Come impedire alle e-mail aziendali di finire nello spam

Quasi la metà di tutte le email sono spam. È probabile che anche alcune delle tue email siano spam.

Sono invisibili, inascoltati e senza risposta, ma non sai perché colpiscono i filtri antispam e come funzionano i filtri e-mail. Ancora più importante, cosa puoi fare per impedire lo spamming delle e-mail?

Il filtro antispam automatico sposta la maggior parte delle e-mail indesiderate, irrilevanti e di phishing in una cartella di posta indesiderata o spam. Ogni giorno in tutto il mondo vengono scambiate oltre 300 miliardi di e-mail. Invii e ricevi personalmente circa 150 e-mail al giorno. Sfortunatamente, anche le tue e-mail perfettamente realizzate potrebbero finire nello spam.

Lo spam via e-mail costa alle aziende e danneggia la loro reputazione. Molte aziende sprecano tempo e risorse preziose per inserire le e-mail nelle caselle di posta, ma faticano a farlo. Alcune best practice e la comprensione di come funziona lo spam tramite posta elettronica possono fare miracoli per le comunicazioni aziendali. Scopriamo insieme cosa puoi fare per evitare che le tue email finiscano nello spam.

Perché le email finiscono nello spam?

La spiegazione più ovvia e semplice: i destinatari mettono lì le email.

Anche se condividi contenuti utili e pertinenti e disponi dell'autorizzazione esplicita per contattarli, i destinatari possono comunque contrassegnare la tua e-mail come spam. Potrebbero organizzare e ripulire una casella di posta disordinata, potrebbero averti dimenticato o semplicemente commesso un errore.

I filtri antispam sono piuttosto intuitivi e osservano ogni attività di posta elettronica. Quando i destinatari contrassegnano alcuni dei tuoi messaggi, tutte le email future vengono automaticamente filtrate come spam.

Fonte: Gmail

Peggio ancora, gli algoritmi basati sull'intelligenza artificiale dietro i filtri antispam automatici sui servizi di posta elettronica più diffusi come Gmail, Outlook e Yahoo raccolgono dati per miglioramenti. Le tue e-mail possono sembrare spam anche per le persone che non le hanno contrassegnate.

Come funzionano i filtri antispam

Anche se non puoi impedire ai destinatari di contrassegnare accidentalmente la tua posta indesiderata, puoi ridurre al minimo l'attivazione di filtri antispam se sai cosa cercano nelle e-mail.

• Contenuti di qualità
• Un indirizzo email professionale
• Pubblico segmentato
• Mailing list pulita

Miliardi di messaggi indesiderati vengono inviati ogni giorno. I filtri antispam attaccano queste e-mail per proteggere i destinatari da attacchi informatici dannosi. In risposta all'aumento delle frodi via e-mail e degli attacchi di phishing, i progressi nell'intelligenza artificiale (AI) e nell'apprendimento automatico (ML) hanno reso i moderni filtri antispam più sofisticati e accurati.

I filtri antispam sono disponibili in diverse forme, ognuna con criteri univoci per scansionare le e-mail e bloccare i messaggi non richiesti. Ma funzionano tutti in modo simile: scansionano le intestazioni delle e-mail alla ricerca di informazioni dannose, bloccano gli spammer noti (liste nere) e scansionano il contenuto alla ricerca di modelli che indicano attacchi di phishing. È in parti uguali scienza e arte.

Tipi di filtri antispam

I servizi di posta elettronica più diffusi come Gmail e Outlook dispongono di una protezione antispam integrata. Tuttavia, i professionisti e le aziende attenti alla sicurezza implementano filtri antispam tramite gateway (on-premise), cloud o desktop per una migliore protezione.

I filtri antispam possono essere suddivisi in tre categorie in base al modo in cui scansionano le e-mail e identificano i messaggi di spam: intestazione, contenuto e filtro basato su elenchi.

Filtri di intestazione

I filtri di intestazione valutano le informazioni nell'intestazione dell'e-mail alla ricerca di dettagli o attività sospetti. Ciò comporta il controllo dei dettagli del mittente e del destinatario, della riga dell'oggetto e della catena di inoltro dell'e-mail. Una catena di inoltro e-mail è una traccia lasciata dai server coinvolti nella consegna di un'e-mail. Gli spammer in genere falsificano questa traccia perché non vogliono essere tracciati.

