Cum să împiedicați ca e-mailurile dvs. de afaceri să ajungă în spam

Aproape jumătate din toate e-mailurile sunt spam. Sunt șanse ca unele dintre e-mailurile tale să fie și spam.

Sunt nevăzuți, neauziți și fără răspuns, dar nu știți de ce au accesat filtrele de spam și cum funcționează filtrele de e-mail. Mai important, ce poți face pentru a preveni spam-ul e-mailurilor?

Filtrarea automată a spam-ului mută cele mai multe e-mailuri nedorite, irelevante și de tip phishing într-un dosar nedorit sau spam. Peste 300 de miliarde de e-mailuri sunt schimbate în întreaga lume în fiecare zi. Trimiteți și primiți personal aproximativ 150 de e-mailuri zilnic. Din păcate, e-mailurile tale perfect concepute ar putea ajunge și în spam.

Spam-ul prin e-mail costă companiile și le dăunează reputației. Multe companii își pierd timpul prețios și resursele primind e-mailuri în căsuțele de e-mail, dar se străduiesc să facă acest lucru. Câteva bune practici și înțelegerea modului în care funcționează spam-ul prin e-mail pot face minuni pentru comunicațiile dvs. de afaceri. Să aflăm ce poți face pentru a evita ca e-mailurile tale să ajungă în spam.

De ce e-mailurile ajung la spam?

Cea mai evidentă și simplă explicație: destinatarii pun e-mailuri acolo.

Chiar dacă partajați conținut relevant și util și aveți permisiunea explicită de a-i contacta, destinatarii vă pot marca în continuare spam-ul prin e-mail. S-ar putea să organizeze și să curețe o căsuță de e-mail aglomerată, s-ar putea să te fi uitat sau pur și simplu a făcut o greșeală.

Filtrele de spam sunt destul de intuitive și observă fiecare activitate prin e-mail. Când destinatarii semnalează unele dintre mesajele dvs., toate e-mailurile viitoare sunt filtrate automat ca spam.

Sursa: Gmail

Mai rău, algoritmii bazați pe inteligență artificială din spatele filtrelor automate anti-spam de pe servicii de e-mail populare precum Gmail, Outlook și Yahoo colectează date pentru îmbunătățiri. E-mailurile tale pot părea spam chiar și pentru persoanele care nu le-au semnalat.

Cum funcționează filtrele de spam

Deși nu puteți împiedica destinatarii să marcheze accidental spam-ul dvs. de e-mail, puteți minimiza declanșarea filtrelor de spam dacă știți ce caută în e-mailuri.

• Conținut de calitate
• O adresă de e-mail profesională
• Audiență segmentată
• Curățați lista de corespondență

Miliarde de mesaje nedorite sunt trimise în fiecare zi. Filtrele de spam atacă aceste e-mailuri pentru a proteja destinatarii de atacurile cibernetice rău intenționate. Ca răspuns la creșterea fraudelor prin e-mail și a atacurilor de phishing, progresele în inteligența artificială (AI) și învățarea automată (ML) au făcut ca filtrele moderne de spam să fie mai sofisticate și mai precise.

Filtrele de spam vin în diferite forme, fiecare având criterii unice pentru a scana e-mailurile și a bloca mesajele nesolicitate. Dar toate funcționează în mod similar – scanează antetele de e-mail pentru informații rău intenționate, blochează spammerii cunoscuți (liste negre) și scanează conținutul pentru modele care indică atacuri de phishing. Este în părți egale știință și artă.

Tipuri de filtre de spam

Serviciile de e-mail populare precum Gmail și Outlook au protecție încorporată împotriva spamului. Cu toate acestea, profesioniștii și companiile conștienți de securitate implementează filtre de e-mail de tip gateway (on-premises), cloud sau desktop pentru o mai bună protecție.

Filtrele de spam pot fi împărțite în trei categorii în funcție de modul în care scanează e-mailurile și identifică mesajele spam: antet, conținut și filtrare bazată pe liste.

Filtre de antet

Filtrele de antet evaluează informațiile din antetul e-mailului pentru detalii sau activități suspecte. Aceasta implică verificarea detaliilor expeditorului și destinatarului, a liniei de subiect și a lanțului de retransmisie a e-mailului. Un lanț de releu de e-mail este o urmă lăsată de serverele implicate în livrarea unui e-mail. Spammerii de obicei falsifică acest traseu pentru că nu doresc să fie urmăriți.

Filtre de conținut

Filtrele de conținut scanează e-mailurile primite pentru o listă predefinită de cuvinte (gratuit, bani ușori, garantat 100% și multe altele) pe care le folosesc spammerii. Oricine poate personaliza aceste filtre și poate adăuga propriile cuvinte de declanșare a spamului.

