Ticari Fuarlarda İşinizi Nasıl Pazarlar ve Yatırım Getirisini En Üst Düzeye Çıkarırsınız [Tam Kılavuz + Bilgi Grafiği]

Hangi işte olursanız olun, muhtemelen sektörünüzdeki en büyük isimleri ve en parlak beyinleri bir araya getiren bir konferans, ticaret fuarı veya kongre vardır - ve muhtemelen yılda en az bir tanesine gideceksiniz… veya en azından gitmelisiniz. Konferansların şirketinizin büyümesi için neden önemli olduğunu daha sonra ele alacağız, ancak şimdilik asıl soru şudur: Bu tür endüstri etkinliklerine katılmaktan en iyi şekilde nasıl yararlanırsınız?

Sadece giriş yapmak için harcadığınız 2.500 $ veya daha fazlasını (özellikle stant alanı, pazarlama materyali, seyahat ve otel giderlerini eklediğinizde) yeni satışlar, potansiyel müşteriler, profesyonel bağlantılar veya medya teşhirinde telafi ettiğinizden nasıl emin olabilirsiniz? şirket? Bu, kendimize sorduğumuz ve müşterilerimiz de bize birçok kez sormuş olduğu bir soru.

Yıllar boyunca TCF, hem konferanslar hem de konferanslara katılan işletme sahipleri için Halkla İlişkiler ve sosyal medyayı yönetti. Bu süreçte, şirketler ve ürünler için etkinliğe dayalı pazarlamanın yanı sıra ticari fuarlarda ve konferanslarda yatırım getirisini takip etme ve sağlama hakkında çok şey öğrendik.

Bu kılavuz, etkinlik tabanlı pazarlamayı ve Halkla İlişkileri sizin için adım adım anlatacak, böylece bir sonraki konferansınızdan katılmak için yaptığınız yatırım konusunda harika hissederek ayrılabilirsiniz . İyi haber şu ki, ihtimaller lehinize: Profesyonel pazarlamacılar arasında yakın zamanda yapılan bir ankete göre, %70'i yüz yüze etkinliklerde pazarlamanın en büyük getiriye sahip olma eğiliminde (en azından B2B için) hemfikir.

Adım 1: Şirketinizin Konferans veya Ticaret Fuarı için Hedeflerini Ana hatlarıyla belirtin

Herhangi bir şey yapmadan önce, katıldığınız konferanslardan, kongrelerden ve fuarlardan ne elde etmek istediğinizi bulmalısınız. Mesleki gelişim verilir: Bu yazının amaçları doğrultusunda, derslere katılmanın faydasını göreceğiniz varsayılmaktadır, ancak bunun hemen cebinizde daha fazla paraya dönüşmesi pek olası değildir.

Bununla birlikte, bir konferansta yatırım getirisi elde etmenin birden fazla yolu vardır ve bunlardan sadece birini seçmeniz gerektiğini söyleyen bir kural yoktur. İşte birkaç olasılık:

• Sektörünüzdeki taşıyıcılar ve çalkalayıcılarla toplantı ve ağ oluşturma
• Gelecekte kullanılmak üzere pazarlama materyalleri (resimler ve videolar gibi) geliştirmek
• Potansiyel müşterileri ve yatırımcıları yönlendirmek
• Konferansa katılan medyadan yararlanarak maruz kalmanızı artırmak (okuyun: muhabirlerle bazı röportajlar yapın)
• Profilinizi yükseltmek ve yeni takipçiler kazanmak için sosyal medyayı kullanma
• Pazarlama listelerinizi oluşturun (bültenler vb.)
• Sektörünüzde bir düşünce lideri olmak için konuşma fırsatlarını kullanmak

Bunlardan bazıları sizi diğerlerinden daha hızlı yatırım getirisine ulaştıracaktır . Örneğin, sektörünüzdeki düşünce liderleriyle ağ kurmak uzun vadede iyi olabilir, ancak kısa vadede nakit üreten bir makine olması pek olası değildir. Potansiyel müşterileri ve yatırımcıları konferanslarda sunmak, en pahalı bileti bile buna değer hale getirebilir, ancak yalnızca insanların kabul edeceği bir şekilde adım atarsanız (lobide hedefinizi acele etmeyin ve doğrudan sahanıza yuvarlanmayın, yoksa siz Bir amatör gibi görünecek ve herkesin zamanını boşa harcayacaksınız - ve o adam olmak istemezsiniz).

Açıkçası, hedefinizi bilmenize yardımcı olur - ve hedefiniz sizi zaten tanıyorsa . Bu, bireysel hedeflere ulaşmanın kendileri sağlamasa bile, diğer hedeflerin YG'ye ulaşmanıza nasıl yardımcı olabileceğidir. Kendi başına bir düşünce lideri olmak size hemen yeni sözleşmeler kazandırmaz, ancak durumunuzu doğru ve tutarlı bir şekilde kullanırsanız olabilir.

