So vermarkten Sie Ihr Unternehmen auf Messen und maximieren den ROI [Vollständiger Leitfaden + Infografik]

Ganz gleich, in welcher Branche Sie tätig sind, es gibt wahrscheinlich eine Konferenz, Messe oder Tagung, die die größten Namen und klügsten Köpfe Ihrer Branche zusammenbringt – und Sie werden wahrscheinlich mindestens eine pro Jahr besuchen … oder zumindest sollten Sie es tun. Wir werden später darauf eingehen, warum Konferenzen für das Wachstum Ihres Unternehmens wichtig sind, aber im Moment lautet die Hauptfrage: Wie können Sie das Beste aus der Teilnahme an dieser Art von Branchenveranstaltungen herausholen?

Wie stellen Sie sicher, dass Sie die $ 2.500 oder mehr (insbesondere wenn Sie Standfläche, Marketingmaterial, Reise- und Hotelkosten hinzufügen), die Sie ausgegeben haben, um Zugang zu erhalten, entweder durch neue Verkäufe, Leads, professionelle Kontakte oder Medienpräsenz für Ihre Unternehmen? Diese Frage haben wir uns – und unsere Kunden – schon oft gestellt.

Im Laufe der Jahre hat TCF PR und soziale Medien für beide Konferenzen und die daran teilnehmenden Geschäftsinhaber verwaltet. Dabei haben wir viel über Event-basiertes Marketing für Unternehmen und Produkte sowie über das Aufspüren und Liefern von ROI auf Messen und Konferenzen gelernt.

Dieser Leitfaden erklärt Ihnen ereignisbasiertes Marketing und PR Schritt für Schritt, damit Sie Ihre nächste Konferenz mit einem großartigen Gefühl über die Investition verlassen können, die Sie für die Teilnahme getätigt haben . Die gute Nachricht ist, dass die Chancen zu Ihren Gunsten stehen: Laut einer kürzlich durchgeführten Umfrage unter professionellen Vermarktern stimmten 70 % zu, dass sich Marketing bei persönlichen Veranstaltungen tendenziell am meisten auszahlt (zumindest für B2B).

Schritt 1: Skizzieren Sie die Ziele Ihres Unternehmens für die Konferenz oder Messe

Bevor Sie irgendetwas tun, sollten Sie sich zunächst überlegen, was Sie von den Konferenzen, Kongressen und Messen, an denen Sie teilnehmen, erwarten. Berufliche Weiterentwicklung ist eine Selbstverständlichkeit: Für die Zwecke dieses Beitrags wird davon ausgegangen, dass Sie von der Teilnahme an den Vorlesungen profitieren werden, aber das führt wahrscheinlich nicht sofort zu mehr Geld in Ihrer Tasche.

Abgesehen davon gibt es mehrere Wege, um auf einer Konferenz einen Return on Investment zu erzielen, und es gibt keine Regel, die besagt, dass Sie nur einen davon auswählen müssen. Hier sind ein paar Möglichkeiten:

• Treffen und vernetzen Sie sich mit Machern und Machern Ihrer Branche
• Entwicklung von Marketingmaterialien (wie Bilder und Videos) für die zukünftige Verwendung
• Pitching potenzieller Kunden und Investoren
• Erhöhen Sie Ihre Präsenz, indem Sie die an der Konferenz teilnehmenden Medien nutzen (lesen Sie: Verschaffen Sie sich einige Interviews mit Reportern)
• Nutzen Sie soziale Medien, um Ihr Profil zu schärfen und neue Follower zu gewinnen
• Erstellen Sie Ihre Marketinglisten (Newsletter usw.)
• Nutzen Sie Redemöglichkeiten, um ein Vordenker in Ihrer Branche zu werden

Einige davon führen Sie schneller zum ROI als andere . Beispielsweise kann die Vernetzung mit Vordenkern in Ihrer Branche langfristig gut sein, ist aber auf kurze Sicht wahrscheinlich keine Geldmaschine. Das Pitchen potenzieller Kunden und Investoren auf Konferenzen kann sich selbst für das teuerste Ticket lohnen, aber nur, wenn Sie auf eine Art und Weise werben, für die die Leute empfänglich sind (überstürzen Sie Ihr Ziel nicht in der Lobby und rollen Sie direkt in Ihr Pitch oder Sie wie ein Amateur aussehen UND die Zeit aller verschwenden – und Sie wollen nicht dieser Typ sein).

Offensichtlich hilft es, Ihr Ziel zu kennen – und wenn Ihr Ziel Sie bereits kennt . So können Ihnen die anderen Ziele helfen, den ROI zu erreichen, auch wenn das Erreichen der einzelnen Ziele selbst nicht ausreicht. Ein Vordenker an und für sich zu werden, bringt Ihnen nicht sofort neue Verträge, aber es kann, wenn Sie Ihren Status richtig und konsequent nutzen.

