Qué influye en el costo del software de gestión del ciclo de vida del contrato

Elegir un software de gestión del ciclo de vida del contrato (CLM) no es una tarea fácil. Con tantos proveedores en el mercado que ofrecen diferentes productos con diferentes precios y características, puede resultar abrumador comprometerse con uno. Antes de elegir una solución CLM para su negocio, debe considerar su presupuesto y lo que ofrece el software, para no pagar demasiado.

¿Por qué considerar el precio del software de gestión del ciclo de vida del contrato (CLM)?

El precio del software de gestión del ciclo de vida del contrato (CLM) varía de una plataforma a otra según lo que el software ofrece a sus usuarios. Dado que las soluciones de administración de contratos deberían ahorrarle dinero a su negocio al agilizar el proceso de contratación, es importante asegurarse de que no está pagando demasiado por la solución. Invertir demasiado puede contrarrestar sus beneficios de ahorro de dinero, lo que significa que su empresa debe tomarse un tiempo para considerar sus necesidades y determinar un presupuesto.

Factores clave que determinan el precio del software de gestión del ciclo de vida del contrato

Varios factores influyen en el costo del software de administración de contratos, la mayoría de los cuales están relacionados con el tamaño de su empresa. Las empresas más pequeñas generalmente requieren menos almacenamiento de datos, menos licencias de usuario y un conjunto de funciones limitado, lo que resulta en un precio más bajo. Sin embargo, las grandes organizaciones normalmente tendrán que gastar mucho más en sistemas más grandes y complicados, que con frecuencia incluyen varias integraciones.

Algunos factores que influyen en el costo del software de gestión de contratos incluyen:

el numero de usuarios

Otra razón por la que las grandes empresas pueden esperar pagar más por el software de gestión de contratos que las empresas más pequeñas es que ciertos planes de precios se basan en la cantidad de usuarios. El punto de precio mensual de cierto software puede estar determinado por la cantidad de licencias de usuario que requiere una empresa. Para determinar una estimación aproximada de cuánto gastará su empresa, tenga en cuenta a todas las personas que trabajan en el ciclo de vida de su contrato, incluida la gerencia, legal, finanzas, ventas y adquisiciones.

Tamaño de almacenamiento

Dado que el software de gestión de contratos brinda a las empresas un depósito centralizado para el almacenamiento de documentos, una forma precisa de predecir el costo de la plataforma es determinar cuánto espacio de almacenamiento necesita su empresa. Antes de comprometerse con un proveedor de CLM, debe conocer la cantidad de contratos que maneja normalmente su empresa. Además, piense en las metas de su empresa en términos de crecimiento y cuánto pueden aumentar sus acuerdos en los próximos cinco años. Afortunadamente, muchos fabricantes permitirán que los clientes comiencen con un precio más bajo y luego actualicen a más espacio de almacenamiento según sea necesario.

Integraciones de terceros

Los ciclos de vida de la gestión de contratos afectan con frecuencia a otros procedimientos operativos, y algunas empresas de software cobran por las integraciones con soluciones de terceros. Esto significa que al evaluar los precios, debe tener en cuenta las otras herramientas que necesitará para conectarse al software de gestión del ciclo de vida de su contrato. Salesforce (u otro CRM) o sistemas de firma electrónica como DocuSign son dos herramientas comunes que las empresas necesitarán integrar con su software de gestión de contratos. Aunque más integraciones pueden causar mayores costos, algunas compañías de software brindan integraciones gratuitas con soluciones de terceros.

Seguridad del software

Cuando se trata de almacenamiento de documentos, ciertas empresas deben cumplir con regulaciones estrictas, mientras que otras simplemente quieren asegurarse de que los contratos estén protegidos contra accesos no deseados. En cualquier caso, la seguridad de sus documentos confidenciales es vital y el nivel de seguridad que seleccione tendrá un impacto significativo en el precio de la plataforma.