"Medya kapsamının değeri genellikle reklam oranlarının üç katı olarak hesaplanır." – İçerik Fabrikası

Öte yandan medyada yer almak, yatırım getirisi elde etmenin çok hızlı bir yoludur. Büyük bir medya kuruluşuyla yalnızca bir röportaj alır ve oradasınız! Medya kapsamının değeri genellikle reklam oranlarının üç katı olarak hesaplanır - yani, dakikası 100 bin ABD doları reklam süresi alan bir TV programında 2 dakikalık bir röportaj alırsanız, medya kapsamınız için 600 bin ABD doları değerinde puan alırsınız. şirket.

Adım 2: Katılmak için Doğru Konferans, Ticaret Fuarı veya Kongreyi Seçin

Bir konferansta işletmeniz için etkinliğe dayalı pazarlama hazırlık çalışmasına geçmeden önce, hangisine/hangilerine katılacağınızı belirlemelisiniz. Hangi konferansa gideceğinize karar vermek için son dakikaya kadar beklemek istemezsiniz, çünkü etkin bir şekilde hazırlanmak için gereken zamandan kendinizi kaybedersiniz. Genel olarak konuşursak, kendinize (veya halkla ilişkiler ekibinize) mümkünse en az 90 gün teslim süresi vermek istersiniz - ancak 30 gün yine de 10'dan daha iyidir.

"Bir konferans seçerken, halkla ilişkiler ekibinize sağlıklı bir destek verin - 90-120 gün, harika bir teslim süresidir." – İçerik Fabrikası

Katılmak için etkinlikleri nereden aramaya başlayacağınızdan emin değilseniz, tarihe, sektöre ve konuma göre arama yapabileceğiniz oldukça kapsamlı bir ticari fuar veritabanı olan TSNN.com ile başlamak isteyebilirsiniz.

Sürekli olarak başarılı oldukları için mutlaka katılması gereken bazı konferanslar ve ticari fuarlar vardır: CES, SXSW, vb. Bu şeylerde görmek istediğiniz konuşmacılar ve medya kuruluşları. Ancak konferans yeniyse veya yalnızca ilk birkaç yılındaysa, harcadığınız zamana değip değmeyeceğini söylemek zor olabilir… İşte burada aşağıdaki noktalar devreye giriyor.

Katılmaya değer bir konferans veya ticaret fuarında nelere dikkat etmeniz gerektiği aşağıda açıklanmıştır:

• Uygunluk – Konferans sektörünüzde mi? Orada sizden satın alma pozisyonunda olacak potansiyel müşteriler/müşteriler olacak mı? Kısacası: etkinliğe katılmaktan yatırım getirisi elde etmenin mümkün olduğunu düşünüyor musunuz?
• Sağlam bir web sitesi – Konferansın web sitesi, katılıp katılmamanızın zamanınıza ve finansal yatırımınıza değip değmeyeceğinin ilk göstergesidir. Web sitesi berbatsa, organizatörler onu geliştirmek için yeterli zaman ve para harcamayı seçmediler - ve bu, konferansa benzer bir ayrıntı eksikliğiyle yaklaşacaklarının bir işareti. Bu her zaman doğru olmasa da, genel olarak öyle. Konferans, bir havaalanının yanındaki üçüncü sınıf bir otelde düzenlenen gece uçuşu operasyonu gibi mi görünüyor? Öyleyse, daha büyük, daha iyi bir konferans için geçmek ve paranızı biriktirmek isteyebilirsiniz.
  
• Aktif sosyal medya kanalları – Twitter, etkinliğe dayalı herhangi bir katı pazarlama planının ayrılmaz bir parçasıdır ve konferansın bir hesabı bile yoksa, bu kötüye işarettir. Kendilerini etkili bir şekilde pazarlamazlarsa, kendinizi etkili bir şekilde pazarlamanıza yardımcı olamazlar. Son konferans sırasında sosyal medya aracılığıyla ne yaptıklarına bir bakın - sohbete eklemek ve etkinliğin, konuşmacıların ve katılımcıların görünürlüğünü artırmak için ağlarını kullandılar mı? Instagram ve Facebook fotoğraflarına bir göz atın – olayı hareket halindeyken yakalamak için profesyonel fotoğrafçılar ve kameramanlar tutuyorlar mı? Konferansın sosyal medyası yerindeyse, etkinlikten en iyi şekilde yararlanmaya yatırım yaptıkları anlamına gelir (bu, bundan yatırım getirisi elde etme şansınızın daha yüksek olacağı anlamına gelir).