„Der Wert der Medienberichterstattung wird normalerweise mit dem Dreifachen der Anzeigenpreise berechnet.“ – Die Inhaltsfabrik

Medienberichterstattung hingegen ist ein sehr schneller Weg, um eine Rendite zu erzielen. Es dauert nur ein Interview mit einem großen Medienunternehmen, und Sie sind da! Der Wert der Medienberichterstattung wird normalerweise mit dem Dreifachen der Anzeigenpreise berechnet. Wenn Sie also ein zweiminütiges Interview in einem Fernsehprogramm erhalten, das 100.000 US-Dollar pro Minute Werbezeit kostet, erhalten Sie Medienberichterstattung im Wert von 600.000 US-Dollar für sich Unternehmen.

Schritt 2: Wählen Sie die richtige Konferenz, Messe oder Tagung, an der Sie teilnehmen möchten

Bevor Sie auf einer Konferenz mit der veranstaltungsbasierten Marketingvorbereitung für Ihr Unternehmen beginnen können, müssen Sie herausfinden, an welcher(n) Sie teilnehmen werden. Sie sollten nicht bis zur letzten Minute warten, um zu entscheiden, zu welcher Konferenz Sie gehen, da Sie sich am Ende die Zeit nehmen werden, die für eine effektive Vorbereitung erforderlich ist. Generell sollten Sie sich (oder Ihrem PR-Team) möglichst mindestens 90 Tage Vorlaufzeit einräumen – aber 30 Tage sind immer noch besser als 10.

„Wenn Sie sich für eine Konferenz entscheiden, geben Sie Ihrem PR-Team eine gesunde Vorwarnung – 90–120 Tage sind eine großartige Vorlaufzeit.“ – Die Inhaltsfabrik

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie mit der Suche nach Veranstaltungen beginnen sollen, sollten Sie vielleicht mit TSNN.com beginnen, einer ziemlich umfangreichen Datenbank mit Messen, die Sie nach Datum, Branche und Ort durchsuchen können.

Es gibt einige Konferenzen und Messen, die ein Muss sind, weil sie durchweg erfolgreich sind: CES, SXSW usw. Diese Art von Veranstaltungen sind Gimmes, da Sie wissen, dass auf ihrer Seite die Promotion stattfinden wird, um die zu gewinnen Redner und Medien, die Sie bei diesen Dingen sehen möchten. Aber wenn die Konferenz neu ist oder erst in den ersten paar Jahren stattfindet, kann es schwierig sein zu sagen, ob es sich für Sie lohnt … hier kommen die folgenden Punkte ins Spiel.

Hier ist, worauf Sie bei einer Konferenz oder Messe achten sollten, die es wert ist, besucht zu werden:

• Relevanz – Gehört die Konferenz zu Ihrer Branche? Wird es dort potenzielle Kunden/Kunden geben, die in der Lage sind, bei Ihnen einzukaufen? Kurz gesagt: Denken Sie, dass es möglich ist, eine Investition aus der Teilnahme an der Veranstaltung zu erzielen?
• Eine solide Website – Die Website der Konferenz ist der erste Hinweis darauf, ob sich die Teilnahme an der Konferenz für Ihre zeitliche und finanzielle Investition lohnt oder nicht. Wenn die Website schlecht ist, haben die Organisatoren nicht genug Zeit und Geld in die Entwicklung gesteckt – und das ist ein Zeichen dafür, dass sie die Konferenz mit einem ähnlichen Mangel an Liebe zum Detail behandeln werden. Obwohl dies nicht immer wahr ist, ist es im Allgemeinen. Sieht es so aus, als wäre die Konferenz eine nächtliche Operation, die in einem drittklassigen Hotel in der Nähe eines Flughafens abgehalten wird? Wenn ja, möchten Sie vielleicht bestehen und Ihr Geld für eine größere, bessere Konferenz sparen.
  
• Aktive Social-Media-Kanäle – Twitter ist ein integraler Bestandteil jedes soliden veranstaltungsbasierten Marketingplans, und wenn die Konferenz nicht einmal über ein Konto verfügt, ist dies ein schlechtes Zeichen. Wenn sie sich selbst nicht effektiv vermarkten, können sie Ihnen auch nicht dabei helfen, sich effektiv zu vermarkten. Sehen Sie sich an, was sie während der letzten Konferenz über soziale Medien getan haben – haben sie ihre Netzwerke genutzt, um das Gespräch zu erweitern und die Bekanntheit der Veranstaltung, der Referenten und der Teilnehmer zu erhöhen? Werfen Sie einen Blick auf ihre Instagram- und Facebook-Fotos – engagieren sie professionelle Fotografen und Videografen, um das Ereignis in Aktion festzuhalten? Wenn die sozialen Medien der Konferenz auf dem neuesten Stand sind, bedeutet dies, dass sie daran interessiert sind, das Beste aus der Veranstaltung herauszuholen (was bedeutet, dass Sie eine größere Chance haben, einen ROI daraus zu erzielen).

