วิธีหยุดอีเมลธุรกิจของคุณจากการเข้าสู่สแปม

เกือบครึ่งหนึ่งของอีเมลทั้งหมดเป็นสแปม อีเมลบางฉบับของคุณอาจเป็นสแปมเช่นกัน

พวกเขามองไม่เห็น ไม่เคยได้ยิน และไม่ได้รับคำตอบ แต่คุณไม่รู้ว่าทำไมพวกเขาถึงกดตัวกรองสแปมและวิธีการทำงานของตัวกรองอีเมล ที่สำคัญกว่านั้น คุณจะทำอย่างไรเพื่อป้องกันอีเมลจากสแปม

การกรองสแปมอัตโนมัติจะย้ายอีเมลที่ไม่ต้องการ ไม่เกี่ยวข้อง และฟิชชิงไปยังโฟลเดอร์ขยะหรือสแปม มีการแลกเปลี่ยนอีเมลมากกว่า 300 พันล้านฉบับทั่วโลกทุกวัน คุณส่งและรับอีเมลประมาณ 150 ฉบับต่อวันเป็นการส่วนตัว น่าเสียดายที่อีเมลที่สร้างขึ้นมาอย่างสมบูรณ์แบบของคุณก็อาจกลายเป็นสแปมได้เช่นกัน

อีเมลขยะทำให้ธุรกิจเสียหายและทำให้ชื่อเสียงเสียหาย หลายบริษัทเสียเวลาและทรัพยากรอันมีค่าไปกับการรับอีเมลในกล่องจดหมายแต่ต้องลำบากในการทำเช่นนั้น แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสองสามข้อและการทำความเข้าใจว่าสแปมอีเมลทำงานอย่างไรสามารถสร้างสิ่งมหัศจรรย์สำหรับการสื่อสารทางธุรกิจของคุณได้ มาดูกันว่าคุณสามารถทำอะไรได้บ้างเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้อีเมลของคุณไปอยู่ในสแปม

ทำไมอีเมลถึงเป็นสแปม

คำอธิบายที่ชัดเจนและเรียบง่ายที่สุด: ผู้รับจะใส่อีเมลไว้ที่นั่น

แม้ว่าคุณจะแบ่งปันเนื้อหาที่เกี่ยวข้องและมีประโยชน์ และได้รับอนุญาตอย่างชัดแจ้งในการติดต่อพวกเขา ผู้รับยังสามารถทำเครื่องหมายว่าเป็นสแปมอีเมลของคุณได้ พวกเขาอาจกำลังจัดระเบียบและทำความสะอาดกล่องจดหมายที่รก อาจลืมคุณ หรือเพียงแค่ทำผิดพลาด

ตัวกรองสแปมค่อนข้างใช้งานง่ายและสังเกตทุกกิจกรรมอีเมล เมื่อผู้รับตั้งค่าสถานะข้อความบางข้อความของคุณ อีเมลในอนาคตทั้งหมดจะถูกกรองเป็นสแปมโดยอัตโนมัติ

ที่มา: Gmail

ที่แย่กว่านั้นคืออัลกอริธึมที่ขับเคลื่อนด้วย AI ซึ่งอยู่เบื้องหลังตัวกรองป้องกันสแปมอัตโนมัติในบริการอีเมลยอดนิยม เช่น Gmail, Outlook และ Yahoo รวบรวมข้อมูลเพื่อการปรับปรุง อีเมลของคุณอาจเป็นสแปมได้แม้กระทั่งกับผู้ที่ไม่ได้ตั้งค่าสถานะไว้

วิธีการทำงานของตัวกรองสแปม

แม้ว่าคุณจะไม่สามารถป้องกันผู้รับจากการทำเครื่องหมายว่าเป็นสแปมอีเมลของคุณโดยไม่ได้ตั้งใจ แต่คุณสามารถย่อขนาดตัวกรองสแปมที่เรียกใช้งานได้หากคุณรู้ว่าพวกเขามองหาอะไรในอีเมล

• เนื้อหาคุณภาพ
• ที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพ
• กลุ่มเป้าหมาย
• ล้างรายชื่อผู้รับจดหมาย