"Reddit, katılıma değer ticari fuarları keşfetmek için harika bir kaynak." – İçerik Fabrikası

• Reddit'i kontrol edin. Reddit, özellikle hangilerinin gitmeye değer olduğunu belirlemek için ticari fuarlar için harika bir kaynaktır. Reddit genellikle zaman öldürmek için bir web sitesi olarak görülse de, aynı zamanda ağ oluşturmak için harika bir sitedir ve birçok profesyonel iş hayatlarını Reddit'te tartışır. Aynı şekilde, Reddit pazarlama için bir merkez olma eğilimindedir, yani Reddit'te bir konferanstan bahsediliyorsa, en azından sizin için yerleşik bir PR akışı olacağından, muhtemelen ortaya çıkmak için zaman ayırmaya değer. ile ilgili. Ek bir not olarak, araştırdığınız ticari fuarı tartışan kullanıcı adlarını ve alt dizinleri yazdığınızdan emin olun - bu şekilde eve geldiğinizde Reddit pazarlama çabalarınıza bir adım önde başlayabilirsiniz.
  
• Büyük isim konuşmacıları - Büyük isim konuşmacıları, yukarıda ana hatlarıyla belirttiğimiz gibi büyük zaman yatırım getirisine dönüşebilecek büyük isim medya kuruluşlarını çekecektir. Konuşmacılar dizisi ne kadar etkileyici olursa, yüksek kaliteli katılımcıların da gelme olasılığı o kadar yüksek olur - ve bunlar müşteriye veya müşteriye dönüştürebileceğiniz kişilerdir.
  
• Geçmişte medyada yer aldı - Yüksek profilli medya kuruluşları geçen yıl ve ondan önceki yıl etkinliğe akın etti mi? Eğer öyleyse, medyanın bu yıl katılma ihtimali yüksek – ve kartlarınızı doğru oynarsanız, kendinizle birkaç röportaj bile yapabilirsiniz.
  
• Başka kimler katılıyor – Yarışmanız orada olacak mı? VC firmaları? Diğer konferans katılımcılarının hedef kategorilerinizden birine girdiğinden emin olun: potansiyel yatırımcılar, potansiyel müşteriler, potansiyel ortaklar, vb.

3. Adım: Konferans veya Ticaret Fuarına Hazırlanın

Bir konferans seçtikten sonra, onun için hazırlanmaya başlamanın zamanı geldi. Konferanslarda yatırım getirisini en üst düzeye çıkarmak için gereken işin yaklaşık %80'i konferans başlamadan önce yapılır - burası sizin (veya PR ekibinizin) gerçek zaman ve çabayı gösterdiği yerdir. Ve bize güvenin, çok iş var.

Bu biraz zaman ve çaba gerektirdiğinden, hepsini yapmak için kendinize en az 30 gün vermek isteyeceksiniz. Başka bir kartvizit seti, tabela veya diğer pazarlama materyalleri sipariş etmeniz gerekiyorsa daha da fazla zamana ihtiyacınız olabilir.

Bir Konuşma Konseri Almayı Deneyin

Daha önce konferanslarda konuştuysanız ve söyleyecek ilginç bir şeyiniz varsa, bireysel konuşmacı olarak veya başkalarıyla bir panelde kendinize bir yer bulabilecek misiniz bir bakın. Bu genellikle biraz önceden planlama gerektirir, ancak bir fikriniz ve konuşma teklifiniz varsa sormaktan asla zarar gelmez. En azından etkinliği organize edenlerin radarına girmenizi sağlar. Bu yılki konferans için düşünülmezseniz, gelecek yıl için sizi akıllarında tutabilirler.

Yatırım getirisini nasıl en üst düzeye çıkarır: Konuşmacılar genellikle ücretsiz veya indirimli stant alanı ve/veya etkinlik biletleri alır. Masaya ne getirdiğinize bağlı olarak, bunun için para bile alabilirsiniz.

Yarışmayı Kapsama

Rakiplerinizden hangileri katılıyor? Bir kulübeleri olacak mı? Sizinkinden daha büyük ve daha iyi bir yerde mi olacak? Henüz olaya dayalı bir pazarlama planı uygulamış gibi görünüyorlar mı? Bunlar, mümkün olan en iyi stant konumunu yakalamak için gerekirse daha büyük bir çek yazabilmeniz için çeki yazmadan önce bilmeniz gereken şeylerdir.

Sadece yarışmada da durmayın - organizatörlere konferansa kaç kişinin katılacağını, konferansın satılmasının beklenip beklenmediğini, hangi medyanın katılmasının beklendiğini ve sorgulayan zihninizin bilmek istediği diğer soruları sorun. Konferans veya ticaret fuarının kendisi hakkında ne kadar çok şey bilirseniz o kadar iyi.

