İş E-postalarınızın Spam'e Düşmesini Nasıl Durdurabilirsiniz?

Tüm e-postaların neredeyse yarısı spam'dir. Bazı e-postalarınız da spam olabilir.

Görülmezler, duyulmazlar ve cevaplanmazlar, ancak neden spam filtrelerine çarptıklarını ve e-posta filtrelerinin nasıl çalıştığını bilmiyorsunuz. Daha da önemlisi, e-postaların spam olmasını önlemek için ne yapabilirsiniz?

Otomatik spam filtreleme, istenmeyen, alakasız ve kimlik avı e-postalarının çoğunu bir önemsiz veya spam klasörüne taşır. Her gün dünya çapında 300 milyardan fazla e-posta alışverişi yapılıyor. Kişisel olarak günlük yaklaşık 150 e-posta gönderiyor ve alıyorsunuz. Ne yazık ki, mükemmel hazırlanmış e-postalarınız da spam olarak sonuçlanabilir.

E-posta spam işletmelere maliyet getirir ve itibarlarına zarar verir. Birçok şirket değerli zamanlarını ve kaynaklarını gelen kutularına e-posta göndererek harcıyor ancak bunu yapmakta zorlanıyor. Birkaç en iyi uygulama ve e-posta spam'inin nasıl çalıştığını anlamak, iş iletişimleriniz için harikalar yaratabilir. E-postalarınızın spam'e düşmesini önlemek için neler yapabileceğinizi öğrenelim.

E-postalar neden spam'e gider?

En açık ve basit açıklama: alıcılar e-postaları oraya koyar.

Alakalı, faydalı içerik paylaşsanız ve onlarla iletişim kurmak için açık izniniz olsa bile, alıcılar yine de e-postanızı spam olarak işaretleyebilir. Dağınık bir gelen kutusunu düzenliyor ve temizliyor olabilirler, sizi unutmuş olabilirler veya sadece bir hata yapmış olabilirler.

Spam filtreleri oldukça sezgiseldir ve her e-posta etkinliğini gözlemler. Alıcılar bazı iletilerinizi işaretlediğinde, gelecekteki tüm e-postalar otomatik olarak spam olarak filtrelenir.

Kaynak: Gmail

Daha da kötüsü, Gmail, Outlook ve Yahoo gibi popüler e-posta hizmetlerindeki otomatik anti-spam filtrelerinin arkasındaki yapay zeka güdümlü algoritmalar, iyileştirmeler için veri toplar. E-postalarınız, onları işaretlememiş kişilere bile spam görünebilir.

Spam filtreleri nasıl çalışır?

Alıcıların yanlışlıkla e-posta spam'inizi işaretlemesini engelleyemeseniz de, e-postalarda ne aradıklarını biliyorsanız, spam filtrelerinin tetiklenmesini en aza indirebilirsiniz.

• Kaliteli içerik
• Profesyonel bir e-posta adresi
• Segmentlere ayrılmış kitle
• Temiz posta listesi

Her gün milyarlarca istenmeyen mesaj gönderiliyor. İstenmeyen posta filtreleri, alıcıları kötü niyetli siber saldırılardan korumak için bu e-postalara saldırır. E-posta sahtekarlığı ve kimlik avı saldırılarındaki artışa yanıt olarak, yapay zeka (AI) ve makine öğrenimindeki (ML) gelişmeler, modern spam filtrelerini daha karmaşık ve doğru hale getirdi.

İstenmeyen posta filtreleri, her biri e-postaları taramak ve istenmeyen mesajları engellemek için benzersiz kriterlere sahip farklı biçimlerde gelir. Ancak hepsi benzer şekilde çalışır - kötü amaçlı bilgiler için e-posta başlıklarını tarayın, bilinen spam göndericileri (kara listeler) engelleyin ve kimlik avı saldırılarını gösteren kalıplar için içeriği tarayın. Bilim ve sanatın eşit parçalarıdır.

