Cara Menghentikan Email Bisnis Anda Mendarat di Spam

Diterbitkan: 2022-09-29

Hampir setengah dari semua email adalah spam. Kemungkinan beberapa email Anda juga spam.

Mereka tidak terlihat, tidak terdengar, dan tidak dijawab, tetapi Anda tidak tahu mengapa mereka menekan filter spam dan cara kerja filter email. Lebih penting lagi, apa yang dapat Anda lakukan untuk mencegah email dari spamming?

Pemfilteran spam otomatis memindahkan sebagian besar email yang tidak diinginkan, tidak relevan, dan phishing ke folder sampah atau spam. Lebih dari 300 miliar email dipertukarkan di seluruh dunia setiap hari. Anda secara pribadi mengirim dan menerima sekitar 150 email setiap hari. Sayangnya, email Anda yang dibuat dengan sempurna bisa berakhir dengan spam juga.

Spam email merugikan bisnis dan merusak reputasi mereka. Banyak perusahaan membuang waktu dan sumber daya mereka yang berharga untuk memasukkan email ke kotak masuk tetapi kesulitan untuk melakukannya. Beberapa praktik terbaik dan memahami cara kerja spam email dapat memberikan keajaiban bagi komunikasi bisnis Anda. Mari cari tahu apa yang dapat Anda lakukan untuk menghindari email Anda masuk spam.

Mengapa email masuk ke spam?

Penjelasan paling jelas dan sederhana: penerima meletakkan email di sana.

Bahkan jika Anda membagikan konten yang relevan dan bermanfaat dan memiliki izin eksplisit untuk menghubungi mereka, penerima tetap dapat menandai email Anda sebagai spam. Mereka mungkin mengatur dan membersihkan kotak masuk yang berantakan, mungkin melupakan Anda, atau hanya membuat kesalahan.

Filter spam cukup intuitif dan mengamati setiap aktivitas email. Saat penerima menandai beberapa pesan Anda, semua email berikutnya difilter secara otomatis sebagai spam.

contoh inbox lengkap

Sumber: Gmail

Lebih buruk lagi, algoritme berbasis AI di balik filter anti-spam otomatis pada layanan email populer seperti Gmail, Outlook, dan Yahoo mengumpulkan data untuk peningkatan. Email Anda dapat terlihat seperti spam bahkan oleh orang yang belum menandainya.

Berikut adalah beberapa alasan umum mengapa email masuk ke spam:

  • Informasi pengirim yang menyesatkan atau tidak akurat: Baris "Dari" di email Anda memberi tahu penerima yang mengirim pesan. Jika informasi pengirim Anda berisi karakter acak atau serangkaian angka, email Anda terlihat tidak profesional, otomatis, dan mencurigakan, dan penerima mungkin menandainya sebagai spam.
  • Baris subjek yang menyesatkan. Penerima biasanya menandai email dengan baris subjek clickbaity yang menyesatkan sebagai spam, jika bukan filter spam itu sendiri. Ini memengaruhi reputasi domain Anda. Misalnya, Anda menawarkan penawaran liburan, tetapi baris subjek email Anda mengatakan, "Diskon 30%. Beli sekarang!" Itu tidak menentukan penawaran dan kemungkinan akan ditandai sebagai spam.
  • Domain email dengan reputasi buruk. Reputasi domain Anda memengaruhi kemampuan pengiriman email. Anggap saja seperti skor kredit email dengan daftar belakang publik yang dibagikan di antara penyedia layanan email (ESP). Terlalu banyak penerima yang menandai email Anda sebagai spam berdampak pada otoritas domain Anda. Email dari domain buruk melewati kotak masuk penerima dan langsung masuk ke folder spam.
  • Kurangnya otentikasi yang tepat. Protokol otentikasi email memverifikasi dan memfilter email yang berasal dari domain email kantor Anda ([email protected]). Protokol ini biasanya menandai pesan dari domain email yang tidak diautentikasi sebagai spam.
  • Menggunakan kata-kata yang menjadi pemicu spam. Filter spam memindai email masuk untuk kata-kata yang disukai spammer: 50% gratis, tanpa biaya, bonus, uang mudah, beli sekarang, penawaran berakhir, dan seterusnya. Bahasa "penjualan" yang berlebihan, terlalu banyak tanda seru (!!!!!!), dan bahkan menulis dalam HURUF BESAR dapat memicu filter spam.
  • Email yang ditautkan ke situs web yang teduh atau menyesatkan. Menggunakan tautan buruk di email Anda akan membuat Anda mendapat masalah. Penipuan email dan serangan phishing sering kali tertaut ke situs web yang dipenuhi malware, jadi filter spam selalu mencari tautan yang tidak jelas. Filter spam yang terpasang pada ESP populer mencari tautan menyesatkan yang menampilkan URL, membawa Anda ke tujuan yang tidak diketahui, dan menandainya sebagai spam.
  • Mengirim terlalu banyak lampiran. Lampiran adalah tanda bahaya besar untuk filter spam, terutama jika Anda menambahkan terlalu banyak. Email dengan terlalu banyak lampiran tidak mungkin masuk ke kotak masuk penerima.