Yatırım getirisini nasıl en üst düzeye çıkarır: Burada bir dakikalığına bir işletme sahibi olarak konuşmak gerekirse, rekabette öne geçmenin ne kadar eğlenceli olduğunu söylememe gerek yok eminim. İster pazara ilk giren olun, ister bir etkinlikte medyada en çok yer alan kişi olun, bir rakibin kıçına tekme atmak her zaman iyi bir zamandır. Sun Tzu bize düşmanınızı yenmek için düşmanınızı tanımanız gerektiğini öğretti ve daha iyi kabin alanı (herkesin kullandığı asansörün yakınında olduğu gibi) bulmak adil bir oyun. Bu size daha fazla katılımcıya ve muhabire daha fazla erişim sağlar ve hatta daha fazla satışa yol açabilir.

Tabelanızı Yerleştirin

TCF'nin günün ipucu: İyi tabelalara yatırım yapın. Onu tekrar tekrar kullanabileceksiniz ve birçok fotoğrafın yolunu bulacaktır (ve ucuz tabelalar iyi fotoğraflar vermez). Bir kabin alıyorsanız, ne tür bir tabelaya sahip olmanıza izin verildiğini önceden öğrenin. Bir adım ve tekrarlama veya benzer şekilde çalışacak bir şey getirebiliyorsanız, yapın ve aydınlatma oyununuzun yerinde olduğundan emin olun, böylece insanlar fotoğraflarda iyi görünür.

Firma adınız ve logonuzla yapılmış bir adım ve tekrarınız yoksa sipariş verin. Ne olduklarını bilmiyor musun? Seni koruduk. Bir adım ve tekrarlama siparişi verme ve kullanma hakkında bilmeniz gereken her şey için bir kılavuz. Ne sıklıkla kullanacağınıza şaşıracaksınız. Kural olarak, ne kadar çok tabela o kadar iyi! Her zaman bir pakette bırakabilirsiniz, ancak ihtiyacınız olursa sihirli bir şekilde yoktan yoktan daha fazlasını yaratamazsınız.

ROI'yi nasıl en üst düzeye çıkarır: Adım ve tekrarlar, Facebook profil resimleri için harika arka planlar oluşturur. Birincisi, süslü ve önemli görünüyorlar. Bir diğeri için, önlerinde duran kişinin çağrışım yoluyla süslü ve önemli görünmesini sağlarlar - profile uygun herhangi bir fotoğraf için olmazsa olmazdır. En azından paylaşılacak. Bu, ücretsiz reklamcılık gibidir ve marka bilinirliği için harikadır.

Basılı Pazarlama Malzemenizi Sipariş Edin

İlk olarak, yeterli sayıda kartvizit getirin. Asla yeterince kartvizitiniz olamaz. Yeterince paketlediğinizi düşündüğünüzde, yaklaşık 100 tane daha ekleyin. Markalı tchotchkes dağıtacaksanız, şirketinizin yaptıklarıyla alakalı olmalıdır. Basılı sürümler için ödeme yapmak zorunda kalmamak için bir dijital basın kiti oluşturmayı düşünün.

“Profesyonel ipucu: kartvizitleri paketlerken yığınınıza 100 tane daha ekleyin. O zaman yeterince sahip olacaksın!” – İçerik Fabrikası

Yatırım getirisini nasıl en üst düzeye çıkarır: Tchotchke cephesinde, sadece bir grup markalı kalem veya mektup açacağı sipariş edecekseniz, paradan tasarruf edin. Dijital basın kitleri e-postayla gönderilebilir veya markalı USB bağlantı noktalarında, genellikle parlak çıktılardan daha az parayla verilebilir

Konferansta Son Dakika Haberi Olacak mısınız?

Ödevinizi yaptıysanız ve iyi bir etkinlik seçtiyseniz, büyük medya kuruluşlarından muhabirler katılacak. Bundan nasıl faydalanacaksınız? Etkinlikte büyük bir haber vermeyi düşünün, böylece konferansın zaten almakta olduğu medya kapsamına geri dönebilirsiniz.

Yatırım Getirisini Nasıl En Üst Düzeye Çıkarır: Daha büyük bir olay veya hikayede geri adım atabiliyorsanız, çabanız ve paranız için daha fazlasını elde edersiniz. Bazen muhabirler, yakın zamanda ele aldıkları bir hikayeyi takip edebilmeleri için başka türlü alınmayacak haberleri yayınlarlar. Bu, konferanslarda ve ticari fuarlarda çok fazla olma eğilimindedir.

Etkinlik Organizatörlerinden Medya Listesini İsteyin (ve Kullanın!)

Onlara konferansta vereceğiniz haberleri anlatın ve medya listelerini sizinle paylaşıp paylaşmayacaklarını sorun. Ardından, haberlerle ilgileneceğini düşündüğünüz muhabirlerle iletişime geçin ve etkinlikte ne açıklayacağınızı onlara bildirin. Görüşme için uygun olduğunuzu ve bir görüşme ayarlamaktan mutlu olacağını söyleyin. Bu muhtemelen söylemeye gerek yok, ancak teklif ettiğiniz şeyin önemsiz veya doğal olarak kendi kendine hizmet eden bir şey değil, gerçek haberler olması önemlidir. New York Times'tan bir muhabir, muhtemelen yeni e-kitabınızın lansmanını veya markanızı değiştirmiş olmanızı umursamayacaktır.