„Reddit ist eine großartige Ressource, um besucherwürdige Messen zu finden.“ – Die Inhaltsfabrik

• Überprüfen Sie Reddit. Reddit ist eine großartige Ressource für Messen – insbesondere, um zu bestimmen, welche es wert sind, besucht zu werden. Während Reddit normalerweise als Website zum Zeitvertreib angesehen wird, ist es auch eine großartige Website zum Netzwerken, und viele Fachleute diskutieren auf Reddit über ihr Arbeitsleben. Ebenso neigt Reddit dazu, ein Zentrum für Marketing zu sein, was bedeutet, dass es sich wahrscheinlich lohnt, wenn eine Konferenz auf Reddit erwähnt wird, da es zumindest einen eingebauten PR-Stream gibt, den Sie nutzen können von. Als zusätzliche Anmerkung sollten Sie sich die Benutzernamen und Subreddits notieren, die die Messe besprechen, die Sie recherchieren – auf diese Weise können Sie Ihre Reddit-Marketingbemühungen nach Hause bringen.
  
• Redner mit großen Namen – Redner mit großen Namen werden große Medienunternehmen anziehen, was, wie wir oben beschrieben haben, zu einem großen ROI führen kann. Je beeindruckender die Aufstellung der Referenten ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass auch hochkarätige Teilnehmer auftauchen – und diese Menschen können Sie möglicherweise in Kunden oder Kunden umwandeln.
  
• Frühere Medienberichterstattung – Waren letztes Jahr und im Jahr davor hochkarätige Medien zu der Veranstaltung gekommen? Dann stehen die Chancen gut, dass die Medien in diesem Jahr dabei sind – und wenn Sie Ihre Karten richtig spielen, können Sie sogar ein paar Interviews an Land ziehen.
  
• Wer ist noch dabei – Wird Ihre Konkurrenz dabei sein? VC-Firmen? Stellen Sie sicher, dass die anderen Konferenzteilnehmer in eine Ihrer Zielkategorien fallen: potenzielle Investoren, potenzielle Kunden, potenzielle Partner usw.

Schritt 3: Bereiten Sie sich auf die Konferenz oder Messe vor

Sobald Sie sich für eine Konferenz entschieden haben, ist es an der Zeit, sich darauf vorzubereiten. Ungefähr 80 % der Arbeit, die erforderlich ist, um den ROI bei Konferenzen zu maximieren, wird erledigt, bevor die Konferenz überhaupt beginnt – hier investieren Sie (oder Ihr PR-Team) die wirkliche Zeit und Mühe. Und glauben Sie uns, es ist VIEL Arbeit.

Da dies ziemlich viel Zeit und Mühe kostet, sollten Sie sich mindestens 30 Tage Zeit nehmen, um alles zu erledigen. Möglicherweise benötigen Sie noch mehr Zeit, wenn Sie einen weiteren Satz Visitenkarten, Schilder oder anderes Marketingmaterial bestellen müssen.

Versuchen Sie, einen Auftritt als Redner zu bekommen

Wenn Sie schon einmal auf Konferenzen gesprochen haben und etwas Interessantes zu sagen haben, versuchen Sie, sich als Einzelredner oder in einem Podium mit anderen einen Platz in der Aufstellung zu sichern. Dies erfordert normalerweise einiges an Vorplanung, aber wenn Sie eine Idee und einen Vortragsvorschlag haben, schadet es nie, danach zu fragen. Zumindest bringt es Sie auf das Radar der Leute, die die Veranstaltung organisieren. Wenn Sie für die diesjährige Konferenz nicht berücksichtigt werden, werden Sie möglicherweise für das nächste Jahr im Auge behalten.

Wie es den ROI maximiert: Redner erhalten häufig kostenlose oder ermäßigte Standflächen und/oder Eintrittskarten für die Veranstaltung. Je nachdem, was Sie an den Tisch bringen, werden Sie vielleicht sogar dafür bezahlt.

Den Wettbewerb ausloten

Welche Ihrer Konkurrenten nehmen teil? Werden sie einen Stand haben? Wird es größer als Ihres und an einem besseren Ort sein? Sieht es so aus, als hätten sie bereits einen Event-basierten Marketingplan implementiert? Dies sind alles Dinge, die Sie wissen sollten, bevor Sie den Scheck ausstellen, damit Sie bei Bedarf einen größeren Scheck ausstellen können, um den bestmöglichen Standplatz zu ergattern.

Halten Sie auch nicht nur beim Wettbewerb an – fragen Sie die Organisatoren, wie viele Personen an der Konferenz teilnehmen, ob sie voraussichtlich ausverkauft sein wird, welche Medien voraussichtlich teilnehmen werden und welche anderen Fragen Ihr neugieriger Geist wissen möchte. Je mehr Sie über die Konferenz oder Messe selbst wissen, desto besser.

Wie es den ROI maximiert: Wenn ich hier kurz als Geschäftsinhaber spreche, brauche ich Ihnen sicher nicht zu sagen, wie viel Spaß es macht, die Konkurrenz zu schlagen. Egal, ob Sie als Erster auf den Markt kommen oder derjenige sind, der bei einer Veranstaltung die meiste Medienberichterstattung erhält, es ist immer eine gute Zeit, einem Konkurrenten in den Hintern zu treten. Sun Tzu hat uns beigebracht, dass man seinen Feind kennen muss, um ihn zu besiegen, und dass es faires Spiel ist, einen besseren Standplatz zu finden (wie in der Nähe des Aufzugs, den jeder nimmt). Dies verschafft Ihnen mehr Zugang zu mehr Teilnehmern und Berichterstattern und kann sogar zu mehr Verkäufen führen.

