วิธีใช้แผนภูมิแกนต์การตลาด

การตลาดในยุคดิจิทัลไม่มีอะไรง่ายเลย ทีมการตลาดต้องจัดการหลายแคมเปญเนื่องจากดำเนินการพร้อมกันในหลายช่องทาง และความคาดหวังของลูกค้าก็สูงขึ้นกว่าที่เคย แม้ว่าจะเป็นเรื่องปกติที่จะวัดความสำเร็จของแคมเปญหลังจากข้อเท็จจริง แต่ก็มีวิธีที่ดีกว่า นักการตลาดที่เชี่ยวชาญต้องการวิธีจัดการแคมเปญและเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุดในขณะที่กำลังดำเนินการ เครื่องมือคลาสสิกที่ได้รับการพิสูจน์แล้วสำหรับการรักษาโครงการให้เป็นไปตามแผนและส่งมอบผลลัพธ์คือ แผนภูมิแกนต์

การมีเครื่องมือการจัดการโครงการที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ เมื่อโครงการล้มเหลว การขาดการวางแผนเป็นปัจจัยเกือบ 40% ของเวลาทั้งหมด ปัญหาการบริหารเวลาอาจมีผลกระทบอย่างมาก จากการศึกษาโดยบริษัทบัญชี KPMG ของ Big Four พบว่า 60% ของโครงการที่ล้มเหลวมีกำหนดเวลาน้อยกว่าหนึ่งปี แผนภูมิแกนต์จัดการกับปัญหาเหล่านี้โดยให้วิธีที่ง่ายและมองเห็นได้ชัดเจนในการจัดกำหนดการ จัดระเบียบ และติดตามงานที่เกี่ยวข้องกันมากมายที่ประกอบเป็นโครงการขนาดใหญ่

แผนภูมิแกนต์คืออะไร

แผนภูมิแกนต์เป็นวิธีการแสดงงาน เหตุการณ์ และกิจกรรมอื่นๆ ที่ประกอบเป็นโครงการที่ใหญ่ ขึ้น แผนภูมิแกนต์แสดงรายการกิจกรรมเหล่านี้พร้อมกับวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด ระยะเวลา และความเกี่ยวข้องกันระหว่างงาน

ข้อมูลนี้ใช้เพื่อสร้างแผนภูมิแท่งที่ทำให้สามารถดู:

• กิจกรรมใดที่ต้องทำเพื่อให้โครงการสำเร็จ
• แต่ละกิจกรรมควรใช้เวลานานเท่าใด
• กิจกรรมใดที่ต้องทำให้เสร็จก่อนเริ่มกิจกรรมตามความอุปการะ

ผู้จัดการโครงการสามารถใช้แผนภูมิแกนต์เพื่อให้แน่ใจว่าโครงการของพวกเขากำลังดำเนินการตามกำหนดการ และไม่มีงานที่จำเป็นจะถูกมองข้าม

เฮนรี แกนต์ ( วิกิพีเดีย )

รูปแบบแรกสุดของแผนภูมิแกนต์ มีอายุย้อนไปถึงปี 1890 พวกเขาได้รับการนำไปใช้อย่างกว้างขวางและชื่อที่ติดอยู่เมื่อ Henry Gantt วิศวกรเครื่องกลและที่ปรึกษาด้านการจัดการชาวอเมริกันออกแบบแผนภูมิเวอร์ชันลายเซ็นของเขาในปี 1910 แผนภูมิแกนต์ใช้เพื่อวางแผนปฏิบัติการทางทหารในช่วงสงครามโลกครั้งที่ 1 และโครงการโครงสร้างพื้นฐานขนาดใหญ่ เช่น การก่อสร้างเขื่อนฮูเวอร์

ทุกวันนี้ เทคโนโลยีดิจิทัลทำให้สามารถสร้างแผนภูมิแกนต์ที่ซับซ้อนได้ ซึ่งสามารถรองรับงานและงานย่อยจำนวนนับไม่ถ้วน โดยนำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่กระชับซึ่งทุกคนสามารถเข้าใจได้อย่างรวดเร็ว

แผนภูมิแกนต์ควรมีอะไรบ้าง

จุดแข็งหลักประการหนึ่งของแผนภูมิแกนต์คือการแสดงข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมตามกำหนดการด้วยสายตา :

• เมื่อพวกเขาเริ่ม
• เมื่อคาดว่าจะแล้วเสร็จ
• งานที่อยู่ระหว่างดำเนินการต้องทำให้เสร็จก่อนเริ่มงานต่อได้