ROI'yi nasıl en üst düzeye çıkarır: Sadece sormak için ücretsiz muhabir bağlantıları! Bu aynı zamanda Twitter muhabirleri listenizi oluşturmaya gelince sizin için çok fazla ödev yapar.

Hootsuite ile Tanışın

Kullanılabilir birkaç sosyal medya yönetim aracı var, ancak Hootsuite'in en iyi fiyata en zengin özelliklere sahip olduğunu gördük. Etkinlik, konferans veya ticari fuarın hashtag'i ve oluşturduğunuz muhabir, konuşmacı ve sponsor listeleriyle ilgili anahtar kelimeler için akışları izlemek için Hootsuite gibi bir araca ihtiyacınız olacak. Etkinlik için hangi anahtar kelimeleri hedeflemeniz gerektiğini belirleyin ve bunları akışlarınıza ekleyin. Konferansta veya fuarda olacağınızı tüm sosyal medya kanallarından duyurun ve etkinliğin sosyal medya sayfalarını etiketlemeyi unutmayın!

Yatırım Getirisini nasıl en üst düzeye çıkarır: Başka türlü asla yakalayamayacağınız fırsatları yakalarsınız. İşte gerçekten iyi bir vaka çalışması/örnek: Bu yıl CES Las Vegas'ta, müşterilerimizden birinin Startup Showcase adlı bir etkinlikte masası vardı.
“CES”i izlemek için Hootsuite'i kullanırken, Wired'daki kıdemli bir yazardan bu tweet'i bulduk ve yanıtladık:

Bir hashtag'in kullanılmadığına dikkat edin, bu yüzden sadece bunun için izliyor olsaydık onu kaçırırdık. Mat'e e-posta yoluyla bir satış konuşması gönderdik ve ardından bir tweet attık, bu da Wired ekibinin müşterimizin ürünü hakkında gerçekten harika bir inceleme yapmasına yol açtı. Bu durumda, Hootsuite içinde konferansla ilgili anahtar kelimelerin düzenlenmesi ve izlenmesi, doğrudan Wired'ın Gadget Lab bölümünün kapsamına girmesine yol açtı.

Twitter Listeleri Oluşturun

Bu uzun zaman alır, ancak çabaya değer. Aslında, işletmenizin temsil edildiği her ticari fuar, konferans ve etkinlik için Twitter listeleri oluşturmalısınız (daha fazla bilgi için İşletmenizi Pazarlamak için Twitter Listelerini Nasıl Kullanırsınız: En İyi Kılavuz'a bakın).

Etkinlikten önce, tanışmak ve kaynaşmak istediğiniz kilit oyuncularla etkileşime geçmeye başlayın - bu şekilde, kendinizi tanıttığınızda kim olduğunuzu zaten bilecekler. Takipçi olmayın ve Twitter üzerinden adım atmayın, ancak listenizdeki kişilerin gönderdiği tweet'leri retweetleyin, favorilere ekleyin ve bunlarla etkileşime geçin. Bunu konferanstan 30 gün önce sağlam bir şekilde yapmalısınız. Ayrıca, bu Twitter listelerini herkese açık yerine özel yapmak isteyebilirsiniz.

"30 gün sonra önemli konferans oyuncularıyla etkileşime geçmeye başlayın, ardından kendinizi şahsen tanıtın!" – İçerik Fabrikası

ROI'yi nasıl en üst düzeye çıkarır: Ne yazık ki, yalnızca biriniz var. Bu, aynı anda yalnızca bir kişiyle konuşurken tek bir yerde olabileceğiniz anlamına gelir. Sosyal medya ve özellikle Twitter ile, aynı odada bile olmadan birden fazla kişiyle aynı anda konuşabilirsiniz! Twitter hakkında organize olmak, liste oluşturmak ve hedeflemek istediğiniz kişilerle etkileşim kurmak, aynı anda birkaç önemli görüşmede olmanızı sağlar. Bu, daha fazla medya kapsamına, yüz yüze ağ oluşturma fırsatlarına vb.

Bir Basın Bülteni Göndermeyi Düşünün

Diyelim ki etkinlikte verdiğiniz haber yeni bir ürün veya güncellenmiş ürün tasarımı. Konferanstan bir veya iki hafta önce, etkinlikte yeni ürünü/tasarımı tanıtacağınızı bildiren bir basın bülteni gönderin.

Bir Halkla İlişkiler Uzmanı Gibi Bir Basın Bülteni Nasıl Yazılır?

Gerçekten yatırım getirisi sağlayan bir basın bülteninin nasıl yazılacağını öğrenmek, birçok insanın düşündüğünden daha zordur. Amaç, gazetecilerin ilgisini çekmek - işte böyle!