Lassen Sie Ihre Beschilderung aufstellen

TCF-Tipp des Tages: Investieren Sie in eine gute Beschilderung. Sie können es immer wieder verwenden und es findet seinen Weg in viele Fotos (und billige Beschilderung macht keine guten Fotos). Wenn Sie einen Stand bekommen, informieren Sie sich im Voraus, welche Art von Beschilderung Sie haben dürfen. Wenn Sie in der Lage sind, einen Schritt und eine Wiederholung oder etwas, das ähnlich funktioniert, einzubringen, tun Sie es – und stellen Sie sicher, dass Ihr Beleuchtungsspiel auf den Punkt gebracht ist, damit die Leute auf den Fotos gut aussehen.

Wenn Sie keinen Step and Repeat mit Ihrem Firmennamen und Logo haben, bestellen Sie einen. Sie wissen nicht, was sie sind? Wir geben dir Deckung. Hier finden Sie eine Anleitung zu allem, was Sie über die Bestellung und Verwendung eines Step-and-Repeat-Verfahrens wissen müssen. Sie werden überrascht sein, wie oft Sie es verwenden werden. Grundsätzlich gilt: Je mehr Beschilderung, desto besser! Sie können es immer eingepackt lassen, aber Sie können nicht auf magische Weise mehr aus dem Nichts erschaffen, wenn Sie es brauchen.

Wie es den ROI maximiert: Step-and-Repeats sorgen für großartige Hintergründe für Facebook-Profilbilder. Zum einen sehen sie schick und wichtig aus. Zum anderen lassen sie die Person, die vor ihnen steht, durch die Assoziation schick und wichtig aussehen – ein Muss für jedes profilwürdige Bild. Zumindest werden sie geteilt. Dies ist wie kostenlose Werbung und eignet sich hervorragend für die Markenbekanntheit.

Bestellen Sie Ihr gedrucktes Marketingmaterial

Bringen Sie zunächst genügend Visitenkarten mit. Visitenkarten kann man nie genug haben. Wenn Sie denken, dass Sie genug gepackt haben, fügen Sie etwa 100 weitere hinzu. Wenn Sie Marken-Tchotchkes verteilen, sollten diese für das, was Ihr Unternehmen tut, relevant sein. Erwägen Sie die Erstellung einer digitalen Pressemappe, damit Sie nicht für gedruckte Versionen bezahlen müssen.

„Profi-Tipp: Wenn Sie Visitenkarten verpacken, fügen Sie Ihrem Stapel 100 weitere hinzu. Dann hast du genug!“ – Die Inhaltsfabrik

Wie es den ROI maximiert: Auf der Tchotchke-Front, wenn Sie nur ein paar Marken-Kugelschreiber oder Brieföffner bestellen, sparen Sie Ihr Geld. Digitale Pressemappen können per E-Mail verschickt oder über Marken-USB-Anschlüsse verschenkt werden, oft für weniger Geld als Hochglanzausdrucke

Werden Sie auf der Konferenz Eilmeldungen geben?

Wenn Sie Ihre Hausaufgaben gemacht und eine gute Veranstaltung ausgewählt haben, werden Reporter von großen Medienunternehmen anwesend sein. Wie wollen Sie daraus Kapital schlagen? Erwägen Sie, bei der Veranstaltung große Neuigkeiten zu verbreiten, damit Sie die Medienberichterstattung, die die Konferenz bereits erhält, huckepack nehmen können.

Wie es den ROI maximiert: Sie bekommen mehr für Ihre Mühe und Ihr Geld, wenn Sie in der Lage sind, sich auf ein größeres Ereignis oder eine größere Geschichte einzulassen. Manchmal berichten Reporter über Nachrichten, die sonst nicht aufgegriffen würden, nur damit sie eine Geschichte, über die sie kürzlich berichtet haben, weiterverfolgen können. Dies geschieht häufig auf Konferenzen und Messen.

Fragen Sie die Veranstalter nach der Medienliste (und verwenden Sie sie!)

Erzählen Sie ihnen von den Neuigkeiten, die Sie auf der Konferenz verbreiten werden, und fragen Sie, ob sie ihre Medienliste mit Ihnen teilen werden. Wenden Sie sich dann an die Reporter, von denen Sie glauben, dass sie an den Neuigkeiten interessiert sind, und teilen Sie ihnen mit, was Sie auf der Veranstaltung ankündigen werden. Sagen Sie, dass Sie für ein Vorstellungsgespräch zur Verfügung stehen und gerne eins vereinbaren würden. Das versteht sich wahrscheinlich von selbst, aber es ist wichtig, dass es sich bei dem, was Sie aufschlagen, um echte Neuigkeiten handelt, nicht um etwas Unbedeutendes oder von Natur aus Eigennütziges. Ein Reporter der New York Times wird sich wahrscheinlich nicht um Ihre neue E-Book-Veröffentlichung oder die Tatsache kümmern, dass Sie sich umbenannt haben.

