Ofisinizin Kağıtsız Kalmasına Yardımcı Olacak Kısa Bir Kılavuz [7 Araçlar]

Son yıllarda iş ve işyeri kültüründe bir değişim olmuştur. İşverenler, bilgiye hızlı, rahat ve daha kolay erişimi kolaylaştırmak için kağıtsız ofis yazılımlarını giderek daha fazla teşvik ediyor.

Bu tür bir ofisle, çalışanlar programlarına göre çalışabilir ve bilgiler kuruluş genelinde daha kolay dağıtılır.

Artan çevresel kaygılarla birlikte, işletmeler kağıtsız ofislere daha fazla bağımlı hale geliyor. Ulusal Ofis Ürünleri Tedarikçileri Birliği (NAOP) tarafından yürütülen bir araştırmaya göre, ortalama bir ofis çalışanı her yıl 2.000 pounddan fazla atık üretiyor.

Geri dönüşüm çabalarını artırmak veya ürettikleri atık miktarını azaltmak işletmelerin elindedir.

Şirketiniz atık çıktısını azaltmak için sürdürülebilir bir yaklaşım arıyorsa kağıtsız bir ofis modelini düşünebilirsiniz. Kağıtsız ofis yazılımı kullanarak mektuplar, raporlar ve faturalar gibi geleneksel belgelere olan ihtiyacı ortadan kaldırır.

Kağıt yığınlarının fotokopisi ve tasnif edilmesi ortadan kaldırılarak idari personelin zamanından tasarruf edilir. Ayrıca, işletmeler kağıtsız bir ofisle baskıdan tasarruf edebilirler.

Ofisinizde kağıtsız çalışmak göz korkutucu görünebilir, ancak düşündüğünüz kadar zor değil. Bu kılavuzda, kağıtsız çalışmanın temellerini açıklayacağız ve başlangıç ​​için ipuçları vereceğiz.

Aşağıdaki adımlar, ofisinizi düzenlemenize ve daha verimli hale getirmenize yardımcı olacak, işte hayatınızı kolaylaştıracaktır.

Kağıt Odaklı Ofislerden Kaynaklanan Çevre Etkisi

Kağıt yüzyıllardır kullanılan çok yönlü bir malzemedir. Yazı ve baskıdan paketleme ve izolasyona kadar çeşitli amaçlar için kullanılabilir. Kağıt kullanımının artan popülaritesi ile birlikte, atıkların çevre üzerindeki etkisinin farkında olmak esastır.

Yüksek üretim ve tüketim oranları nedeniyle önemli bir çevresel etkiye sahiptir. Aslında, Birleşmiş Milletler Çevre Programı'na (UNEP) göre kağıt endüstrisi, dünyanın çevreye en çok zarar veren ilk üç endüstrisinden biridir.

Kağıt merkezli ofisler, dijital platformlar yeni normal hale geldiğinde çevresel zarara katkıda bulunur.

Kağıtsız Ofis Nedir?

Kağıtsız ofisler, çalışanların yanlarında herhangi bir evrak taşımasının gerekmediği iş dünyasında popüler bir trend. Kağıtsız ofis ile eskiden ofislerde yapılan tüm evrak işleri artık elektronik ortamda yapılabilmektedir.

Bu, kağıt kullanımını azaltır ve çalışanların dünyanın her yerinden çalışmasına olanak tanır. Kağıtsız bir ofis birkaç nedenden dolayı önemlidir ve önümüzdeki yıllarda muhtemelen daha da popüler hale gelecektir.

Kağıtsız Ofisin Faydaları

Teknolojinin sürekli geliştiği bir sır değil. Düzenli kalmak için ofisimizde kağıt karıştırmak zorunda kaldığımız günler geride kaldı.

Modern kağıtsız ofis yazılımı, en büyük belgelerdeki sorguları saniyeler içinde kolayca bulabilir. Bu nedenle ofisler, dijital dosyalar ve elektronik kayıtlar da dahil olmak üzere günümüzün gelişmiş kağıtsız ofis yazılımıyla kağıtsız bir ofise doğru ilerliyor.