Bu, etkinliğe dayalı pazarlamanızı artırmanın yanı sıra etkinliğin kendisini tanıtmanız için (organizatörlerin görmekten mutlu olacakları) konferans öncesi bir vızıltı sağlamalıdır. En azından, etkinlikte olacağınızı bildiren ve konferansın hangi yönlerini dört gözle beklediğinizi tartışan bir blog yazısı yayınlayın.

ROI'yi nasıl en üst düzeye çıkarır: Bir konferans veya ticari fuardan önce şirketiniz için ses çıkarırsanız, sektör haberlerine dikkat edenler, siz ortaya çıkmadan önce kim olduğunuzu bilirler - yani savaşın en zor kısmı zaten kazanılmış demektir. Konferans öncesi vızıltı medyada daha fazla yer almasına yol açar, etkinlik organizatörleri bundan hoşlanma eğilimindedir ve uygun şekilde kullanıldığında satış ve ağ oluşturma fırsatları yaratabilir.

CES Las Vegas'tan başka bir vaka çalışması: Entrepreneur'daki bu konferans öncesi haber kapsamı, müşterimiz için harika bir yazıydı, ancak Startup Debut etkinliğinden de bahsetti. Konferanstaki birkaç kişi Girişimci makalesini görmüş ve sonuç olarak müşterinin standını bulmak için bir noktaya değinmişti.

Tüm bu konferans öncesi sosyal medya ve halkla ilişkiler hazırlığı çok iş gibi görünüyor mu? Çünkü öyle — bunu açıklamak için yaklaşık 1.500 kelime kullanmamın bir nedeni var. Bize güvenin, bu bir hafta sonuna sığdırmak isteyeceğiniz bir şey değil, bu yüzden ön planlama bu sürecin önemli bir parçası.

Tüm bunlara ek olarak, ihtiyaç duyabileceğiniz her şeyin bir listesini yapmak isteyeceksiniz - çünkü konferansta buna ihtiyaç duyma ihtimaliniz yüksek ve toplantıya koşmak için zamanınız olmayacak. (ya da bilmediğiniz bir şehirdeyseniz mağazanın nerede olduğunu bile bilin).

Kısa listeniz aşağıdaki gibi öğeleri içermelidir:

• Uzatma kabloları
• Birkaç çeşit bant
• Kartvizitler
• Etkinlik tabelası
• Zip bağları
• Her şeyin bir yedeği

Oldukça erken bir noktada, konferansta veya ticaret fuarında şirketi temsil etmek için kaç kişiye ihtiyacınız olduğuna karar vermeli ve ardından her bir kişinin görevlerinin tam olarak ne olacağını özetlemelisiniz. Genel olarak konuşursak, sosyal medya görevinde en az bir kişiye ve herkesle etkileşime geçmek için en az bir kişiye ihtiyacınız var. Birinin fotoğraf çekmesi gerekecek, belki bir video ya da yirmi. Konferanslara, kongrelere ve fuarlara en az iki kişi göndermenizi öneririz. Çoğu durumda, etkinliğe katılan dört kişi sihirli sayı gibi görünüyor.

Bir etkinlikte işletmenizi temsil etmesi için bu kadar çok ekip üyesi gönderecek personeliniz yok mu? Sorun değil - sizi koruduk! Etkinlik tabanlı pazarlama ve PR hizmetlerimiz hakkında daha fazla bilgi edinmek için bugün bize ulaşın.

Adım 4: Basında Bulunun, Bağlantılar Kurun ve İşinizi Konferanslarda, Kongrelerde ve Fuarlarda Pazarlayın

İyi haber şu ki, eğer buraya kadar geldiyseniz, çoğunlukla buradan yokuş aşağı gidiyor. Ayrıca asıl olay işin eğlenceli kısmı! Konferansta yapmanız gereken tek şey bu:

1. Düzenli olarak tweet atın ve etkinliğin hashtag'ini ve ilgili anahtar kelimelerini izleyin.

Bir araya getirmek için saatler harcadığınız Twitter listelerini ve Hootsuite yayınlarını biliyor musunuz? Onları kullanmanın zamanı geldi! Ekibinizden birinin Hootsuite içindeki Twitter listelerinizi ve akışlarınızı izlemesini ve gerektiğinde yanıt vermesini, etkileşim kurmasını, retweetlemesini veya favorilere eklemesini sağlayın. Konferans için kendi içeriğinizi de oluşturun - kendi fotoğraflarınızı, alıntılarınızı ve yorumlarınızı tweetleyin. İnsanlar konferans sırasında neler olup bittiği hakkında fikirlerini söylemek için bir şans isteyeceğinden, etkinlikten önce, sonra veya etkinlik sırasında bir Twitter sohbetine ev sahipliği yapmak bile buna değer olabilir.