Wie es den ROI maximiert: Kostenlose Reporterkontakte, nur auf Nachfrage! Dies erledigt auch viele Hausaufgaben für Sie, wenn es darum geht, Ihre Twitter-Liste mit Reportern aufzubauen.

Machen Sie sich mit Hootsuite vertraut

Es gibt mehrere Tools zur Verwaltung sozialer Medien, aber wir haben festgestellt, dass Hootsuite das funktionsreichste zum besten Preis ist. Sie benötigen ein Tool wie Hootsuite, um Streams auf Schlüsselwörter im Zusammenhang mit der Veranstaltung, den Hashtag der Konferenz oder Messe und die von Ihnen erstellten Listen mit Reportern, Rednern und Sponsoren zu überwachen. Finden Sie heraus, welche Schlüsselwörter Sie für die Veranstaltung ansprechen sollten, und fügen Sie sie Ihren Streams hinzu. Bewerben Sie Ihre Teilnahme an der Konferenz oder Messe über alle Social-Media-Kanäle und vergessen Sie nicht, die Social-Media-Seiten der Veranstaltung zu taggen!

Wie es den ROI maximiert: Sie werden Gelegenheiten ergreifen, die Sie sonst nie hätten. Hier ist eine wirklich gute Fallstudie/Beispiel: Auf der diesjährigen CES Las Vegas hatte einer unserer Kunden einen Tisch bei einer Veranstaltung namens Startup Showcase.
Bei der Verwendung von Hootsuite zur Überwachung von „CES“ haben wir diesen Tweet von einem leitenden Autor bei Wired gefunden und darauf geantwortet:

Beachten Sie, dass kein Hashtag verwendet wurde. Wenn wir also nur darauf überwacht hätten, hätten wir es übersehen. Wir schickten Mat einen Pitch per E-Mail und folgten mit einem Tweet, der dazu führte, dass das Wired-Team das Produkt unseres Kunden wirklich großartig überprüfte. In diesem Fall führte die Organisation und Überwachung auf konferenzbezogene Schlüsselwörter in Hootsuite direkt zu einer Berichterstattung im Gadget Lab-Bereich von Wired.

Erstellen Sie Twitter-Listen

Das dauert zwar lange, lohnt sich aber. Tatsächlich sollten Sie Twitter-Listen für jede Messe, Konferenz und Veranstaltung erstellen, auf der Ihr Unternehmen vertreten ist (weitere Informationen finden Sie unter How To Use Twitter Lists for Marketing Your Business: The Ultimate Guide).

Beginnen Sie vor der Veranstaltung mit der Interaktion mit den wichtigsten Akteuren, die Sie treffen und mit denen Sie sich unterhalten möchten – auf diese Weise wissen sie bereits, wenn Sie sich vorstellen, wer Sie sind. Seien Sie kein Stalker und pitchen Sie nicht über Twitter, sondern retweeten, favorisieren und interagieren Sie mit den Tweets, die Personen in Ihren Listen versenden. Dies sollten Sie mindestens 30 Tage vor der Konferenz tun. Außerdem möchten Sie diese Twitter-Listen möglicherweise privat statt öffentlich machen.

„Beginnen Sie 30 Tage lang mit der Interaktion mit wichtigen Konferenzteilnehmern und stellen Sie sich dann persönlich vor!“ – Die Inhaltsfabrik

Wie es den ROI maximiert: Leider gibt es nur einen von Ihnen. Das bedeutet, dass Sie immer nur an einem Ort mit einer Person sprechen können. Mit Social Media und insbesondere Twitter können Sie mit mehreren Personen gleichzeitig sprechen – ohne sich im selben Raum zu befinden! Wenn Sie über Twitter organisiert sind, Listen erstellen und mit den Personen interagieren, die Sie ansprechen möchten, können Sie an mehreren wichtigen Gesprächen gleichzeitig teilnehmen. Dies kann zu mehr Medienberichterstattung, Möglichkeiten zum persönlichen Networking usw. führen.

Erwägen Sie, eine Pressemitteilung zu versenden

Nehmen wir an, die Neuigkeiten, die Sie auf der Veranstaltung verbreiten, sind ein neues Produkt oder ein aktualisiertes Produktdesign. Versenden Sie eine oder zwei Wochen vor der Konferenz eine Pressemitteilung, in der Sie ankündigen, dass Sie das neue Produkt/Design auf der Veranstaltung vorstellen werden.

So schreiben Sie eine Pressemitteilung wie ein PR-Profi

Zu lernen, wie man eine Pressemitteilung schreibt, die tatsächlich einen ROI liefert, ist schwieriger, als viele Menschen glauben. Das Ziel ist es, das Interesse der Journalisten zu wecken – so geht's!