Filtri di contenuto

I filtri dei contenuti scansionano le e-mail in arrivo per un elenco predefinito di parole (gratuite, soldi facili, garantiti al 100% e altro) utilizzate dagli spammer. Chiunque può personalizzare questi filtri e aggiungere le proprie parole di attivazione dello spam.

Anche i filtri euristici sono basati sul contenuto. Usano algoritmi per identificare lo spam valutando parole e frasi specifiche nelle tue e-mail. Alle parole e alle frasi sospette in un messaggio viene assegnato un punteggio più alto rispetto ad altri termini. La tua email diventa spam se il punteggio totale supera una soglia predefinita.

I filtri bayesiani sono uno dei più avanzati sistemi di filtraggio dello spam. Valutano il contesto generale delle e-mail. Questi filtri basati su regole utilizzano formule matematiche per analizzare il contenuto di un nuovo messaggio e confrontarlo con le email precedenti dello stesso mittente. I filtri bayesiani imparano nel tempo e diventano significativamente più accurati nel distinguere le email valide da quelle spam.

Filtri della lista nera

I filtri della lista nera sono piuttosto semplici. Confrontano il nome di dominio o l'indirizzo IP del mittente con una lista nera di domini e-mail di cattiva reputazione (domini noti per inviare e-mail sospette o che sono stati precedentemente segnalati dai destinatari) e lo spostano con e-mail simili nella cartella spam. La maggior parte dei provider di servizi di posta elettronica consente di inserire nella blacklist indirizzi e-mail specifici.

Strategie per mantenere le tue e-mail fuori dallo spam

Una volta che sai come funzionano i filtri antispam e perché la tua e-mail è spam, puoi implementare strategie efficaci per mantenere le tue e-mail fuori dalla cartella spam.

Usa un indirizzo email professionale

Quando ricevi un'e-mail aziendale da qualcuno che non conosci o non riconosci immediatamente, probabilmente la sposti nel cestino o la segnali come spam. I tuoi destinatari lo faranno se il tuo indirizzo email è sospetto o contiene parole senza senso.

L'utilizzo di un indirizzo email professionale è il primo passo per costruire la fiducia dei clienti. Oltre al marchio, una casella di posta aziendale conferisce legittimità alla tua e-mail, facendo sapere ai clienti che possono fidarsi della fonte dell'e-mail.

Se hai delle e-mail di follow-up da inviare, assicurati di utilizzare lo stesso indirizzo. In questo modo, sanno che si tratta di un messaggio valido da un'azienda, anche se non riconoscono immediatamente il mittente, quindi è meno probabile che il tuo messaggio venga contrassegnato come spam.

Dai ai tuoi destinatari un'opzione per annullare l'iscrizione

Le e-mail di marketing dovrebbero fornire ai destinatari un modo chiaro per annullare l'iscrizione. Non è un requisito legale ovunque, ma gli ESP considerano un'opzione di annullamento dell'iscrizione una caratteristica importante dell'e-mail legittima.

Consenti ai tuoi destinatari di annullare facilmente l'iscrizione includendo un link di annullamento nell'intestazione o nel piè di pagina dell'e-mail. Inoltre, elimina le email dei destinatari che annullano l'iscrizione dalla tua mailing list. Puoi persino automatizzare questo processo utilizzando un servizio di posta elettronica professionale.

Pulisci le tue mailing list

Una mailing list pulita e aggiornata mantiene alto il coinvolgimento e bassi i tassi di annullamento dell'iscrizione. Le tue campagne e-mail riceveranno meno soft bounce e reclami di spam da destinatari non interessati, quindi la reputazione del dominio non ne risentirà. Invierai anche meno e-mail in generale e molti ESP addebitano in base al numero, quindi avere una mailing list pulita ti farà risparmiare denaro.

Per ripulire la tua mailing list, inizia eliminando duplicati, errori di battitura, e-mail non valide (rimbalzi rigidi) e raccoglitori di spam, indirizzi e-mail con la parola "spam" al loro interno. Assicurati che ogni abbonato nell'elenco abbia acconsentito a ricevere le tue e-mail. Quindi segmenta per dati demografici, area geografica, interessi e tassi di coinvolgimento per mostrare in che modo il tuo pubblico attuale corrisponde al tuo ideale.

Pianificare la pulizia di una mailing list è utile, specialmente quando ne hai un bel po' con cui lavorare. Puntare sempre sulla qualità prima della quantità. Il tuo obiettivo è assicurarti che tutti nell'elenco desiderino la tua email.

