Comment empêcher vos e-mails professionnels d'atterrir dans le spam

Près de la moitié de tous les e-mails sont des spams. Il y a de fortes chances que certains de vos e-mails soient également des spams.

Ils sont invisibles, inaudibles et sans réponse, mais vous ne savez pas pourquoi ils frappent les filtres anti-spam et comment fonctionnent les filtres de messagerie. Plus important encore, que pouvez-vous faire pour empêcher les e-mails de spam ?

Le filtrage automatique des spams déplace la plupart des e-mails indésirables, non pertinents et de phishing vers un dossier de courrier indésirable ou de spam. Plus de 300 milliards d'e-mails sont échangés chaque jour dans le monde. Vous envoyez et recevez personnellement environ 150 e-mails par jour. Malheureusement, vos e-mails parfaitement conçus pourraient également se retrouver dans le spam.

Les spams par e-mail coûtent cher aux entreprises et nuisent à leur réputation. De nombreuses entreprises perdent leur temps et leurs ressources précieux à envoyer des e-mails dans les boîtes de réception, mais ont du mal à le faire. Quelques bonnes pratiques et la compréhension du fonctionnement du spam par e-mail peuvent faire des merveilles pour les communications de votre entreprise. Découvrons ce que vous pouvez faire pour éviter que vos e-mails n'atterrissent dans les spams.

Pourquoi les e-mails vont-ils dans le spam ?

L'explication la plus évidente et la plus simple : les destinataires y déposent des e-mails.

Même si vous partagez du contenu pertinent et utile et que vous avez l'autorisation explicite de les contacter, les destinataires peuvent toujours marquer votre courrier indésirable. Ils organisent et nettoient peut-être une boîte de réception encombrée, vous ont peut-être oublié ou ont simplement fait une erreur.

Les filtres anti-spam sont assez intuitifs et observent chaque activité de messagerie. Lorsque les destinataires signalent certains de vos messages, tous les futurs e-mails sont automatiquement filtrés comme spam.

Source : Gmail

Pire encore, les algorithmes basés sur l'IA derrière les filtres anti-spam automatiques sur les services de messagerie populaires tels que Gmail, Outlook et Yahoo collectent des données pour des améliorations. Vos e-mails peuvent sembler spam même pour les personnes qui ne les ont pas signalés.

Comment fonctionnent les filtres anti-spam

Bien que vous ne puissiez pas empêcher les destinataires de marquer accidentellement vos e-mails comme spam, vous pouvez minimiser le déclenchement des filtres anti-spam si vous savez ce qu'ils recherchent dans les e-mails.

• Contenu de qualité
• Une adresse mail professionnelle
• Public segmenté
• Nettoyer la liste de diffusion

Des milliards de messages indésirables sont envoyés chaque jour. Les filtres anti-spam attaquent ces e-mails pour protéger les destinataires contre les cyberattaques malveillantes. En réponse à l'augmentation des fraudes par e-mail et des attaques de phishing, les progrès de l'intelligence artificielle (IA) et de l'apprentissage automatique (ML) ont rendu les filtres anti-spam modernes plus sophistiqués et plus précis.

Les filtres anti-spam se présentent sous différentes formes, chacune avec des critères uniques pour analyser les e-mails et bloquer les messages non sollicités. Mais ils fonctionnent tous de la même manière : analysez les en-têtes d'e-mails à la recherche d'informations malveillantes, bloquez les spammeurs connus (listes noires) et analysez le contenu à la recherche de modèles indiquant des attaques de phishing. C'est à parts égales science et art.

Types de filtres anti-spam

Les services de messagerie populaires tels que Gmail et Outlook disposent d'une protection anti-spam intégrée. Pourtant, les professionnels et les entreprises soucieux de la sécurité implémentent des filtres anti-spam de passerelle (sur site), cloud ou de bureau pour une meilleure protection.

Les filtres anti-spam peuvent être divisés en trois catégories en fonction de la manière dont ils analysent les e-mails et identifient les messages de spam : en-tête, contenu et filtrage basé sur des listes.

Filtres d'en-tête

Les filtres d'en-tête évaluent les informations contenues dans l'en-tête de l'e-mail à la recherche de détails ou d'activités suspects. Cela implique de vérifier les détails de l'expéditeur et du destinataire, la ligne d'objet et la chaîne de relais des e-mails. Une chaîne de relais de courrier électronique est une trace laissée par les serveurs impliqués dans la livraison d'un courrier électronique. Les spammeurs simulent généralement cette piste parce qu'ils ne veulent pas être suivis.

