스팸에 도착하는 비즈니스 이메일을 중지하는 방법

모든 이메일의 거의 절반이 스팸입니다. 귀하의 이메일 중 일부도 스팸일 가능성이 있습니다.

그들은 보이지 않고, 들리지 않으며, 답이 없지만 스팸 필터에 도달한 이유와 이메일 필터가 작동하는 방식을 모릅니다. 더 중요한 것은 이메일 스팸을 방지하기 위해 무엇을 할 수 있습니까?

자동 스팸 필터링은 대부분의 원치 않거나 관련 없는 피싱 이메일을 정크 또는 스팸 폴더로 이동합니다. 매일 전 세계적으로 3000억 개 이상의 이메일이 교환됩니다. 매일 약 150개의 이메일을 개인적으로 보내고 받습니다. 불행히도 완벽하게 제작된 이메일도 스팸으로 분류될 수 있습니다.

이메일 스팸은 기업에 비용을 초래하고 기업의 평판을 손상시킵니다. 많은 기업이 이메일을 받은편지함으로 보내는 데 소중한 시간과 리소스를 낭비하지만 그렇게 하는 데 어려움을 겪고 있습니다. 몇 가지 모범 사례와 이메일 스팸의 ​​작동 방식을 이해하면 비즈니스 커뮤니케이션에 놀라운 일이 될 수 있습니다. 이메일이 스팸으로 분류되지 않도록 하려면 어떻게 해야 하는지 알아보겠습니다.

이메일이 스팸으로 가는 이유는 무엇입니까?

가장 명확하고 간단한 설명: 받는 사람이 거기에 이메일을 넣습니다.

관련성 있고 유용한 콘텐츠를 공유하고 그들에게 연락할 수 있는 명시적인 권한이 있더라도 수신자는 여전히 귀하의 이메일을 스팸으로 표시할 수 있습니다. 그들은 어수선한 받은 편지함을 정리하고 정리하거나, 당신을 잊어버렸거나, 방금 실수를 했을 수 있습니다.

스팸 필터는 매우 직관적이며 모든 이메일 활동을 관찰합니다. 수신자가 일부 메시지에 플래그를 지정하면 이후의 모든 이메일은 자동으로 스팸으로 필터링됩니다.

출처: 지메일

더 나쁜 것은 Gmail, Outlook, Yahoo와 같은 인기 이메일 서비스의 자동 스팸 방지 필터 뒤에 있는 AI 기반 알고리즘이 개선을 위해 데이터를 수집한다는 점입니다. 귀하의 이메일은 플래그를 지정하지 않은 사람들에게도 스팸으로 보일 수 있습니다.

스팸 필터 작동 방식

수신자가 실수로 이메일 스팸을 표시하는 것을 방지할 수는 없지만 이메일에서 찾는 내용을 알고 있으면 스팸 필터 트리거를 최소화할 수 있습니다.

• 양질의 콘텐츠
• 전문적인 이메일 주소
• 세분화된 잠재고객
• 메일링 리스트 정리

매일 수십억 개의 원치 않는 메시지가 전송됩니다. 스팸 필터는 이러한 이메일을 공격하여 악의적인 사이버 공격으로부터 수신자를 보호합니다. 이메일 사기 및 피싱 공격의 증가에 대응하여 인공 지능(AI) 및 기계 학습(ML)의 발전으로 최신 스팸 필터가 더욱 정교하고 정확해졌습니다.

스팸 필터는 이메일을 검사하고 원치 않는 메시지를 차단하는 고유한 기준이 있는 다양한 형식으로 제공됩니다. 그러나 모두 비슷하게 작동합니다. 이메일 헤더에서 악성 정보를 검색하고, 알려진 스패머(블랙리스트)를 차단하고, 콘텐츠에서 피싱 공격을 나타내는 패턴을 검색합니다. 과학과 예술은 같은 부분입니다.

스팸 필터의 유형

Gmail 및 Outlook과 같은 인기 있는 이메일 서비스에는 스팸 방지 기능이 내장되어 있습니다. 그러나 보안을 중시하는 전문가와 기업은 더 나은 보호를 위해 게이트웨이(온프레미스), 클라우드 또는 데스크톱 기반 이메일 스팸 필터를 구현합니다.

스팸 필터는 이메일을 스캔하고 스팸 메시지를 식별하는 방법에 따라 헤더, 콘텐츠 및 목록 기반 필터링의 세 가지 범주로 나눌 수 있습니다.

헤더 필터

헤더 필터는 이메일 헤더의 정보에서 의심스러운 세부 정보나 활동을 평가합니다. 여기에는 보낸 사람 및 받는 사람 세부 정보, 제목 줄 및 전자 메일 릴레이 체인을 확인하는 작업이 포함됩니다. 이메일 릴레이 체인은 이메일 전달에 관련된 서버가 남긴 흔적입니다. 스패머는 추적을 원하지 않기 때문에 일반적으로 이 흔적을 가장합니다.