Cara kerja filter spam

Meskipun Anda tidak dapat mencegah penerima menandai spam email Anda secara tidak sengaja, Anda dapat meminimalkan pemicu filter spam jika Anda tahu apa yang mereka cari di email.

  • Konten berkualitas
  • Alamat email profesional
  • Audiens tersegmentasi
  • Bersihkan milis

Miliaran pesan yang tidak diinginkan dikirim setiap hari. Filter spam menyerang email ini untuk melindungi penerima dari serangan cyber berbahaya. Menanggapi meningkatnya penipuan email dan serangan phishing, kemajuan kecerdasan buatan (AI) dan pembelajaran mesin (ML) telah membuat filter spam modern menjadi lebih canggih dan akurat.

Filter spam datang dalam berbagai bentuk, masing-masing dengan kriteria unik untuk memindai email dan memblokir pesan yang tidak diminta. Tetapi semuanya bekerja dengan cara yang sama – pindai header email untuk mencari informasi berbahaya, blokir spammer yang diketahui (daftar hitam), dan pindai konten untuk pola yang mengindikasikan serangan phishing. Ini adalah bagian yang sama dari sains dan seni.

Jenis filter spam

Layanan email populer seperti Gmail dan Outlook memiliki perlindungan spam bawaan. Namun, profesional dan bisnis yang sadar keamanan menerapkan gateway (on-premises), cloud, atau filter spam email berbasis desktop untuk perlindungan yang lebih baik.

Filter spam dapat dibagi menjadi tiga kategori berdasarkan cara mereka memindai email dan mengidentifikasi pesan spam: header, konten, dan filter berbasis daftar.

Filter tajuk

Filter header mengevaluasi informasi di header email untuk mengetahui detail atau aktivitas yang mencurigakan. Ini melibatkan pemeriksaan detail pengirim dan penerima, baris subjek, dan rantai relai email. Rantai relai email adalah jejak yang ditinggalkan oleh server yang terlibat dalam pengiriman email. Spammer biasanya memalsukan jejak ini karena mereka tidak ingin dilacak.

Filter konten

Filter konten memindai email masuk untuk mencari daftar kata yang telah ditentukan sebelumnya (gratis, uang mudah, dijamin 100%, dan banyak lagi) yang digunakan spammer. Siapa pun dapat menyesuaikan filter ini dan menambahkan kata pemicu spam mereka sendiri.

Filter heuristik juga berbasis konten. Mereka menggunakan algoritme untuk mengidentifikasi spam dengan menilai kata dan frasa tertentu di email Anda. Kata-kata dan frasa yang mencurigakan dalam sebuah pesan diberi skor lebih tinggi daripada istilah lainnya. Email Anda menjadi spam jika total skor melebihi ambang batas yang telah ditentukan.

Filter Bayesian adalah salah satu sistem penyaringan spam yang paling canggih. Mereka menilai keseluruhan konteks email. Filter berbasis aturan ini menggunakan rumus matematika untuk menganalisis konten pesan baru dan membandingkannya dengan email sebelumnya dari pengirim yang sama. Filter Bayesian belajar dari waktu ke waktu dan menjadi jauh lebih akurat dalam membedakan email valid dan spam.

