Jak promować swoją firmę na targach i maksymalizować zwrot z inwestycji [Kompletny przewodnik + infografika]

Bez względu na to, w jakim jesteś biznesie, prawdopodobnie jest konferencja, targi lub konwencja, która gromadzi największe nazwiska i najbystrzejsze umysły w Twojej branży – i prawdopodobnie będziesz jeździć przynajmniej na jedną w roku… a przynajmniej powinieneś. Dlaczego konferencje są ważne dla rozwoju Twojej firmy, dowiemy się później, ale na razie podstawowe pytanie brzmi: jak najlepiej wykorzystać uczestnictwo w tego typu wydarzeniach branżowych?

Jak upewnić się, że odzyskasz 2500 USD lub więcej (zwłaszcza jeśli dodasz miejsce na stoisku, materiały marketingowe, koszty podróży i hotelu), które wydałeś tylko na wejście, czy to w nowej sprzedaży, potencjalnych klientach, kontaktach zawodowych lub ekspozycji w mediach? Spółka? To pytanie, które sami sobie zadawaliśmy – i zadawali nam nasi klienci – wiele razy.

Przez lata TCF zarządzała PR i mediami społecznościowymi zarówno dla konferencji, jak i właścicieli firm, którzy w nich uczestniczą. W trakcie tego procesu nauczyliśmy się wiele o marketingu opartym na wydarzeniach dla firm i produktów, a także o dążeniu do zwrotu z inwestycji i zapewnianiu zwrotu z inwestycji na targach i konferencjach.

Ten przewodnik krok po kroku przełamie marketing oparty na wydarzeniach i PR, abyś mógł opuścić następną konferencję, ciesząc się z inwestycji, którą poczyniłeś, aby wziąć udział . Dobrą wiadomością jest to, że szanse są na twoją korzyść: według niedawnej ankiety przeprowadzonej wśród profesjonalnych marketerów 70% zgodziło się, że marketing na wydarzeniach osobistych przynosi zwykle największe korzyści (przynajmniej w przypadku B2B).

Krok 1: Nakreśl cele swojej firmy na konferencję lub targi

Zanim cokolwiek zrobisz, powinieneś przede wszystkim zastanowić się, co chcesz uzyskać z konferencji, zjazdów i targów, w których uczestniczysz. Rozwój zawodowy jest oczywisty: na potrzeby tego postu zakłada się, że odniesiesz korzyści z uczęszczania na wykłady, ale nie jest to tak prawdopodobne, że od razu przełoży się na więcej gotówki w Twojej kieszeni.

Mając to na uwadze, istnieje wiele ścieżek do osiągnięcia zwrotu z inwestycji na konferencji i nie ma reguły, która mówiłaby, że musisz wybrać tylko jedną z nich. Oto kilka możliwości:

• Spotkania i nawiązywanie kontaktów z inicjatorami i shakerami w Twojej branży
• Opracowywanie materiałów marketingowych (takich jak zdjęcia i wideo) do wykorzystania w przyszłości
• Prezentacja potencjalnych klientów i inwestorów
• Zwiększenie swojej ekspozycji poprzez wykorzystanie obecności mediów na konferencji (czytaj: zrób sobie kilka wywiadów z reporterami)
• Korzystanie z mediów społecznościowych, aby podnieść swój profil i zdobyć nowych obserwujących
• Twórz listy marketingowe (biuletyny itp.)
• Korzystaj z okazji do przemawiania, aby stać się liderem myśli w swojej branży

Niektóre z nich zapewnią Ci szybszy zwrot z inwestycji niż inne . Na przykład nawiązywanie kontaktów z liderami myśli w Twojej branży może być dobre na dłuższą metę, ale na krótką metę raczej nie będzie maszyną do generowania gotówki. Zaproszenie potencjalnych klientów i inwestorów na konferencje może sprawić, że nawet najdroższy bilet będzie tego wart, ale tylko wtedy, gdy będziesz prezentować się w sposób, na który ludzie są otwarci (nie spiesz się z celem w lobby i wtocz się prosto na boisko, albo będziesz wyglądać jak amator ORAZ marnować czas wszystkich – a ty nie chcesz być tym facetem).

Oczywiście, dobrze jest znać swój cel — a jeśli cel już cię zna . W ten sposób inne cele mogą pomóc w osiągnięciu ROI, nawet jeśli samo osiągnięcie celów indywidualnych nie pomoże. Samo bycie liderem myśli nie przyniesie ci od razu nowych kontraktów, ale może, jeśli będziesz odpowiednio i konsekwentnie wykorzystywać swój status.