Dies sollte Ihnen vor der Konferenz etwas Aufsehen erregen, um Ihr veranstaltungsbasiertes Marketing zu erweitern und die Veranstaltung selbst zu bewerben (worüber sich die Organisatoren freuen werden). Veröffentlichen Sie zumindest einen Blogbeitrag, in dem Sie Ihre Teilnahme an der Veranstaltung ankündigen und diskutieren, auf welche Aspekte der Konferenz Sie sich am meisten freuen.

Wie es den ROI maximiert: Wenn Sie vor einer Konferenz oder Messe Begeisterung für Ihr Unternehmen wecken, wissen diejenigen, die auf Branchennachrichten achten, bereits, wer Sie sind, bevor Sie auftauchen – was bedeutet, dass der schwierigste Teil des Kampfes bereits gewonnen ist. Die Begeisterung vor der Konferenz führt zu mehr Medienberichterstattung, die Veranstalter neigen dazu, sie zu mögen, und wenn sie richtig genutzt werden, können sie Verkaufs- und Networking-Möglichkeiten schaffen.

Eine weitere Fallstudie von der CES Las Vegas: Diese Berichterstattung vor der Konferenz bei Entrepreneur war ein großartiger Bericht für unseren Kunden, erwähnte aber auch das Startup Debut-Event. Mehrere Personen auf der Konferenz hatten den Entrepreneur-Artikel gesehen und legten Wert darauf, den Stand des Kunden zu finden.

Erscheint Ihnen all diese Social Media- und PR-Vorbereitung vor der Konferenz nach einer Menge Arbeit? Weil es so ist – es gibt einen Grund, warum ich ungefähr 1.500 Wörter gebraucht habe, um es zu erklären. Vertrauen Sie uns, das ist nichts, was Sie in ein Wochenende stopfen wollen, weshalb die Vorplanung ein wichtiger Teil dieses Prozesses ist.

Darüber hinaus sollten Sie eine Liste mit allem erstellen, was Sie möglicherweise benötigen könnten – da die Wahrscheinlichkeit groß ist, dass Sie es auf der Konferenz brauchen werden und Sie keine Zeit haben werden, zum Büro zu rennen Geschäft (oder sogar wissen, wo das Geschäft ist, wenn Sie in einer unbekannten Stadt sind).

Ihre Auswahlliste sollte Elemente enthalten wie:

• Verlängerungskabel
• Mehrere Arten von Klebeband
• Visitenkarten
• Veranstaltungsbeschilderung
• Kabelbinder
• Ein Backup von allem

Irgendwann sollten Sie ziemlich früh entscheiden, wie viele Personen Sie benötigen, um das Unternehmen auf der Konferenz oder Messe zu vertreten – und dann genau festlegen, was die Aufgaben jeder Person sein werden. Im Allgemeinen benötigen Sie mindestens eine Person, die für soziale Medien zuständig ist, und mindestens eine Person, die mit allen interagiert. Jemand muss Fotos machen und vielleicht ein oder zwanzig Videos. Wir empfehlen, mindestens zwei Personen zu Konferenzen, Kongressen und Messen zu schicken. In den meisten Fällen scheinen vier Personen, die die Veranstaltung besetzen, die magische Zahl zu sein.

Sie haben nicht die Mitarbeiter, um so viele Teammitglieder zu entsenden, die Ihr Unternehmen bei einer Veranstaltung repräsentieren? Kein Problem – wir sind für Sie da! Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr über unsere eventbasierten Marketing- und PR-Services zu erfahren.

Schritt 4: Holen Sie sich Presse, knüpfen Sie Kontakte und vermarkten Sie Ihr Unternehmen auf Konferenzen, Kongressen und Messen

Die gute Nachricht ist, wenn Sie so weit gekommen sind, geht es von hier aus meistens bergab. Außerdem ist das eigentliche Event der lustige Teil! Das ist alles, was Sie auf der Konferenz selbst tun müssen:

1. Twittern Sie regelmäßig und beobachten Sie den Hashtag der Veranstaltung und relevante Schlüsselwörter.

Sie kennen diese Twitter-Listen und Hootsuite-Streams, die Sie stundenlang zusammengestellt haben? Es ist Zeit, sie einzusetzen! Lassen Sie jemanden aus Ihrem Team Ihre Twitter-Listen und -Streams in Hootsuite überwachen und bei Bedarf antworten, interagieren, retweeten oder favorisieren. Erstellen Sie auch Ihre eigenen Inhalte für die Konferenz – twittern Sie Ihre eigenen Fotos, Zitate und Kommentare. Es könnte sich sogar lohnen, vor, nach oder während der Veranstaltung einen Twitter-Chat zu veranstalten, da die Wahrscheinlichkeit groß ist, dass die Leute die Möglichkeit haben möchten, ihre Meinung zu äußern, was während der Konferenz vor sich geht.

2. Vergessen Sie nicht, den anderen sozialen Netzwerken etwas Liebe zu zeigen.

Sie möchten vielleicht nicht 50 Updates pro Tag auf Facebook posten, wie Sie es bei Twitter tun würden, aber das bedeutet nicht, dass Sie überhaupt nicht aktualisieren sollten. Stellen Sie sicher, dass Sie auf Facebook, Google+ und LinkedIn posten, was auf der Konferenz passiert, und dabei alle relevanten Personen markieren. Vielleicht schreiben Sie sogar einen kurzen Blogbeitrag mit einigen der Fotos und Videos, die Sie an diesem Tag gemacht haben.