2. Diğer sosyal ağlara biraz sevgi göstermeyi unutmayın.

Twitter'da yaptığınız gibi Facebook'ta günde 50 güncelleme yayınlamak istemeyebilirsiniz, ancak bu hiç güncelleme yapmamanız gerektiği anlamına gelmez. Konferansta neler olduğunu Facebook, Google+ ve LinkedIn'de yayınladığınızdan ve yol boyunca ilgili tüm kişileri etiketlediğinizden emin olun. Belki o gün çektiğiniz fotoğraf ve videolardan bazılarını içeren hızlı bir blog yazısı bile yazabilirsiniz.

3. Son dakika haberlerini alıyorsanız, basın bülteninizi konferansın ortasında gönderin.

Stratejinizin bir parçası konferans veya ticaret fuarında şirket haberlerini kırmayı içeriyorsa, PR ekibinizin etkinlikte bir bildiri dağıtmasını sağlayın (ve medya listesindeki tüm muhabirlerin de dahil edildiğinden emin olun). Bu, bazı röportajları sıraya koymalı.
Son dakika haberleri alıyorsanız, basın bülteninizi konferansın ortasında gönderin. Bu röportajları sıraya koymalı. Tweetlemek için tıklayın

4. Tüm medya kapsamınızı tanıtın.

Kapsamınızı sosyal medya aracılığıyla hemen tanıtın, ancak daha sonra kullanmak üzere (web sitenizdeki bir basın sayfasına dahil etmek, bir e-posta bülteni aracılığıyla göndermek vb.)

5. El sıkışın, dirseklerinizi ovun, şirketiniz hakkında konuşun ve eğlenin!

Kartvizitleri toplayın ve konferanstan sonra bu kişileri takip etmeniz gerektiğini unutmayın. Gerekirse kartvizitlerin arkasına ayrıntıları yazın, ancak etkinlikten sonra onlara kim olduğunuzu hatırlatabilmeniz için kim olduklarını unutmayın. Ve elbette, her zaman kapanıyor.

6. İhtiyacınız olacağını düşündüğünüzden daha fazla fotoğraf çekin.

Bir standınız varsa, ekibinizle etkileşime giren ve ürünlerinizi kullanan kişilerin fotoğraflarını çekin. Ticaret fuarlarında bir sürü endüstri insanı olacak ve mümkünse onlarla birlikte fotoğraflarını çekmelisiniz - bu sosyal medya için harikadır, ancak görüntüleri blog yazılarında ve diğer pazarlama materyallerinde de kullanabilirsiniz. Amaç, kullanılabilir içerikten kurtulmaktır, bu nedenle, ihtiyacınız olacağını düşündüğünüzden daha fazla fotoğraf çekmeyi ihmal etmeyin (eve döndüğünüzde, bazılarının bulanık veya kullanılamaz olduğunu görebilirsiniz). Birkaç iyi fotoğrafın ne kadar ileri gidebileceğine şaşıracaksınız - ama onları çekmezseniz hiçbir yere gitmeyecekler.

Bütün bunlar ilk gün yapıldıktan sonra, konferans, ticaret fuarı veya kongre bitene kadar her gün durulayın ve tekrarlayın. Bildiğimiz birçok işletme sahibi gibi şirketinizi merak ediyorsanız, muhtemelen sektördeki olayları merak ediyorsunuzdur. Yatırım getirisi arayışınızda eğlenmeyi unutmayın! Geceleri dışarı çıkmaktan, kaynaşmaktan ve tüm sıkı çalışmanızı kutlamak için birkaç içki içmekten çekinmeyin - ancak sabahları, acele ettiğinizden emin olun ve etkinlikte işinizi pazarlamaya devam edin.

Şımarık ve arkadaş canlısı kalmak için yeterince uyumaya çalışın, çünkü kimse akşamdan kalma görünen huysuz bir insanla ağ kurma yolundan çıkmak istemez. Konferans bittiğinde, hala yapılacak bazı işler var - ama hepsi düşük baskı ve hepsini yapmak için birkaç haftanız var.

Adım 5: İşletmenizi Bir Konferansta veya Ticaret Fuarında Pazarlayın (Bittikten Sonra)

Kapanış resepsiyonundan sonra işinizi bir konferansta veya ticaret fuarında pazarlamakla ilgili çalışma bitmez. Seyahatinizden döndüğünüzde, çabalarınızdan en iyi şekilde yararlanmak ve yatırım getirisini en üst düzeye çıkarmak için sizin ve ekibinizin geçmesi gereken kısa bir yapılacaklar listesi var.

İşte bundan sonra yapacaklarınız:

• Medya kapsamınızı tanıtın. Web sitenize koyun, Twitter, Facebook, LinkedIn, Google+, Tumblr, Pinterest ve alakalı başka herhangi bir yerde paylaşın. Şirketinizin ünlü olmasıyla ilgili heyecanınızı paylaşmakta sorun yok.
  