„Wartość zasięgu mediów jest zwykle obliczana jako trzykrotność stawek reklamowych”. – Fabryka treści

Natomiast relacje w mediach to bardzo szybki sposób na uzyskanie zwrotu z inwestycji. Wystarczy jeden wywiad z dużymi mediami i już tam jesteś! Wartość relacji w mediach jest zwykle obliczana jako trzykrotność stawek reklamowych — co oznacza, że ​​jeśli uzyskasz 2-minutowy wywiad w programie telewizyjnym, który pobiera 100 tys. USD za minutę czasu reklamowego, uzyskasz 600 tys. Spółka.

Krok 2: Wybierz odpowiednią konferencję, targi lub konwencję, w której chcesz wziąć udział

Zanim będziesz mógł zająć się przygotowaniem do marketingu opartego na wydarzeniach dla Twojej firmy na konferencji, musisz dowiedzieć się, w których z nich będziesz uczestniczyć. Nie chcesz czekać do ostatniej chwili, aby zdecydować, na którą konferencję się wybierasz, ponieważ skończysz na tym, że stracisz czas potrzebny na skuteczne przygotowanie się do niej. Ogólnie rzecz biorąc, chcesz dać sobie (lub swojemu zespołowi PR) co najmniej 90 dni na czas realizacji, jeśli to możliwe – ale 30 dni to i tak lepiej niż 10.

„Wybierając konferencję, zadbaj o zdrowie swojego zespołu PR – 90-120 dni to świetny czas realizacji.” – Fabryka treści

Jeśli nie masz pewności, od czego zacząć szukać wydarzeń, w których możesz wziąć udział, możesz zacząć od TSNN.com, która jest dość obszerną bazą danych targów, którą można przeszukiwać według daty, branży i lokalizacji.

Są konferencje i targi, w których trzeba wziąć udział, ponieważ odnoszą sukcesy: CES, SXSW itp. Tego typu wydarzenia to gratka, bo wiesz, że po ich zakończeniu będzie promocja, która przyciągnie uwagę głośniki i media, które chcesz zobaczyć na tych rzeczach. Ale jeśli konferencja jest nowa, lub dopiero po kilku latach, może być trudno powiedzieć, czy będzie warta twojego czasu… tutaj wchodzą w grę poniższe punkty.

Oto, czego szukać na konferencji lub targach, w których warto wziąć udział:

• Trafność – Czy konferencja należy do Twojej branży? Czy będą tam potencjalni klienci/klienci, którzy będą w stanie kupić od Ciebie? Krótko mówiąc: czy uważasz, że można uzyskać zwrot z inwestycji, biorąc udział w wydarzeniu?
• Solidna strona internetowa – Strona internetowa konferencji jest pierwszą wskazówką, czy warto wziąć w niej udział, czy nie. Jeśli strona jest kiepska, organizatorzy nie postanowili poświęcić wystarczająco dużo czasu i pieniędzy na jej rozwój – a to znak, że potraktują konferencję z podobnym brakiem dbałości o szczegóły. Chociaż nie zawsze tak jest, generalnie tak jest. Czy wygląda na to, że konferencja jest operacją typu fly-by-night, odbywającą się w hotelu trzeciej kategorii przy lotnisku? Jeśli tak, możesz zdać i zaoszczędzić pieniądze na większą, lepszą konferencję.
  
• Aktywne kanały mediów społecznościowych – Twitter jest integralną częścią każdego solidnego planu marketingowego opartego na wydarzeniach, a jeśli konferencja nie ma nawet konta, to zły znak. Jeśli nie sprzedają się skutecznie, nie będą w stanie pomóc Ci skutecznie się reklamować. Sprawdź, co zrobili za pośrednictwem mediów społecznościowych podczas ostatniej konferencji – czy wykorzystali swoje sieci, aby wzbogacić rozmowę, a także zwiększyć ekspozycję wydarzenia, prelegentów i uczestników? Rzuć okiem na ich zdjęcia na Instagramie i Facebooku – czy zatrudniają profesjonalnych fotografów i kamerzystów, aby uchwycić wydarzenie w akcji? Jeśli media społecznościowe konferencji są na miejscu, oznacza to, że inwestują w jak najlepsze wykorzystanie wydarzenia (co oznacza, że ​​masz większą szansę na osiągnięcie ROI z tego).