Filtrele euristice sunt, de asemenea, bazate pe conținut. Ei folosesc algoritmi pentru a identifica spamul prin evaluarea anumitor cuvinte și expresii din e-mailurile dvs. Cuvintele și frazele suspecte dintr-un mesaj primesc un scor mai mare decât alți termeni. E-mailul dvs. devine spam dacă scorul total depășește un prag predefinit.

Filtrele bayesiene sunt unul dintre cele mai avansate sisteme de filtrare a spamului. Ei evaluează contextul general al e-mailurilor. Aceste filtre bazate pe reguli folosesc formule matematice pentru a analiza conținutul unui mesaj nou și pentru a-l compara cu e-mailurile anterioare de la același expeditor. Filtrele bayesiene învață de-a lungul timpului și devin mult mai precise în distingerea e-mailurilor valide și spam.

Filtre pe lista neagră

Filtrele din lista neagră sunt destul de simple. Ei compară numele de domeniu sau adresa IP a expeditorului cu o listă neagră de domenii de e-mail cu reputație proastă – domenii despre care se știe că trimit e-mailuri suspecte sau care au fost semnalate anterior de destinatari) și o mută cu e-mailuri similare în dosarul de spam. Majoritatea furnizorilor de servicii de e-mail vă permit să puneți pe lista neagră anumite adrese de e-mail.

Strategii pentru a vă proteja e-mailurile de spam

Odată ce știți cum funcționează filtrele de spam și de ce e-mailul dvs. este spam, puteți implementa strategii eficiente pentru a vă păstra e-mailurile în dosarul de spam.

Utilizați o adresă de e-mail profesională

Când primiți un e-mail de afaceri de la cineva pe care nu îl cunoașteți sau pe care nu îl recunoașteți imediat, probabil îl mutați în coșul de gunoi sau îl raportați ca spam. Destinatarii dvs. vor face acest lucru dacă adresa dvs. de e-mail este suspectă sau conține farfurie.

Utilizarea unei adrese de e-mail profesională este primul pas în construirea încrederii clienților. Pe lângă branding, o cutie poștală de afaceri oferă legitimitate e-mail-ului dvs., arătând clienților că pot avea încredere în sursa e-mailului.

Dacă aveți e-mailuri ulterioare de trimis, asigurați-vă că utilizați aceeași adresă. În acest fel, ei știu că este un mesaj valid de la o companie, chiar dacă nu recunosc imediat expeditorul, astfel încât mesajul dvs. este mai puțin probabil să fie marcat ca spam.

Oferiți-le destinatarilor opțiunea de a se dezabona

E-mailurile de marketing ar trebui să ofere destinatarilor o modalitate clară de a se dezabona. Nu este o cerință legală peste tot, dar ESP consideră opțiunea de dezabonare o caracteristică importantă a e-mailului legitim.

Permiteți destinatarilor să se dezaboneze cu ușurință, incluzând un link de dezabonare în antetul sau subsolul e-mailului. În plus, ștergeți e-mailurile destinatarilor care se dezabonează de pe lista dvs. de corespondență. Puteți chiar să automatizați acest proces folosind un serviciu de e-mail profesional.

Curățați-vă listele de corespondență

O listă de corespondență curată și actualizată menține implicarea ridicată și ratele de dezabonare scăzute. Campaniile dvs. de e-mail vor primi mai puține respingeri ușoare și reclamații de spam de la destinatarii neinteresați, astfel încât reputația domeniului să nu aibă de suferit. De asemenea, veți trimite mai puține e-mailuri în general și multe ESP-uri taxează după număr, astfel încât să aveți o listă de corespondență curată vă va economisi bani.

Pentru a vă curăța lista de corespondență, începeți prin a elimina duplicatele, greșelile de scriere, e-mailurile invalide (refuzuri dure) și dispozitivele de captare a spamului - adrese de e-mail cu cuvântul „spam” în ele. Asigurați-vă că fiecare abonat din listă s-a înscris pentru a vă primi e-mailurile. Apoi, segmentați după criterii demografice, geografice, interese și rate de implicare pentru a arăta cum publicul dvs. actual se potrivește cu idealul dvs.

Programarea curățării listei de corespondență este utilă, mai ales atunci când aveți destul de multe cu care să lucrați. Concentrați-vă întotdeauna pe calitate înainte de cantitate. Scopul tău este să te asiguri că toți cei de pe listă doresc e-mailul tău.

Puteți lua în considerare, de asemenea, înscrieri și renunțări duble, astfel încât destinatarii să poată alege doar să primească anumite conținuturi și să implementeze o politică de renunțare pentru a elimina abonații neangajați din lista dvs. de corespondență.

