幫助您的辦公室實現無紙化的簡要指南 [7 工具]

近年來，商業和工作場所文化發生了轉變。 雇主越來越多地推廣無紙化辦公軟件，以方便快速、方便、更輕鬆地獲取信息。

有了這種類型的辦公室，員工可以按照他們的日程安排工作，並且信息更容易在整個組織中分發。

隨著環境問題的增加，企業越來越依賴無紙化辦公室。 根據美國辦公產品供應商協會 (NAOP) 進行的一項研究，平均每年，辦公室工作人員會產生超過 2,000 磅的垃圾。

企業要么加大回收力度，要么減少產生的廢物量。

如果您的公司正在尋找一種可持續的方法來減少廢物輸出，您可能會考慮採用無紙化辦公模式。 它消除了使用無紙化辦公軟件對信件、報告和發票等傳統文檔的需求。

可以消除複印和整理紙疊，從而節省管理人員的時間。 此外，企業可以通過無紙化辦公室節省打印費用。

在您的辦公室實現無紙化似乎令人生畏，但並沒有您想像的那麼困難。 在本指南中，我們將解釋無紙化的基礎知識並提供入門提示。

以下步驟將幫助您組織辦公室並提高效率，讓您的工作生活更輕鬆。

以紙為中心的辦公室對環境的影響

紙是一種用途廣泛的材料，已經使用了幾個世紀。 它可用於各種用途，從書寫和印刷到包裝和絕緣。 隨著紙張使用的日益普及，必須意識到廢物對環境的影響。

由於其高生產和消費率，它對環境產生了重大影響。 事實上，根據聯合國環境規劃署（UNEP）的數據，造紙業是世界上對環境破壞最大的三大行業之一。

當數字平台成為新常態時，以紙張為中心的辦公室會加劇環境破壞。

什麼是無紙化辦公？

無紙化辦公室是一種流行的商業趨勢，員工不需要隨身攜帶任何文書工作。 有了無紙化辦公室，過去在辦公室完成的所有文書工作現在都可以通過電子方式完成。

這減少了紙張的使用，並允許員工在世界任何地方工作。 無紙化辦公室之所以重要有幾個原因，而且在未來幾年可能會變得更加流行。

無紙化辦公的好處

技術在不斷發展，這已不是什麼秘密。 我們不得不在辦公室裡亂扔紙以保持井井有條的日子已經一去不復返了。

現代無紙化辦公軟件可以在幾秒鐘內輕鬆找到最大文檔中的查詢。 這就是為什麼辦公室正在向使用當今先進的無紙化辦公軟件（包括數字文件和電子記錄）的無紙化辦公室邁進。

以下是您應該考慮採用無紙化辦公室的一些好處：

改善溝通

與過去員工必須等待數小時才能將文件送達郵箱的情況不同，現在他們可以通過數字系統在需要時立即訪問信息。 這意味著更快地響應客戶請求並改善員工與管理層之間的溝通。

降低能源成本

紙張需要大量能源來生產和運輸，並且隨著時間的推移而增加。 通過無紙化，您可以通過使用電子文檔而不是物理文檔來減少辦公室的能源消耗。 這可以將您的能源費用減少一半或更多。

省時間

當一切都數字化時，無需將信息從一個文檔複製和粘貼到另一個文檔。

您可以在舒適的辦公桌上輕鬆訪問所需的任何信息，而無需花費額外的時間進行搜索。 這可以節省時間，減少不必要的壓力和壓力，並有助於確保您永遠不會錯過關鍵的最後期限。

減少浪費

減少浪費的很大一部分是限制進入垃圾桶的東西。 通過無紙化，您可以避免打印無數張被扔進回收站的紙張。

相反，將所有信息以數字方式存儲在您的計算機或數字文件中。 這意味著更少的浪費和更少的去回收中心的次數。

如何在工作場所實施無紙化辦公理念？

管理您在當今數字世界中積累的所有紙張可能很困難。 但是，當您實施無紙化環境時，它不僅可以提高您的業務效率，還有助於解決回收和存儲等問題。 以下是一些如何為您的企業實現無紙化的方法：

#1。 使用雲存儲平台

向無紙化辦公室的過渡正變得越來越流行，但這並非沒有挑戰。 最大的挑戰之一是許多員工仍然依靠紙質文件來完成工作。

這意味著他們無論身在何處都需要訪問這些文檔，如果他們遠離辦公桌或計算機崩潰，這可能會成為問題。

解決此問題的一種方法是使用雲存儲平台。 這些平台允許員工以電子方式存儲他們的文檔並從任何設備訪問它們。 這消除了他們攜帶大量紙質文件的需要，並且更容易跟踪他們需要的一切。