„Reddit jest doskonałym źródłem informacji na temat targów wartych uwagi”. – Fabryka treści

• Sprawdź Reddita. Reddit to świetne źródło informacji na temat targów – zwłaszcza do określenia, na które z nich warto się wybrać. Chociaż Reddit jest zwykle postrzegany jako witryna do zabijania czasu, jest to również świetna witryna do nawiązywania kontaktów, a wielu profesjonalistów omawia swoje życie zawodowe na Reddit. Podobnie Reddit ma tendencję do bycia centrum marketingowym, co oznacza, że ​​jeśli na Reddicie pojawia się wzmianka o konferencji, prawdopodobnie warto poświęcić swój czas na pojawienie się, ponieważ przynajmniej będzie wbudowany strumień PR, z którego możesz skorzystać z. Jako dodatkową uwagę, upewnij się, że zapisałeś nazwy użytkowników i subreddity, które omawiają targi, których szukasz — w ten sposób możesz rozpocząć działania marketingowe na Reddicie po powrocie do domu.
  
• Znani mówcy – Znani mówcy przyciągną znane media, co, jak wspomnieliśmy powyżej, może przełożyć się na duży zwrot z inwestycji. Im bardziej imponujący zestaw mówców, tym większe prawdopodobieństwo, że pojawią się również wysokiej jakości uczestnicy – ​​a to są ludzie, których możesz zmienić w klientów lub klientów.
  
• Relacje w mediach z przeszłości – Czy w zeszłym roku, a także rok wcześniej, na wydarzeniu pojawiły się duże media? Jeśli tak, jest duża szansa, że ​​media będą obecne w tym roku – a jeśli dobrze rozegrasz swoje karty, możesz nawet udzielić sobie kilku wywiadów.
  
• Kto jeszcze uczestniczy – czy będzie tam Twoja konkurencja? Firmy VC? Upewnij się, że pozostali uczestnicy konferencji należą do jednej z Twoich docelowych kategorii: potencjalni inwestorzy, potencjalni klienci, potencjalni partnerzy itp.

Krok 3: Przygotuj się do konferencji lub targów

Po wybraniu konferencji czas zacząć się do niej przygotowywać. Około 80% pracy wymaganej do maksymalizacji ROI na konferencjach wykonuje się jeszcze przed rozpoczęciem konferencji — w to miejsce Ty (lub Twój zespół PR) wkładasz czas i wysiłek. I zaufaj nam, to DUŻO pracy.

Ponieważ zajmuje to sporo czasu i wysiłku, będziesz chciał dać sobie na to wszystko co najmniej 30 dni. Możesz potrzebować jeszcze więcej czasu, jeśli musisz zamówić kolejny zestaw wizytówek, oznakowań lub innych materiałów marketingowych.

Spróbuj uzyskać Speaking Gig

Jeśli przemawiałeś już na konferencjach i masz coś ciekawego do powiedzenia, sprawdź, czy możesz znaleźć się w składzie jako indywidualny mówca lub w panelu z innymi. Zwykle wymaga to trochę wcześniejszego planowania, ale jeśli masz pomysł i propozycję ustną, nigdy nie zaszkodzi zapytać. Przynajmniej stawia Cię na radarze osób, które organizują wydarzenie. Jeśli nie zostaniesz uwzględniony na tegorocznej konferencji, mogą mieć Cię na uwadze na przyszły rok.

Jak maksymalizuje zwrot z inwestycji: często prelegenci otrzymują bezpłatne lub zniżkowe miejsce na stoisku i/lub bilety na wydarzenie. W zależności od tego, co przyniesiesz do stołu, możesz nawet otrzymać za to zapłatę.

Zasięg konkursu

Którzy z twoich konkurentów biorą udział? Czy będą mieli stoisko? Czy będzie większy niż Twój iw lepszej lokalizacji? Czy wygląda na to, że wdrożyli już plan marketingowy oparty na wydarzeniach? Są to wszystkie rzeczy, które powinieneś wiedzieć przed wystawieniem czeku, aby w razie potrzeby móc wypisać większy czek, aby znaleźć najlepszą możliwą lokalizację stoiska.

Nie zatrzymuj się też na konkursie — zapytaj organizatorów, ile osób bierze udział w konferencji, czy ma się ona sprzedać, jakie media mają wziąć udział i o wszelkie inne pytania, które twój dociekliwy umysł chce zadać. Im więcej wiesz o samej konferencji lub targach, tym lepiej.