콘텐츠 필터

콘텐츠 필터는 스팸 발송자가 사용하는 사전 정의된 단어 목록(무료, 쉬운 돈, 100% 보장 등)에 대해 수신 이메일을 검색합니다. 누구나 이 필터를 사용자 정의하고 자신의 스팸 트리거 단어를 추가할 수 있습니다.

휴리스틱 필터도 콘텐츠 기반입니다. 그들은 알고리즘을 사용하여 이메일의 특정 단어와 구문을 평가하여 스팸을 식별합니다. 메시지에서 의심스러운 단어와 구문은 다른 용어보다 높은 점수를 받습니다. 총 점수가 미리 정의된 임계값을 초과하면 이메일이 스팸이 됩니다.

베이지안 필터는 가장 진보된 스팸 필터링 시스템 중 하나입니다. 그들은 이메일의 전반적인 맥락을 평가합니다. 이러한 규칙 기반 필터는 수학 공식을 사용하여 새 메시지의 내용을 분석하고 동일한 발신자가 보낸 이전 이메일과 비교합니다. 베이지안 필터는 시간이 지남에 따라 학습하고 유효한 이메일과 스팸 이메일을 구별하는 데 훨씬 더 정확해집니다.

블랙리스트 필터

블랙리스트 필터는 매우 간단합니다. 그들은 발신자의 도메인 이름 또는 IP 주소를 평판이 좋지 않은 이메일 도메인의 블랙리스트(의심스러운 이메일을 보내는 것으로 알려졌거나 이전에 수신자가 표시한 도메인)와 비교하여 스팸 폴더의 유사한 이메일과 함께 이동합니다. 대부분의 이메일 서비스 제공업체에서는 특정 이메일 주소를 블랙리스트에 추가할 수 있습니다.

이메일을 스팸으로부터 보호하기 위한 전략

스팸 필터가 작동하는 방식과 이메일이 스팸인 이유를 알게 되면 효과적인 전략을 구현하여 스팸 폴더에서 이메일을 차단할 수 있습니다.

전문 이메일 주소 사용

모르는 사람이나 바로 알지 못하는 사람에게서 비즈니스 이메일을 받으면 휴지통으로 이동하거나 스팸으로 신고할 수 있습니다. 이메일 주소가 의심스럽거나 횡설수설한 내용이 포함된 경우 수신자가 이 작업을 수행합니다.

전문 이메일 주소를 사용하는 것은 고객 신뢰를 구축하는 첫 번째 단계입니다. 브랜딩 외에도 비즈니스 사서함은 이메일의 정당성을 제공하여 고객이 이메일 소스를 신뢰할 수 있음을 알려줍니다.

보낼 후속 이메일이 있는 경우 동일한 주소를 사용해야 합니다. 이렇게 하면 보낸 사람을 즉시 인식하지 못하더라도 회사에서 보낸 유효한 메시지임을 알 수 있으므로 메시지가 스팸으로 표시될 가능성이 줄어듭니다.

수신자에게 수신 거부 옵션 제공

마케팅 이메일은 수신자에게 구독을 취소할 수 있는 명확한 방법을 제공해야 합니다. 모든 곳에서 법적 요구 사항은 아니지만 ESP는 수신 거부 옵션을 합법적인 이메일의 중요한 기능으로 간주합니다.

이메일 머리글이나 바닥글에 구독 취소 링크를 포함하여 수신자가 쉽게 구독을 취소할 수 있도록 합니다. 또한 메일링 리스트에서 수신 거부한 수신자의 이메일을 삭제하십시오. 전문 이메일 서비스를 사용하여 이 프로세스를 자동화할 수도 있습니다.

메일링 리스트 정리

깨끗한 최신 메일링 리스트는 높은 참여도를 유지하고 낮은 구독률을 유지합니다. 이메일 캠페인은 관심 없는 수신자로부터 수신되는 소프트 바운스 및 스팸 수신 거부를 줄여 도메인의 평판에 영향을 미치지 않습니다. 또한 전반적으로 더 적은 수의 이메일을 보내고 많은 ESP가 번호로 요금을 청구하므로 메일링 리스트를 정리하면 비용을 절약할 수 있습니다.

메일링 리스트를 정리하려면 먼저 중복, 오타, 유효하지 않은 이메일(하드 바운스), 스팸 캐처(“스팸”이라는 단어가 포함된 이메일 주소)를 제거하십시오. 목록에 있는 각 구독자가 귀하의 이메일 수신에 동의했는지 확인하십시오. 그런 다음 인구통계, 지역, 관심분야 및 참여율별로 분류하여 현재 잠재고객이 귀하의 이상과 어떻게 일치하는지 보여줍니다.

메일링 리스트 정리 일정을 잡는 것은 특히 작업할 사람이 많을 때 도움이 됩니다. 항상 양보다 질에 집중하세요. 당신의 목표는 목록에 있는 모든 사람이 당신의 이메일을 원하는지 확인하는 것입니다.

또한 이중 옵트인 및 옵트아웃을 고려할 수 있어 수신자가 특정 콘텐츠만 수신하도록 선택하고 참여하지 않는 구독자를 메일링 리스트에서 제거하는 일몰 정책을 구현할 수 있습니다.