Spam filtresi türleri

Gmail ve Outlook gibi popüler e-posta hizmetleri yerleşik spam korumasına sahiptir. Yine de, güvenlik bilincine sahip profesyoneller ve işletmeler, daha iyi koruma için ağ geçidi (şirket içi), bulut veya masaüstü tabanlı e-posta spam filtreleri uygular.

İstenmeyen posta filtreleri, e-postaları nasıl taradıklarına ve istenmeyen iletileri nasıl belirlediklerine bağlı olarak üç kategoriye ayrılabilir: başlık, içerik ve liste tabanlı filtreleme.

Başlık filtreleri

Başlık filtreleri, şüpheli ayrıntılar veya etkinlikler için e-posta başlığındaki bilgileri değerlendirir. Bu, gönderen ve alıcı ayrıntılarını, konu satırını ve e-posta aktarma zincirini kontrol etmeyi içerir. Bir e-posta geçiş zinciri, bir e-postanın iletilmesine dahil olan sunucular tarafından bırakılan bir izdir. İstenmeyen posta gönderenler, izlenmek istemedikleri için genellikle bu izi taklit ederler.

İçerik filtreleri

İçerik filtreleri, spam göndericilerin kullandığı önceden tanımlanmış bir kelime listesi (ücretsiz, kolay para, %100 garantili ve daha fazlası) için gelen e-postaları tarar. Herkes bu filtreleri özelleştirebilir ve kendi spam tetikleyici kelimelerini ekleyebilir.

Sezgisel filtreler de içerik tabanlıdır. E-postalarınızdaki belirli kelimeleri ve kelime öbeklerini derecelendirerek istenmeyen postaları belirlemek için algoritmalar kullanırlar. Bir mesajdaki şüpheli kelime ve kelime öbeklerine diğer terimlere göre daha yüksek puan verilir. Toplam puan önceden tanımlanmış bir eşiği aşarsa e-postanız spam olur.

Bayes filtreleri, en gelişmiş spam filtreleme sistemlerinden biridir. E-postaların genel bağlamını değerlendirirler. Bu kural tabanlı filtreler, yeni bir iletinin içeriğini analiz etmek ve aynı göndericiden gelen önceki e-postalarla karşılaştırmak için matematiksel formüller kullanır. Bayes filtreleri zamanla öğrenir ve geçerli ve istenmeyen e-postaları ayırt etmede önemli ölçüde daha doğru hale gelir.

Kara liste filtreleri

Kara liste filtreleri oldukça basittir. Gönderenin alan adını veya IP adresini kötü itibarlı e-posta alan adlarının kara listesiyle karşılaştırırlar - şüpheli e-postalar gönderdiği bilinen veya daha önce alıcılar tarafından işaretlenmiş alan adları) ve spam klasöründe benzer e-postalarla taşırlar. Çoğu e-posta hizmeti sağlayıcısı, belirli e-posta adreslerini kara listeye almanıza izin verir.

E-postalarınızı spam'den uzak tutma stratejileri

İstenmeyen e-posta filtrelerinin nasıl çalıştığını ve e-postanızın neden istenmeyen e-posta gönderdiğini öğrendikten sonra, e-postalarınızı istenmeyen e-posta klasöründen uzak tutmak için etkili stratejiler uygulayabilirsiniz.

Profesyonel bir e-posta adresi kullanın

Tanımadığınız veya hemen tanımadığınız birinden bir iş e-postası aldığınızda, muhtemelen onu çöp kutusuna taşır veya spam olarak bildirirsiniz. E-posta adresiniz şüpheliyse veya anlamsız sözler içeriyorsa alıcılarınız bunu yapacaktır.

Profesyonel bir e-posta adresi kullanmak, müşteri güveni oluşturmanın ilk adımıdır. Marka oluşturmaya ek olarak, bir iş posta kutusu, e-postanızın meşruiyetini sağlayarak müşterilerin e-postanın kaynağına güvenebileceklerini bilmelerini sağlar.