Filter daftar hitam

Filter daftar hitam cukup mudah. Mereka membandingkan nama domain pengirim atau alamat IP dengan daftar hitam domain email bereputasi buruk – domain yang diketahui mengirim email mencurigakan atau sebelumnya telah ditandai oleh penerima) dan memindahkannya dengan email serupa di folder spam. Sebagian besar penyedia layanan email memungkinkan Anda memasukkan alamat email tertentu ke daftar hitam.

Strategi untuk menjaga email Anda dari spam

Setelah Anda mengetahui cara kerja filter spam dan mengapa email Anda melakukan spam, Anda dapat menerapkan strategi yang efektif untuk menjauhkan email Anda dari folder spam.

Gunakan alamat email profesional

Saat Anda mendapatkan email bisnis dari seseorang yang tidak Anda kenal atau tidak langsung kenal, Anda mungkin memindahkannya ke sampah atau melaporkannya sebagai spam. Penerima Anda akan melakukan ini jika alamat email Anda mencurigakan atau berisi omong kosong.

Menggunakan alamat email profesional adalah langkah pertama dalam membangun kepercayaan pelanggan. Selain pencitraan merek, kotak surat bisnis memberikan legitimasi email Anda, memberi tahu pelanggan bahwa mereka dapat memercayai sumber email.

Jika Anda memiliki email tindak lanjut untuk dikirim, pastikan untuk menggunakan alamat yang sama. Dengan cara ini, mereka tahu bahwa itu adalah pesan yang valid dari sebuah perusahaan, meskipun mereka tidak segera mengenali pengirimnya, sehingga pesan Anda cenderung tidak ditandai sebagai spam.

Beri penerima Anda opsi untuk berhenti berlangganan

Email pemasaran harus memberikan cara yang jelas kepada penerima untuk berhenti berlangganan. Ini bukan persyaratan hukum di mana-mana, tetapi ESP menganggap opsi berhenti berlangganan sebagai fitur penting dari email yang sah.

Izinkan penerima Anda untuk berhenti berlangganan dengan mudah dengan menyertakan tautan berhenti berlangganan di header atau footer email. Selain itu, hapus email penerima yang berhenti berlangganan dari milis Anda. Anda bahkan dapat mengotomatiskan proses ini menggunakan layanan email profesional.

Bersihkan milis Anda

Milis yang bersih dan terkini membuat keterlibatan tetap tinggi dan tingkat berhenti berlangganan tetap rendah. Kampanye email Anda akan menerima lebih sedikit pantulan lunak dan keluhan spam dari penerima yang tidak tertarik, sehingga reputasi domain tidak akan terpengaruh. Anda juga akan mengirim lebih sedikit email secara keseluruhan, dan banyak ESP mengenakan biaya berdasarkan nomor, jadi memiliki milis yang bersih akan menghemat uang Anda.

Untuk membersihkan milis Anda, mulailah dengan menghilangkan duplikat, kesalahan ketik, email tidak valid (hard bounce), dan penangkap spam – alamat email dengan kata “spam” di dalamnya. Pastikan setiap pelanggan dalam daftar telah memilih untuk menerima email Anda. Kemudian segmentasikan menurut demografi, geografi, minat, dan tingkat keterlibatan untuk menunjukkan bagaimana audiens Anda saat ini cocok dengan ideal Anda.

Menjadwalkan pembersihan milis sangat membantu, terutama bila Anda memiliki cukup banyak pekerjaan. Selalu fokus pada kualitas sebelum kuantitas. Tujuan Anda adalah memastikan semua orang dalam daftar menginginkan email Anda.

Anda juga dapat mempertimbangkan double opt-in dan opt-out, sehingga penerima hanya dapat memilih untuk menerima konten tertentu dan menerapkan kebijakan sunset untuk menghapus pelanggan yang tidak terlibat dari milis Anda.

Segmentasikan audiens email Anda

Segmentasi email adalah tentang memahami orang yang Anda tuju, mengetahui di mana mereka berada dalam siklus hidup pelanggan, dan berbagi konten yang menurut mereka berguna. Segmentasi yang tepat mengurangi masalah keterkiriman dan meningkatkan tingkat keterlibatan.

Mulai segmentasikan audiens Anda berdasarkan demografi, lokasi, minat, dan sumber akuisisi jika Anda mengirim buletin mingguan atau bulanan.

