So verhindern Sie, dass Ihre geschäftlichen E-Mails im Spam landen

Fast die Hälfte aller E-Mails sind Spam. Wahrscheinlich sind einige Ihrer E-Mails auch Spam.

Sie sind unsichtbar, ungehört und unbeantwortet, aber Sie wissen nicht, warum sie auf Spamfilter treffen und wie E-Mail-Filter funktionieren. Noch wichtiger, was können Sie tun, um zu verhindern, dass E-Mails spammen?

Die automatische Spam-Filterung verschiebt die meisten unerwünschten, irrelevanten und Phishing-E-Mails in einen Junk- oder Spam-Ordner. Täglich werden weltweit über 300 Milliarden E-Mails ausgetauscht. Sie persönlich versenden und empfangen täglich rund 150 E-Mails. Leider können Ihre perfekt gestalteten E-Mails auch im Spam landen.

E-Mail-Spam kostet Unternehmen und schädigt ihren Ruf. Viele Unternehmen verschwenden ihre kostbare Zeit und Ressourcen damit, E-Mails in Posteingänge zu bekommen, tun sich aber damit schwer. Ein paar Best Practices und das Verständnis, wie E-Mail-Spam funktioniert, können Wunder für Ihre Geschäftskommunikation bewirken. Lassen Sie uns herausfinden, was Sie tun können, damit Ihre E-Mails nicht im Spam landen.

Warum landen E-Mails im Spam?

Die offensichtlichste und einfachste Erklärung: Empfänger legen E-Mails dort ab.

Selbst wenn Sie relevante, nützliche Inhalte teilen und die ausdrückliche Erlaubnis haben, sie zu kontaktieren, können die Empfänger Ihre E-Mail dennoch als Spam markieren. Sie organisieren und bereinigen vielleicht einen überfüllten Posteingang, haben Sie vielleicht vergessen oder haben einfach einen Fehler gemacht.

Spamfilter sind ziemlich intuitiv und beobachten jede E-Mail-Aktivität. Wenn Empfänger einige Ihrer Nachrichten markieren, werden alle zukünftigen E-Mails automatisch als Spam gefiltert.

Quelle: Gmail

Schlimmer noch, KI-gesteuerte Algorithmen hinter automatischen Anti-Spam-Filtern bei beliebten E-Mail-Diensten wie Gmail, Outlook und Yahoo sammeln Daten für Verbesserungen. Ihre E-Mails können selbst für Personen, die sie nicht gekennzeichnet haben, als Spam erscheinen.

So funktionieren Spamfilter

Sie können zwar nicht verhindern, dass Empfänger Ihre E-Mail versehentlich als Spam markieren, aber Sie können das Auslösen von Spamfiltern minimieren, wenn Sie wissen, wonach sie in E-Mails suchen.

• Qualitätsinhalt
• Eine professionelle E-Mail-Adresse
• Segmentiertes Publikum
• Bereinigen Sie die Mailingliste

Jeden Tag werden Milliarden unerwünschter Nachrichten verschickt. Spamfilter greifen diese E-Mails an, um die Empfänger vor böswilligen Cyberangriffen zu schützen. Als Reaktion auf die Zunahme von E-Mail-Betrug und Phishing-Angriffen haben Fortschritte in der künstlichen Intelligenz (KI) und im maschinellen Lernen (ML) moderne Spamfilter ausgefeilter und genauer gemacht.

Spam-Filter gibt es in verschiedenen Formen, jede mit einzigartigen Kriterien, um E-Mails zu scannen und unerwünschte Nachrichten zu blockieren. Sie funktionieren jedoch alle ähnlich – scannen E-Mail-Header auf bösartige Informationen, blockieren bekannte Spammer (Blacklists) und scannen Inhalte auf Muster, die auf Phishing-Angriffe hinweisen. Es ist zu gleichen Teilen Wissenschaft und Kunst.

Arten von Spamfiltern

Beliebte E-Mail-Dienste wie Gmail und Outlook verfügen über einen integrierten Spamschutz. Dennoch implementieren sicherheitsbewusste Fachleute und Unternehmen Gateway- (lokale), Cloud- oder Desktop-basierte E-Mail-Spamfilter für einen besseren Schutz.

