Proje Yönetiminde Kaynak Tahmini Neden Önemlidir?

Proje yönetiminde kaynak tahmini, yaratıcı çalışma söz konusu olduğunda karmaşıktır ve benzersiz bir dizi zorlukla birlikte gelir.

Her müşterinin ihtiyaçları ve zaman çizelgeleri söz konusu olduğunda çok az tutarlılık vardır. Yaratıcı personelden faydalanmak istiyorsunuz ama aynı zamanda onlara yaratıcı olma özgürlüğü de veriyorsunuz. Değişen son tarihler ve gereksinimler ile kaynak planlaması inanılmaz derecede karmaşık hale geliyor.

Kaynakları düzgün bir şekilde planlamak için kaynak kullanılabilirliğinizi tahmin edebilmek önemlidir. Karmaşık yaratıcı roller söz konusu olduğunda, ROI puanlaması gibi kaba teknikler başarısız olur. Kaynak ihtiyacını ve kullanılabilirliğini tahmin etmek için daha incelikli bir yaklaşıma ihtiyacınız var.

Bu makalede, proje yönetiminde kaynak tahmininin bazı önemli faydalarını tartışacağım. Kaynakları daha verimli bir şekilde tahmin etmek için bazı yol gösterici ilkeleri de paylaşacağım.

Kaynak Tahmininin Önemi

Ajans işi, özünde bir insan işidir. Sadece kendine çekebileceğin ve elinde tutabileceğin türden insanlar kadar iyisin.

Yaratıcı yetenek gibi belirsiz ve belirsiz bir şeyle uğraşırken, dikkatli insan yönetimi daha da önemli hale gelir.

Ajanslardaki yaratıcı insanlar genellikle iki durum arasında gidip gelir - "fazla çalışan" ve "yetersiz kullanılan" - ikisi de ideal değildir.

Kaynak tahmini, bu sorunu durdurmayı amaçlar.

Kaynak tahmini, adından da anlaşılacağı gibi, gelecekteki kaynak gereksinimlerinizi tahmin etmektir. Büyüyen ajanslar için bu, kaynakları tahsis etmek ve işe almayı planlamak için hayati önem taşır.

Proje yöneticileri, gelecek projelerinin yeterli personele sahip olduğundan emin olmak için tahmini kullanacaklardır. Hesap yöneticileri, hangi yeni işin takip edileceğini bulmak için bunu kullanacak.

Kaynak tahmininin aşağıdakiler gibi birkaç temel faydası vardır:

1. Kaynaklarınızın Kullanıldığından ve Mutlu Olduğundan Emin Olun

Yaratıcı kaynakları bir fabrika için planladığınız gibi planlayamazsınız. İnsan yaratıcılığı belirsiz ve geçicidir. Ayrıca nadiren ölçeklenebilir; yaratıcı çıktı, projeden projeye ve hatta günden güne büyük ölçüde değişir.

Bu nedenle, yaratıcı endüstriler için kaynak planlaması, yalnızca kaynakları kullanmaya değil, aynı zamanda onları tatmin etmeye de odaklanmalıdır.

Bunu yapmak, yaratıcı ekibinizin güçlü ve zayıf yönleri hakkında derin bir farkındalık gerektirir. Çalışanlarınızın ne tür projeler ve zorluklar üzerinde çalışmaktan keyif aldığını tam olarak bilmeniz gerekir.

İdeal olarak, her kaynağın şunları bilmelisiniz:

• Anahtar beceriler
• Geçmiş iş kaydı
• Güçlü Yönler / Zayıf Yönler
• Geçmiş projeler hakkında geri bildirim

Doğru kaynağı doğru projeyle eşleştirebilirseniz, çok daha mutlu bir iş gücünüz olur.

Bunu yapmanın bir yolu, kullanımı kolay, kullanıcı dostu kaynak yönetimi yazılımı kullanmaktır. Bu yazılım ekibiniz için zaman çizelgeleri ve raporlama yapacak ve potansiyel stresi azaltacaktır.

En iyi kaynak yönetimi yazılımı, yöneticilerin çizelgeler oluşturmasını ve iş yüklerini yönetmesini sağlamalıdır. Ayrıca, projelerin gerçek zamanlı olarak güncellenmesine izin vererek programları ve zaman çizelgelerini entegre etmelidir.

Doğru şekilde ve doğru araçlarla ele alındığında, kaynak tahmini her projenin güçlü ve zayıf yönlerini ve kaynakların nasıl kullanıldığını gösterebilir.