มีการส่งข้อความที่ไม่ต้องการนับพันล้านข้อความทุกวัน ตัวกรองสแปมโจมตีอีเมลเหล่านี้เพื่อปกป้องผู้รับจากการโจมตีทางไซเบอร์ที่เป็นอันตราย ในการตอบสนองต่อการเพิ่มขึ้นของอีเมลหลอกลวงและการโจมตีแบบฟิชชิ่ง ความก้าวหน้าในปัญญาประดิษฐ์ (AI) และการเรียนรู้ของเครื่อง (ML) ทำให้ตัวกรองสแปมที่ทันสมัยมีความซับซ้อนและแม่นยำยิ่งขึ้น

ตัวกรองสแปมมีหลายรูปแบบ แต่ละแบบมีเกณฑ์เฉพาะในการสแกนอีเมลและบล็อกข้อความที่ไม่พึงประสงค์ แต่ทุกอย่างทำงานเหมือนกัน – สแกนส่วนหัวของอีเมลเพื่อหาข้อมูลที่เป็นอันตราย บล็อกผู้ส่งอีเมลขยะที่รู้จัก (บัญชีดำ) และสแกนเนื้อหาเพื่อหารูปแบบที่บ่งบอกถึงการโจมตีแบบฟิชชิง มันเป็นวิทยาศาสตร์และศิลปะที่เท่าเทียมกัน

ประเภทของตัวกรองสแปม

บริการอีเมลยอดนิยม เช่น Gmail และ Outlook มีการป้องกันสแปมในตัว ถึงกระนั้น มืออาชีพและธุรกิจที่คำนึงถึงความปลอดภัยก็ใช้เกตเวย์ (ในองค์กร) คลาวด์ หรือตัวกรองสแปมอีเมลบนเดสก์ท็อปเพื่อการป้องกันที่ดียิ่งขึ้น

ตัวกรองสแปมสามารถแบ่งออกเป็นสามประเภทตามวิธีการสแกนอีเมลและระบุข้อความสแปม: ส่วนหัว เนื้อหา และการกรองตามรายการ

ตัวกรองส่วนหัว

ตัวกรองส่วนหัวจะประเมินข้อมูลในส่วนหัวของอีเมลเพื่อหารายละเอียดหรือกิจกรรมที่น่าสงสัย ซึ่งเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบรายละเอียดผู้ส่งและผู้รับ หัวเรื่อง และสายการส่งต่ออีเมล ห่วงโซ่การส่งต่ออีเมลเป็นเส้นทางที่เหลือโดยเซิร์ฟเวอร์ที่เกี่ยวข้องกับการส่งอีเมล ผู้ส่งอีเมลขยะมักจะปลอมเส้นทางนี้เพราะพวกเขาไม่ต้องการถูกติดตาม

ตัวกรองเนื้อหา

ตัวกรองเนื้อหาจะสแกนอีเมลขาเข้าเพื่อหารายการคำที่กำหนดไว้ล่วงหน้า (ฟรี เงินง่าย รับประกัน 100% และอื่นๆ) ที่นักส่งสแปมใช้ ทุกคนสามารถปรับแต่งตัวกรองเหล่านี้และเพิ่มคำเรียกสแปมของตนเองได้

ตัวกรองฮิวริสติกยังอิงตามเนื้อหาอีกด้วย พวกเขาใช้อัลกอริทึมในการระบุสแปมโดยให้คะแนนคำและวลีเฉพาะในอีเมลของคุณ คำและวลีที่น่าสงสัยในข้อความจะได้รับคะแนนที่สูงกว่าคำอื่นๆ อีเมลของคุณจะกลายเป็นสแปมหากคะแนนรวมเกินเกณฑ์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

ตัวกรอง Bayesian เป็นหนึ่งในระบบกรองสแปมที่ล้ำหน้าที่สุด พวกเขาประเมินบริบทโดยรวมของอีเมล ตัวกรองตามกฎเหล่านี้ใช้สูตรทางคณิตศาสตร์เพื่อวิเคราะห์เนื้อหาของข้อความใหม่และเปรียบเทียบกับอีเมลก่อนหน้าจากผู้ส่งรายเดียวกัน ตัวกรอง Bayesian เรียนรู้เมื่อเวลาผ่านไปและมีความแม่นยำมากขึ้นอย่างมากในการแยกแยะอีเมลที่ถูกต้องและสแปม