3. Wenn Sie aktuelle Nachrichten haben, versenden Sie Ihre Pressemitteilung während der Konferenz.

Wenn ein Teil Ihrer Strategie darin besteht, Unternehmensnachrichten auf der Konferenz oder Messe zu veröffentlichen, lassen Sie Ihr PR-Team eine Pressemitteilung auf der Veranstaltung verteilen (und stellen Sie sicher, dass auch alle Reporter aus der Medienliste einbezogen werden). Dies sollte einige Interviews in die Wege leiten.
Wenn Sie aktuelle Nachrichten haben, versenden Sie Ihre Pressemitteilung während der Konferenz. Dies sollte Interviews ausrichten. Klicken Sie hier, um zu twittern

4. Werben Sie für Ihre gesamte Berichterstattung in den Medien.

Bewerben Sie Ihre Berichterstattung sofort über soziale Medien, aber archivieren Sie sie auch für eine spätere Verwendung (z. B. Aufnahme in eine Presseseite auf Ihrer Website, Versand per E-Mail-Newsletter usw.).

5. Hände schütteln, Ellbogen reiben, über Ihr Unternehmen sprechen – und Spaß haben!

Sammeln Sie Visitenkarten und denken Sie daran, dass Sie diese Leute nach der Konferenz kontaktieren müssen. Notieren Sie bei Bedarf Details auf der Rückseite von Visitenkarten, aber denken Sie daran, wer sie sind, damit Sie sie nach der Veranstaltung daran erinnern können, wer Sie sind. Und natürlich immer schließen.

6. Machen Sie mehr Fotos, als Sie für nötig halten.

Wenn Sie einen Stand haben, machen Sie Fotos von Personen, die mit Ihrem Team interagieren und Ihre Produkte verwenden. Es wird eine Menge Leute aus der Branche auf Messen geben, und Sie sollten Fotos von und mit ihnen machen, wenn Sie können – es ist großartig für Social-Media-Futter, aber Sie können die Bilder auch in Blog-Posts und anderen Marketingmaterialien verwenden. Das Ziel ist, brauchbare Inhalte zu erhalten, also nehmen Sie lieber mehr Fotos auf, als Sie denken, dass Sie brauchen werden (wenn Sie nach Hause kommen, werden Sie vielleicht feststellen, dass einige verschwommen oder anderweitig unbrauchbar sind). Sie werden überrascht sein, wie weit ein paar gute Bilder reichen können – aber sie werden nirgendwo hingehen, wenn Sie sie nicht machen.

Nachdem dies alles am ersten Tag erledigt ist, spülen und täglich wiederholen, bis die Konferenz, Messe oder Tagung vorbei ist. Wenn Sie sich über Ihr Unternehmen informieren, wie viele Geschäftsinhaber, die wir kennen, werden Sie wahrscheinlich über Branchenveranstaltungen informiert. Vergessen Sie bei Ihrem Streben nach ROI nicht, Spaß zu haben! Fühlen Sie sich abends frei, auszugehen, sich unter die Leute zu mischen und ein paar Drinks zu trinken, um all Ihre harte Arbeit zu feiern – aber stellen Sie morgens sicher, dass Sie Ihre Hektik wiedererlangen und Ihr Geschäft auf der Veranstaltung weiter vermarkten.

Versuchen Sie, genug Schlaf zu bekommen, um munter und freundlich zu bleiben, denn niemand möchte sich die Mühe machen, sich mit einer mürrischen Person zu vernetzen, die verkatert aussieht. Wenn die Konferenz vorbei ist, gibt es noch einiges zu tun – aber es herrscht nur wenig Druck, und Sie haben ein paar Wochen Zeit, um alles zu erledigen.

Schritt 5: Vermarkten Sie Ihr Unternehmen auf einer Konferenz oder Messe (nachdem sie vorbei ist)

Die Arbeit, die mit der Vermarktung Ihres Unternehmens auf einer Konferenz oder Messe verbunden ist, ist nach dem Abschlussempfang noch nicht beendet. Nach Ihrer Rückkehr von Ihrer Reise gibt es noch eine kurze To-Do-Liste, die Sie und Ihr Team durchgehen müssen, um das Beste aus Ihren Bemühungen zu machen und den ROI zu maximieren.

Folgendes tun Sie als Nächstes:

• Werben Sie für Ihre Berichterstattung in den Medien. Stellen Sie es auf Ihre Website, teilen Sie es auf Twitter, Facebook, LinkedIn, Google+, Tumblr, Pinterest und überall dort, wo es relevant ist. Es ist in Ordnung, Ihre Begeisterung darüber zu teilen, dass Ihr Unternehmen berühmt ist.
  