Kağıtsız bir ofisi benimsemeyi neden düşünmeniz gerektiğine dair birkaç avantaj:

İletişimi İyileştirir

Çalışanların evraklarının posta kutularına ulaşması için saatlerce beklemek zorunda kaldığı eski günlerin aksine, artık bilgiye ihtiyaç duydukları anda dijital sistemler üzerinden anında ulaşabiliyorlar. Bu, müşteri isteklerine daha hızlı yanıt süreleri ve çalışanlar ile yönetim arasında daha iyi iletişim anlamına gelir.

Enerji Maliyetlerini Düşürür

Kağıdın üretilmesi ve gönderilmesi için çok fazla enerji gerekir ve bu da zamanla artar. Kağıtsız hale gelerek, fiziksel belgeler yerine elektronik belgeler kullanarak ofisinizin enerji tüketimini azaltabilirsiniz. Bu, enerji faturanızı yarıya veya daha fazla azaltabilir.

Zamandan tasarruf

Her şey dijital olduğunda, bilgileri bir belgeden diğerine kopyalayıp yapıştırmaya gerek yoktur.

İhtiyaç duyduğunuz her bilgiye masanızın rahatlığında arama yaparak fazladan zaman harcamadan kolayca ulaşabilirsiniz. Bu, zamandan tasarruf sağlar, gereksiz stres ve baskıyı azaltır ve bu kritik son teslim tarihini asla kaçırmamanızı sağlamaya yardımcı olur.

Atıkları azaltır

Atıkları azaltmanın büyük bir kısmı çöp kutusuna gidenleri sınırlamaktır. Kağıtsız kalarak, geri dönüşüm kutusuna atılan sayısız kağıt parçasının yazdırılmasını önleyebilirsiniz.

Bunun yerine, tüm bilgileri dijital olarak bilgisayarınızda veya dijital dosyalarda saklayın. Bu, daha az atık ve geri dönüşüm merkezine daha az ziyaret anlamına gelir.

Kağıtsız Ofis Fikrini İşyerinde Nasıl Uygulanır?

Günümüzün dijital dünyasında biriktirdiğiniz tüm kağıtları yönetmek zor olabilir. Ancak kağıtsız bir ortam uyguladığınızda, yalnızca işinizi daha verimli hale getirmekle kalmaz, aynı zamanda geri dönüşüm ve depolama gibi konularda da yardımcı olur. İşte işiniz için kağıtsız hale gelmenin bazı yolları:

#1. Bulut Depolama Platformlarını Kullanın

Kağıtsız ofise geçiş giderek daha popüler hale geliyor, ancak zorluklar da yok değil. En büyük zorluklardan biri, birçok çalışanın işlerini tamamlamak için hala kağıt belgelere güvenmesidir.

Bu, nerede olurlarsa olsunlar bu belgelere erişmeleri gerektiği anlamına gelir; bu, masalarından uzaktalarsa veya bilgisayarları çökerse sorun olabilir.

Bu sorunu çözmenin bir yolu, bulut depolama platformlarını kullanmaktır. Bu platformlar, çalışanların belgelerini elektronik ortamda saklamasına ve herhangi bir cihazdan erişmesine olanak tanır. Bu, çok sayıda kağıt belge taşıma ihtiyacını ortadan kaldırır ve ihtiyaç duydukları her şeyi takip etmelerini kolaylaştırır.

Bu platformları kullanmanın bir başka yararı da paradan tasarruf etmenize yardımcı olabilmeleridir. Belgelerinizi elektronik olarak saklıyorsanız, sabit sürücünüzdeki alan için ödeme yapmanız gerekmez. Saklanacak çok sayıda belgeniz varsa bu özellikle önemlidir.

Genel olarak, bulut depolama platformlarını kullanmak, kağıtsız ofisinizin verimliliğini artırmanın harika bir yoludur. Çalışanların belgelerine erişmeleri için kolay bir yol sağlarlar ve bu da onları aramak için harcadıkları zamanı en aza indirir.

#2. Elektronik İletişim Araçlarını Uygulayın

Elektronik iletişim araçlarının günümüz iş yerlerinde giderek daha yaygın hale geldiği bir sır değil. Her seviyeden ofis çalışanı, verimliliği artırmak ve kağıt israfını azaltmak için e-posta, Microsoft Office 365 veya Slack gibi bu araçları benimsiyor.

Bu araçları kullanmanın en önemli faydalarından biri, gereksiz evrak işlerini ortadan kaldırmaya yardımcı olmalarıdır. Bu zaman ve enerji tasarrufu sağlar ve insan hatası riskini azaltır.