ตัวกรองบัญชีดำ

ตัวกรองบัญชีดำค่อนข้างตรงไปตรงมา พวกเขาเปรียบเทียบชื่อโดเมนของผู้ส่งหรือที่อยู่ IP กับบัญชีดำของโดเมนอีเมลที่มีชื่อเสียงไม่ดี – โดเมนที่ทราบว่าส่งอีเมลที่น่าสงสัยหรือเคยถูกตั้งค่าสถานะโดยผู้รับ) และย้ายไปพร้อมกับอีเมลที่คล้ายกันในโฟลเดอร์สแปม ผู้ให้บริการอีเมลส่วนใหญ่อนุญาตให้คุณขึ้นบัญชีดำที่อยู่อีเมลที่ระบุได้

กลยุทธ์ในการป้องกันไม่ให้อีเมลของคุณเป็นสแปม

เมื่อคุณทราบแล้วว่าตัวกรองสแปมทำงานอย่างไรและเหตุใดอีเมลของคุณจึงเป็นสแปม คุณสามารถใช้กลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพเพื่อป้องกันไม่ให้อีเมลของคุณอยู่ในโฟลเดอร์สแปม

ใช้ที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพ

เมื่อคุณได้รับอีเมลธุรกิจจากคนที่คุณไม่รู้จักหรือไม่รู้จักในทันที คุณอาจย้ายไปที่ถังขยะหรือรายงานว่าเป็นสแปม ผู้รับของคุณจะทำเช่นนี้หากที่อยู่อีเมลของคุณน่าสงสัยหรือมีข้อความที่ไม่มีความหมาย

การใช้ที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพเป็นขั้นตอนแรกในการสร้างความไว้วางใจให้กับลูกค้า นอกจากการสร้างแบรนด์แล้ว กล่องเมลธุรกิจยังช่วยให้อีเมลของคุณถูกต้องตามกฎหมาย ทำให้ลูกค้ารู้ว่าพวกเขาสามารถเชื่อถือแหล่งที่มาของอีเมลได้

หากคุณมีอีเมลติดตามผลที่จะส่ง โปรดใช้ที่อยู่เดียวกัน ด้วยวิธีนี้ พวกเขารู้ว่านี่เป็นข้อความที่ถูกต้องจากบริษัท แม้ว่าพวกเขาจะไม่รู้จักผู้ส่งในทันที ดังนั้นข้อความของคุณจึงมีโอกาสน้อยที่จะถูกทำเครื่องหมายว่าเป็นสแปม

ให้ตัวเลือกแก่ผู้รับของคุณในการยกเลิกการสมัคร

อีเมลทางการตลาดควรให้ผู้รับมีวิธีการที่ชัดเจนในการยกเลิกการสมัคร ไม่ใช่ข้อกำหนดทางกฎหมายทุกที่ แต่ ESP ถือว่าตัวเลือกการยกเลิกการสมัครเป็นคุณลักษณะที่สำคัญของอีเมลที่ถูกต้องตามกฎหมาย

ให้ผู้รับของคุณยกเลิกการสมัครได้อย่างง่ายดายโดยใส่ลิงก์ยกเลิกการสมัครไว้ในส่วนหัวหรือส่วนท้ายของอีเมล นอกจากนี้ ให้ลบอีเมลของผู้รับที่ยกเลิกการสมัครรับจดหมายของคุณ คุณยังสามารถทำให้กระบวนการนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติโดยใช้บริการอีเมลแบบมืออาชีพ

ทำความสะอาดรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ

รายชื่อส่งเมลที่สะอาดและเป็นปัจจุบันช่วยให้การมีส่วนร่วมสูงและอัตราการยกเลิกการสมัครต่ำ แคมเปญอีเมลของคุณจะได้รับการตีกลับน้อยลงและการร้องเรียนเรื่องสแปมจากผู้รับที่ไม่สนใจ ดังนั้นชื่อเสียงของโดเมนจะไม่ได้รับผลกระทบ นอกจากนี้ คุณจะส่งอีเมลโดยรวมน้อยลง และ ESP จำนวนมากจะเรียกเก็บเงินตามหมายเลข ดังนั้นการมีรายชื่อผู้รับจดหมายที่สะอาดจะช่วยให้คุณประหยัดเงินได้