이메일 잠재고객 분류

이메일 세분화는 당신이 편지를 쓰는 사람들을 이해하고, 그들이 고객 라이프사이클에서 어디에 있는지 알고, 그들이 유용하다고 생각하는 콘텐츠를 공유하는 것에 관한 것입니다. 적절한 세분화는 전달 가능성 문제를 줄이고 참여율을 높입니다.

주간 또는 월간 뉴스레터를 보내는 경우 인구통계, 위치, 관심분야 및 획득 소스를 기반으로 잠재고객을 분류하십시오.

SaaS 회사인 경우 판매 깔때기 단계에 따라 수신자를 분류하고 잠재 고객의 요구 사항에 맞게 이메일을 조정할 수 있습니다. 마찬가지로 전자 상거래 비즈니스는 장바구니 포기, 평균 주문 금액 및 구매 내역과 같은 지표를 기반으로 메일링 리스트를 분류하고 방해 및 스팸 없이 고객에게 구매(또는 재구매)에 적합한 콘텐츠를 이메일로 보낼 수 있습니다.

일부 이메일 마케팅 서비스 제공업체에서는 참여율에 따라 잠재고객을 분류할 수 있습니다. 따라서 과거만큼 메시지에 참여하지 않은 수신자는 더 적은 수의 이메일을 수신하고 스팸으로 표시할 가능성이 적습니다.

이중 선택 방식으로 이동

비즈니스 이메일을 스팸으로부터 보호하는 가장 효과적인 전략 중 하나는 수신자가 이메일에 진정으로 관심이 있는지 확인하는 것입니다. "이중 수신 동의" 접근 방식을 사용하면 구독자의 동의를 기록하고 ESP에 이메일이 스팸으로 표시되어서는 안 된다는 신호를 보낼 수 있습니다.

누군가가 귀하의 웹사이트에 정보를 제출하면 조치가 필요한 환영 이메일을 보내십시오(일반적으로 확인란 또는 정책 링크). 구독자는 이를 확인하는 경우에만 메일링 리스트에 추가됩니다.

이 접근 방식은 수신자가 귀하의 이메일을 여는 데 익숙해지고 귀하의 이메일이 원치 않거나 원치 않는 것이 아니라는 스팸 필터를 보여줍니다. 더 나아가 수신자에게 연락처 정보를 저장하고 스팸 필터를 영원히 건너뛰도록 요청할 수 있습니다.

스팸 필터를 유발하는 단어와 구문을 사용하지 마십시오.

이메일 콘텐츠의 트리거 단어와 구문이 스팸 발송률을 어떻게 극적으로 증가시키는지 이미 알고 있습니다. 스팸 발송자처럼 들리게 만들고 스팸 필터의 관심을 끕니다. 몇 가지 트리거 단어만으로는 메시지에 즉시 플래그를 지정하기에 충분하지 않을 수 있습니다.

그러나 인증되지 않은 사서함, 나쁜 도메인 평판 또는 너무 많은 첨부 파일과 같은 신호와 결합된 제목 또는 본문 텍스트에 트리거 단어가 너무 많으면 조만간 이메일 스팸이 될 것입니다.

모든 이메일에 가치 제공

몇 가지 간단한 전략으로 비즈니스 이메일을 스팸 필터로부터 보호하고 절반의 승리를 거둘 수 있습니다. 가치를 제공하고 수신자가 "스팸 신고" 버튼에 도달하지 않도록 하면 나머지 절반을 얻을 수 있습니다.

위의 전략을 구현하는 것은 벅차고 시간이 많이 걸리는 것처럼 보일 수 있지만 비즈니스 이메일을 보내는 초기에 시간을 투자하면 추적을 유지하고 훌륭한 도메인 권위와 평판에 기여하는 데 도움이 됩니다.

죄송합니다. 이메일이 스팸으로 끝나면 처음부터 시작하는 것이 가파르게 올라갑니다. 새 이메일 주소를 워밍업하고, 이메일을 소량으로 보내고, 도메인 평판을 복원하려면 비즈니스 성장에 투자하는 것보다 귀중한 시간이 걸립니다.

이메일 스팸 방지는 로켓 과학이 아닙니다. 이메일을 보낼 때마다 그 내용을 명확하게 지정합니다. 관련성 있고 유익하며 유용한지 확인하십시오. 합법적이고 비홍보적이어야 합니다. 거래를 하는 것이 아니라 대화를 나누는 것이므로 이메일을 홍보용이 아닌 개인용으로 만드십시오.

당신은 고객의 받은 편지함에서 한 자리를 차지하기 위해 다른 모든 사람들과 경쟁하고 있으며 잘 만들어진 이메일은 지속적인 관계를 구축하는 데 큰 도움이 될 수 있습니다.

이제 스팸으로 분류되는 것을 피하는 방법을 알았으므로 실제로 응답을 받는 전문적인 이메일을 작성하는 방법을 배우십시오.