Jak maksymalizuje zwrot z inwestycji: Mówiąc przez chwilę jako właściciel firmy, na pewno nie muszę mówić, jak fajnie jest pokonać konkurencję. Niezależnie od tego, czy jesteś pierwszym na rynku, czy też tym, który podczas imprezy cieszy się największą popularnością w mediach, skopanie tyłka konkurentowi to zawsze dobry moment. Sun Tzu nauczył nas, że musisz znać swojego wroga, aby go pokonać, i uczciwą grą jest znalezienie lepszej przestrzeni na stoisku (jak w pobliżu windy, którą wszyscy zabierają). Zapewni to większy dostęp do większej liczby uczestników i reporterów, a nawet może prowadzić do większej sprzedaży.

Ustaw swoje oznakowanie

Porada dnia TCF: zainwestuj w dobre oznakowanie. Będziesz mógł go używać w kółko, a znajdzie się na wielu zdjęciach (a tanie oznakowanie nie zapewnia dobrych zdjęć). Jeśli kupujesz stoisko, dowiedz się wcześniej, jakie oznakowanie możesz mieć. Jeśli jesteś w stanie wykonać krok i powtórzyć lub coś, co będzie działać podobnie, zrób to — i upewnij się, że gra w oświetlenie jest na miejscu, aby ludzie dobrze wyglądali na zdjęciach.

Jeśli nie masz kroku i powtórzenia wykonanego z nazwą i logo Twojej firmy, zamów jeden. Nie wiesz, czym one są? Jesteśmy z Tobą. Oto przewodnik po wszystkim, co musisz wiedzieć o zamawianiu i korzystaniu z kroku i powtórz. Zdziwisz się, jak często będziesz go używać. Z reguły im więcej oznakowania, tym lepiej! Zawsze możesz zostawić to spakowane, ale nie możesz magicznie stworzyć więcej z powietrza, jeśli tego potrzebujesz.

Jak maksymalizuje ROI: Kroki i powtórzenia tworzą świetne tło dla zdjęć profilowych na Facebooku. Po pierwsze, wyglądają fantazyjnie i są ważne. Po drugie, przez skojarzenie sprawiają, że osoba stojąca przed nimi wygląda atrakcyjnie i jest ważna – pozycja obowiązkowa dla każdego zdjęcia godnego profilu. Przynajmniej zostaną udostępnione. To jest jak bezpłatna reklama i świetnie nadaje się do zwiększania świadomości marki.

Zamów drukowane materiały marketingowe

Najpierw weź ze sobą wystarczającą ilość wizytówek. Wizytówek nigdy nie zabraknie. Kiedy uważasz, że spakowałeś wystarczająco dużo, dodaj jeszcze około 100. Jeśli zamierzasz rozdawać markowe gadżety, powinny one odpowiadać temu, co robi Twoja firma. Zastanów się nad stworzeniem cyfrowego zestawu prasowego, aby nie płacić za wersje drukowane.

„Wskazówka dla profesjonalistów: pakując wizytówki, dodaj jeszcze 100 do swojego stosu. Wtedy będziesz miał dość!” – Fabryka treści

Jak maksymalizuje zwrot z inwestycji: Jeśli chcesz tylko zamówić kilka markowych długopisów lub otwieraczy do listów, zaoszczędź swoje pieniądze. Cyfrowe zestawy prasowe można wysyłać pocztą e-mail lub rozdawać na markowych portach USB, często za mniej niż wydruki błyszczące

Czy będziesz miał najnowsze wiadomości na konferencji?

Jeśli odrobiłeś pracę domową i wybrałeś dobre wydarzenie, wezmą udział reporterzy z głównych mediów. Jak zamierzasz to wykorzystać? Zastanów się nad ważnymi wiadomościami na wydarzeniu, aby móc nawiązać kontakt z mediami, o których konferencja już się zbliża.

Jak maksymalizuje zwrot z inwestycji: Dostaniesz więcej za swój wysiłek i pieniądze, jeśli będziesz w stanie wykorzystać większe wydarzenie lub historię. Czasami reporterzy relacjonują wiadomości, które w przeciwnym razie nie zostałyby odebrane, tylko po to, aby mogli śledzić historię, którą ostatnio omawiali. Często zdarza się to na konferencjach i targach.

Zapytaj organizatorów wydarzeń o listę mediów (i użyj jej!)

Opowiedz im o nowościach, które opublikujesz na konferencji i zapytaj, czy udostępnią Ci listę mediów. Następnie skontaktuj się z reporterami, których Twoim zdaniem zainteresują wiadomości i daj im znać, co ogłosisz podczas wydarzenia. Powiedz, że jesteś dostępny na rozmowę kwalifikacyjną i z przyjemnością umówisz się na rozmowę kwalifikacyjną. To prawdopodobnie jest oczywiste, ale ważne jest, aby to, co przedstawiasz, było rzeczywistymi wiadomościami, a nie czymś nieistotnym lub samolubnym. Reporter z „New York Timesa” prawdopodobnie nie będzie dbał o Twoją premierę nowego ebooka ani o to, że zmieniłeś markę.