Spam-Filter können in drei Kategorien eingeteilt werden, je nachdem, wie sie E-Mails scannen und Spam-Nachrichten identifizieren: Kopfzeilen-, Inhalts- und listenbasierte Filterung.

Header-Filter

Header-Filter werten die Informationen im E-Mail-Header auf verdächtige Details oder Aktivitäten aus. Dabei werden die Absender- und Empfängerdaten, die Betreffzeile und die E-Mail-Weiterleitungskette überprüft. Eine E-Mail-Relay-Kette ist eine Spur, die von den an der Zustellung einer E-Mail beteiligten Servern hinterlassen wird. Spammer täuschen diese Spur normalerweise vor, weil sie nicht nachverfolgt werden möchten.

Inhaltsfilter

Inhaltsfilter scannen eingehende E-Mails nach einer vordefinierten Liste von Wörtern (kostenlos, leichtes Geld, 100 % garantiert und mehr), die von Spammern verwendet werden. Jeder kann diese Filter anpassen und eigene Spam-Auslösewörter hinzufügen.

Heuristische Filter sind ebenfalls inhaltsbasiert. Sie verwenden Algorithmen, um Spam zu identifizieren, indem sie bestimmte Wörter und Sätze in Ihren E-Mails bewerten. Verdächtige Wörter und Ausdrücke in einer Nachricht erhalten eine höhere Punktzahl als andere Begriffe. Ihre E-Mail wird zu Spam, wenn die Gesamtpunktzahl einen vordefinierten Schwellenwert überschreitet.

Bayes'sche Filter sind eines der fortschrittlichsten Spam-Filtersysteme. Sie bewerten den Gesamtkontext von E-Mails. Diese regelbasierten Filter verwenden mathematische Formeln, um den Inhalt einer neuen Nachricht zu analysieren und ihn mit früheren E-Mails desselben Absenders zu vergleichen. Bayes'sche Filter lernen mit der Zeit und werden deutlich genauer bei der Unterscheidung von gültigen und Spam-E-Mails.

Blacklist-Filter

Blacklist-Filter sind ziemlich einfach. Sie vergleichen den Domainnamen oder die IP-Adresse des Absenders mit einer Blacklist von E-Mail-Domains mit schlechtem Ruf (Domains, von denen bekannt ist, dass sie verdächtige E-Mails versenden oder die zuvor von Empfängern markiert wurden) und verschieben sie mit ähnlichen E-Mails in den Spam-Ordner. Bei den meisten E-Mail-Dienstanbietern können Sie bestimmte E-Mail-Adressen auf die schwarze Liste setzen.

Strategien, um Ihre E-Mails vor Spam zu schützen

Sobald Sie wissen, wie Spam-Filter funktionieren und warum Ihre E-Mails Spam sind, können Sie effektive Strategien implementieren, um Ihre E-Mails aus dem Spam-Ordner fernzuhalten.

Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Adresse

Wenn Sie eine geschäftliche E-Mail von jemandem erhalten, den Sie nicht kennen oder nicht sofort erkennen, verschieben Sie sie wahrscheinlich in den Papierkorb oder melden sie als Spam. Ihre Empfänger werden dies tun, wenn Ihre E-Mail-Adresse verdächtig ist oder Kauderwelsch enthält.

Die Verwendung einer professionellen E-Mail-Adresse ist der erste Schritt, um Kundenvertrauen aufzubauen. Zusätzlich zum Branding verleiht ein Geschäftspostfach Ihrer E-Mail Legitimität und lässt Kunden wissen, dass sie der Quelle der E-Mail vertrauen können.

Wenn Sie Folge-E-Mails senden müssen, stellen Sie sicher, dass Sie dieselbe Adresse verwenden. Auf diese Weise wissen sie, dass es sich um eine gültige Nachricht von einem Unternehmen handelt, auch wenn sie den Absender nicht sofort erkennen, sodass Ihre Nachricht weniger wahrscheinlich als Spam markiert wird.

