วิธีใช้เทมเพลตการตอบกลับโซเชียลมีเดีย [ดาวน์โหลดฟรี]

ลองนึกภาพสถานการณ์นี้: คุณเป็นผู้จัดการโซเชียลมีเดียของบริษัทซอฟต์แวร์ในฐานะผู้ให้บริการที่เฟื่องฟู วันของคุณเริ่มต้นได้ตามปกติ แต่เมื่อถึงเวลาที่คุณไปทำงาน คุณจะได้ยินข่าวร้ายว่า เครือข่ายล่ม ลูกค้าของคุณไม่สามารถเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์ของคุณได้ และไม่มีใครรู้ว่าทุกอย่างจะกลับมาออนไลน์เมื่อใด เหนือสิ่งอื่นใด คุณมาถึงทันเวลาพอดีเพื่อดูการกล่าวถึงโซเชียลมีเดียของคุณและกล่องจดหมายเข้าสู่โหมดการล่มสลายของนิวเคลียร์แบบเต็มรูปแบบในแบบเรียลไทม์

คุณเคยจัดการกับความตื่นตระหนกของโซเชียลมีเดียมาก่อนแล้ว แต่คุณจะทำอย่างไรกับสิ่งนี้?

ตามหลักการแล้วคุณจะไม่ต้องดิ้นรนเพื่อแก้ไขเมื่อคุณทำไป การแสดงข้อความที่ไม่สอดคล้องกันและการให้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องแก่ลูกค้าที่ไม่พึงพอใจซึ่งมีผู้ติดตามห้าหมื่นคนโดยไม่ได้ตั้งใจถือเป็นการดูไม่ดี วิธีที่ดีกว่าในการจัดการกับ วิกฤตบนโซเชียลมีเดียคือการวางแผนล่วงหน้า – และใช้เทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้าเพื่อช่วยให้คุณสร้างการตอบสนองที่สอดคล้องกัน เชื่อถือได้ และเหมาะสมในโทนเสียงสำหรับทุกอย่าง ตั้งแต่การตะโกนผ่านไปจนถึงฝันร้ายที่เลวร้ายที่สุดที่แพร่ระบาด

เทมเพลตโซเชียลมีเดียสามารถเป็นเพื่อนที่ดีที่สุดของคุณในยามวิกฤต และเป็นเครื่องมือที่ช่วยประหยัดเวลาในวันที่ดีกว่า ในโพสต์นี้ เราจะพูดถึงสาเหตุและวิธีใช้เทมเพลตการตอบกลับโซเชียลมีเดีย นอกจากนี้เรายังมีการดาวน์โหลดฟรีที่มีเทมเพลตสำหรับสถานการณ์ต่างๆ รวมถึงการตอบสนองต่อภัยพิบัติ เพื่อช่วยคุณเริ่มต้น

เทมเพลตการตอบกลับโซเชียลมีเดียคืออะไร

แม้แต่ในวันที่ดี โซเชียลมีเดียก็ยังวุ่นวาย ส่วนที่ดีที่สุดเกี่ยวกับเรื่องนี้ — ความจริงที่ว่ามันสามารถเชื่อมต่อคุณกับผู้คนนับล้านทั่วโลกในทันที — คือสิ่งที่ทำให้มันเป็นสัตว์ร้ายที่จะจัดการกับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อสิ่งเลวร้ายกำลังล่มสลาย และบริษัทของคุณอยู่ในระหว่างดำเนินการ

หากคุณใช้โซเชียลมีเดีย แต่คุณไม่ได้มีส่วนร่วมกับผู้ที่ใช้เวลาในการสื่อสารกับคุณ แสดงว่าคุณกำลังพลาดส่วนดีๆ ของโซเชียลมีเดีย การมีส่วนร่วมเป็นส่วนที่สร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นและนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงในเชิงบวก อย่างไรก็ตาม พูดตามความเป็นจริงแล้ว คุณไม่มีเวลาสร้างคำตอบที่เป็นส่วนตัวสำหรับความคิดเห็นทุกรายการเสมอไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงวิกฤตเมื่อพูดสิ่งผิดอาจทำให้เรื่องแย่ลงแบบทวีคูณ