Jak maksymalizuje zwrot z inwestycji: bezpłatne kontakty z reporterami, tylko po to, by zapytać! Odrabia to również wiele pracy domowej, jeśli chodzi o tworzenie listy reporterów na Twitterze.

Zapoznaj się z Hootsuite

Dostępnych jest kilka narzędzi do zarządzania mediami społecznościowymi, ale odkryliśmy, że Hootsuite jest najbardziej bogaty w funkcje w najlepszej cenie. Będziesz potrzebować narzędzia takiego jak Hootsuite do monitorowania strumieni pod kątem słów kluczowych związanych z wydarzeniem, hashtagiem konferencji lub targów oraz list reporterów, prelegentów i sponsorów, które tworzysz. Dowiedz się, na które słowa kluczowe powinieneś kierować wydarzenie i dodaj je do swoich strumieni. Promuj fakt, że będziesz na konferencji lub targach za pośrednictwem wszystkich kanałów mediów społecznościowych i nie zapomnij oznaczyć stron wydarzenia w mediach społecznościowych!

Jak maksymalizuje zwrot z inwestycji: zyskasz możliwości, których nigdy nie miałbyś w innym przypadku. Oto naprawdę dobre studium przypadku/przykład: na tegorocznych targach CES Las Vegas jeden z naszych klientów miał stolik na wydarzeniu o nazwie Startup Showcase.
Używając Hootsuite do monitorowania „CES”, znaleźliśmy i odpowiedzieliśmy na ten tweet od starszego pisarza w Wired:

Zwróć uwagę, że hashtag nie był używany, więc gdybyśmy monitorowali tylko to, byśmy go przegapili. Wysłaliśmy Matowi prezentację e-mailem, a następnie napisaliśmy tweeta, dzięki czemu zespół Wired zrobił naprawdę niesamowitą recenzję produktu naszego klienta. W tym przypadku zorganizowanie i monitorowanie słów kluczowych związanych z konferencją w Hootsuite bezpośrednio doprowadziło do uzyskania zasięgu w sekcji Gadget Lab w Wired.

Twórz listy na Twitterze

Zajmuje to dużo czasu, ale jest warte wysiłku. W rzeczywistości powinieneś tworzyć listy na Twitterze dla wszystkich targów, konferencji i wydarzeń, na których Twoja firma jest reprezentowana (aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z artykułem Jak korzystać z list na Twitterze w marketingu Twojej firmy: najlepszy przewodnik).

Przed wydarzeniem zacznij wchodzić w interakcję z kluczowymi graczami, z którymi chcesz się spotkać i z którymi chcesz się spotkać – w ten sposób, gdy się przedstawisz, będą już wiedzieć, kim jesteś. Nie bądź stalkerem i nie wystawiaj na Twitterze, ale retweetuj, dodawaj do ulubionych i wchodź w interakcje z tweetami wysyłanymi przez osoby z Twoich list. Powinieneś to zrobić na stałe 30 dni przed konferencją. Możesz też ustawić te listy na Twitterze jako prywatne, a nie publiczne.

„Zacznij wchodzić w interakcję z kluczowymi uczestnikami konferencji po 30 dniach, a następnie przedstaw się osobiście!” – Fabryka treści

Jak maksymalizuje zwrot z inwestycji: Niestety, jest tylko jeden z was. Oznacza to, że możesz być w jednym miejscu i rozmawiać jednocześnie z jedną osobą. Dzięki mediom społecznościowym, a zwłaszcza Twitterowi, możesz rozmawiać z wieloma osobami jednocześnie – nawet bez przebywania w tym samym pokoju! Zorganizowanie się na Twitterze, budowanie list i interakcja z osobami, do których chcesz dotrzeć, umożliwia jednoczesne prowadzenie kilku ważnych rozmów. Może to prowadzić do zwiększenia zainteresowania mediów, możliwości nawiązywania kontaktów osobistych itp.

Rozważ wysłanie komunikatu prasowego

Załóżmy, że wiadomość, którą przekazujesz podczas wydarzenia, to nowy produkt lub zaktualizowany projekt produktu. Na tydzień lub dwa przed konferencją wyślij informację prasową, w której zaprezentujesz nowy produkt/projekt podczas wydarzenia.