使用這些平台的另一個好處是它們可以幫助您省錢。 如果您以電子方式存儲文檔，則無需為它們在硬盤上的空間付費。 如果您要存儲許多文檔，這一點尤其重要。

總體而言，使用雲存儲平台是提高無紙化辦公室效率的好方法。 它們為員工提供了一種簡單的方式來訪問他們的文件，從而最大限度地減少他們尋找文件的時間。

#2。 實施電子通訊工具

電子通訊工具在當今的工作場所變得越來越普遍，這已不是什麼秘密。 各級辦公室工作人員都在使用這些工具，例如電子郵件、Microsoft Office 365 或 Slack，以提高效率並減少紙張浪費。

使用這些工具最顯著的好處之一是它們可以幫助消除不必要的文書工作。 這節省了時間和精力，並降低了人為錯誤的風險。

此外，電子通訊工具還可以幫助提高辦公室的效率和生產力。 通過允許員工實時共享文件和協作項目，這些工具可以將效率提高多達 50%。

成功實施這些工具的公司顯著提高了員工的生產力和滿意度。

#3。 對員工進行電子軟件培訓

隨著企業向無紙化工作場所邁進，員工必須接受適當的培訓以避免潛在的事故。 通過讓員工培訓如何在沒有文件的情況下工作，您可以確保他們可以處理任何需要以電子方式存儲的文件或文檔。

這不僅可以節省您的業務時間和金錢，還可以幫助您的團隊在無紙化環境中工作時保持高效和安全。

#4。 創建電子工作區

無紙化辦公室正變得越來越流行，不僅因為它們更環保，還因為它們更有利於員工的工作效率。

創建適合您需求的電子工作空間可確保辦公室中的每個人都高效並專注於他們的工作。

無紙化辦公軟件讓無紙化變得更容易

手動執行創建無紙化工作空間所涉及的每個步驟可能會令人惱火。

此外，管理如此復雜的不同應用程序的聯繫是一項任務。 以下是一些量身定制的無紙化辦公軟件，讓辦公室無需太多培訓或資源分配即可輕鬆過渡到數字化方式。

立即簽署

許多人在簽署文件時都熟悉傳統的紙質方法。 但是，此過程有時可能很耗時，並且無法保證所有簽名都是準確的。

值得慶幸的是，一個名為 Sign Now 的新在線工具使在線簽署文檔的無紙化流程變得更加容易。

Sign Now 允許用戶使用他們的計算機或移動設備創建數字簽名。 完成簽名後，您可以將其保存到文件中或與他人共享。 此外，Sign Now 提供有用的提示和說明，以確保您的簽名准確且清晰。

該服務是免費的，可以從任何可以訪問互聯網的計算機上訪問。 可以在世界任何地方簽署文件，無需打印或傳真文件。

輸入論文的詳細信息，選擇簽名類型，然後提交表格。 該服務將自動創建文檔的數字副本並將其發送到您的電子郵件地址。

此外，此工具可用於各種目的，例如在線簽署文件、生成協議和談判合同。 簡而言之，如果您正在尋找一種簡單的方法來簽署您的法律文書，那麼 Sign Now 值得一試。

Pdf 填充物

如果您是一位忙碌的專業人士，需要管理許多文檔，您一定會喜歡 PDF 填充器。 此在線工具可讓您快速輕鬆地編輯、創建和管理文檔。

填寫字段，單擊提交，您的更改將自動保存。 此外，如果您需要打印副本或與其他人共享，PDF 填充程序也可以幫助您做到這一點。

它是一種多功能工具，可用於將您的靜態 PDF 轉換為發送者和接收者的交互式體驗。

PDF Filler 具有多種功能，使其成為需要快速更新或管理文件的人們的理想選擇。 此外，它也非常適合需要在線自動創建和填寫 PDF 文檔的人。

查看壓縮 PDF 的最佳工具 [在線 + 軟件]。

桌面時間

管理一個人的工作和個人時間很困難，但如果您正在尋找一個應用程序來幫助您，那麼 DeskTime 是一個完美的工具。

使用此應用程序，您可以藉助自動時間跟踪器輕鬆跟踪需要您注意的所有內容。 無論是工作時間還是昨晚睡了多長時間，這個應用程序都有所有的花里胡哨，讓您可以輕鬆管理您的日程安排。