Segmentează-ți publicul de e-mail

Segmentarea e-mailului se referă la înțelegerea persoanelor cărora le scrii, la cunoașterea locului în care se află în ciclul de viață al clientului și la partajarea conținutului pe care îl consideră util. Segmentarea corectă reduce problemele de livrare și crește ratele de implicare.

Începeți să vă segmentați publicul pe baza datelor demografice, a locației, a intereselor și a sursei de achiziție dacă trimiteți buletine informative săptămânale sau lunare.

Dacă sunteți o companie SaaS, poate doriți să segmentați destinatarii în funcție de etapele canalului de vânzări și să adaptați e-mailurile la nevoile potențialilor dvs. În mod similar, companiile de comerț electronic pot segmenta listele de corespondență pe baza unor indicatori cum ar fi abandonarea coșului de cumpărături, valoarea medie a comenzii și istoricul achizițiilor și pot trimite clienților prin e-mail conținutul potrivit pentru a cumpăra (sau a cumpăra din nou) fără a intra și a trimite spam.

Unii furnizori de servicii de marketing prin e-mail vă permit să segmentați publicul în funcție de ratele de implicare. Deci, destinatarii care nu s-au implicat atât de mult cu mesajele dvs. în trecut primesc mai puține e-mailuri și sunt mai puțin probabil să vă marcheze ca spam.

Alegeți o abordare dublu opt-in

Una dintre cele mai eficiente strategii pentru a vă proteja e-mailul de afaceri de spam este să confirmați că destinatarii sunt cu adevărat interesați de e-mailul dvs. O abordare „double opt-in” vă ajută să înregistrați consimțământul abonaților și să le semnalați ESP că e-mailurile dvs. nu ar trebui să fie marcate ca spam.

Când cineva își trimite informațiile pe site-ul dvs. web, trimiteți-i un e-mail de bun venit care necesită o acțiune, de obicei o casetă de selectare sau un link către politicile dvs. Abonații vor fi adăugați la lista dvs. de corespondență numai dacă confirmă acest lucru.

Această abordare îi obișnuiește pe destinatari să vă deschidă e-mailurile și le arată filtrelor de spam că e-mailurile dvs. nu sunt nedorite sau nesolicitate. Mai bine, puteți cere destinatarilor să vă salveze informațiile de contact și să omite filtrele de spam pentru totdeauna.

Evitați să folosiți cuvinte și expresii care declanșează filtre de spam

Știți deja cum cuvintele și expresiile declanșate în conținutul e-mailului cresc dramatic ratele de spam. Te fac să suni ca un spammer și atrag atenția filtrelor de spam. Numai câteva cuvinte declanșatoare ar putea să nu fie suficiente pentru a vă semnala imediat mesajul.

Dar, prea multe cuvinte declanșatoare în linia de subiect sau textul corpului, cuplate cu semnale precum o căsuță poștală neautentificată, reputația proastă a domeniului sau prea multe atașamente vor face ca e-mailul dvs. să fie spam mai devreme sau mai târziu.

Oferă valoare în fiecare e-mail

Câteva strategii simple vă pot menține e-mailurile de afaceri departe de filtrele de spam și vă pot câștiga jumătate din bătălie. Puteți câștiga cealaltă jumătate oferind valoare și asigurându-vă că destinatarii nu ajung niciodată la butonul „raportați spam”.

Implementarea strategiilor de mai sus poate părea descurajantă și consumatoare de timp, dar investirea timpului în primele zile ale trimiterii unui e-mail de afaceri vă va ajuta să rămâneți pe drumul cel bun și să contribuiți la o mare autoritate și reputație de domeniu.

Mai bine ai grijă decât să-ți pară rău. Odată ce e-mailurile tale ajung în spam, a porni de la zero devine un urcuș abrupt. Încălzirea unei noi adrese de e-mail, trimiterea de e-mailuri în loturi mici și restabilirea reputației domeniului dvs. va ocupa timp prețios pe care preferați să îl investiți în dezvoltarea afacerii dvs.

Prevenirea spam-ului prin e-mail nu este o știință fantastică. Cu fiecare e-mail pe care îl trimiteți, specificați clar ce conține. Asigurați-vă că este relevant, informativ și util. Păstrați-l legitim și nepromoțional. Aveți o conversație, nu faceți o tranzacție, așa că faceți e-mailurile mai personale, nu promoționale.

Te confrunți cu toți ceilalți pentru un loc în căsuțele de e-mail ale clienților tăi, iar un e-mail bine elaborat poate contribui mult la construirea unor relații de durată.

Acum că știți cum să evitați să fiți etichetat ca spam, aflați cum să scrieți un e-mail profesional care să primească de fapt un răspuns.