ในการล้างรายชื่อส่งเมลของคุณ ให้เริ่มต้นด้วยการกำจัดสำเนา การพิมพ์ผิด อีเมลที่ไม่ถูกต้อง (การตีกลับอย่างหนัก) และตัวดักจับสแปม - ที่อยู่อีเมลที่มีคำว่า "สแปม" อยู่ในนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกแต่ละคนในรายการได้เลือกที่จะรับอีเมลของคุณ จากนั้นแบ่งกลุ่มตามข้อมูลประชากร ภูมิศาสตร์ ความสนใจ และอัตราการมีส่วนร่วมเพื่อแสดงว่าผู้ชมปัจจุบันของคุณตรงกับอุดมคติของคุณอย่างไร

การจัดกำหนดการล้างรายชื่อส่งเมลจะมีประโยชน์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณมีงานหลายอย่างที่ต้องดำเนินการด้วย เน้นคุณภาพมาก่อนปริมาณเสมอ เป้าหมายของคุณคือทำให้แน่ใจว่าทุกคนในรายการต้องการอีเมลของคุณ

คุณยังสามารถพิจารณาการเลือกเข้าร่วมสองครั้งและการเลือกไม่ใช้ เพื่อให้ผู้รับสามารถเลือกรับเนื้อหาบางอย่างและใช้นโยบายพระอาทิตย์ตกเพื่อลบสมาชิกที่ไม่ได้มีส่วนร่วมออกจากรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณเท่านั้น

แบ่งกลุ่มผู้ชมอีเมลของคุณ

การแบ่งกลุ่มอีเมลเป็นเรื่องเกี่ยวกับการทำความเข้าใจผู้คนที่คุณกำลังเขียนถึง การรู้ว่าพวกเขาอยู่ที่ไหนในวงจรชีวิตของลูกค้า และการแบ่งปันเนื้อหาที่พวกเขาเห็นว่ามีประโยชน์ การแบ่งส่วนที่เหมาะสมช่วยลดปัญหาในการส่งมอบและเพิ่มอัตราการมีส่วนร่วม

เริ่มแบ่งกลุ่มผู้ชมของคุณตามข้อมูลประชากร สถานที่ตั้ง ความสนใจ และแหล่งที่มาของการได้มา หากคุณส่งจดหมายข่าวรายสัปดาห์หรือรายเดือน

หากคุณเป็นบริษัท SaaS คุณอาจต้องการแบ่งกลุ่มผู้รับตามขั้นตอนของช่องทางการขายและปรับแต่งอีเมลให้ตรงกับความต้องการของผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าของคุณ ในทำนองเดียวกัน ธุรกิจอีคอมเมิร์ซสามารถแบ่งกลุ่มรายชื่อส่งเมลตามตัวบ่งชี้ เช่น การละทิ้งรถเข็น มูลค่าการสั่งซื้อเฉลี่ย และประวัติการซื้อ และส่งอีเมลถึงลูกค้าถึงเนื้อหาที่ถูกต้องในการซื้อ (หรือซื้อซ้ำ) โดยไม่รบกวนและสแปม

ผู้ให้บริการการตลาดผ่านอีเมลบางรายอนุญาตให้คุณแบ่งกลุ่มผู้ชมตามอัตราการมีส่วนร่วม ดังนั้น ผู้รับที่ไม่เคยมีส่วนร่วมกับข้อความของคุณมากนักจะได้รับอีเมลน้อยลงและมีโอกาสน้อยที่จะทำเครื่องหมายว่าคุณเป็นสแปม

ใช้วิธีการเลือกรับสองครั้ง

หนึ่งในกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการปกป้องอีเมลธุรกิจของคุณจากสแปมคือการยืนยันว่าผู้รับสนใจอีเมลของคุณอย่างแท้จริง วิธีการ "เลือกเข้าร่วมสองครั้ง" ช่วยให้คุณบันทึกความยินยอมของสมาชิกและส่งสัญญาณ ESP ว่าอีเมลของคุณไม่ควรถูกทำเครื่องหมายว่าเป็นสแปม

