如何阻止您的企业电子邮件进入垃圾邮件

近一半的电子邮件是垃圾邮件。 您的一些电子邮件也可能是垃圾邮件。

它们看不见、听不见、得不到答复，但您不知道它们为什么会命中垃圾邮件过滤器以及电子邮件过滤器的工作原理。 更重要的是，您可以做些什么来防止电子邮件发送垃圾邮件？

自动垃圾邮件过滤将大多数不需要的、不相关的和网络钓鱼电子邮件移至垃圾邮件文件夹。 每天在全球范围内交换超过 3000 亿封电子邮件。 您每天亲自发送和接收大约 150 封电子邮件。 不幸的是，您精心制作的电子邮件也可能最终成为垃圾邮件。

垃圾邮件会给企业带来成本并损害他们的声誉。 许多公司浪费了宝贵的时间和资源将电子邮件放入收件箱，但却难以做到。 一些最佳实践和了解垃圾邮件的工作原理可以为您的业务通信创造奇迹。 让我们找出您可以采取哪些措施来避免您的电子邮件进入垃圾邮件。

为什么电子邮件会成为垃圾邮件？

最明显和最简单的解释：收件人将电子邮件放在那里。

即使您分享了相关、有用的内容并获得了与他们联系的明确许可，收件人仍然可以将您的电子邮件标记为垃圾邮件。 他们可能正在整理和清理杂乱的收件箱，可能忘记了您，或者只是犯了一个错误。

垃圾邮件过滤器非常直观，可以观察每一个电子邮件活动。 当收件人标记您的某些邮件时，以后的所有电子邮件都会被自动过滤为垃圾邮件。

来源： Gmail

更糟糕的是，Gmail、Outlook 和 Yahoo 等流行电子邮件服务的自动反垃圾邮件过滤器背后的 AI 驱动算法会收集数据以进行改进。 即使没有标记它们的人，您的电子邮件也可能会被视为垃圾邮件。

垃圾邮件过滤器的工作原理

虽然您无法防止收件人意外标记您的电子邮件垃圾邮件，但如果您知道他们在电子邮件中查找的内容，则可以最大限度地减少触发垃圾邮件过滤器。

• 优质内容
• 专业的电子邮件地址
• 细分受众
• 清理邮件列表

每天都会发送数十亿条不需要的消息。 垃圾邮件过滤器会攻击这些电子邮件，以保护收件人免受恶意网络攻击。 为了应对电子邮件欺诈和网络钓鱼攻击的增加，人工智能 (AI) 和机器学习 (ML) 的进步使现代垃圾邮件过滤器更加复杂和准确。

垃圾邮件过滤器有不同的形式，每一种都有独特的标准来扫描电子邮件和阻止不请自来的消息。 但它们的工作原理都相似——扫描电子邮件标头中的恶意信息，阻止已知的垃圾邮件发送者（黑名单），并扫描内容以查找表明网络钓鱼攻击的模式。 它是科学和艺术的平等部分。

垃圾邮件过滤器的类型

Gmail 和 Outlook 等流行的电子邮件服务具有内置的垃圾邮件保护功能。 尽管如此，具有安全意识的专业人士和企业仍会实施网关（本地）、云或基于桌面的垃圾邮件过滤器，以提供更好的保护。

垃圾邮件过滤器可以根据它们扫描电子邮件和识别垃圾邮件的方式分为三类：标题、内容和基于列表的过滤。

标题过滤器

标头过滤器评估电子邮件标头中的信息是否存在可疑细节或活动。 这涉及检查发件人和收件人详细信息、主题行和电子邮件中继链。 电子邮件中继链是参与发送电子邮件的服务器留下的痕迹。 垃圾邮件发送者通常会伪造这条线索，因为他们不想被跟踪。

内容过滤器

内容过滤器扫描传入的电子邮件以查找垃圾邮件发送者使用的预定义单词列表（免费、轻松赚钱、100% 保证等）。 任何人都可以自定义这些过滤器并添加自己的垃圾邮件触发词。

启发式过滤器也是基于内容的。 他们使用算法通过对电子邮件中的特定单词和短语进行评级来识别垃圾邮件。 消息中的可疑单词和短语的得分高于其他术语。 如果总分超过预定义的阈值，您的电子邮件将成为垃圾邮件。

贝叶斯过滤器是最先进的垃圾邮件过滤系统之一。 他们评估电子邮件的整体背景。 这些基于规则的过滤器使用数学公式来分析新邮件的内容，并将其与来自同一发件人的先前电子邮件进行比较。 贝叶斯过滤器会随着时间的推移而学习，并在区分有效和垃圾邮件方面变得更加准确。

黑名单过滤器

黑名单过滤器非常简单。 他们将发件人的域名或 IP 地址与信誉不佳的电子邮件域黑名单（已知会发送可疑电子邮件或以前被收件人标记的域）进行比较，然后将其与垃圾邮件文件夹中的类似电子邮件一起移动。 大多数电子邮件服务提供商允许您将特定电子邮件地址列入黑名单。

使您的电子邮件远离垃圾邮件的策略

一旦您了解了垃圾邮件过滤器的工作原理以及您的电子邮件为何会发送垃圾邮件，您就可以实施有效的策略，让您的电子邮件远离垃圾邮件文件夹。

使用专业的电子邮件地址

当您收到来自您不认识或不立即认识的人的商务电子邮件时，您可能会将其移至垃圾箱或将其报告为垃圾邮件。 如果您的电子邮件地址可疑或包含乱码，您的收件人会这样做。

使用专业的电子邮件地址是建立客户信任的第一步。 除了品牌之外，企业邮箱还赋予您的电子邮件合法性，让客户知道他们可以信任电子邮件的来源。

如果您有任何后续电子邮件要发送，请确保使用相同的地址。 这样，即使他们没有立即识别发件人，他们也知道这是来自公司的有效邮件，因此您的邮件不太可能被标记为垃圾邮件。