Jak napisać informację prasową jak profesjonalista od PR

Nauczenie się, jak napisać informację prasową, która faktycznie zapewnia zwrot z inwestycji, jest trudniejsze, niż wielu ludziom wydaje się. Celem jest zainteresowanie dziennikarzy — oto jak!

Powinno to zapewnić Ci trochę szumu przed konferencją, aby wzmocnić marketing oparty na wydarzeniach, a także promować samo wydarzenie (co organizatorzy z przyjemnością zobaczą). Przynajmniej opublikuj post na blogu ogłaszający, że będziesz na tym wydarzeniu i omawiający, na jakie aspekty konferencji najbardziej czekasz.

Jak maksymalizuje zwrot z inwestycji: Jeśli generujesz szum dla swojej firmy przed konferencją lub targami, ci, którzy zwracają uwagę na wiadomości branżowe, będą już wiedzieć, kim jesteś, zanim się pojawisz – co oznacza, że ​​najtrudniejsza część bitwy została już wygrana. Gwar przedkonferencyjny prowadzi do większego zainteresowania mediów, organizatorzy wydarzeń zwykle to lubią, a odpowiednio wykorzystany może stworzyć możliwości sprzedaży i networkingu.

Kolejne studium przypadku z CES Las Vegas: ten fragment przedkonferencyjnego szumu informacyjnego w Entrepreneur był świetnym napisaniem dla naszego klienta, ale także wspomniał o wydarzeniu Startup Debiut. Kilka osób na konferencji widziało artykuł Entrepreneur i w rezultacie postanowiło znaleźć stoisko klienta.

Czy te wszystkie media społecznościowe przed konferencją i przygotowanie PR wydają się być dużo pracy? Ponieważ tak jest — nie bez powodu wyjaśnienie tego zajęło mi około 1500 słów. Zaufaj nam, to nic, co chcesz wcisnąć w weekend, dlatego wstępne planowanie jest ważną częścią tego procesu.

Co więcej, będziesz chciał sporządzić listę wszystkiego, czego możesz potrzebować — ponieważ istnieje duża szansa, że ​​będziesz tego potrzebować na konferencji i nie będziesz miał czasu, aby pobiec na sklep (lub nawet wiedzieć, gdzie jest sklep, jeśli jesteś w nieznanym mieście).

Twoja podręczna lista powinna zawierać takie pozycje jak:

• Przedłużacze
• Kilka rodzajów taśm
• Wizytówki
• Oznakowanie imprez
• Opaski na suwak
• Kopia zapasowa wszystkiego

W pewnym momencie dość wcześnie powinieneś zdecydować, ile osób potrzebujesz, aby reprezentować firmę na konferencji lub targach — a następnie dokładnie określić, jakie będą obowiązki każdej osoby. Ogólnie rzecz biorąc, potrzebujesz co najmniej jednej osoby pełniącej obowiązki w mediach społecznościowych i co najmniej jednej osoby do interakcji ze wszystkimi. Ktoś będzie musiał zrobić zdjęcia i może nagranie lub dwadzieścia. Zalecamy wysłanie co najmniej dwóch osób na konferencje, zjazdy i targi. W większości przypadków cztery osoby obsługujące wydarzenie wydają się być magiczną liczbą.

Nie masz personelu, który wysłałby tak wielu członków zespołu, aby reprezentowali Twoją firmę na imprezie? Nie ma problemu – zapewniamy Ci ochronę! Skontaktuj się z nami już dziś, aby dowiedzieć się więcej o naszych usługach marketingowych i PR opartych na wydarzeniach.

Krok 4: Zdobądź prasę, nawiąż kontakty i promuj swoją firmę na konferencjach, konwencjach i targach

Dobrą wiadomością jest to, że jeśli dotarłeś tak daleko, to głównie z górki. Poza tym samo wydarzenie jest zabawną częścią! To wszystko, co musisz zrobić na samej konferencji:

1. Tweetuj regularnie i monitoruj hashtag wydarzenia i odpowiednie słowa kluczowe.

Znasz te listy na Twitterze i streamy Hootsuite, nad którymi pracowałeś godzinami? Czas je wykorzystać! Poproś kogoś z Twojego zespołu, aby monitorował Twoje listy i strumienie na Twitterze w Hootsuite i odpowiadał, wchodzić w interakcje, retweetować lub dodawać ulubione, jeśli to konieczne. Twórz również własne treści na konferencję – tweetuj własne zdjęcia, cytaty i komentarze. Może nawet warto zorganizować czat na Twitterze przed, po lub w trakcie wydarzenia, ponieważ są szanse, że ludzie będą chcieli wyrazić swoje zdanie na temat tego, co dzieje się podczas konferencji.

