Wikilerin Kurumsal Bilgi Paylaşımını Geliştirmesinin 8 Yolu

Her sektör ekiplerini modernize etmeye çalışırken, işletmeler kurumsal wikilerin kullanımını uygulamaya geçiyor. Birçok şirket, çalışanların ve üyelerin işbirliği yapmasına ve bilgi ve ilgili bilgileri paylaşmasına izin vererek üretkenliği artırmak için wikileri kullandı. Bu iyileştirme, şirket verilerine hiyerarşik ve organize bir yapı içinde, ayrıca arama ve köprüler gibi özelliklerle erişilebilir hale getirir. Kurumsal wiki'lerin, işyerinde üretkenliği önemli ölçüde artırdığı, daha fazla işin yapılmasına ve iyileştirilmesine izin verdiği çalışmalarda gösterilmiştir.

Her modernizasyon yönteminin artıları ve eksileri olduğu bilinmektedir ve kurumsal wiki bir istisna değildir. Bu sorunlarla bile, bir wiki'nin çalışanlara sağlayabileceği genel faydalar, işbirlikçi bir ortam yaratmaktır. Bilgiyi depolama, geri getirme ve paylaşma yeteneği, yirmi birinci yüzyılda her işletmenin normu ve gerekliliği haline geldi.

Wiki Nedir?

Kurumsal wiki olarak da bilinen bir wiki , çalışanların şirketlerinin süreçleri, girişimleri, öğeleri ve hizmetleri hakkında katkıda bulunabileceği ve içeriği düzenleyebileceği bir bilgi veritabanıdır. Kurumsal bir wiki'nin amacı, demografik bilgilerden, şirketteki işlevlerden ve işlerinde kullanabilecekleri modellerden farklı girdiler için bir alan sağlamaktır. Güncelleyebilecekleri ve çalışanlarına ve ekip üyelerine düzenli olarak ekleyebilecekleri tüm bilgiler bu yazılım ve sitelerde bulunmaktadır. Bu wikilerin verileri çalışanlar tarafından da aranabilir ve kategorilere ayrılabilir, bu da bilgi aramayı daha erişilebilir ve organize hale getirir.

Wikilerin Gelişiminin Kısa Tarihi

Wikilerin en eski modeli ve öncülleri, şirketlerin işbirlikçi bilgi veritabanları ve wikilere benzer bazı sistemler için öneriler sunduğu 1945 yılına kadar uzanabilir. Ward Cunningham'ın 1994'teki konsepti, kullanıcıların tarayıcı aracılığıyla düzenleyebileceği sayfalara sahip ilk web sitesini yaratan ilk resmi wiki fikriyle tanınır. Bu site ayrıca her düzenleme için bir sürüm geçmişi ile birlikte gelir. 1995 yılında piyasaya sürülen Cunningham, Hawaii dilinde "hızlı" anlamına gelen "wiki" terimini kullandı. Takip eden yıllarda benzer konseptlere sahip birçok web sitesi ortaya çıktı. Kullanıcılar hızla gelişen bir "wiki kültürü" geliştirdiler ve bu kültürde kullanıcılar çeşitli sitelere yüzlerce bilgi parçasıyla katkıda bulundular.

Yeni milenyumda internetin yaygınlaşmasıyla birlikte, wiki'lere ekstra özellikler ve uzantılar sağlayan daha fazla site her yerde görünmeye başladı. Şirketler, şirketler, endüstriler ve topluluklar wikileri kullanmaya başladı. Bu wiki tabanlı siteler bugün internetteki en popüler siteler arasındadır. Geliştiriciler daha sonra, birincil kurumsal destek ve risk sermayesi tercihiyle, işle ilgili özelliklere odaklanan kurumsal wiki'leri tanıttı.

Kurumsal Wiki ve Bilgi Tabanı

Şirketler tipik olarak çalışanlarına şirket politikaları, hizmetleri ve diğer ilgili bilgilerin bulunduğu bir bilgi tabanı ve çevrimiçi bir arşiv sağlar. Bu bilgi tabanları genellikle çevrimiçi olarak bulunur ve sunulmaya hazır ilgili bilgileri sağlayarak müşteri self servisine yardımcı olabilir. Wikilerin aksine işbirliği, bilgi tabanlarında mevcut değildir. Kurumsal wikiler söz konusu olduğunda, fikirleri ve işbirliği için daha fazla alana izin vererek, şirketleri veya kuruluşları için herhangi bir ekip üyesine ilgili bilgilerin sağlanmasına izin verilir. Bu nedenle, çoğu işletmenin artık kurumsal wikileri kullanmasının nedeni budur.