Geben Sie Ihren Empfängern die Möglichkeit, sich abzumelden

Marketing-E-Mails sollten den Empfängern eine klare Möglichkeit bieten, sich abzumelden. Es ist nicht überall gesetzlich vorgeschrieben, aber ESPs betrachten eine Abmeldeoption als wichtiges Merkmal legitimer E-Mails.

Ermöglichen Sie Ihren Empfängern, sich einfach abzumelden, indem Sie einen Abmeldelink in die Kopf- oder Fußzeile der E-Mail einfügen. Löschen Sie außerdem E-Mails von Empfängern, die sich von Ihrer Mailingliste abmelden. Sie können diesen Vorgang sogar automatisieren, indem Sie einen professionellen E-Mail-Dienst verwenden.

Bereinigen Sie Ihre Mailingliste(n)

Eine saubere, aktuelle Mailingliste hält das Engagement hoch und die Abmelderaten niedrig. Ihre E-Mail-Kampagnen erhalten weniger Soft Bounces und Spam-Beschwerden von uninteressierten Empfängern, sodass der Ruf der Domain nicht leidet. Sie werden auch insgesamt weniger E-Mails versenden, und viele ESPs berechnen nach Nummer, sodass Sie mit einer sauberen Mailingliste Geld sparen.

Um Ihre Mailingliste zu bereinigen, entfernen Sie zunächst Duplikate, Tippfehler, ungültige E-Mails (Hard Bounces) und Spam-Catcher – E-Mail-Adressen mit dem Wort „Spam“ darin. Stellen Sie sicher, dass jeder Abonnent auf der Liste dem Erhalt Ihrer E-Mails zugestimmt hat. Segmentieren Sie dann nach Demografie, Geografie, Interessen und Interaktionsraten, um zu zeigen, wie Ihre aktuelle Zielgruppe Ihrem Ideal entspricht.

Das Planen einer Mailinglisten-Bereinigung ist hilfreich, besonders wenn Sie mit ziemlich vielen zu arbeiten haben. Konzentrieren Sie sich immer auf Qualität vor Quantität. Ihr Ziel ist es, sicherzustellen, dass jeder auf der Liste Ihre E-Mail möchte.

Sie können auch Double-Opt-Ins und Opt-Outs in Betracht ziehen, sodass Empfänger auswählen können, nur bestimmte Inhalte zu erhalten, und eine Sunset-Richtlinie implementieren, um nicht engagierte Abonnenten aus Ihrer Mailingliste zu entfernen.

Segmentieren Sie Ihre E-Mail-Zielgruppe

Bei der E-Mail-Segmentierung geht es darum, die Personen zu verstehen, denen Sie schreiben, zu wissen, wo sie sich im Kundenlebenszyklus befinden, und Inhalte zu teilen, die sie nützlich finden. Die richtige Segmentierung reduziert Zustellbarkeitsprobleme und erhöht die Engagement-Raten.

Beginnen Sie mit der Segmentierung Ihrer Zielgruppe basierend auf demografischen Merkmalen, Standort, Interessen und Erwerbsquelle, wenn Sie wöchentliche oder monatliche Newsletter versenden.

Wenn Sie ein SaaS-Unternehmen sind, möchten Sie möglicherweise Empfänger basierend auf den Verkaufstrichterstufen segmentieren und E-Mails an die Bedürfnisse Ihrer potenziellen Kunden anpassen. In ähnlicher Weise können E-Commerce-Unternehmen Mailinglisten auf der Grundlage von Indikatoren wie Warenkorbabbruch, durchschnittlichem Bestellwert und Kaufhistorie segmentieren und Kunden per E-Mail die richtigen Inhalte zum Kaufen (oder erneuten Kaufen) zusenden, ohne zu stören und zu spammen.

Einige E-Mail-Marketing-Dienstleister ermöglichen es Ihnen, Zielgruppen basierend auf Engagement-Raten zu segmentieren. Empfänger, die sich in der Vergangenheit weniger mit Ihren Nachrichten beschäftigt haben, erhalten also weniger E-Mails und markieren Sie weniger wahrscheinlich als Spam.