• Size medyada yer veren muhabirleri takip edin. Haberleri için onlara teşekkür edin (ya da haber yayınlanmadıysa röportaj) ve içeriği sosyal medya aracılığıyla tanıttığınızı ve güncellemelerinizde etiketlediğinizi bilmelerini sağlayın. Ayrıca gazetecilere, takip eden sorularınız için veya hakkında röportaj yapmak için (uzmanlık alanınızı buraya girin) uygun olduğunuzu bildirin, böylece gelecekte sorularınız için size ulaşabileceklerini bilsinler. Bu, gelecekte daha fazla kapsama alanına yol açabilir.
  
• Topladığınız tüm kartvizitleri takip edin. Tanıştığınız insanlara, onlarla bağlantı kurmanın harika olduğunu bildirin ve onlara nasıl tanıştığınızı ve kim olduğunuzu hatırlatın - konuşmanızdan nasıl keyif aldığınız gibi hafızalarını canlandıracak bir şey (buraya konuştuklarınızı ekleyin). Onları LinkedIn'de ekleyin ve Twitter'da takip edin ve hatta ilişkinizi bu seviyeye taşımanın uygun olduğunu düşünüyorsanız Facebook'a bile ekleyin.
  
• Sonuçları analiz edin ve yatırım getirisinin elde edilip edilmediğini belirleyin. Bu, konferans sonrası çalışmanızın en önemli kısmıdır – sonunda meyve suyunun sıkmaya değip değmeyeceğini anlamalısınız. Aşağıdakileri alın ve yapabileceğiniz her şeye bir dolar değeri koyun:
  • Yeni satışlar
  • Yeni potansiyel müşteriler
  • Medya kapsamı
  • Sosyal medyada takip ve etkileşimde artış
  • Web sitesi trafiği
  • Sitenize yeni geri bağlantılar
  • Marka bilinirliğinde artış
  • Konferans derslerinden mesleki gelişim
  • Tanıştığınız potansiyel müşterilerin miktarı ve kalitesi
  • Tanıştığınız potansiyel ortakların veya yatırımcıların miktarı ve kalitesi

Her şeyi toplayın ve ardından kongre veya ticaret fuarı için toplam harcamalarınızı (seyahat, yemek vb. dahil) çıkarın. Siyah bir rakamla çıkarsanız ve etkinliğin kendisi hakkında olumlu hisleriniz varsa, gelecek yıl için erken LCV yanıtlayın ve bir Erken Kayıt indiriminden yararlanın.

Bir kez alıştıktan sonra, bir ticaret fuarında veya konferansta bir işletmeyi pazarlamak o kadar da zor değil - ilk birkaç kez her zaman en zorlayıcıdır. Ancak, ister ilk konferansınız ister ellinci konferansınız olsun, HER ZAMAN çok iş gerektirir. Ve dürüst olmak gerekirse, birçok küçük işletme, etkinliğe dayalı bir pazarlama planını etkin bir şekilde yürütmek için yeterli personele sahip değildir.

Etkinlik Tabanlı Pazarlama ve Halkla İlişkiler için Dış Kaynak Kullanımı

İşletmenizin pazarlamasını bir konferansta veya ticaret fuarında dış kaynak sağlamak, özellikle bu kadar uzun bir kılavuzu okuduktan sonra çekici bir seçenek olabilir. Ancak işleri üzerinizden alması için bir ajans tutmadan önce, önceki olaya dayalı basın haberlerini ve sosyal medya örnek olaylarını içeren bir portföy görmekte ısrar etmelisiniz.

Etkinlik tabanlı pazarlama çalışmasında dış kaynak kullanımıyla ilgili maliyetler, etkinlikte size yardımcı olması için kaç kişiye ihtiyacınız olduğuna ve konferansın veya ticari fuarın kaç gün sürdüğüne (ve ayrıca hangi ajansı tuttuğunuza) bağlı olarak değişir. The Content Factory'de, 30 günlük tam sosyal medya yönetim hizmetleri de dahil olmak üzere bu kılavuzda listelenen tüm işleri yürütmek üzere gönderilen 2 TCF çalışanı ile 2 günlük konferans için fiyatlarımız 5.000 ABD Doları artı seyahat giderlerinden başlar. Tümü, hazırlanmak için 30 gün önceden haber verildiği varsayılarak, yaklaşık 45 günlük bir çalışmadır. Etkinlik tabanlı pazarlama hizmetlerimiz hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız lütfen bugün bizimle iletişime geçin.

Bu kılavuzda listelenen ipuçları ve püf noktaları hemen hemen tüm konferanslar, ticari fuarlar veya kongreler için işe yarayacaktır - bunları deneyin ve hangilerinin sizin için en iyi sonucu verdiğini yorumlar bölümünde bize bildirin.

Ve bir ticaret fuarına veya kongreye gitmek üzere olan bir işletme sahibi biliyorsanız, lütfen bu makaleyi onlara iletin!