Wiki'lerin Ekibiniz İçin Bilgi Paylaşımına Yardımcı Olması Yolları

Ekibiniz için bir wiki kullanmayı planlıyorsanız, wiki'lerin bir şirkete veya bir gruba karar vermenizde yardımcı olabilecek bilgi paylaşımıyla yardımcı olabileceği bazı yollar aşağıda verilmiştir.

1. Erişilebilirlik

Geleneksel olarak, çeşitli kağıtlar, el kitapları ve klasörler şirket verilerini dağınık ve bölünmüş halde tutar. Bununla birlikte, bir wiki, tüm bunların bilgisayarlarındaki herkesin erişebileceği tek bir yerde bulunmasına izin verir. Bir wiki, tüm bilginizi kaydetmenize, düzenlemenize ve aramanıza olanak tanır. Bu iyileştirme, tüm kritik verileri tek bir yerde korurken tüm ekip için çok zaman kazandırabilir.

2. Kolay Arama ve Kitle Kaynak Kullanımı için Bilgileri Zahmetsizce Organize Edin

Kağıt kullanmak ve her türlü bilgiyi ve şirketle ilgili verileri dosyalamak yerine, kurumsal wiki'ler aracılığıyla iş yerlerinin modernizasyonu, ayrıntı, tarih ve içeriğe göre kategorilere ayrılmış bilgilerin kolayca aranmasını sağlar. Bu özellik, bilgi ararken zamandan ve emekten tasarruf sağlayarak genel ekip üretkenliğini artırır. Kitle kaynaklı bilgiler de daha basittir ve verilere tüm ekip üyeleri tarafından erişilebilir hale gelir. Bu yöntemi kullanmak, bir şirketin hedef demografisinin kolayca tanımlanmasını sağlar. Karşılaşılan ihtiyaç ve sorunlara uygun müdahale ve iyileştirmeler sağlar.

3. Takvim için bir Gösterge Tablosuna Sahiptir

Takvim oluşturma için bir gösterge panosu, programların ve etkinliklerin tek bir yerde düzenlenmesine olanak tanıyan, kurumsal bir wiki'nin önemli bir özelliğidir. Panolar ayrıca her ekip üyesini bilgilendirmeyi daha az güçleştirir ve birden fazla duyuru gerektirmez. Çalışanlar, wiki erişimi olan herkesin görebileceği ayrıntılarla bilgi sağlamak için tarihler belirleyebilir. Bu wikilerde temel planlar ve tarihler yapılabilir ve sistematize edilebilir. Takvimleme, verilerin uygun önceliklendirme ile kolayca erişilebilir ve yönetilebilir olmasını sağlar.

4. Herkesin Katkıda Bulunmasına İzin Vermek ve Düzenlenebilir Hale Getirmek

Bir wiki'nin temel özelliklerinden biri, ekibin wiki'ye girebilecekleri bilgilere erişmesine, katkıda bulunmasına ve bunları düzenlemesine izin vermesidir. Bu bileşen, şirketin ilerlemesine önemli ölçüde katkıda bulunabilecek daha fazla fikir ve bakış açısının dikkate alınmasını sağlar. Ayrıca, çalışanların endişelerini gidermelerine ve mevcut işleriyle ilgili fikirlere katkıda bulunmalarına olanak tanır. Aynı zamanda, bu, ürün veya hizmet sunan bir şirketin demografikleriyle daha uyumlu olmasına veya sorunları daha verimli ve daha az güçlükle ele almasına ve belirlemesine olanak tanır.

5. Köprüleme

Belgelere, ilgili bağlantılara, uygulamalara ve diğer bilgilere köprü oluşturma özelliği, belgeleri görüntülemek isteyen tüm ekip üyelerinin erişimini kolaylaştırır. Herkes bir sayfa oluşturmak, aynı wiki'deki mevcut bir sayfaya bağlantı kurmak veya başka bir sayfaya bağlantı oluşturmak için wiki bağlantı sözdizimini kullanabilir. Metin, wiki sayfası başlığını veya başka bir şeyi görüntüleyebilir. Ayrıca hem dahili hem de harici URL'lere bağlantılar ekleyebilirsiniz. Arama özelliğinin yanı sıra bu, bir wiki'yi bir çalışma ortamında kullanmak için erişilebilir bir araç haline getirir ve manuel aramada daha az zaman ve çaba harcanmasını azaltır.