• Wenden Sie sich an die Reporter, die Ihnen in den Medien berichtet haben. Bedanken Sie sich für die Berichterstattung (oder das Interview, falls die Berichterstattung noch nicht live gegangen ist) und teilen Sie ihnen mit, dass Sie den Inhalt über die sozialen Medien beworben haben – und sie in Ihren Updates markiert haben. Teilen Sie den Journalisten auch mit, dass Sie für Folgefragen oder Interviews zu (fügen Sie hier Ihr Fachgebiet ein) zur Verfügung stehen, damit sie wissen, dass sie sich in Zukunft mit Fragen an Sie wenden können. Dies kann in Zukunft zu einer größeren Abdeckung führen.
  
• Follow-up mit allen Visitenkarten, die Sie gesammelt haben. Lassen Sie die Menschen, die Sie getroffen haben, wissen, dass es großartig war, sich mit ihnen verbunden zu haben, und erinnern Sie sie daran, wie Sie sich kennengelernt haben und wer Sie sind – etwas, das sie in Erinnerung behalten kann, z. B. wie Ihnen Ihr Gespräch gefallen hat (fügen Sie hier ein, worüber Sie gesprochen haben). Fügen Sie sie auf LinkedIn hinzu und folgen Sie ihnen auf Twitter und fügen Sie sie vielleicht sogar auf Facebook hinzu, wenn Sie der Meinung sind, dass es angemessen ist, Ihre Beziehung auf diese Ebene zu bringen.
  
• Analysieren Sie die Ergebnisse und bestimmen Sie, ob der ROI erreicht wurde. Das ist der wichtigste Teil Ihrer Arbeit nach der Konferenz – Sie müssen herausfinden, ob sich der Saft am Ende gelohnt hat. Betrachten Sie Folgendes und geben Sie allem, was Sie können, einen Dollarwert:
  • Neue Verkäufe
  • Neue Leads
  • Berichterstattung in den Medien
  • Steigerung der Follower und des Engagements in den sozialen Medien
  • Website-Traffic
  • Neue Backlinks zu Ihrer Website
  • Steigerung der Markenbekanntheit
  • Berufliche Weiterentwicklung aus den Konferenzvorträgen
  • Die Quantität und Qualität der potenziellen Kunden, die Sie getroffen haben
  • Die Quantität und Qualität potenzieller Partner oder Investoren, die Sie getroffen haben

Zählen Sie alles zusammen und ziehen Sie dann Ihre Gesamtausgaben für den Kongress oder die Messe ab (einschließlich Reise, Verpflegung usw.). Wenn Sie mit einer schwarzen Zahl herauskommen und der Veranstaltung selbst positiv gegenüberstehen, melden Sie sich frühzeitig für das nächste Jahr an und profitieren Sie von einem Frühbucherrabatt, falls einer angeboten wird.

Sobald Sie den Dreh raus haben, ist das Marketing eines Unternehmens auf einer Messe oder Konferenz gar nicht so schwierig – die ersten paar Male sind immer die größten Herausforderungen. Es ist jedoch IMMER viel Arbeit, egal ob es Ihre erste Konferenz oder Ihre fünfzigste ist. Und um ehrlich zu sein, haben viele kleine Unternehmen nicht genügend Personal, um einen ereignisbasierten Marketingplan effektiv umzusetzen.

Eventbasiertes Marketing und PR auslagern

Die Auslagerung des Marketings Ihres Unternehmens auf eine Konferenz oder Messe kann eine attraktive Option sein, insbesondere nachdem Sie einen so langen Leitfaden gelesen haben. Aber bevor Sie eine Agentur beauftragen, um Ihnen die Arbeit abzunehmen, sollten Sie darauf bestehen, sich ein Portfolio früherer ereignisbasierter Presseberichterstattung und Fallstudien in sozialen Medien anzusehen.

Die Kosten für das Outsourcing von veranstaltungsbasierter Marketingarbeit variieren je nachdem, wie viele Personen Sie für die Veranstaltung benötigen und wie viele Tage die Konferenz oder Messe dauert (und auch, welche Agentur Sie beauftragen). Bei The Content Factory beginnen unsere Preise für eine 2-tägige Konferenz bei 5.000 $ zuzüglich Reisekosten, wobei 2 TCF-Mitarbeiter entsandt werden, um alle in diesem Leitfaden aufgeführten Arbeiten zu erledigen, einschließlich vollständiger Social-Media-Management-Services für 30 Tage. Alles in allem sind es ungefähr 45 Arbeitstage, wenn man von einer Vorbereitungsfrist von 30 Tagen ausgeht. Bitte kontaktieren Sie uns noch heute, wenn Sie mehr über unsere Event-basierten Marketing-Services erfahren möchten.

Die in diesem Leitfaden aufgeführten Tipps und Tricks eignen sich gut für nahezu jede Konferenz, Messe oder Tagung – probieren Sie sie aus und teilen Sie uns im Kommentarbereich mit, welche für Sie am besten funktioniert haben.

Und wenn Sie einen Geschäftsinhaber kennen, der kurz davor steht, zu einer Messe oder einem Kongress zu gehen, leiten Sie diesen Artikel bitte an ihn weiter!