2. Nie zapomnij okazać miłości innym sieciom społecznościowym.

Możesz nie chcieć publikować 50 aktualizacji dziennie na Facebooku, tak jak w przypadku Twittera, ale to nie znaczy, że nie powinieneś w ogóle aktualizować. Upewnij się, że publikujesz to, co dzieje się na konferencji na Facebooku, Google+ i LinkedIn, oznaczając po drodze wszystkie odpowiednie osoby. Może nawet napisz krótki post na blogu, zawierający niektóre zdjęcia i filmy, które zrobiłeś tego dnia.

3. Jeśli masz najświeższe informacje, wyślij swój komunikat prasowy w trakcie konferencji.

Jeśli częścią Twojej strategii jest przekazywanie informacji o firmie na konferencji lub targach, poproś zespół PR o rozesłanie komunikatu z wydarzenia (i upewnij się, że uwzględniono również wszystkich reporterów z listy mediów). To powinno przygotować kilka wywiadów.
Jeśli masz najnowsze wiadomości, wyślij swój komunikat prasowy w trakcie konferencji. To powinno zrównać się z rozmowami kwalifikacyjnymi. Kliknij, aby tweetować

4. Promuj wszystkie swoje relacje w mediach.

Natychmiast promuj swoje relacje w mediach społecznościowych, ale także przechowuj je na później do wykorzystania w przyszłości (np. dołączenie na stronie prasowej w witrynie, wysyłanie biuletynu e-mailem itp.)

5. Uściskuj dłonie, pocieraj łokcie, rozmawiaj o swojej firmie – i baw się dobrze!

Zbieraj wizytówki i pamiętaj, że po konferencji będziesz musiał skontaktować się z tymi osobami. W razie potrzeby zapisz szczegóły na odwrocie wizytówek, ale pamiętaj, kim są, abyś mógł przypomnieć im, kim jesteś po wydarzeniu. I oczywiście zawsze zamykaj.

6. Zrób więcej zdjęć, niż myślisz, że będziesz potrzebować.

Jeśli masz stoisko, rób zdjęcia osób wchodzących w interakcję z Twoim zespołem i korzystających z Twoich produktów. Na targach będzie mnóstwo ludzi z branży, a jeśli możesz, powinieneś zrobić im zdjęcia i razem z nimi — to świetne narzędzie do mediów społecznościowych, ale możesz także używać zdjęć w postach na blogach i innych materiałach marketingowych. Celem jest uzyskanie użytecznych treści, więc popełniaj błędy, robiąc więcej zdjęć, niż myślisz, że będziesz potrzebować (po powrocie do domu może się okazać, że niektóre są rozmazane lub w inny sposób bezużyteczne). Zdziwiłbyś się, jak daleko może zajść kilka dobrych zdjęć – ale nigdzie nie zajdą, jeśli ich nie zrobisz.

Po wykonaniu tego wszystkiego pierwszego dnia, spłucz i powtarzaj codziennie, aż do zakończenia konferencji, targów lub konwencji. Jeśli masz ochotę na swoją firmę, tak jak wielu właścicieli firm, których znamy, prawdopodobnie masz ochotę na wydarzenia branżowe. W swoim dążeniu do zwrotu z inwestycji nie zapomnij o dobrej zabawie! Wieczorem możesz wyjść, spotkać się i wypić kilka drinków, aby uczcić całą swoją ciężką pracę – ale rano upewnij się, że odzyskasz swój bieg i kontynuuj marketing swojej firmy podczas imprezy.

Postaraj się wyspać wystarczająco dużo, aby pozostać żwawym i przyjaznym, ponieważ nikt nie chce robić nic, aby nawiązać kontakt z zrzędą osobą, która wygląda na kaca. Kiedy konferencja się skończy, jest jeszcze trochę pracy do wykonania — ale to wszystko na niskim ciśnieniu i masz na to wszystko kilka tygodni.

Krok 5: Promuj swoją firmę na konferencji lub targach (po jej zakończeniu)

Praca związana z marketingiem Twojej firmy na konferencji lub targach nie kończy się po przyjęciu zamykającym. Po powrocie z podróży nadal masz krótką listę rzeczy do zrobienia dla Ciebie i Twojego zespołu, aby jak najlepiej wykorzystać swoje wysiłki i zmaksymalizować zwrot z inwestycji.

Oto, co robisz dalej:

• Promuj swoje relacje w mediach. Umieść go na swojej stronie internetowej, udostępnij na Twitterze, Facebooku, LinkedIn, Google+, Tumblr, Pinterest i gdziekolwiek indziej, co jest istotne. Możesz podzielić się ekscytacją związaną z sławą swojej firmy.
  