6. Zaman Kısıtlamaları Olmadan Asenkron

Wiki'nin işletmelerde yaygınlaşmasıyla, geleneksel bilgi üretiminden, wiki siteleri tarafından desteklenen asenkron ve uzaktan işbirliğine geçiş olmuştur. Asenkron sistem, ekibin daha az zaman kısıtlaması ve belirli bir zamanda daha az baskı ile ne zaman ve nerede katkıda bulunacağını seçmesine olanak tanır. Bu özellik ayrıca, ofis saatlerini veya senkronize bir zamanlamayı beklemeden daha hızlı wiki güncellemelerine izin verir. Bu sayede ekip zamandan tasarruf edecek ve daha üretken olacaktır.

7. Daha Yüksek İş Doyumunun Araştırmaya Dayalı Kanıtları

IBM'in analitikleri tarafından yürütülen bir araştırma, çalışanların kurumsal bir wiki'nin varlığında ekip üyeleriyle daha fazla aidiyet, amaç ve mutluluk duygusu hissettiklerini belirtiyor. Çalışanların katkıda bulunmalarına ve fikirlerini paylaşmalarına olanak tanıyan bir veri tabanı onlara güven verir. Bu yöntem, bilgilerinin iş arkadaşları tarafından duyulup görüntülenmesiyle birlikte çalıştıkları ekibin bir parçası olduklarını bilmelerini sağlar. Araştırma, wikilerin ekip memnuniyetini artırdığını ve işyerinde üretkenliği artırdığını buldu.

8. Stajyerler İçin En İyisi

Kurumsal bir wiki, yeni ekip üyeleri için nasıl yapılır kılavuzlarını ve eğitim materyallerini kolayca erişilebilir hale getirebilir. Yeni gelenler bu bilgileri bir rehber olarak kullanabilir ve çalışanlar diğer ekip üyeleri tarafından sağlanan wikilerden daha fazla bilgi ile güncelleyebilir. Wikilerin en kritik yönlerinden biri, yeni üyelerin erişebilecekleri ve şirketlerinin ürünleri, hizmetleri ve politikaları hakkında güncel kalmak için öğrenebilecekleri arşiv geçmişidir.

Kurumsal Wikileri Kullanırken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Wiki'ler işiniz için kullanışlı bir araç olabilir, ancak bir wiki kullanırken takip etmeniz ve bir çözüm sağlamanız gereken başka özellikler olduğunu unutmamalısınız. Bununla ilgili bilgiler zamanla güncelliğini yitirebilir, bu nedenle ekibin bunları düzenli olarak güncellemesi gerekir. Vikinize girmek için kapsamlı bilgi bir zorluk teşkil edebilir ve tökezlemekten kaçınmak için organizasyon becerilerine ihtiyacınız olacaktır.

Çok sayıda katkıda bulunanlar da vikiniz için sorunlu olabilir, bu nedenle grubu küçük tutun veya vikiyi çok sayıda katkıda bulunanlarla düzenli tutmak için yönergeleri kullanın. Son olarak, teknik bilgisi olmayan ekip üyelerinize wiki'yi kullanma konusunda talimat verin, böylece bilgi üzerinde katkıda bulunabilmeleri ve işbirliği yapabilmeleri için.

Şirketiniz İçin Doğru Wiki'yi Seçmek

Topluluğunuz veya şirketiniz için kurumsal bir wiki düşündüğünüzü varsayalım. Bu durumda, bu wikileri doğru ve en iyi şekilde kullanmak için göz önünde bulundurmanız gereken birkaç faktör vardır.

• Arayüz, bilgi erişimine ihtiyaç duyan herkes için sezgisel, düzenli ve anlaşılır olmalıdır.
• Arama işlevi, bir wiki'nin temel özelliklerinden biridir, bu nedenle güvenilir, ilgili ve istenen bilgiyi hızlı bir şekilde bulabilme yeteneğine sahip olmalıdır.
• Daha hızlı gezinme için etiketleme ve içerik için hiyerarşi kullanma gibi temel özellikler mevcut olmalıdır.
• Ekibinizin teknik olmayan üyeleri bile bilgileri kolaylıkla düzenleyebilmeli ve gönderebilmelidir.
• Herhangi bir bilginin erişim hakları olmalıdır ve wiki bunları düzenlemek için uygun protokollere sahip olmalıdır.
• Kullanıcıların diğer üretkenlik uygulamalarını kapatmadan bilgilerine erişebilmeleri için üretkenlik uygulamaları bu kurumsal wiki'lere bağlanmalıdır.

Çözüm

Vikilerin bilgi ve yararları göz önüne alındığında, şirketiniz veya ekibiniz için bir wiki akıllıca bir seçim olacaktır. Wiki'ler, ekip fikirlerini ve bilgilerini organize etmek, sınıflandırmak ve planlamak, işbirliğini şekillendirmek, genel üretkenliği artırmak ve şirketinizin sorunlarını ve ihtiyaçlarını yeterince ele almak için gerekli araçlardır.