2. İşe Alma ve Kaynak İhtiyaçlarını Tahmin Edin

Kaynak tahmini , personel ihtiyaçlarını tanımlar, mevcut personeli tahsis eder ve gelecekteki projeler için hangi ilavelerin veya ikamelerin gerekli olacağını belirler.

Bu faktörlerin tümü bir projenin başarısına katkıda bulunur ve ajansınızın süreçlerini iyileştirmek için ölçülebilir kanıtlar sağlamaya yardımcı olabilir.

Bir sonraki projenizi planlarken, kapasiteniz hakkında bir fikriniz olması önemlidir. Bu, hangi kaynakların yetersiz veya fazla kullanıldığını belirlemek için geçmiş projelere bakarak gerçekleştirilebilir.

Tüm formları, dosyaları ve e-postaları müşteriye göre izleyen ve saklayan, her bir kampanyayı doğru bir şekilde analiz etmeyi kolaylaştıran kaynak yönetimi yazılımı arayın.

Modern yaratıcı endüstride, ajansların dış kaynaklı kaynakları kullanması yaygındır. Kaynak tahminine hakim olmak, proje hattınızda olanı gerçekleştirmek için serbest çalışan bir metin yazarına mı yoksa tam zamanlı bir tasarımcıya mı ihtiyacınız olacağını belirlemenize yardımcı olabilir.

3. Endüstri Trendlerine Yönelik Talebi Tahmin Edin ve Karşılayın

Teknoloji, yaratıcı endüstrinin temel taşıdır ve teknoloji trendleri değiştikçe yetenek talebi de buna göre değişir.

İki yıl önce popüler olan bir programlama dili veya tasarım uygulaması, önümüzdeki altı ay içinde gözden düşebilir. Bu eğilimleri öngörebilmeniz ve işe alım uygulamalarınızı buna göre yönlendirebilmeniz gerekir.

GE'nin eski başkanı Reginald Jones, HBR'de şu yorumu yaptı :

“30.000 elektromekanik mühendisi olan bir şirkettik ve elektronik mühendislerine ihtiyaç duyan bir şirket haline geldik. 1970'te bu değişikliği planlamamıştık ve 1970'lerin ortalarında bize büyük sorunlar yaşattı” dedi.

Bu, proje yönetiminde kaynak tahmininin daha az bilinen faydalarından biridir. Size sektöre ve onu şekillendiren piyasa güçlerine kuş bakışı bir bakış sunar. Ufukta yükselen trendler varsa, bunu işe alım kararlarınıza dahil edebilirsiniz.

Aynı zamanda trendleri tespit edebilmek, eğitim çözümleri geliştirmenize de yardımcı olacaktır. Proje yöneticilerinin, tahmin edilen trendler için ekip üyelerine eğitim sunmak için İK yöneticileriyle işbirliği yapması alışılmadık bir durum değil.

4. Yıpranma Oranlarını Haritalayın (ve Azaltın)

Kilit ekip üyelerinin gemiden atlaması, herhangi bir projede olabilecek en feci şeylerden biridir. Şelale yöntemi gibi daha yapılandırılmış bir proje yönetimi metodolojisi kullanırsanız, bir kaynağın ayrılması tüm projeyi rayından çıkarabilir.

Gelecekteki kaynağı tahmin etme sürecinde, mevcut yıpranma oranlarınız hakkında da bir anket yapmanız gerekecektir (bazı yaratıcı ajanslarda bu oran %20'yi aşabilir). Bu, çalışanların işten ayrılma nedenini anlamanıza ve haritalandırmanıza yardımcı olabilir.

Bunu yapmak, iyileştirici adımların atılmasını mümkün kılar. Önemli kaynaklar anlamlı projeler üzerinde çalışamadıkları için ayrılıyorsa, çabalarını buna göre yönlendirebilirsiniz.

Ajansınızda yapabileceğiniz en önemli şeylerden biri olarak kaynak tahmini.

Şimdi soru şu: Bunu nasıl yapacaksınız?

Aşağıda bazı ipuçlarını paylaşacağım.

Kaynak Tahmini Nasıl Yapılır?

Özünde, kaynak tahmini basitçe üç şeyin bir ölçüsüdür - geçmiş iş kayıtlarınız, mevcut ekip kompozisyonunuz ve yolunuza çıkan gelecekteki işler.

Başarılı kaynak tahmini için aşağıdaki faktörleri dikkate almanız gerekir:

1. Organizasyonun Büyümesi

Proje yönetiminde kaynak tahminiyle ilgili yaygın bir hata, gelecekteki kaynak gereksinimlerinin proje düzeyinde bir görünümü alınırken alınmasıdır. Bu size gelecekteki hangi projelere hazırlanmanız gerektiğini söyleyecek olsa da, kuruluşunuzun bu değişikliklerle başa çıkmak için nasıl donanımlı olup olmadığını söylemez.