Filtres de contenu

Les filtres de contenu analysent les e-mails entrants à la recherche d'une liste prédéfinie de mots (gratuit, argent facile, garanti à 100 %, etc.) que les spammeurs utilisent. N'importe qui peut personnaliser ces filtres et ajouter ses propres mots déclencheurs de spam.

Les filtres heuristiques sont également basés sur le contenu. Ils utilisent des algorithmes pour identifier le spam en évaluant des mots et des phrases spécifiques dans vos e-mails. Les mots et expressions suspects dans un message reçoivent un score plus élevé que les autres termes. Votre e-mail devient un spam si le score total dépasse un seuil prédéfini.

Les filtres bayésiens sont l'un des systèmes de filtrage de spam les plus avancés. Ils évaluent le contexte global des e-mails. Ces filtres basés sur des règles utilisent des formules mathématiques pour analyser le contenu d'un nouveau message et le comparer aux e-mails précédents du même expéditeur. Les filtres bayésiens apprennent au fil du temps et deviennent beaucoup plus précis pour distinguer les e-mails valides des spams.

Filtres de liste noire

Les filtres de liste noire sont assez simples. Ils comparent le nom de domaine ou l'adresse IP de l'expéditeur à une liste noire de domaines de messagerie de mauvaise réputation (domaines connus pour envoyer des e-mails suspects ou qui ont déjà été signalés par des destinataires) et le déplacent avec des e-mails similaires dans le dossier spam. La plupart des fournisseurs de services de messagerie vous permettent de mettre des adresses e-mail spécifiques sur liste noire.

Stratégies pour protéger vos e-mails des spams

Une fois que vous savez comment fonctionnent les filtres anti-spam et pourquoi votre e-mail envoie du spam, vous pouvez mettre en œuvre des stratégies efficaces pour garder vos e-mails hors du dossier spam.

Utiliser une adresse e-mail professionnelle

Lorsque vous recevez un e-mail professionnel d'une personne que vous ne connaissez pas ou que vous ne reconnaissez pas immédiatement, vous le placez probablement dans la corbeille ou le signalez comme spam. Vos destinataires le feront si votre adresse e-mail est suspecte ou contient du charabia.

L'utilisation d'une adresse e-mail professionnelle est la première étape pour établir la confiance des clients. En plus de l'image de marque, une boîte aux lettres professionnelle confère à votre e-mail une légitimité, permettant aux clients de savoir qu'ils peuvent faire confiance à la source de l'e-mail.

Si vous avez des courriels de suivi à envoyer, assurez-vous d'utiliser la même adresse. De cette façon, ils savent qu'il s'agit d'un message valide d'une entreprise, même s'ils ne reconnaissent pas immédiatement l'expéditeur, de sorte que votre message est moins susceptible d'être marqué comme spam.

Offrez à vos destinataires la possibilité de se désabonner

Les e-mails marketing doivent fournir aux destinataires un moyen clair de se désabonner. Ce n'est pas une obligation légale partout, mais les ESP considèrent une option de désabonnement comme une caractéristique importante des e-mails légitimes.

Permettez à vos destinataires de se désabonner facilement en incluant un lien de désabonnement dans l'en-tête ou le pied de page de l'e-mail. De plus, supprimez les e-mails des destinataires qui se désabonnent de votre liste de diffusion. Vous pouvez même automatiser ce processus en utilisant un service de messagerie professionnel.

Nettoyez votre ou vos listes de diffusion

Une liste de diffusion propre et à jour maintient un engagement élevé et des taux de désinscription faibles. Vos campagnes par e-mail recevront moins de rebonds temporaires et de plaintes pour spam de la part de destinataires non intéressés, de sorte que la réputation du domaine n'en souffrira pas. Vous enverrez également moins d'e-mails dans l'ensemble, et de nombreux ESP facturent par numéro, donc avoir une liste de diffusion propre vous fera économiser de l'argent.

Pour nettoyer votre liste de diffusion, commencez par éliminer les doublons, les fautes de frappe, les e-mails invalides (rebonds durs) et les collecteurs de spam - les adresses e-mail contenant le mot "spam". Assurez-vous que chaque abonné de la liste a choisi de recevoir vos e-mails. Ensuite, segmentez par démographie, géographie, centres d'intérêt et taux d'engagement pour montrer comment votre public actuel correspond à votre idéal.

Planifier un nettoyage de la liste de diffusion est utile, surtout lorsque vous en avez plusieurs avec qui travailler. Privilégiez toujours la qualité avant la quantité. Votre objectif est de vous assurer que tout le monde sur la liste veut votre e-mail.

Vous pouvez également envisager des doubles opt-in et opt-out, afin que les destinataires puissent choisir de ne recevoir que certains contenus et mettre en œuvre une politique de temporisation pour supprimer les abonnés non engagés de votre liste de diffusion.