Entscheiden Sie sich für einen Double-Opt-In-Ansatz

Eine der effektivsten Strategien zum Schutz Ihrer geschäftlichen E-Mails vor Spam besteht darin, zu bestätigen, dass die Empfänger wirklich an Ihrer E-Mail interessiert sind. Ein „Double Opt-in“-Ansatz hilft Ihnen, die Zustimmung der Abonnenten aufzuzeichnen und ihren ESPs zu signalisieren, dass Ihre E-Mails nicht als Spam markiert werden sollen.

Wenn jemand seine Informationen auf Ihrer Website einreicht, senden Sie ihm eine Willkommens-E-Mail, die eine Aktion erfordert, normalerweise ein Kontrollkästchen oder einen Link zu Ihren Richtlinien. Abonnenten werden nur dann in Ihren Verteiler aufgenommen, wenn sie dies bestätigen.

Dieser Ansatz gewöhnt die Empfänger daran, Ihre E-Mails zu öffnen, und zeigt ihren Spamfiltern, dass Ihre E-Mails weder unerwünscht noch unaufgefordert sind. Besser noch, Sie können die Empfänger bitten, Ihre Kontaktinformationen zu speichern und Spamfilter für immer zu überspringen.

Vermeiden Sie die Verwendung von Wörtern und Phrasen, die Spamfilter auslösen

Sie wissen bereits, wie Trigger-Wörter und -Phrasen in E-Mail-Inhalten die Spam-Rate dramatisch erhöhen. Sie lassen Sie wie einen Spammer klingen und ziehen die Aufmerksamkeit von Spamfiltern auf sich. Ein paar Schlüsselwörter allein reichen möglicherweise nicht aus, um Ihre Nachricht sofort zu kennzeichnen.

Aber zu viele Auslösewörter in der Betreffzeile oder im Textkörper gepaart mit Signalen wie einem nicht authentifizierten Postfach, einem schlechten Ruf der Domain oder zu vielen Anhängen machen Ihre E-Mail früher oder später zu Spam.

Bieten Sie Wert in jeder E-Mail

Ein paar einfache Strategien können Ihre geschäftlichen E-Mails von Spam-Filtern fernhalten und Ihnen die halbe Miete einbringen. Sie können die andere Hälfte gewinnen, indem Sie einen Mehrwert bieten und sicherstellen, dass Ihre Empfänger niemals nach der Schaltfläche "Spam melden" greifen.

Die Implementierung der oben genannten Strategien mag entmutigend und zeitaufwändig erscheinen, aber die Zeit in den frühen Tagen des Versendens einer geschäftlichen E-Mail zu investieren, wird Ihnen helfen, auf Kurs zu bleiben und zu einer großartigen Domain-Autorität und Reputation beizutragen.

Sei besser sicher als leid. Sobald Ihre E-Mails im Spam landen, wird der Neuanfang zu einem steilen Aufstieg. Das Aufwärmen einer neuen E-Mail-Adresse, das Versenden von E-Mails in kleinen Stapeln und die Wiederherstellung Ihrer Domain-Reputation wird wertvolle Zeit in Anspruch nehmen, die Sie lieber in das Wachstum Ihres Unternehmens investieren würden.

Das Verhindern von E-Mail-Spamming ist kein Hexenwerk. Bei jeder E-Mail, die Sie versenden, legen Sie klar fest, was darin enthalten ist. Stellen Sie sicher, dass es relevant, informativ und nützlich ist. Halten Sie es legitim und nicht werblich. Sie führen ein Gespräch, führen keine Transaktion durch, also gestalten Sie E-Mails persönlicher, nicht zu Werbezwecken.

Sie treten gegen alle anderen an, um einen Platz in den Posteingängen Ihrer Kunden zu bekommen, und eine gut gestaltete E-Mail kann viel dazu beitragen, dauerhafte Beziehungen aufzubauen.

Jetzt, da Sie wissen, wie Sie vermeiden können, als Spam gekennzeichnet zu werden, lernen Sie, wie Sie eine professionelle E-Mail schreiben, die tatsächlich eine Antwort erhält.