Что влияет на стоимость программного обеспечения для управления жизненным циклом контракта

Выбор программного обеспечения для управления жизненным циклом контрактов (CLM) — непростая задача. С таким количеством поставщиков на рынке, предлагающих разные продукты с разными ценами и функциями, может показаться ошеломляющим выбор одного из них. Прежде чем выбрать CLM-решение для своего бизнеса, вы должны учитывать свой бюджет и то, что предлагает программное обеспечение, чтобы не платить слишком много.

Зачем учитывать цену программного обеспечения для управления жизненным циклом контракта (CLM)?

Цены на программное обеспечение для управления жизненным циклом контрактов (CLM) варьируются от платформы к платформе в зависимости от того, что программное обеспечение предлагает своим пользователям. Поскольку решения для управления контрактами должны экономить деньги вашего бизнеса за счет оптимизации процесса заключения контрактов, важно убедиться, что вы не переплачиваете за это решение. Слишком большие инвестиции могут свести на нет преимущества экономии денег, а это означает, что вашему бизнесу потребуется время, чтобы рассмотреть ваши потребности и определить бюджет.

Ключевые факторы, определяющие стоимость программного обеспечения для управления жизненным циклом контрактов

На стоимость программного обеспечения для управления контрактами влияют различные факторы, большинство из которых связано с размером вашей компании. Небольшим предприятиям обычно требуется меньше места для хранения данных, меньше пользовательских лицензий и ограниченный набор функций, что приводит к более низкой цене. Однако крупным организациям, как правило, приходится тратить значительно больше средств на более крупные и сложные системы, которые часто включают в себя различные интеграции.

Некоторые факторы, влияющие на стоимость программного обеспечения для управления контрактами, включают:

Количество пользователей

Еще одна причина, по которой крупные фирмы могут ожидать, что они будут платить больше за программное обеспечение для управления контрактами, чем малые предприятия, заключается в том, что определенные тарифные планы основаны на количестве пользователей. Ежемесячная цена на определенное программное обеспечение может определяться количеством пользовательских лицензий, которое требуется компании. Чтобы определить приблизительную оценку того, сколько ваша компания потратит, рассмотрите всех людей, которые работают над жизненным циклом вашего контракта, включая управление, юридический отдел, финансы, продажи и закупки.

Размер хранилища

Поскольку программное обеспечение для управления контрактами предоставляет предприятиям централизованный репозиторий для хранения документов, точный способ прогнозирования стоимости платформы — определить, сколько места для хранения требуется вашей компании. Прежде чем обратиться к поставщику CLM, вам нужно знать, сколько контрактов обычно обрабатывает ваша фирма. Кроме того, подумайте о целях вашей компании с точки зрения роста и о том, насколько ваши соглашения могут увеличиться в следующие пять лет. К счастью, многие производители позволяют клиентам начать с более низкой цены, а затем при необходимости перейти на большее пространство для хранения.

Сторонние интеграции

Жизненные циклы управления контрактами часто влияют на другие операционные процедуры, и некоторые компании-разработчики программного обеспечения взимают плату за интеграцию со сторонними решениями. Это означает, что при оценке цен вы должны учитывать другие инструменты, которые вам понадобятся для подключения к программному обеспечению для управления жизненным циклом контракта. Salesforce (или другая CRM) или системы электронной подписи, такие как DocuSign, — это два распространенных инструмента, которые предприятиям необходимо будет интегрировать со своим программным обеспечением для управления контрактами. Хотя большее количество интеграций может привести к увеличению затрат, некоторые компании-разработчики программного обеспечения предоставляют бесплатные интеграции со сторонними решениями.

Безопасность программного обеспечения

Когда дело доходит до хранения документов, некоторые компании должны соблюдать строгие правила, в то время как другие просто хотят обеспечить защиту контрактов от нежелательного доступа. В любом случае, безопасность ваших конфиденциальных документов жизненно важна, и выбранный вами уровень безопасности значительно повлияет на цену платформы.