Gönderilecek takip e-postalarınız varsa, aynı adresi kullandığınızdan emin olun. Bu şekilde, göndereni hemen tanımasalar bile bunun bir şirketten gelen geçerli bir mesaj olduğunu bilirler, bu nedenle mesajınızın spam olarak işaretlenme olasılığı daha düşüktür.

Alıcılarınıza abonelikten çıkma seçeneği sunun

Pazarlama e-postaları, alıcılara abonelikten çıkmaları için net bir yol sağlamalıdır. Her yerde yasal bir gereklilik değildir, ancak ESP'ler abonelikten çıkma seçeneğini meşru e-postanın önemli bir özelliği olarak görür.

E-posta üstbilgisine veya altbilgisine bir abonelikten çıkma bağlantısı ekleyerek alıcılarınızın kolayca abonelikten çıkmasına izin verin. Ayrıca, posta listenizden çıkan alıcıların e-postalarını silin. Hatta profesyonel bir e-posta hizmeti kullanarak bu işlemi otomatikleştirebilirsiniz.

Posta listenizi/listelerinizi temizleyin

Temiz, güncel bir posta listesi, etkileşimi yüksek ve abonelikten çıkma oranlarını düşük tutar. E-posta kampanyalarınız, ilgisiz alıcılardan daha az yumuşak geri dönüş ve spam şikayeti alır, böylece alan adının itibarı zarar görmez. Ayrıca genel olarak daha az e-posta göndereceksiniz ve birçok ESP numaraya göre ücret alıyor, bu nedenle temiz bir posta listesine sahip olmak size para kazandıracak.

Posta listenizi temizlemek için, yinelenenleri, yazım hatalarını, geçersiz e-postaları (zor geri dönenler) ve istenmeyen e-posta yakalayıcıları - içinde "spam" kelimesi bulunan e-posta adreslerini ortadan kaldırarak başlayın. Listedeki her abonenin e-postalarınızı almayı seçtiğinden emin olun. Ardından, mevcut kitlenizin idealinize nasıl uyduğunu göstermek için demografi, coğrafya, ilgi alanları ve katılım oranlarına göre segmentlere ayırın.

Bir e-posta listesi temizliği planlamak, özellikle birlikte çalışabileceğiniz çok sayıda kişi olduğunda faydalıdır. Her zaman nicelikten önce kaliteye odaklanın. Amacınız, listedeki herkesin e-postanızı istemesini sağlamaktır.

Ayrıca, alıcıların yalnızca belirli içeriği almayı seçebilmeleri ve katılımsız aboneleri posta listenizden çıkarmak için bir gün sonu politikası uygulayabilmeleri için çifte katılım ve çıkışları da düşünebilirsiniz.

E-posta hedef kitlenizi segmentlere ayırın

E-posta segmentasyonu, yazdığınız kişileri anlamak, müşteri yaşam döngüsünde nerede olduklarını bilmek ve yararlı buldukları içeriği paylaşmakla ilgilidir. Doğru segmentasyon, teslim edilebilirlik sorunlarını azaltır ve katılım oranlarını artırır.

Haftalık veya aylık haber bültenleri gönderiyorsanız, kitlenizi demografi, konum, ilgi alanları ve edinme kaynağına göre bölümlere ayırmaya başlayın.

Bir SaaS şirketiyseniz, alıcıları satış hunisi aşamalarına göre bölümlere ayırmak ve e-postaları potansiyel müşterilerinizin ihtiyaçlarına göre uyarlamak isteyebilirsiniz. Benzer şekilde, e-ticaret işletmeleri, alışveriş sepetini terk etme, ortalama sipariş değeri ve satın alma geçmişi gibi göstergelere dayalı olarak posta listelerini bölümlere ayırabilir ve müşterilere, izinsiz ve istenmeyen posta göndermeden satın almaları (veya yeniden satın almaları) için doğru içeriği e-postayla gönderebilir.

Bazı e-posta pazarlama hizmeti sağlayıcıları, kitleleri katılım oranlarına göre bölümlere ayırmanıza izin verir. Bu nedenle, geçmişte iletilerinizle eskisi kadar ilgilenmeyen alıcılar daha az e-posta alır ve sizi spam olarak işaretleme olasılıkları daha düşüktür.