Bu nedenle, dikkate almanız gereken ilk şeylerden biri organizasyonun büyümesidir.

Kendinize sorun: iş ne kadar hızlı büyüyor? İş belirli bir alanda daralıyor/genişliyor mu? Personel değişikliklerini desteklemek için işletmenin mali durumu nedir?

İşletme, hareket tasarımı projeleri için aktif olarak yeni müşteriler peşindeyse, ekibinizi buna göre yönlendirmeniz gerekecektir. Son iki çeyrekteki zayıf büyüme, işe alma kapasitesini etkilediyse, bunu kaynak tahmini kararlarınıza dahil etmeniz gerekecektir.

2. Yıpratma oranları

Kilit personelin ayrılması sadece mevcut projelerinizi rayından çıkarmakla kalmaz, aynı zamanda gelecekteki projelerde görev alma yeteneğinizi de tehlikeye atabilir.

Bu nedenle, çalışan yıpranma oranlarını tahminlerinize dahil edin.

Aşınma oranlarını şuna göre takip edin:

• Beceri , belirli becerilere sahip ekip üyelerinin diğerlerinden ayrılma olasılığının daha yüksek olup olmadığını görmek için. Bu aynı zamanda size farklı becerilere olan talebi de söyleyecektir. Örneğin, daha fazla Django geliştiriciniz ayrılıyorsa, bu, şirketiniz dışında daha fazla fırsatları olduğu anlamına gelebilir.

• Proje türü , belirli türdeki projelerin veya müşterilerin çalışanların yıpranmasına yol açma olasılığının daha yüksek olup olmadığını kontrol etmek için. Bu, gelecekte personel-proje uyumsuzluğunu önlemenize yardımcı olabilir.

• Proje boyutu , projenin boyutu ile çalışan memnuniyeti arasında bir ilişki olup olmadığını kontrol etmek için. Örneğin, büyük projelerin yıpranma oranı yüksekse, bu, iletişim ve yönetim sorunlarının altında yatan bir gösterge olabilir.

3. Teknoloji Trendleri

Mevcut projeleriniz için personele sahip olabilirsiniz ancak bu her zaman gelecekteki ihtiyaçlarınızı karşılayabileceğiniz anlamına gelmez. Yeni teknoloji trendleri genellikle proje yöneticilerini kör edebilir ve onları yaklaşan projeler için yetersiz personel bırakabilir.

Bu nedenle, teknoloji trendlerini takip edin ve bunları tahminlerinizde kullanın. Gerek:

• Mevcut ekibinizin gelecekteki etkileşimlerde ne kadar başarılı olacağını görmek için mevcut becerilerinize yönelik talebi takip edin . Belirli bir beceriye olan talep azalıyorsa, çalışanlarınızı buna göre yeniden eğitebilir veya küçültebilirsiniz.

• İşe alma ve eğitim kararları vermek için gelecekteki pazar ihtiyaçlarını takip edin.

4. Diğer Faktörler

Yukarıdakilerin yanı sıra, tahmininize aşağıdakileri de dahil etmeniz gerekir:

• Müşteri gereksinimleri: Mevcut gereksinimlerinize dayalı olarak gelecekteki müşteri taleplerini tahmin edin. Kaynak tahsisi ve işe alma ihtiyaçlarını belirlemek için bu talebi kullanın.

• Geçici proje gereksinimleri , yani belirli bir proje için kaynak gereksinimleri. Bu, proje taleplerini karşılamak için ekibinizde doğru yetenek dengesine sahip olmanızı sağlayacaktır.

• İdeal arabellek boyutu: Tahmin ettiğiniz ile bir projenin gerçekte ne kadar sürdüğü arasında her zaman bir uyumsuzluk olacaktır. Bu uyuşmazlığı belirlemek için geçmiş proje kayıtlarını kullanın ve gelecekteki projeler için arabellek boyutunu tahmin ederken kullanın.

Kaynak Tahmini için İpuçları

İş yükü analizi, eğilim analizi, yönetim yargısı vb. gibi kaynak tahminine yönelik çeşitli yaklaşımlar vardır.

Tüm bu yaklaşımlardan geçmek, bu blog yazısının kapsamı dışındadır.