В то время как некоторые платформы на рынке обеспечивают слабую защиту, другие проводят регулярные аудиты безопасности, чтобы гарантировать, что они защищают ваши документы с помощью инновационных технологий. Многофакторная аутентификация, права доступа пользователей и безопасный список IP-адресов — полезные функции безопасности, но они имеют свою цену. Однако, платя больше за безопасную платформу, вы можете сэкономить много денег в долгосрочной перспективе.

Количество функций

У каждого бизнеса разные операционные потребности, и не каждая система контрактов имеет функции, которые требуются компании. Какой набор функций лучше всего подходит для вашего бизнеса, будет определяться сложностью и количеством контрактов, с которыми работает ваш бизнес. Платформы с большим количеством функций обычно дороже, чем программные системы базового уровня. Однако вашему бизнесу могут потребоваться эти инструменты для максимальной эффективности.

Некоторые из этих функций включают в себя:

• Красная подкладка
• Умные шаблоны
• Автоматизация рабочего процесса
• Расширенная аналитика

Служба поддержки

Большинство платформ взимают дополнительную плату за премиальные услуги поддержки клиентов. К ним относятся круглосуточная помощь, гарантированное время отклика и доступность (телефон, обмен сообщениями или электронная почта). Некоторые компании взимают ежегодную плату за поддержку или регулярно выставляют счета командам за услуги поддержки. Поэтому может быть более рентабельным выбрать простую в использовании платформу или компанию, которая предоставляет бесплатную помощь клиентам.

Какие дополнительные сборы связаны с программным обеспечением для управления контрактами?

Поставщики программного обеспечения иногда взимают различные сборы за использование своей платформы. Как правило, это разовые или регулярные платежи, которые покрывают различные услуги, связанные с внедрением и обслуживанием системы. Поскольку не все провайдеры взимают эту плату, обычно лучше выбрать решение, которое сводит дополнительные расходы к минимуму.

Типичные сборы, связанные с программным обеспечением для управления контрактами, включают:

• Лицензионные сборы
• Плата за реализацию
• Дополнительные особенности
• Плата за интеграцию
• Служба поддержки

Подводные камни бесплатных решений CLM

Хотя некоторые компании тратят тысячи долларов на инструмент управления контрактами, существует множество бесплатных альтернатив. Бесплатное программное обеспечение может быть отличной отправной точкой. Особенно для малого бизнеса или стартапа, у которого не так много контрактов. Бесплатные платформы могут помочь предприятиям автоматизировать управление контрактами. Однако имейте в виду, что большинство версий имеют ограничения в отношении возможностей и объема памяти. Бесплатная платформа может показаться привлекательной, но в большинстве случаев эти решения не соответствуют потребностям фирм со сложным жизненным циклом контрактов. Для получения более точной и актуальной информации о программном обеспечении для управления жизненным циклом контракта свяжитесь с командой Parley Pro.

На что следует обратить внимание, прежде чем инвестировать в решение CLM

Выбор платформы управления контрактами — это решение, которое ваша компания должна тщательно обдумать. Каждый бизнес имеет разные потребности в управлении и, следовательно, разные требования. Многие поставщики программного обеспечения предлагают различные функции, объем памяти и меры безопасности. Кроме того, цены на программное обеспечение для управления жизненным циклом контрактов варьируются от поставщика к поставщику. Это означает, что вы также должны наметить бюджет, чтобы не переплачивать.

Если вы хотите внедрить лучшее программное обеспечение для управления жизненным циклом контрактов для своего бизнеса, подумайте:

• Размер вашей компании
• Ваши потребности в управлении контрактами
• Сколько вы готовы потратить на платформу
• Ваши текущие бизнес-решения, которые необходимо интегрировать
• Процесс управления контрактами, который вы используете в настоящее время