DeskTime 是成功管理您的日程安排和在線業務的終極應用程序。 該應用程序提供了多種功能，使其成為時間管理和組織的完美工具。

該應用程序是免費下載的，並且沒有應用程序內購買。 它也可以用來跟踪你自己的時間和別人的時間。

您還可以使用此應用程序來管理您的在線業務活動，包括跟踪您的銷售數據和社交媒體更新。 這款終極時間跟踪器是任何想要提高效率和生產力的人的完美工具。

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十郎

法律合同的複雜性令人生畏，但像 Juro 這樣的數字解決方案非常適合此類案件。 它是一個法律合同自動化工具，可以幫助您的團隊簡化法律合同的創建、簽署和跟踪。

通過自動化日常合同任務，您可以節省時間並確保合同創建的準確性。 它還提供了一個用戶界面，使團隊中的每個人都可以輕鬆使用。

這使所有相關人員都可以更順暢地訪問該過程。 此外，Juro 與多個流行的法律軟件程序集成，因此您可以從一個地方輕鬆管理和跟踪您的合同。

使用 Juro 的好處包括自動化合同創建過程、監控和跟踪合規性以及自動化合同談判和履行。

它還提供了一系列功能來幫助企業提高其法律合同的效率和有效性。 因此，如果您正在尋找一種方法來自動化您的合同創建過程，那麼 Juro 就是您的最佳選擇。

文件中心

隨著您擁有的數字文件數量不斷增加，您很容易被必須管理的數據量所淹沒。 但是解決這個問題的一種方法是使用像 Filecenter 這樣的工具。

借助此工具，您可以快速組織文檔並管理所有數字文件，使其易於查找。

Filecenter 是一個基於雲的文件管理系統，可以輕鬆地從任何設備或位置訪問、共享和協作處理文件。 您可以從任何具有 Internet 連接的計算機上訪問此工具。

您不需要任何特殊的軟件或硬件即可使用 FileCenter。 只需打開網站並開始搜索您需要的文件。 您還可以使用此工具在雲上共享文件夾或存儲大文件。

如果您正在尋找一種簡化工作流程並幫助您保持井井有條的簡單方法，那麼 Filecenter 是完美的解決方案。

M 文件

如果您像大多數知識工作者一樣，那麼您總是在尋找提高工作效率的方法。 但是隨著新信息和項目的不斷湧入，可能很難跟上。 這就是 M-Files 的用武之地。

這個元數據驅動的文檔管理平台旨在幫助員工釋放他們的生產力潛力。 M-Files 平台通過為所有文檔提供集中位置，讓您可以從任何設備或計算機輕鬆訪問和協作處理文件。

此外，M-Files 平台提供強大的搜索功能，讓您可以快速輕鬆地準確找到您要查找的內容。

M-Files 的一大優點是它們可以幫助企業增加利潤。 查看和創建 M 文件可確保您的所有重要業務數據都井井有條且易於訪問。

這使您可以更輕鬆地跟踪您的進度並掌握財務狀況。 M-Files 的另一個巨大好處是它們是私有的。 您的業務數據不公開供其他人查看。 這可以保護您的商業聲譽和寶貴的商業機密。

雲裡

Cloudli 強大的基於 IP 的虛擬化傳真解決方案讓您可以虛擬化您的操作，同時保證關鍵數據的安全。

他們的解決方案使您能夠快速輕鬆地在雲中創建、管理和部署虛擬機，而無需擔心支持它們所需的基礎架構。

借助 Cloudli 的傳真/IP 解決方案，您可以在全球範圍內安全地發送和接收傳真，而無需專用的傳真線路或機器。

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這可以節省您的時間和金錢，因為您不再需要為每個應用程序購買單獨的服務器。 它還通過使您能夠虛擬化服務器來保護您的數據。

如果一台服務器出現故障，其他服務器將繼續運行。 最後，Cloudli 可以通過自動化服務器和客戶端之間的通信來幫助降低成本。

結論

無紙化辦公室越來越受歡迎，不僅因為它對環境的好處，還因為它們可以為您節省很多錢。

在本指南中，我們討論了幫助您的辦公室實現無紙化的方法。 我們還提到了最好的無紙化軟件，可幫助您的辦公室輕鬆實現無紙化。

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