Ancak, hangi yaklaşımı kullanırsanız kullanın, daha iyi kaynak tahmini için izleyebileceğiniz birkaç ipucu vardır:

1. Çalışan düzeyinde tahmin kullanın

Bir endüstri veya kuruluş düzeyinde kaynak tahmini yararlıdır, ancak yaratıcı çalışmanın benzersiz doğasını hesaba katmaz. Yaratıcı çalışma, fabrika çalışması gibi ölçeklendirilemeyeceğinden, tahmininizin de çalışan düzeyinde olması gerekir.

Esasen bu, bireysel çalışanların becerilerine ve çalışma alışkanlıklarına dayalı tahmin anlamına gelir.

Bir çalışanın zeki ama yavaş olduğu biliniyorsa, bunu hesaba katmanız gerekir. Başka bir çalışan küçük projelerde son derece iyi çalışıyor ancak büyük ekiplerde zorlanıyorsa, bunun için de tahminde bulunmanız gerekir.

Yaratıcı endüstrinin insan odaklı doğası göz önüne alındığında, bu yaklaşımı benimsemek daha mutlu bir iş gücü ve daha doğru tahminler sağlayacaktır.

2. Katılımcı bir yaklaşım benimseyin

Kaynak tahmininiz ya yukarıdan aşağıya olabilir (yani üst yönetim iş yönünü belirler ve kaynakları planlar) ya da aşağıdan yukarıya olabilir (yani proje yöneticileri gereksinimleri tanımlar).

Ancak gerçekten doğru kaynak tahmini için katılımcı bir yaklaşım benimsemeniz gerekir. Burası, üst yönetim ve proje yöneticilerinin gelecekteki kaynak gereksinimlerini planlamak için bir araya geldiği yerdir. Yönetim, proje yöneticilerine iş yönünü söyler ve proje yöneticileri gereksinimlerini karşılamak için bir çözüm geliştirir.

Dinamik çalışma ortamlarında, bu katılımcı yaklaşım, kaynak tahminine çok ihtiyaç duyulan netliği getirir.

3. Bir Risk Yönetim Planı Geliştirin

Bu kaçınılmazdır: bazı kaynaklar ayrılacak, bazı kaynaklar düşük performans gösterecek ve bazı kaynaklar gereğinden fazla dağıtılacaktır.

Bu, yaratıcı endüstrinin bir parçasıdır. Bir projede işlerin gerçekte nasıl olacağını asla doğru bir şekilde tahmin edemezsiniz.

Bu nedenle kaynak tahmininizde bir risk yönetim planı oluşturun. En kötü durum senaryoları için planlarınız olsun - kilit ekip üyelerinden biri ayrılmaya karar verirse veya bir kaynak beklendiği gibi çalışmazsa ne yapardınız. Ortaya çıktıklarında sorunlarla başa çıkabilmenizi sağlamak için yeterli bir arabellek süresini hesaba katın.

Proje yöneticisi olmak, genellikle beklenen ile gerçekte olan arasındaki uçurumu kapatmaktan ibarettir. Beklenmedik durumlar için ne kadar çok plan yaparsanız, bu boşluğu o kadar iyi kapatırsınız.

Kaynak tahmini, bir proje yöneticisinin en önemli sorumluluklarından biridir. Kapsamlı kaynak tahmini, çalışan ihtiyaçlarını karşılamada sizi çok daha iyi hale getirecektir. İnsan odaklı yaratıcı endüstride bu, önemsedikleri sorunlar üzerinde çalışan daha mutlu çalışanlara dönüşebilir. Ve daha mutlu çalışanlar, daha mutlu müşterilere eşittir.

Aynı zamanda dahil olacağınız daha kapsamlı faaliyetlerden biridir. Proje yönetiminde doğru kaynak tahmini, işinizi etkileyen organizasyon düzeyinde, endüstri düzeyinde ve çalışan düzeyindeki faktörleri göz önünde bulundurmanızı gerektirir.

Tahmin kararlarında üst yönetimi ve proje yöneticilerini bir araya getirdiğiniz, çalışanlara odaklandığınız ve daha doğru kaynak tahmini için beklenmedik durumlar için plan yaptığınız katılımcı bir yaklaşımı benimseyin.

Workamajig, sizinki gibi harika ajansların daha da büyümesine yardımcı olan her şey dahil bir pazarlama proje yönetimi yazılımıdır! Bu blogdaki tüm ipuçlarını SİZİN yaratıcı ajansınıza dahil etmeye istekli misiniz? Workamajig, kaynak tahmini ve bu konuda projeyle ilgili tüm işler söz konusu olduğunda hızlı takip eden güçlü aracınızdır.

Yine de bizim sözümüze güvenmeyin - kendiniz görün!