为您的收件人提供取消订阅的选项

营销电子邮件应为收件人提供明确的退订方式。 这不是所有地方的法律要求，但 ESP 认为取消订阅选项是合法电子邮件的重要特征。

通过在电子邮件页眉或页脚中包含取消订阅链接，让您的收件人轻松取消订阅。 此外，删除从您的邮件列表中退订的收件人的电子邮件。 您甚至可以使用专业的电子邮件服务自动执行此过程。

清理您的邮件列表

一个干净、最新的邮件列表可以保持高参与度和低退订率。 您的电子邮件活动将收到更少的软退回邮件和来自不感兴趣的收件人的垃圾邮件投诉，因此该域的声誉不会受到影响。 总体而言，您发送的电子邮件也会更少，而且许多 ESP 按数量收费，因此拥有一个干净的邮件列表将为您节省金钱。

要清理您的邮件列表，首先要消除重复、错别字、无效电子邮件（硬退回）和垃圾邮件捕捉器——其中包含“垃圾邮件”一词的电子邮件地址。 确保列表中的每个订阅者都选择接收您的电子邮件。 然后按人口统计、地理、兴趣和参与率进行细分，以显示您当前的受众如何与您的理想相匹配。

安排一个邮件列表清理是很有帮助的，尤其是当你有很多工作要做的时候。 在数量之前始终关注质量。 您的目标是确保列表中的每个人都想要您的电子邮件。

您还可以考虑双重选择加入和选择退出，因此收件人可以选择仅接收某些内容并实施日落政策以从您的邮件列表中删除未参与的订阅者。

细分您的电子邮件受众

电子邮件细分是关于了解您正在写信的人，了解他们在客户生命周期中的位置，并分享他们认为有用的内容。 适当的细分可以减少可交付性问题并提高参与率。

如果您发送每周或每月的时事通讯，则开始根据人口统计、位置、兴趣和获取来源对您的受众进行细分。

如果您是一家 SaaS 公司，您可能希望根据销售漏斗阶段对收件人进行细分，并根据潜在客户的需求定制电子邮件。 同样，电子商务企业可以根据购物车放弃、平均订单价值和购买历史等指标对邮件列表进行细分，并通过电子邮件向客户发送要购买（或再次购买）的正确内容，而不会侵入和发送垃圾邮件。

一些电子邮件营销服务提供商允许您根据参与率细分受众。 因此，过去与您的邮件互动较少的收件人收到的电子邮件较少，并且不太可能将您标记为垃圾邮件。

采用双重选择加入方法

保护您的企业电子邮件免受垃圾邮件影响的最有效策略之一是确认收件人真的对您的电子邮件感兴趣。 “双重选择”方法可帮助您记录订阅者的同意并向他们的 ESP 发出信号，表明您的电子邮件不应被标记为垃圾邮件。

当有人在您的网站上提交他们的信息时，向他们发送一封欢迎电子邮件，要求他们采取行动，通常是一个复选框或指向您的政策的链接。 订阅者只有在确认后才会被添加到您的邮件列表中。

这种方法使收件人习惯于打开您的电子邮件，并向他们的垃圾邮件过滤器显示您的电子邮件不是不需要的，也不是未经请求的。 更好的是，您可以要求收件人保存您的联系信息并永远跳过垃圾邮件过滤器。

避免使用会触发垃圾邮件过滤器的单词和短语

您已经知道电子邮件内容中的触发词和短语如何显着增加垃圾邮件率。 它们使您听起来像垃圾邮件发送者并吸引垃圾邮件过滤器的注意。 仅仅几个触发词可能不足以立即标记您的消息。

但是，主题行或正文中的太多触发词加上未经身份验证的邮箱、不良域声誉或太多附件等信号迟早会使您的电子邮件成为垃圾邮件。

在每封电子邮件中提供价值

一些简单的策略可以让您的企业电子邮件远离垃圾邮件过滤器，并为您赢得一半的战斗。 您可以通过提供价值并确保您的收件人永远不会点击“报告垃圾邮件”按钮来赢得另一半。

实施上述策略可能看起来令人生畏且耗时，但在发送商务电子邮件的早期投入时间将帮助您保持正轨并为获得巨大的域权威和声誉做出贡献。

安全总比后悔好。 一旦您的电子邮件最终成为垃圾邮件，从头开始就会变得陡峭。 预热一个新的电子邮件地址、小批量发送电子邮件以及恢复您的域声誉将占用您宁愿投资于发展业务的宝贵时间。

防止电子邮件垃圾邮件不是火箭科学。 对于您发送的每封电子邮件，您都清楚地指定了其中的内容。 确保它是相关的、信息丰富的和有用的。 保持其合法性和非促销性。 您是在进行对话，而不是进行交易，因此请让电子邮件更加个性化，而不是促销。

为了在客户的收件箱中占据一席之地，您与其他所有人竞争，而精心制作的电子邮件可以在建立持久关系方面大有帮助。

既然您知道如何避免被标记为垃圾邮件，那么请学习如何编写一封真正得到回复的专业电子邮件。