แม้ว่าการตั้งค่าแผนภูมิแกนต์จะมีความยืดหยุ่นพอสมควรและข้อมูลที่คุณสามารถรวมได้ องค์ประกอบบางอย่างจำเป็นหากคุณต้องการได้รับประโยชน์สูงสุดจากการใช้แผนภูมิเหล่านี้

การรวมที่จำเป็นในแผนภูมิแกนต์คือรายการงานเฉพาะสำหรับโครงการและไทม์ไลน์ (วันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดที่วางแผนไว้) สำหรับการทำงานแต่ละอย่างให้เสร็จสิ้น

ข้อมูลนี้ใช้เพื่อสร้างกราฟแท่งลายเซ็นของแผนภูมิแกนต์ ซึ่งช่วยให้มองเห็นงานในมือและสถานที่ในกำหนดการของโครงการโดยรวมได้ทันที

ทีมแผนภูมิแกนต์ helios IszKoC Creative Commons Attribution-Share Alike 3.0

สิ่งสำคัญคือต้องสังเกตการพึ่งพาระหว่างงาน ตัวอย่างเช่น ในแผนภูมิแกนต์สำหรับแคมเปญการตลาดเนื้อหา งาน "ส่งโพสต์ของแขกไปยังสิ่งพิมพ์ของอุตสาหกรรม" จะขึ้นอยู่กับงาน "เขียนสำเนาโพสต์ของแขก" ที่เสร็จสิ้นก่อน

แผนภูมิแกนต์สามารถเสริมด้วยข้อมูลสำคัญอื่นๆ ได้ เช่น

• กำหนดเวลาจริงสำหรับแต่ละงาน
• รายนามผู้นำแต่ละงาน
• ลำดับความสำคัญสัมพัทธ์ของงาน
• รายการทรัพยากรที่จำเป็นในการทำงานให้เสร็จสิ้น

แผนภูมิแกนต์แรกสุดประกอบด้วยดินสอและกระดาษ ทุกวันนี้ แผนภูมิแกนต์สามารถสร้างขึ้นได้ด้วยแพลตฟอร์มและซอฟต์แวร์แอปพลิเคชันที่หลากหลาย และคุณปรับแต่งแผนภูมิเหล่านี้ได้เสมอเพื่อให้ตรงกับความต้องการเฉพาะของโปรเจ็กต์

คุณจะสร้างแผนภูมิแกนต์ได้อย่างไร

ส่วนที่ยากที่สุดในการวางแผนภูมิแกนต์คือการหาวิธีแบ่งโปรเจ็กต์ออกเป็นงานต่างๆ ที่แสดงถึงงานที่จำเป็นเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามวัตถุประสงค์อย่างถูกต้อง เป้าหมายควรเป็นเพื่อให้แผนภูมิแกนต์สามารถครอบคลุมขอบเขตโครงการได้ 100%

กระบวนการหกขั้นตอนนี้ให้กรอบงานเพื่อให้แน่ใจว่างานและกำหนดการในแผนภูมิแกนต์ของคุณสมบูรณ์และถูกต้อง:

1. ทบทวนเป้าหมายโครงการของคุณ

แผนภูมิแกนต์สร้างขึ้นจากโปรเจ็กต์เฉพาะ งานแต่ละงานบนแผนภูมิควรเกี่ยวข้องโดยตรงกับการบรรลุเป้าหมายของโครงการนั้น สำหรับตัวอย่างทางการตลาด โปรเจ็กต์อาจเป็นการเปิดตัวแคมเปญสนับสนุนพนักงานใหม่ แต่เป้าหมายอาจเป็นเพื่อให้ได้ลีดคุณภาพสูงจำนวนหนึ่ง

2. กำหนดกิจกรรมของคุณ

แผนภูมิแกนต์ควรรวมทุกกิจกรรมที่อยู่ในขอบเขตของโครงการ เป็นการดีที่จะขอข้อมูลจากทีมงานโครงการทั้งหมด เพื่อระบุกิจกรรมที่เกี่ยวข้องทั้งหมดและงานที่เกี่ยวข้อง

3. เรียงลำดับกิจกรรมของคุณ

เมื่อคุณมีรายการกิจกรรมที่ครอบคลุมแล้ว แบ่งออกเป็นงานที่ไม่ต่อเนื่องซึ่งไม่กว้างเกินไปหรือละเอียดเกินไป ให้จัดเรียงตามลำดับตรรกะ ระบุงานที่จะต้องเริ่มหรือทำให้เสร็จก่อนที่จะเริ่มงานอื่นได้