Puoi anche prendere in considerazione il doppio opt-in e opt-out, in modo che i destinatari possano scegliere di ricevere solo determinati contenuti e implementare una politica di abbandono per rimuovere gli abbonati non coinvolti dalla tua mailing list.

Segmenta il tuo pubblico di posta elettronica

La segmentazione dell'e-mail riguarda la comprensione delle persone a cui scrivi, sapere dove si trovano nel ciclo di vita del cliente e condividere i contenuti che trovano utili. Una corretta segmentazione riduce i problemi di consegna e aumenta i tassi di coinvolgimento.

Inizia a segmentare il tuo pubblico in base a dati demografici, posizione, interessi e fonte di acquisizione se invii newsletter settimanali o mensili.

Se sei un'azienda SaaS, potresti voler segmentare i destinatari in base alle fasi della canalizzazione di vendita e adattare le e-mail alle esigenze dei tuoi potenziali clienti. Allo stesso modo, le aziende di e-commerce possono segmentare le mailing list in base a indicatori come l'abbandono del carrello, il valore medio dell'ordine e la cronologia degli acquisti e inviare ai clienti tramite e-mail il contenuto giusto da acquistare (o acquistare di nuovo) senza intrusioni e spam.

Alcuni fornitori di servizi di email marketing ti consentono di segmentare il pubblico in base ai tassi di coinvolgimento. Pertanto, i destinatari che in passato non hanno interagito così tanto con i tuoi messaggi ricevono meno e-mail ed è meno probabile che ti contrassegnino come spam.

Scegli un approccio double opt-in

Una delle strategie più efficaci per proteggere la tua email aziendale dallo spam è confermare che i destinatari siano veramente interessati alla tua email. Un approccio "doppio opt-in" ti aiuta a registrare il consenso degli abbonati e segnalare ai loro ESP che le tue e-mail non devono essere contrassegnate come spam.

Quando qualcuno invia le proprie informazioni sul tuo sito web, inviagli un'e-mail di benvenuto che richiede un'azione, di solito una casella di controllo o un collegamento alle tue politiche. Gli abbonati verranno aggiunti alla tua mailing list solo se lo confermano.

Questo approccio abitua i destinatari ad aprire le tue e-mail e mostra ai loro filtri antispam che le tue e-mail non sono indesiderate o non richieste. Meglio ancora, puoi chiedere ai destinatari di salvare le tue informazioni di contatto e saltare i filtri antispam per sempre.

Evita di usare parole e frasi che attivano filtri antispam

Sai già come attivare parole e frasi nel contenuto delle e-mail aumenta notevolmente i tassi di spamming. Ti fanno sembrare uno spammer e attirano l'attenzione dei filtri antispam. Alcune parole chiave da sole potrebbero non essere sufficienti per contrassegnare immediatamente il tuo messaggio.

Ma troppe parole di attivazione nella riga dell'oggetto o nel corpo del testo insieme a segnali come una casella di posta non autenticata, una cattiva reputazione del dominio o troppi allegati renderanno la tua e-mail spam prima o poi.

Offri valore in ogni email

Alcune semplici strategie possono mantenere le tue e-mail aziendali fuori dai filtri antispam e farti vincere metà della battaglia. Puoi vincere l'altra metà fornendo valore e assicurandoti che i tuoi destinatari non raggiungano mai il pulsante "segnala spam".

L'implementazione delle strategie di cui sopra può sembrare scoraggiante e richiedere molto tempo, ma investire il tempo nei primi giorni di invio di un'e-mail aziendale ti aiuterà a rimanere in pista e contribuire a una grande autorità e reputazione di dominio.

Sii meglio al sicuro che dispiaciuto. Una volta che le tue e-mail finiscono nello spam, ricominciare da zero diventa una ripida salita. Il riscaldamento di un nuovo indirizzo e-mail, l'invio di e-mail in piccoli lotti e il ripristino della reputazione del tuo dominio richiederanno tempo prezioso che preferiresti investire nella crescita della tua attività.

Prevenire lo spamming via e-mail non è una scienza missilistica. Con ogni e-mail che invii, specifichi chiaramente cosa contiene. Assicurati che sia pertinente, informativo e utile. Mantienilo legittimo e non promozionale. Stai conversando, non effettuando una transazione, quindi rendi le email più personali, non promozionali.

Sei contro tutti gli altri per un posto nelle caselle di posta dei tuoi clienti e un'e-mail ben realizzata può fare molto per costruire relazioni durature.

Ora che sai come evitare di essere etichettato come spam, impara come scrivere un'e-mail professionale che riceva effettivamente una risposta.