• Skontaktuj się z dziennikarzami, którzy przekazali Ci informacje w mediach. Podziękuj im za relację (lub wywiad, jeśli relacja jeszcze się nie pojawiła) i daj im znać, że promujesz treści za pośrednictwem mediów społecznościowych – i oznacz je w swoich aktualizacjach. Poinformuj również dziennikarzy, że możesz zadać dodatkowe pytania lub udzielić wywiadu (wstaw tutaj swoją specjalizację), aby wiedzieli, że mogą się z Tobą skontaktować w przyszłości. Może to prowadzić do większego zasięgu w przyszłości.
  
• Uzupełnij wszystkie zebrane wizytówki. Niech poznane osoby wiedzą, że wspaniale było się z nimi połączyć, i przypomnij im, jak się poznałeś i kim jesteś — coś, co pobudzi ich pamięć, na przykład o tym, jak podobała Ci się rozmowa (wstaw tutaj, o czym rozmawiałeś). Dodaj je na LinkedIn i śledź na Twitterze, a może nawet dodaj je na Facebooku, jeśli uważasz, że warto przenieść swoją relację na ten poziom.
  
• Przeanalizuj wyniki i ustal, czy osiągnięto zwrot z inwestycji. To najważniejsza część Twojej pracy pokonferencyjnej – musisz zastanowić się, czy w końcu sok był wart wyciskania. Weź pod uwagę następujące kwestie i przypisz wartość w dolarach do wszystkiego, co możesz:
  • Nowa sprzedaż
  • Nowi potencjalni klienci
  • Relacje w mediach
  • Wzrost obserwowania i zaangażowania w mediach społecznościowych
  • Ruch w witrynie
  • Nowe linki zwrotne do Twojej witryny
  • Wzrost świadomości marki
  • Rozwój zawodowy z wykładów konferencyjnych
  • Ilość i jakość potencjalnych klientów, których spotkałeś
  • Ilość i jakość potencjalnych partnerów lub inwestorów, których spotkałeś

Zlicz wszystko, a następnie odejmij łączne wydatki na konwencję lub targi (w tym podróże, posiłki itp.). Jeśli wyjdziesz z numerem, który jest na plusie i masz pozytywne odczucia co do samego wydarzenia, RSVP wcześnie na przyszły rok i skorzystaj ze zniżki Early Bird, jeśli taka jest oferowana.

Kiedy już to opanujesz, marketing firmy na targach lub konferencji nie jest wcale taki trudny — pierwsze kilka razy jest zawsze największym wyzwaniem. Jest to jednak ZAWSZE dużo pracy, bez względu na to, czy to Twoja pierwsza konferencja, czy pięćdziesiąta. I szczerze mówiąc, wiele małych firm nie ma odpowiednich pracowników, aby skutecznie realizować plan marketingowy oparty na zdarzeniach.

Outsourcing Event-Based Marketing i PR

Outsourcing marketingu Twojej firmy na konferencji lub targach może być atrakcyjną opcją, zwłaszcza po przeczytaniu tak długiego przewodnika. Ale zanim zatrudnisz agencję, która odciąży cię od pracy, powinieneś nalegać na obejrzenie portfolio wcześniejszych relacji prasowych opartych na wydarzeniach i studiów przypadku w mediach społecznościowych.

Koszty związane z outsourcingiem działań marketingowych opartych na eventach różnią się w zależności od tego, ile osób potrzebujesz do pomocy na wydarzeniu i ile dni trwa konferencja lub targi (a także od agencji, którą zatrudniasz). W The Content Factory nasze stawki za dwudniową konferencję zaczynają się od 5000 USD plus koszty podróży, z 2 pracownikami TCF wysłanymi do obsługi wszystkich prac wymienionych w tym przewodniku, w tym pełnych usług zarządzania mediami społecznościowymi przez 30 dni. W sumie to około 45 dni pracy, przy założeniu 30 dni wypowiedzenia na przygotowanie. Skontaktuj się z nami już dziś, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o naszych usługach marketingowych opartych na wydarzeniach.

Wskazówki i triki wymienione w tym przewodniku sprawdzą się na prawie każdej konferencji, targach lub konwencji — wypróbuj je i daj nam znać, które z nich najlepiej Ci odpowiadają w sekcji komentarzy.

A jeśli znasz właściciela firmy, który zamierza wybrać się na targi lub konwencję, przekaż mu ten artykuł!