(ที่มา: https://www.wikihow.com/Create-a-Gantt-Chart)

4. มอบหมายแหล่งข้อมูลและหัวหน้างาน

ลงรายการทรัพยากรที่จำเป็นในการทำงานแต่ละงานให้เสร็จและตัดสินใจว่าสมาชิกในทีมคนใดจะรับผิดชอบงานใด

5. กำหนดระยะเวลา

ประมาณการเวลาที่ใช้ในการทำงานแต่ละอย่างให้เสร็จพร้อมกับข้อจำกัดหรือการอ้างอิงที่อาจใช้ได้

6. สร้างกำหนดการของคุณ

เมื่อคุณทราบแล้วว่างานใดที่ต้องติดตามและรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว คุณสามารถสร้างกำหนดการสำหรับโครงการของคุณและเริ่มป้อนข้อมูลลงในแผนภูมิแกนต์

การค้นหาซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่สามารถสร้างแผนภูมิแกนต์ได้ไม่ใช่เรื่องยาก แต่คุณสามารถสร้างแผนภูมิแกนต์ที่ใช้งานได้จริงในโปรแกรมต่างๆ เช่น Microsoft Excel หรือ Google ชีต

ทำไมทีมการตลาดของคุณจึงควรใช้แผนภูมิแกนต์

แม้แต่แคมเปญการตลาดที่เน้นหนักก็มีส่วนที่เคลื่อนไหวได้มากมาย เมื่อแคมเปญเติบโตขึ้นในขอบเขตและขนาด แผนภูมิ Gantt อาจมีค่ามากในการระบุปัญหาเวิร์กโฟลว์และทำให้ทุกอย่างทำงานตามกำหนดเวลา

เมื่อทีมของคุณสามารถดูแผนภูมิแกนต์เพื่อดูว่างานแต่ละงานดำเนินไปอย่างไรและงานใดมีงานอื่น พวกเขาสามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น กำหนดเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และมีส่วนร่วมในการวางแผนที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้น

พิจารณาตัวอย่างที่กล่าวถึงใน #1 ในส่วนก่อนหน้า – แคมเปญรณรงค์สนับสนุนพนักงาน การเปิดตัวแคมเปญดังกล่าวให้ประสบความสำเร็จหมายถึงการทำงานที่ต้องพึ่งพาอาศัยกันหลายอย่าง มีการวิจัยตลาด การสร้างเนื้อหา และผู้สนับสนุนที่จะได้รับการคัดเลือก จัดเตรียม และฝึกอบรม แม้ว่าบางสิ่งสามารถทำได้พร้อมกัน แต่ก็ยังมีงานเตรียมการอีกมากที่ต้องทำก่อนเริ่มแคมเปญ

แผนภูมิแกนต์ช่วยให้มองเห็นและทำความเข้าใจว่ากิจกรรมทั้งหมดเชื่อมโยงกันอย่างไร ช่วยให้คุณเห็นภาพการจัดสรรเวลาและทรัพยากรของคุณอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

แผนภูมิแกนต์ช่วยให้คุณมีกำหนดการ

การติดตามแคมเปญการตลาดดิจิทัลที่ซับซ้อนและทำตามกำหนดเวลาสามารถทดสอบความสามารถของผู้จัดการฝ่ายการตลาดที่มีประสบการณ์มากที่สุดได้ การมีเครื่องมือการจัดการที่เหมาะสมสามารถสร้างความแตกต่างได้ แผนภูมิแกนต์ช่วยให้ผู้จัดการโครงการบรรลุเป้าหมาย (และรักษาสติสัมปชัญญะ) มานานกว่าศตวรรษ

หากคุณพร้อมที่จะเพิ่มประสิทธิภาพแคมเปญการตลาดครั้งต่อไปของคุณด้วยการสร้างแผนภูมิ Gantt อย่าลืมดาวน์โหลดเทมเพลตฟรีที่เราสร้างขึ้น หากแผนของคุณรวมถึงการตลาดบนโซเชียลมีเดีย โปรดจำไว้ว่า Oktopost มีเครื่องมือคุณภาพสูง มีประสิทธิภาพ และปรับแต่งได้เพื่อจัดการแคมเปญของคุณและวัดผลกระทบ