة. استجابة لتزايد عمليات الاحتيال عبر البريد الإلكتروني وهجمات التصيد الاحتيالي ، أدى التقدم في الذكاء الاصطناعي (AI) والتعلم الآلي (ML) إلى جعل مرشحات البريد العشوائي الحديثة أكثر تعقيدًا ودقة.

تأتي عوامل تصفية البريد العشوائي بأشكال مختلفة ، لكل منها معايير فريدة لفحص رسائل البريد الإلكتروني وحظر الرسائل غير المرغوب فيها. لكنها تعمل جميعًا بشكل مشابه - فحص رؤوس البريد الإلكتروني بحثًا عن معلومات ضارة ، وحظر مرسلي البريد العشوائي المعروف (القوائم السوداء) ، وفحص المحتوى بحثًا عن الأنماط التي تشير إلى هجمات التصيد الاحتيالي. إنه علم وفن متساويان.

أنواع فلاتر البريد العشوائي

تشتمل خدمات البريد الإلكتروني الشائعة مثل Gmail و Outlook على حماية مضمنة من البريد العشوائي. ومع ذلك ، يقوم المحترفون والشركات المهتمون بالأمان بتنفيذ عوامل تصفية البريد الإلكتروني العشوائي (في أماكن العمل) أو السحابة أو البريد الإلكتروني العشوائي المستندة إلى سطح المكتب لتوفير حماية أفضل.

يمكن تقسيم عوامل تصفية البريد العشوائي إلى ثلاث فئات بناءً على كيفية فحص رسائل البريد الإلكتروني وتحديد رسائل البريد العشوائي: العنوان والمحتوى والتصفية القائمة على القائمة.

مرشحات الرأس

تقوم عوامل تصفية الرأس بتقييم المعلومات الموجودة في رأس البريد الإلكتروني بحثًا عن تفاصيل أو نشاط مريب. يتضمن ذلك التحقق من تفاصيل المرسل والمستلم وسطر الموضوع وسلسلة ترحيل البريد الإلكتروني. سلسلة ترحيل البريد الإلكتروني هي مسار تتركه الخوادم المشاركة في تسليم البريد الإلكتروني. عادةً ما يزيف مرسلو البريد العشوائي هذا المسار لأنهم لا يريدون أن يتم تعقبهم.

مرشحات المحتوى

تقوم عوامل تصفية المحتوى بفحص رسائل البريد الإلكتروني الواردة بحثًا عن قائمة محددة مسبقًا من الكلمات (مجانية ، ومال سهل ، ومضمونة بنسبة 100٪ ، والمزيد) يستخدمها مرسلو البريد العشوائي. يمكن لأي شخص تخصيص هذه الفلاتر وإضافة الكلمات الخاصة به التي تؤدي إلى ظهور الرسائل غير المرغوب فيها.

المرشحات الإرشادية تعتمد أيضًا على المحتوى. يستخدمون الخوارزميات لتحديد البريد العشوائي عن طريق تصنيف كلمات وعبارات محددة في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. تُمنح الكلمات والعبارات المريبة في الرسالة درجة أعلى من المصطلحات الأخرى. يصبح بريدك الإلكتروني بريدًا عشوائيًا إذا تجاوز إجمالي النقاط حدًا محددًا مسبقًا.

تعد مرشحات Bayesian من أكثر أنظمة تصفية البريد العشوائي تقدمًا. يقومون بتقييم السياق العام لرسائل البريد الإلكتروني. تستخدم هذه المرشحات المستندة إلى القواعد الصيغ الرياضية لتحليل محتوى الرسالة الجديدة ومقارنتها برسائل البريد الإلكتروني السابقة من نفس المرسل. تتعلم مرشحات Bayesian بمرور الوقت وتصبح أكثر دقة في التمييز بين رسائل البريد الإلكتروني الصالحة والبريد الإلكتروني العشوائي.

مرشحات القائمة السوداء

مرشحات القائمة السوداء واضحة ومباشرة. يقارنون اسم المجال أو عنوان IP الخاص بالمرسل بقائمة سوداء لنطاقات البريد الإلكتروني ذات السمعة السيئة - المجالات المعروفة بإرسال رسائل بريد إلكتروني مشبوهة أو سبق للمستلمين تمييزها) ونقلها مع رسائل بريد إلكتروني مماثلة في مجلد البريد العشوائي. يسمح لك معظم مزودي خدمة البريد الإلكتروني بإدراج عناوين بريد إلكتروني معينة في القائمة السوداء.

استراتيجيات لمنع رسائل البريد الإلكتروني من البريد العشوائي

بمجرد معرفة كيفية عمل عوامل تصفية البريد العشوائي وسبب إرسال البريد الإلكتروني العشوائي ، يمكنك تنفيذ استراتيجيات فعالة لإبعاد رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك عن مجلد البريد العشوائي.