Ek olarak, elektronik iletişim araçları da ofiste verimliliği ve üretkenliği artırmaya yardımcı olabilir. Çalışanların gerçek zamanlı olarak dosya paylaşmasına ve projeler üzerinde işbirliği yapmasına olanak tanıyan bu araçlar, verimliliği %50'ye kadar artırabilir.

Bu araçları başarıyla uygulayan şirketler, çalışan verimliliğini ve memnuniyetini önemli ölçüde artırdı.

#3. Çalışanları Elektronik Yazılım Konusunda Eğitin

İşletmeler kağıtsız bir işyerine doğru ilerlerken, çalışanların olası kazaları önlemek için uygun şekilde eğitilmesi gerekir. Çalışanlara kağıt olmadan nasıl çalışacakları konusunda eğitim vererek, elektronik olarak saklanması gereken her türlü dosya veya belgeyi idare edebileceklerinden emin olabilirsiniz.

Bu yalnızca işinize zaman ve para kazandırmakla kalmayacak, aynı zamanda kağıtsız bir ortamda çalışırken ekibinizin üretken ve güvende kalmasına da yardımcı olacaktır.

#4. Elektronik Çalışma Alanı Oluşturun

Kağıtsız ofisler, yalnızca daha çevre dostu oldukları için değil, aynı zamanda çalışanlarınızın üretkenliği için daha iyi oldukları için giderek daha popüler hale geliyor.

İhtiyaçlarınıza uygun bir elektronik çalışma alanı oluşturmak, ofisinizdeki herkesin üretken olmasını ve işlerine odaklanabilmesini sağlar.

Kağıtsız ofis yazılımı, kağıtsız çalışmayı kolaylaştırır

Kağıtsız bir çalışma alanı oluşturmaya dahil olan her adımı manuel olarak gerçekleştirmek çıldırtıcı olabilir.

Ayrıca, farklı uygulamaların bu kadar karmaşık bir bağlantısını yönetmek bir görevdir. İşte ofislerin fazla eğitim veya kaynak ayırmadan dijital yola kolayca geçiş yapmalarını sağlamak için özel olarak hazırlanmış birkaç kağıtsız ofis yazılımı.

Şimdi imzala

Birçok kişi, belgeleri imzalarken geleneksel kağıt tabanlı yönteme aşinadır. Ancak bu süreç bazen zaman alıcı olabilir ve tüm imzaların doğru olacağının garantisi yoktur.

Neyse ki Sign Now adlı yeni bir çevrimiçi araç, belgeleri çevrimiçi imzalamak için kağıtsız süreci kolaylaştırıyor.

Sign Now, kullanıcıların bilgisayarlarını veya mobil cihazlarını kullanarak dijital imzalar oluşturmasına olanak tanır. İmzanızı tamamladıktan sonra bir dosyaya kaydedebilir veya başkalarıyla paylaşabilirsiniz. Ayrıca Sign Now, imzalarınızın doğru ve okunaklı olmasını sağlamak için yararlı ipuçları ve talimatlar sağlar.

Hizmet ücretsizdir ve internet erişimi olan herhangi bir bilgisayardan erişilebilir. Belgeler dünyanın her yerinden imzalanabilir ve belgeyi yazdırmaya veya fakslamaya gerek yoktur.

Makalenin ayrıntılarını girin, bir imza türü seçin ve ardından formu gönderin. Hizmet otomatik olarak belgenin dijital bir kopyasını oluşturacak ve e-posta adresinize gönderecektir.

Ek olarak, bu araç, çevrimiçi belge imzalama, sözleşme oluşturma ve sözleşme görüşmeleri gibi çeşitli amaçlar için kullanılabilir. Kısacası, yasal evraklarınızı imzalatmanın kolay bir yolunu arıyorsanız, Şimdi İmzala denemeye değer.

Pdf Dolgu

Yönetilecek birçok belgeye sahip meşgul bir profesyonelseniz, PDF doldurucuyu seveceksiniz. Bu çevrimiçi araç, belgeleri hızlı ve kolay bir şekilde düzenlemenize, oluşturmanıza ve yönetmenize olanak tanır.

Alanları doldurun, gönder'i tıklayın ve değişiklikleriniz otomatik olarak kaydedilir. Ayrıca, bir kopyasını yazdırmanız veya başka biriyle paylaşmanız gerekirse, PDF doldurucu bunu yapmanıza da yardımcı olabilir.