Si bien algunas plataformas en el mercado brindan poca protección, otras tienen auditorías regulares de seguridad y protección para garantizar que protejan sus documentos con tecnología innovadora. La autenticación multifactor, los permisos de usuario y la lista segura de IP son características de seguridad beneficiosas, pero tienen un precio. Sin embargo, pagar más por una plataforma segura puede ahorrarle mucho dinero a largo plazo.

El número de características

Cada negocio tiene diferentes necesidades operativas, y no todos los sistemas de contratos tienen las características que requiere una empresa. El conjunto de características que mejor se adapte a su empresa estará determinado por la complejidad y la cantidad de contratos que maneja su empresa. Las plataformas que ofrecen más funciones suelen ser más caras que los sistemas de software de nivel básico. Sin embargo, su negocio puede requerir estas herramientas para maximizar su eficiencia.

Algunas de estas características incluyen:

• forro rojo
• Plantillas inteligentes
• Automatización del flujo de trabajo
• Analítica avanzada

Atención al cliente

La mayoría de las plataformas cobran más por los servicios de atención al cliente premium. Estos incluyen asistencia las 24 horas, tiempos de respuesta garantizados y accesibilidad (teléfono, mensajería o correo electrónico). Algunas empresas cobran un precio de soporte anual o facturan a los equipos directamente por los servicios de soporte con regularidad. Por lo tanto, puede ser más rentable optar por una plataforma fácil de usar o una empresa que brinde asistencia gratuita al cliente.

¿Cuáles son las tarifas adicionales asociadas con el software de gestión de contratos?

Los proveedores de software a veces cobran varias tarifas por usar su plataforma. Por lo general, se trata de pagos únicos o regulares que cubren una variedad de servicios relacionados con la implementación y el mantenimiento del sistema. Debido a que no todos los proveedores cobran estas tarifas, generalmente es mejor seleccionar una solución que mantenga los costos adicionales al mínimo.

Las tarifas típicas asociadas con el software de gestión de contratos incluyen:

• Tasas de licencia
• Tarifas de implementación
• Características opcionales
• Tarifas de integración
• Atención al cliente

Los peligros de las soluciones CLM gratuitas

Si bien algunas empresas gastan miles de dólares en una herramienta de administración de contratos, hay muchas alternativas gratuitas disponibles. El software libre puede ser un excelente lugar para comenzar. Especialmente, para una pequeña empresa o una startup que no tiene muchos contratos. Las plataformas gratuitas podrían ayudar a las empresas a facilitar la automatización de la gestión de contratos. Sin embargo, tenga en cuenta que la mayoría de las versiones están limitadas en cuanto a capacidades y capacidad de almacenamiento. Una plataforma gratuita puede parecer atractiva, pero la mayoría de las veces, estas soluciones no se adaptan a las necesidades de las empresas con un ciclo de vida de contrato complejo. Para obtener información más precisa y actualizada sobre el software de gestión del ciclo de vida del contrato, comuníquese con el equipo de Parley Pro.

Cosas a considerar antes de invertir en una solución CLM

Elegir una plataforma de gestión de contratos es una decisión que su empresa debe considerar cuidadosamente. Cada negocio tiene diferentes necesidades de gestión y, por lo tanto, diferentes requisitos. Muchos proveedores de software ofrecen varias funciones, espacio de almacenamiento y medidas de seguridad. No solo eso, sino que el precio del software de gestión del ciclo de vida del contrato varía de un proveedor a otro. Esto significa que también tiene que diseñar un presupuesto para no pagar de más.

Si desea implementar el mejor software de gestión del ciclo de vida de los contratos para su negocio, considere:

• El tamaño de tu empresa
• Sus necesidades de gestión de contratos
• Cuánto estás dispuesto a gastar en una plataforma
• Sus soluciones comerciales actuales que necesita integrar
• El proceso de gestión de contratos que utiliza actualmente