استخدم عنوان بريد إلكتروني احترافي

عندما تتلقى بريدًا إلكترونيًا للنشاط التجاري من شخص لا تعرفه أو لا تتعرف عليه على الفور ، فمن المحتمل أنك تنقله إلى سلة المهملات أو تبلغ عنه كرسائل غير مرغوب فيها. سيفعل المستلمون ذلك إذا كان عنوان بريدك الإلكتروني مشبوهًا أو يحتوي على هراء.

يعد استخدام عنوان بريد إلكتروني احترافي هو الخطوة الأولى في بناء ثقة العملاء. بالإضافة إلى العلامة التجارية ، يمنح صندوق بريد الأعمال شرعية بريدك الإلكتروني ، مما يسمح للعملاء بمعرفة أنه يمكنهم الوثوق بمصدر البريد الإلكتروني.

إذا كان لديك أي رسائل بريد إلكتروني للمتابعة لإرسالها ، فتأكد من استخدام نفس العنوان. بهذه الطريقة ، يعرفون أنها رسالة صالحة من شركة ، حتى لو لم يتعرفوا على المرسل على الفور ، لذلك من غير المرجح أن يتم وضع علامة على رسالتك كرسالة غير مرغوب فيها.

امنح المستلمين خيار إلغاء الاشتراك

يجب أن توفر رسائل البريد الإلكتروني التسويقية للمستلمين طريقة واضحة لإلغاء الاشتراك. إنه ليس مطلبًا قانونيًا في كل مكان ، لكن ESP يعتبرون خيار إلغاء الاشتراك ميزة مهمة للبريد الإلكتروني الشرعي.

اسمح لمتلقيك بإلغاء الاشتراك بسهولة عن طريق تضمين ارتباط إلغاء الاشتراك في رأس أو تذييل البريد الإلكتروني. بالإضافة إلى ذلك ، احذف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمستلمين الذين ألغوا اشتراكهم من قائمتك البريدية. يمكنك حتى أتمتة هذه العملية باستخدام خدمة بريد إلكتروني احترافية.

تنظيف القائمة (القوائم) البريدية الخاصة بك

قائمة بريدية نظيفة ومحدثة تحافظ على المشاركة عالية ومعدلات إلغاء الاشتراك منخفضة. ستتلقى حملات البريد الإلكتروني عددًا أقل من عمليات الارتداد البسيطة وشكاوى البريد العشوائي من المستلمين غير المهتمين ، وبالتالي لن تتأثر سمعة المجال. سترسل أيضًا عددًا أقل من رسائل البريد الإلكتروني بشكل عام ، ويتقاضى العديد من مزودي خدمات البريد الإلكتروني رسومًا حسب الرقم ، لذا فإن وجود قائمة بريدية نظيفة سيوفر لك المال.

لتنظيف قائمتك البريدية ، ابدأ بإزالة التكرارات والأخطاء المطبعية ورسائل البريد الإلكتروني غير الصالحة (المرتدة الثابتة) وأدوات التقاط البريد العشوائي - عناوين البريد الإلكتروني التي تحتوي على كلمة "بريد عشوائي" بداخلها. تأكد من اختيار كل مشترك في القائمة لتلقي رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. ثم قسّم حسب التركيبة السكانية والجغرافيا والاهتمامات ومعدلات المشاركة لإظهار كيف يتطابق جمهورك الحالي مع هدفك المثالي.

تعد جدولة تنظيف القائمة البريدية أمرًا مفيدًا ، خاصةً عندما يكون لديك عدد غير قليل للعمل معها. ركز دائمًا على الجودة قبل الكمية. هدفك هو التأكد من أن كل شخص في القائمة يريد بريدك الإلكتروني.

يمكنك أيضًا التفكير في الاشتراكات المزدوجة وإلغاء الاشتراك ، بحيث يمكن للمستلمين فقط اختيار تلقي محتوى معين وتنفيذ سياسة انقضاء الوقت لإزالة المشتركين غير المشتركين من قائمتك البريدية.

قسّم جمهور بريدك الإلكتروني

يتعلق تجزئة البريد الإلكتروني بفهم الأشخاص الذين تكتب إليهم ، ومعرفة مكانهم في دورة حياة العميل ، ومشاركة المحتوى الذي يجدون أنه مفيد. التقسيم الصحيح يقلل من مشاكل التسليم ويزيد من معدلات المشاركة.

ابدأ في تقسيم جمهورك بناءً على الخصائص الديمغرافية والموقع والاهتمامات ومصدر الاكتساب إذا كنت ترسل رسائل إخبارية أسبوعية أو شهرية.

إذا كنت شركة SaaS ، فقد ترغب في تقسيم المستلمين استنادًا إلى مراحل مسار تحويل المبيعات وتخصيص رسائل البريد الإلكتروني وفقًا لاحتياجات العملاء المحتملين. وبالمثل ، يمكن لشركات التجارة الإلكترونية تقسيم القوائم البريدية استنادًا إلى مؤشرات مثل التخلي عن عربة التسوق ومتوسط ​​قيمة الطلب وسجل الشراء وإرسال المحتوى المناسب للعملاء عبر البريد الإلكتروني للشراء (أو الشراء مرة أخرى) دون التطفل والبريد العشوائي.