เมื่อมีคนส่งข้อมูลของพวกเขาในเว็บไซต์ของคุณ ให้ส่งอีเมลต้อนรับที่ต้องมีการดำเนินการ ซึ่งมักจะเป็นช่องทำเครื่องหมายหรือลิงก์ไปยังนโยบายของคุณ สมาชิกจะถูกเพิ่มในรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณหากพวกเขายืนยันสิ่งนี้

วิธีนี้จะทำให้ผู้รับคุ้นเคยกับการเปิดอีเมลของคุณและแสดงตัวกรองสแปมว่าอีเมลของคุณไม่ใช่อีเมลที่ไม่พึงประสงค์หรือไม่พึงประสงค์ ยังดีกว่าคุณสามารถขอให้ผู้รับบันทึกข้อมูลติดต่อของคุณและข้ามตัวกรองสแปมได้ตลอดไป

หลีกเลี่ยงการใช้คำและวลีที่เรียกตัวกรองสแปม

คุณรู้อยู่แล้วว่าคำและวลีที่กระตุ้นในเนื้อหาอีเมลช่วยเพิ่มอัตราการส่งสแปมได้อย่างมากอย่างไร พวกเขาทำให้คุณดูเหมือนเป็นผู้ส่งสแปมและดึงดูดความสนใจของตัวกรองสแปม คำกระตุ้นสองสามคำเพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอที่จะตั้งค่าสถานะข้อความของคุณทันที

แต่การเรียกคำในหัวเรื่องหรือเนื้อหามากเกินไปพร้อมกับสัญญาณ เช่น กล่องจดหมายที่ไม่ผ่านการตรวจสอบสิทธิ์ ชื่อเสียงของโดเมนที่ไม่ดี หรือมีไฟล์แนบมากเกินไปจะทำให้อีเมลสแปมของคุณไม่ช้าก็เร็ว

มอบความคุ้มค่าในอีเมลทุกฉบับ

กลยุทธ์ง่ายๆ สองสามข้อสามารถป้องกันไม่ให้อีเมลธุรกิจของคุณถูกกรองสแปมและชนะคุณไปครึ่งหนึ่ง คุณสามารถชนะอีกครึ่งหนึ่งโดยการให้คุณค่าและรับรองว่าผู้รับของคุณจะไม่มีวันไปถึงปุ่ม "รายงานสแปม"

การใช้กลยุทธ์ข้างต้นอาจดูยุ่งยากและใช้เวลานาน แต่การสละเวลาในช่วงแรกๆ ของการส่งอีเมลธุรกิจจะช่วยให้คุณติดตามและมีส่วนสนับสนุนโดเมนและชื่อเสียงที่ยอดเยี่ยม

ปลอดภัยไว้ก่อนดีกว่าเสียใจ เมื่ออีเมลของคุณจบลงด้วยสแปม การเริ่มต้นจากศูนย์จะกลายเป็นเรื่องยาก การทำให้ที่อยู่อีเมลใหม่อบอุ่นขึ้น การส่งอีเมลเป็นกลุ่มเล็กๆ และการกู้คืนชื่อเสียงของโดเมนจะใช้เวลาอันมีค่าซึ่งคุณอยากลงทุนในการขยายธุรกิจให้เติบโต

การป้องกันสแปมอีเมลไม่ใช่วิทยาศาสตร์จรวด ทุกอีเมลที่คุณส่ง คุณจะระบุอย่างชัดเจนว่ามีอะไรอยู่ในนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีความเกี่ยวข้อง ให้ข้อมูล และมีประโยชน์ ให้มันถูกต้องตามกฎหมายและไม่ส่งเสริมการขาย คุณกำลังมีการสนทนา ไม่ใช่ทำธุรกรรม ดังนั้นควรทำให้อีเมลเป็นส่วนตัวมากขึ้น ไม่ใช่เพื่อส่งเสริมการขาย

คุณกำลังแข่งขันกับคนอื่นๆ ในกล่องจดหมายของลูกค้า และอีเมลที่ออกแบบมาอย่างดีสามารถช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่ยั่งยืนได้ยาวนาน

เมื่อคุณรู้วิธีหลีกเลี่ยงการถูกระบุว่าเป็นสแปมแล้ว ให้เรียนรู้วิธีเขียนอีเมลแบบมืออาชีพที่ได้รับการตอบกลับจริงๆ