Statik PDF'nizi gönderen ve alıcı için etkileşimli bir deneyime dönüştürmek için kullanılabilecek çok yönlü bir araçtır.

PDF Filler, dosyalarını hızlı bir şekilde güncellemesi veya yönetmesi gereken kişiler için ideal bir seçim haline getiren çeşitli özelliklere sahiptir. Ayrıca, PDF belgelerini çevrimiçi olarak oluşturmayı ve doldurmayı otomatikleştirmesi gereken kişiler için de harikadır.

PDF'yi [Çevrimiçi + Yazılım] sıkıştırmak için en iyi araçlara göz atın.

MasaZamanı

Kişinin işini ve kişisel zamanını yönetmek zordur, ancak bu konuda size yardımcı olacak bir uygulama arıyorsanız, DeskTime mükemmel bir araçtır.

Bu uygulama ile, otomatik bir zaman izleyici yardımıyla dikkat etmeniz gereken her şeyi kolayca takip edebilirsiniz. İster çalışarak geçirdiğiniz saatler, ister dün gece ne kadar uyuduğunuz olsun, bu uygulama programınızı yönetmenizi kolaylaştıran tüm özelliklere sahiptir.

DeskTime, programınızı ve çevrimiçi işinizi başarıyla yönetmek için mükemmel bir uygulamadır. Uygulama, onu zaman yönetimi ve organizasyon için mükemmel bir araç haline getirmek için çeşitli özellikler sunar.

Uygulamayı indirmek ücretsizdir ve uygulama içi satın alma yoktur. Kendi zamanınızı ve başkalarının zamanını izlemek için de kullanılabilir.

Bu uygulamayı ayrıca, satış rakamlarınızı ve sosyal medya güncellemelerinizi takip etmek de dahil olmak üzere çevrimiçi ticari faaliyetlerinizi yönetmek için kullanabilirsiniz. Bu nihai zaman izleyici, verimliliğini ve üretkenliğini artırmak isteyen herkes için mükemmel bir araçtır.

İndir – Web | Android | iOS

jüri

Yasal sözleşmelerin karmaşıklığı oldukça yıldırıcıdır, ancak Juro gibi dijital bir çözüm bu gibi durumlar için idealdir. Ekibinizin yasal sözleşmeleri oluşturma, imzalama ve izlemeyi kolaylaştırmasına yardımcı olabilecek yasal bir sözleşme otomasyon aracıdır.

Günlük sözleşme görevlerini otomatikleştirerek zamandan tasarruf edebilir ve sözleşme oluşturmada doğruluk sağlayabilirsiniz. Ayrıca ekibinizdeki herkesin kullanmasını kolaylaştıran bir kullanıcı arayüzü sağlar.

Bu, süreci ilgili herkes için daha sorunsuz ve daha erişilebilir hale getirir. Buna ek olarak, Juro birkaç popüler hukuk yazılımı programıyla entegre olur, böylece sözleşmelerinizi tek bir yerden kolayca yönetebilir ve takip edebilirsiniz.

Juro kullanmanın faydaları, sözleşme oluşturma sürecini otomatikleştirmeyi, uyumluluğu izlemeyi ve izlemeyi ve sözleşmelerin müzakere edilmesini ve yerine getirilmesini otomatikleştirmeyi içerir.

Ayrıca, işletmelerin yasal sözleşmelerinde verimliliği ve etkinliği artırmalarına yardımcı olacak bir dizi özellik sunar. Bu nedenle, sözleşme oluşturma sürecinizi otomatikleştirmenin bir yolunu arıyorsanız, Juro'dan başkasına bakmayın.

dosya merkezi

Sahip olduğunuz dijital dosyaların sayısı arttıkça, yönetmeniz gereken veri miktarı karşısında bunalmanız çok kolay. Ancak bununla başa çıkmanın bir yolu, Filecenter gibi bir araç kullanmaktır.

Bu aracın yardımıyla, belgelerinizi hızlı bir şekilde düzenleyebilir ve tüm dijital dosyalarınızı yöneterek onları bulmayı kolaylaştırabilirsiniz.