يسمح لك بعض موفري خدمات التسويق عبر البريد الإلكتروني بتقسيم الجماهير بناءً على معدلات المشاركة. لذلك ، فإن المستلمين الذين لم يتفاعلوا مع رسائلك كثيرًا في الماضي يتلقون عددًا أقل من رسائل البريد الإلكتروني ويقل احتمال وضع علامة عليك كرسائل غير مرغوب فيها.

اذهب إلى نهج التقيد المزدوج

من أكثر الاستراتيجيات فاعلية لحماية البريد الإلكتروني الخاص بالعمل من البريد العشوائي التأكد من أن المستلمين مهتمون حقًا ببريدك الإلكتروني. يساعدك نهج "الاشتراك المزدوج" في تسجيل موافقة المشتركين والإشارة إلى مزودي الخدمات الإلكترونية (ESP) الخاص بهم بأنه لا ينبغي تمييز رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك على أنها رسائل غير مرغوب فيها.

عندما يرسل شخص ما معلوماته على موقع الويب الخاص بك ، أرسل إليه رسالة ترحيب إلكترونية تتطلب إجراءً ، وعادةً ما يكون مربع اختيار أو رابطًا لسياساتك. سيتم إضافة المشتركين إلى قائمتك البريدية فقط إذا أكدوا ذلك.

يعمل هذا النهج على تعويد المستلمين على فتح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ويظهر لمرشحات البريد العشوائي الخاصة بهم أن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ليست غير مرغوب فيها أو غير مرغوب فيها. والأفضل من ذلك ، يمكنك أن تطلب من المستلمين حفظ معلومات الاتصال الخاصة بك وتخطي عوامل تصفية البريد العشوائي إلى الأبد.

تجنب استخدام الكلمات والعبارات التي تؤدي إلى عوامل تصفية البريد العشوائي

أنت تعرف بالفعل كيف تؤدي الكلمات والعبارات المحفزة في محتوى البريد الإلكتروني إلى زيادة معدلات البريد العشوائي بشكل كبير. إنها تجعلك تبدو وكأنك مرسل بريد عشوائي وتجذب انتباه مرشحات البريد العشوائي. قد لا تكون بعض الكلمات المحفزة وحدها كافية لوضع علامة على رسالتك على الفور.

ولكن ، الكثير من الكلمات المشغلة في سطر الموضوع أو النص الأساسي مقترنة بإشارات مثل صندوق بريد غير مصادق أو سمعة نطاق سيئة أو الكثير من المرفقات ستجعل بريدك الإلكتروني غير مرغوب فيه عاجلاً أم آجلاً.

قدم قيمة في كل بريد إلكتروني

يمكن لبعض الاستراتيجيات البسيطة أن تحافظ على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل بعيدًا عن عوامل تصفية البريد العشوائي وتكسب نصف المعركة. يمكنك الفوز بالنصف الآخر من خلال توفير القيمة والتأكد من عدم وصول المستلمين إلى زر "الإبلاغ عن البريد العشوائي".

قد يبدو تنفيذ الاستراتيجيات المذكورة أعلاه شاقًا ويستغرق وقتًا طويلاً ، ولكن استثمار الوقت في الأيام الأولى لإرسال بريد إلكتروني للعمل سيساعدك على البقاء على المسار الصحيح والمساهمة في سلطة وسمعة المجال الكبيرة.

كن آمنا أفضل من الأسف. بمجرد أن تنتهي رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في الرسائل غير المرغوب فيها ، يصبح البدء من نقطة الصفر صعودًا حادًا. سيستغرق تجهيز عنوان بريد إلكتروني جديد وإرسال رسائل البريد الإلكتروني على دفعات صغيرة واستعادة سمعة المجال وقتًا ثمينًا تفضل استثماره في تنمية أعمالك.

منع البريد الإلكتروني العشوائي ليس علمًا صارخًا. مع كل بريد إلكتروني ترسله ، فإنك تحدد بوضوح ما بداخله. تأكد من أنها وثيقة الصلة وغنية بالمعلومات ومفيدة. اجعلها شرعية وغير ترويجية. أنت تجري محادثة ، ولا تجري معاملة ، لذا اجعل رسائل البريد الإلكتروني شخصية وليست ترويجية.

أنت في مواجهة أي شخص آخر للحصول على مكان في البريد الوارد لعملائك ، ويمكن للبريد الإلكتروني المصمم جيدًا أن يقطع شوطًا طويلاً في بناء علاقات دائمة.

الآن بعد أن عرفت كيفية تجنب تصنيفك على أنه بريد عشوائي ، تعرف على كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي يتلقى استجابة بالفعل.