Jika Anda adalah perusahaan SaaS, Anda mungkin ingin mengelompokkan penerima berdasarkan tahapan saluran penjualan dan menyesuaikan email dengan kebutuhan prospek Anda. Demikian pula, bisnis e-commerce dapat mengelompokkan milis berdasarkan indikator seperti pengabaian keranjang, nilai pesanan rata-rata, dan riwayat pembelian dan mengirim email kepada pelanggan konten yang tepat untuk membeli (atau membeli lagi) tanpa mengganggu dan mengirim spam.

Beberapa penyedia layanan pemasaran email memungkinkan Anda untuk mengelompokkan audiens berdasarkan tingkat keterlibatan. Jadi, penerima yang sebelumnya tidak terlalu terlibat dengan pesan Anda akan menerima lebih sedikit email dan cenderung tidak menandai Anda sebagai spam.

Gunakan pendekatan pilihan ganda

Salah satu strategi paling efektif untuk melindungi email bisnis Anda dari spam adalah dengan mengonfirmasi bahwa penerima benar-benar tertarik dengan email Anda. Pendekatan "keikutsertaan ganda" membantu Anda merekam persetujuan pelanggan dan memberi sinyal kepada ESP mereka bahwa email Anda tidak boleh ditandai sebagai spam.

Saat seseorang mengirimkan informasi mereka di situs web Anda, kirimkan mereka email selamat datang yang memerlukan tindakan, biasanya kotak centang atau tautan ke kebijakan Anda. Pelanggan hanya akan ditambahkan ke milis Anda jika mereka mengonfirmasi hal ini.

Pendekatan ini membiasakan penerima untuk membuka email Anda dan menunjukkan filter spam mereka bahwa email Anda tidak diinginkan atau tidak diminta. Lebih baik lagi, Anda dapat meminta penerima untuk menyimpan informasi kontak Anda dan melewatkan filter spam selamanya.

Hindari penggunaan kata dan frasa yang memicu filter spam

Anda sudah tahu bagaimana memicu kata dan frase dalam konten email secara dramatis meningkatkan tingkat spamming. Mereka membuat Anda terdengar seperti spammer dan menarik perhatian filter spam. Beberapa kata pemicu saja mungkin tidak cukup untuk menandai pesan Anda dengan segera.

Namun, terlalu banyak kata pemicu di baris subjek atau teks isi ditambah dengan sinyal seperti kotak surat yang tidak diautentikasi, reputasi domain yang buruk, atau terlalu banyak lampiran akan membuat email Anda cepat atau lambat menjadi spam.

Nilai penawaran di setiap email

Beberapa strategi sederhana dapat menjauhkan email bisnis Anda dari filter spam dan memenangkan separuh pertempuran. Anda dapat memenangkan separuh lainnya dengan memberikan nilai dan memastikan penerima Anda tidak pernah meraih tombol "laporkan spam".

Menerapkan strategi di atas mungkin tampak menakutkan dan memakan waktu, tetapi menginvestasikan waktu di hari-hari awal pengiriman email bisnis akan membantu Anda tetap di jalur dan berkontribusi pada otoritas dan reputasi domain yang hebat.

Lebih baik aman daripada menyesal. Setelah email Anda berakhir di spam, mulai dari awal menjadi pendakian yang curam. Pemanasan alamat email baru, mengirim email dalam jumlah kecil, dan memulihkan reputasi domain Anda akan memakan waktu berharga yang Anda lebih suka berinvestasi dalam mengembangkan bisnis Anda.

Mencegah spam email bukanlah ilmu roket. Dengan setiap email yang Anda kirim, Anda dengan jelas menentukan apa yang ada di dalamnya. Pastikan itu relevan, informatif, dan bermanfaat. Tetap sah dan non-promosi. Anda sedang melakukan percakapan, bukan melakukan transaksi, jadi buat email lebih pribadi, bukan promosi.

Anda bersaing dengan orang lain untuk mendapatkan tempat di kotak masuk pelanggan Anda, dan email yang dibuat dengan baik dapat sangat membantu dalam membangun hubungan yang langgeng.

Sekarang setelah Anda mengetahui cara menghindari label sebagai spam, pelajari cara menulis email profesional yang benar-benar mendapat tanggapan.