การรับฟังจากสังคมสามารถช่วยให้คุณระบุวิกฤตเหล่านั้นและก้าวไปข้างหน้าได้ก่อนที่จะใหญ่เกินกว่าจะรับมือได้

เทมเพลตการตอบกลับของโซเชียลมีเดียคือเฟรมเวิร์กที่ให้แนวทางและสำเนาที่เขียนไว้ล่วงหน้าสำหรับการตอบกลับความคิดเห็น คำถาม และสถานการณ์ต่างๆ ช่วยให้คุณตอบสนองต่อลูกค้าและผู้ติดตามของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็วไม่ว่าจะอยู่ในสถานการณ์ใด

ดาวน์โหลดเทมเพลตการตอบกลับโซเชียลมีเดียของคุณเอง [ดาวน์โหลดโดยตรง]

สมมติว่ามีคนชมผลิตภัณฑ์ของคุณอย่างล้นเหลือบน Twitter นั่นไม่ใช่วิกฤต แต่ก็ยังมีประโยชน์ที่จะทำตามเทมเพลตเมื่อตอบกลับ เทมเพลตการตอบกลับ "ความคิดเห็นฟรี" อาจบอกให้คุณแคปหน้าจอทวีตสำหรับลูกหลาน คลิกปุ่ม "ชอบ" และตอบกลับด้วยการขอบคุณลูกค้า

นี่เป็นอีกตัวอย่างหนึ่ง: อดีตพนักงานที่ไม่พอใจโพสต์จดหมายเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาไม่ชอบเกี่ยวกับบริษัทของคุณบน Facebook ไม่มีใครเห็นสิ่งนี้กำลังมา คุณไม่มีแม่แบบสำหรับภัยพิบัติที่ไม่คาดคิดนี้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถสร้างมันขึ้นมาได้ เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีความเข้าใจตรงกันพร้อมแนวทางที่ชัดเจนในการตอบสนองเมื่อผู้บริหารและตัวแทนของคุณพูดถึงเรื่องนี้

เทมเพลตการตอบกลับโซเชียลมีเดียควรรวมอะไรบ้าง

มีหลายวิธีในการจัดโครงสร้างเทมเพลตการตอบกลับ แต่คุณไม่สามารถผิดพลาดได้ด้วยแนวทางที่เรียบง่ายแต่ครอบคลุม เทมเพลตการตอบกลับโซเชียลมีเดียทั่วไปควรมีดังต่อไปนี้:

• ระบบการจัดหมวดหมู่ ความคิดเห็นประเภทต่างๆ และความจำเป็นเร่งด่วนที่จะต้องแก้ไข
• คำอธิบายเนื้อหาทั่วไป และแรงผลักดันของความคิดเห็นแต่ละประเภท
• ตัวอย่าง ความคิดเห็นแต่ละประเภท
• คำแนะนำ สำหรับการดำเนินการที่จะต้องดำเนินการเป็นส่วนหนึ่งของการตอบสนอง
• สำเนาตัวอย่าง ที่ใช้ตอบกลับความคิดเห็น

การตอบสนองต่อภัยพิบัติทางโซเชียลมีเดีย

การร้องเรียน การล้อเลียน และการโต้เถียงเล็กน้อยสามารถสร้างความเสียหายให้กับธุรกิจบนโซเชียลมีเดียได้ แม้ว่าสิ่งเหล่านี้อาจทำให้เครียด แต่ก็ไม่ได้ทำให้เกิดภัยพิบัติ สำหรับเหตุการณ์ที่จะขึ้นสู่ระดับภัยพิบัติ เหตุการณ์นั้นควรอยู่นอกขอบเขตของสิ่งที่ถือเป็นละครทางอินเทอร์เน็ต "ปกติ" สำหรับธุรกิจของคุณ “หลักการง่ายๆ” ที่ดีคือเหตุการณ์ดังกล่าวควรมีศักยภาพที่จะส่งผลกระทบต่อบริษัทของคุณในด้านการเงินหรือในทางที่สำคัญอย่างอื่น