Segmentez votre audience par e-mail

La segmentation des e-mails consiste à comprendre les personnes à qui vous écrivez, à savoir où elles se situent dans le cycle de vie du client et à partager le contenu qu'elles jugent utile. Une segmentation appropriée réduit les problèmes de délivrabilité et augmente les taux d'engagement.

Commencez à segmenter votre audience en fonction des données démographiques, de l'emplacement, des centres d'intérêt et de la source d'acquisition si vous envoyez des newsletters hebdomadaires ou mensuelles.

Si vous êtes une entreprise SaaS, vous souhaiterez peut-être segmenter les destinataires en fonction des étapes de l'entonnoir de vente et adapter les e-mails aux besoins de vos prospects. De même, les entreprises de commerce électronique peuvent segmenter les listes de diffusion en fonction d'indicateurs tels que l'abandon du panier, la valeur moyenne des commandes et l'historique des achats et envoyer aux clients le bon contenu à acheter (ou à acheter à nouveau) sans intrusion ni spam.

Certains fournisseurs de services de marketing par e-mail vous permettent de segmenter les audiences en fonction des taux d'engagement. Ainsi, les destinataires qui n'ont pas autant interagi avec vos messages dans le passé reçoivent moins d'e-mails et sont moins susceptibles de vous marquer comme spam.

Optez pour une approche de double opt-in

L'une des stratégies les plus efficaces pour protéger votre messagerie professionnelle contre le spam consiste à confirmer que les destinataires sont réellement intéressés par votre courrier électronique. Une approche "double opt-in" vous aide à enregistrer le consentement des abonnés et à signaler à leurs ESP que vos e-mails ne doivent pas être marqués comme spam.

Lorsqu'une personne soumet ses informations sur votre site Web, envoyez-lui un e-mail de bienvenue qui nécessite une action, généralement une case à cocher ou un lien vers vos politiques. Les abonnés ne seront ajoutés à votre liste de diffusion que s'ils le confirment.

Cette approche habitue les destinataires à ouvrir vos e-mails et montre à leurs filtres anti-spam que vos e-mails ne sont ni indésirables ni non sollicités. Mieux encore, vous pouvez demander aux destinataires d'enregistrer vos informations de contact et d'ignorer les filtres anti-spam pour toujours.

Évitez d'utiliser des mots et des phrases qui déclenchent des filtres anti-spam

Vous savez déjà comment les mots et expressions déclencheurs dans le contenu des e-mails augmentent considérablement les taux de spam. Ils vous font passer pour un spammeur et attirent l'attention des filtres anti-spam. Quelques mots déclencheurs à eux seuls peuvent ne pas suffire à signaler immédiatement votre message.

Mais trop de mots déclencheurs dans la ligne d'objet ou le corps du texte associés à des signaux tels qu'une boîte aux lettres non authentifiée, une mauvaise réputation de domaine ou trop de pièces jointes rendront tôt ou tard votre courrier indésirable.

Offrez de la valeur dans chaque e-mail

Quelques stratégies simples peuvent protéger vos e-mails professionnels des filtres anti-spam et vous faire gagner la moitié de la bataille. Vous pouvez gagner l'autre moitié en fournissant de la valeur et en vous assurant que vos destinataires n'utilisent jamais le bouton "Signaler un spam".

La mise en œuvre des stratégies ci-dessus peut sembler décourageante et chronophage, mais investir du temps dans les premiers jours de l'envoi d'un e-mail professionnel vous aidera à rester sur la bonne voie et contribuera à une excellente autorité et réputation de domaine.

Mieux vaut prévenir que guérir. Une fois que vos e-mails se retrouvent dans les spams, repartir de zéro devient une montée raide. La préparation d'une nouvelle adresse e-mail, l'envoi d'e-mails par petits lots et la restauration de la réputation de votre domaine prendront un temps précieux que vous préféreriez investir dans la croissance de votre entreprise.

Empêcher le spamming par e-mail n'est pas sorcier. Avec chaque e-mail que vous envoyez, vous spécifiez clairement ce qu'il contient. Assurez-vous qu'il est pertinent, informatif et utile. Gardez-le légitime et non promotionnel. Vous avez une conversation, pas une transaction, alors rendez vos e-mails plus personnels et non promotionnels.

Vous êtes contre tout le monde pour une place dans les boîtes de réception de vos clients, et un e-mail bien conçu peut contribuer grandement à établir des relations durables.

Maintenant que vous savez comment éviter d'être étiqueté comme spam, apprenez à rédiger un e-mail professionnel qui obtient une réponse.