Filecenter, herhangi bir cihazdan veya konumdan dosyalara erişmeyi, bunları paylaşmayı ve bunlar üzerinde işbirliği yapmayı kolaylaştıran bulut tabanlı bir dosya yönetim sistemidir. Bu araca internet bağlantısı olan herhangi bir bilgisayardan erişebilirsiniz.

FileCenter'ı kullanmak için herhangi bir özel yazılıma veya donanıma ihtiyacınız yoktur. Sadece web sitesini açın ve ihtiyacınız olan dosyaları aramaya başlayın. Bu aracı, klasörleri paylaşmak veya büyük dosyaları bulutta depolamak için de kullanabilirsiniz.

İş akışınızı düzene sokmanın ve düzenli kalmanıza yardımcı olmanın basit bir yolunu arıyorsanız, Filecenter mükemmel bir çözümdür.

M-Dosyaları

Çoğu bilgi çalışanı gibiyseniz, her zaman daha üretken olmanın yollarını arıyorsunuzdur. Ancak sürekli yeni bilgi ve proje akışıyla, ayak uydurmak zor olabilir. M-Files'ın devreye girdiği yer burasıdır.

Bu meta veri odaklı belge yönetimi platformu, çalışanların üretkenlik potansiyellerini ortaya çıkarmalarına yardımcı olmak için tasarlanmıştır. M-Files platformu, tüm belgeleriniz için merkezi bir konum sağlayarak herhangi bir cihazdan veya bilgisayardan dosyalara kolayca erişmenize ve bunlar üzerinde işbirliği yapmanıza olanak tanır.

Ayrıca M-Files platformu, tam olarak aradığınızı hızlı ve kolay bir şekilde bulmanızı sağlayan güçlü arama yetenekleri sunar.

M-Files ile ilgili en iyi şeylerden biri, işletmelerin karlarını artırmalarına yardımcı olabilmeleridir. Bir M-Dosyasının gözden geçirilmesi ve oluşturulması, tüm temel iş verilerinizin organize edilmesini ve kolayca erişilebilir olmasını sağlar.

Bu, ilerlemenizi takip etmeyi ve mali durumunuzu kontrol altında tutmayı kolaylaştırır. M-Files'ın bir başka büyük yararı da özel olmalarıdır. İş verileriniz, başkalarının görmesi için herkese açık değildir. Bu, ticari itibarınızı ve değerli ticari sırlarınızı koruyabilir.

Bulutlu

Cloudli'nin IP üzerinden güçlü sanallaştırma faks çözümleri, kritik verileri güvende tutarken işlemlerinizi sanallaştırmanıza olanak tanır.

Çözümleri, onları desteklemek için gereken altyapı hakkında endişelenmeden bulutta sanal makineleri hızlı ve kolay bir şekilde oluşturmanıza, yönetmenize ve dağıtmanıza olanak tanır.

Cloudli'nin Faks / IP Çözümleri ile, özel bir faks hattına veya makineye ihtiyaç duymadan dünya çapında güvenli bir şekilde faks gönderip alabilirsiniz.

Cloudli, operasyonlarını sanallaştırması gereken işletmeler için çeşitli avantajlar sunar. Birincisi, tek bir sunucuda birden fazla uygulama çalıştırmanıza izin vererek altyapınızı birleştirmenize ve verimliliği artırmanıza yardımcı olur.

Bu, artık her uygulama için ayrı sunucu satın almanız gerekmediğinden zamandan ve paradan tasarruf etmenizi sağlar. Ayrıca sunucularınızı sanallaştırmanızı sağlayarak verilerinizi korur.

Bir sunucu arızalanırsa diğerleri çalışmaya devam eder. Son olarak Cloudli, sunucularınız ve istemcileriniz arasındaki iletişimi otomatikleştirerek maliyetleri düşürmeye yardımcı olabilir.

Çözüm

Kağıtsız ofisler, yalnızca çevresel faydaları nedeniyle değil, aynı zamanda size çok para kazandırabilecekleri için de giderek daha popüler hale geliyor.

Bu kılavuzda, ofisinizin kağıtsız kalmasına yardımcı olmanın yollarını tartıştık. Ayrıca ofisinizin kolayca kağıtsız kalmasına yardımcı olacak en iyi kağıtsız yazılımdan da bahsettik.

Artık bireyler ve işletmeler için en iyi sanal masaüstü çözümlerini inceleyebilirsiniz.