เนื่องจากภัยพิบัติไม่ใช่เรื่องปกติ พวกเขาจึงมักต้องการเทมเพลตที่ออกแบบเองโดยเฉพาะ ไม่ใช่แบบที่คุณใช้สำหรับความคิดเห็นเชิงลบในชีวิตประจำวัน เทมเพลตการตอบสนองต่อภัยพิบัติควรมีข้อมูลเพิ่มเติม :

• วันที่เริ่มต้นและ (คาดการณ์) สิ้นสุด ของภัยพิบัติ
• คำ กระตุ้นการตัดสินใจ สำหรับทุกคนที่กังวลเกี่ยวกับผลกระทบของภัยพิบัติ
• URL สำหรับคำกระตุ้นการตัดสินใจของคุณ
• แฮชแท็กและคีย์เวิร์ด เพื่อช่วยให้ทีมของคุณพบการสนทนาเกี่ยวกับภัยพิบัติ
• ข้อมูลสำคัญอื่นๆ ทั้งหมดที่ทีมของคุณต้องการทราบ เกี่ยวกับภัยพิบัติและวิธีที่คุณตั้งใจจะตอบสนองต่อภัยพิบัติ

เหตุใดทีมการตลาดของคุณจึงควรใช้เทมเพลตการตอบกลับโซเชียลมีเดีย

สำหรับธุรกิจ การโต้ตอบทางโซเชียลมีเดียมักจะมา พร้อมกับความคาดหวังบาง ประการ ผู้คนเข้าถึงแพลตฟอร์มเหล่านี้เพราะต้องการคำตอบ เมื่อคุณไม่ได้ให้ข้อมูลใดๆ แก่ผู้ชมของคุณ ข้อความที่ผู้ชมได้รับก็คือคุณไม่สามารถใส่ใจที่จะมีส่วนร่วมกับลูกค้าของคุณได้ — หรือที่แย่กว่านั้นคือ คุณเพิกเฉยต่อการร้องเรียนหรือปัญหาที่ถูกต้องตามกฎหมาย

ด้วยเทมเพลตการตอบกลับ คุณสามารถตอบกลับในวงกว้างได้แม้ในขณะที่ต้องเผชิญกับความคิดเห็นที่เข้ามาในปริมาณที่มากกว่าปกติ เทมเพลตช่วยให้คุณตอบสนองได้รวดเร็วยิ่งขึ้น ในขณะเดียวกันก็ให้การดำเนินการเพิ่มเติมหรือขั้นตอนติดตามผลที่อาจจำเป็น นอกจากนี้ยังช่วยรักษาความสอดคล้องกับเสียงของแบรนด์และวิธีที่คุณจัดการกับปัญหาของลูกค้า

ในช่วงที่เกิดภัยพิบัติ เงินเดิมพันจะสูงขึ้น หากคุณตอบช้า ให้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง หรือให้คำตอบที่แตกต่างกันออกไป อาจทำให้วิกฤตแย่ลงและยืดเยื้อ เทมเพลตช่วยให้คุณจดจ่ออยู่กับข้อความ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณมีสมาชิกในทีมและ พนักงาน หลายคนที่คอย ตอบคำถาม

ดาวน์โหลดเทมเพลตการตอบกลับโซเชียลมีเดีย

ดาวน์โหลดโดยตรงไปยังเทมเพลตการตอบกลับโซเชียลมีเดีย

วิธีใช้เทมเพลตการตอบกลับโซเชียลมีเดีย

เทมเพลตการตอบกลับโซเชียลมีเดียประกอบด้วยสองส่วน: ส่วนแรกสำหรับการจัดการกับความคิดเห็นหรือคำถามเชิงบวก เป็นกลาง และเชิงลบที่ไม่ตรงตามเกณฑ์ "ภัยพิบัติ"; และอีกอันสำหรับสร้างเทมเพลตเพื่อใช้เมื่อเกิดภัยพิบัติที่ไม่คาดคิด

จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีแผนโดยรวมใน การจัดการกับภัยพิบัติทางโซเชีย ล มีเดีย เทมเพลตไม่สามารถตัดสินใจให้คุณได้ว่าจะขอโทษหรือปกป้องตัวเอง ข้อมูลที่จะเปิดเผยเกี่ยวกับปัญหาทางเทคนิคมากน้อยเพียงใด หรือกำหนดแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของคุณ สามารถช่วยให้คุณสื่อสารข้อความที่คุณตัดสินใจใช้อย่างสม่ำเสมอและมีประสิทธิภาพเท่านั้น เมื่อคุณมีแผนแล้ว คุณสามารถใช้เทมเพลตเพื่อดำเนินการได้

ในการใช้เทมเพลตการตอบกลับ:

• กรอกข้อมูลในแต่ละแถวเกี่ยวกับความคิดเห็นโซเชียลมีเดียทุกประเภทที่ คุณได้รับ
• กำหนดระดับความเร่งด่วน ตั้งแต่ 1 ถึง 3 ให้กับความคิดเห็นแต่ละประเภท
• ให้แนวทาง ว่าจะต้องดำเนินการอะไรบ้างในการตอบโต้
• กรอกสำเนาสำหรับข้อความที่ คุณจะโพสต์ในการตอบกลับ

ในการใช้เทมเพลตการตอบสนองต่อภัยพิบัติ:

• ระบุวันที่ และรายละเอียดของภัยพิบัติ
• ให้คำกระตุ้นการตัดสินใจ สำหรับผู้ที่ได้รับผลกระทบจากภัยพิบัติ
• รวมลิงก์ แฮชแท็ก และข้อมูลสำคัญอื่นๆ
• กรอกสำเนา ข้อความที่คุณจะส่งเพื่อตอบคำถามเกี่ยวกับภัยพิบัติ

คำแนะนำโดยละเอียดเพิ่มเติมจะรวมอยู่ในการดาวน์โหลด

บทสรุป

เทมเพลตการตอบกลับของโซเชียลมีเดียมีประโยชน์เพียงใด คุณไม่ต้องรอพึ่งพาพวกเขาในทุกการโต้ตอบ ลูกค้าเข้าใจคำตอบสำเร็จรูปได้ดี ดังนั้นคุณควรส่งข้อความส่วนตัวเมื่อทำได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพวกเขามาหาคุณพร้อมคำร้องเรียนที่ถูกต้องตามกฎหมาย คุณยังสามารถใช้เทมเพลตเพื่อจัดทำโครงร่างทั่วไปสำหรับการตอบสนองที่เป็นรายบุคคลมากขึ้นในกรณีเหล่านี้

เมื่อเกิดภัยพิบัติและการสอบถามเข้ามาอย่างรวดเร็วและรุนแรง เทมเพลตที่ดีสามารถช่วยชีวิตได้ การใช้ เครื่องมือรับฟังโซเชีย ลเพื่อตรวจสอบแพลตฟอร์มของคุณสำหรับการสนทนาเกี่ยวกับแบรนด์และผลิตภัณฑ์ของคุณ คุณจะได้รับคำเตือนล่วงหน้าเมื่อเกิดปัญหาขึ้น จากนั้น คุณสามารถเริ่มกรอกเทมเพลตการตอบสนองต่อภัยพิบัติที่สามารถช่วยให้คุณฝ่าฟันพายุได้ โปรดจำไว้ว่า ธุรกิจที่คุณบันทึกด้วยเทมเพลตการตอบกลับโซเชียลมีเดียจะเป็นของคุณเอง!