Çift katılımlı bir yaklaşım için gidin

İş e-postanızı spam'den korumanın en etkili stratejilerinden biri, alıcıların e-postanızla gerçekten ilgilendiğini doğrulamaktır. "Double opt-in" yaklaşımı, abonelerin onayını kaydetmenize ve ESP'lerine e-postalarınızın spam olarak işaretlenmemesi gerektiğini bildirmenize yardımcı olur.

Birisi web sitenize bilgilerini gönderdiğinde, onlara bir işlem gerektiren, genellikle bir onay kutusu veya politikalarınıza bir bağlantı içeren bir hoş geldiniz e-postası gönderin. Aboneler, yalnızca bunu onayladıkları takdirde posta listenize eklenecektir.

Bu yaklaşım, alıcıları e-postalarınızı açmaya alıştırır ve spam filtrelerine e-postalarınızın istenmeyen veya istenmeyen olmadığını gösterir. Daha da iyisi, alıcılardan iletişim bilgilerinizi kaydetmelerini ve spam filtrelerini sonsuza kadar atlamalarını isteyebilirsiniz.

İstenmeyen e-posta filtrelerini tetikleyen kelimeler ve ifadeler kullanmaktan kaçının

E-posta içeriğindeki tetikleyici kelimelerin ve kelime öbeklerinin spam gönderme oranlarını nasıl önemli ölçüde artırdığını zaten biliyorsunuz. Sizi bir spam gönderici gibi gösterirler ve spam filtrelerinin dikkatini çekerler. Mesajınızı hemen işaretlemek için birkaç tetikleyici kelime tek başına yeterli olmayabilir.

Ancak, konu satırında veya gövde metninde kimliği doğrulanmamış bir posta kutusu, kötü etki alanı itibarı veya çok fazla ek gibi sinyallerle birlikte çok fazla tetikleyici kelime, e-postanızı er ya da geç spam haline getirecektir.

Her e-postada değer sunun

Birkaç basit strateji, iş e-postalarınızı spam filtrelerinden uzak tutabilir ve savaşın yarısını kazanmanızı sağlayabilir. Diğer yarısını, değer sağlayarak ve alıcılarınızın "spam bildir" düğmesine asla erişmemesini sağlayarak kazanabilirsiniz.

Yukarıdaki stratejileri uygulamak göz korkutucu ve zaman alıcı görünebilir, ancak bir iş e-postası göndermenin ilk günlerinde zaman ayırmak, yolda kalmanıza ve büyük etki alanı otoritesine ve itibarına katkıda bulunmanıza yardımcı olacaktır.

Üzülmekten daha güvende ol. E-postalarınız spam ile sonuçlandığında, sıfırdan başlamak dik bir tırmanış haline gelir. Yeni bir e-posta adresini ısıtmak, e-postaları küçük gruplar halinde göndermek ve alan adı itibarınızı geri yüklemek, işinizi büyütmeye yatırım yapmayı tercih ettiğiniz değerli zamanınızı alacaktır.

E-posta spam göndermesini önlemek roket bilimi değildir. Gönderdiğiniz her e-postada, içinde ne olduğunu açıkça belirtirsiniz. Alakalı, bilgilendirici ve yararlı olduğundan emin olun. Meşru ve promosyonsuz tutun. İşlem yapmıyorsunuz, konuşuyorsunuz, bu nedenle e-postaları tanıtım amaçlı değil daha kişisel yapın.

Müşterilerinizin gelen kutularında bir yer için herkesle yarışıyorsunuz ve iyi hazırlanmış bir e-posta, kalıcı ilişkiler kurmada uzun bir yol kat edebilir.

Artık spam olarak etiketlenmekten nasıl kaçınacağınızı bildiğinize göre, gerçekten yanıt alan profesyonel bir e-postayı nasıl yazacağınızı öğrenin.