Cosa influenza il costo del software di gestione del ciclo di vita del contratto

La scelta del software di gestione del ciclo di vita del contratto (CLM) non è un compito facile. Con così tanti fornitori sul mercato che offrono prodotti diversi con prezzi e caratteristiche diversi, può sembrare opprimente impegnarsi per uno. Prima di scegliere una soluzione CLM per la tua azienda, devi considerare il tuo budget e ciò che offre il software, quindi non paghi troppo.

Perché considerare il prezzo del software di gestione del ciclo di vita del contratto (CLM)?

Il prezzo del software di gestione del ciclo di vita del contratto (CLM) varia da piattaforma a piattaforma a seconda di ciò che il software offre ai suoi utenti. Poiché le soluzioni di gestione dei contratti dovrebbero far risparmiare denaro alla tua azienda semplificando il processo di appalto, è importante assicurarsi di non pagare troppo per la soluzione. Investire troppo può compensare i suoi vantaggi in termini di risparmio di denaro, il che significa che la tua azienda dovrebbe prendere tempo per considerare le tue esigenze e determinare un budget.

Fattori chiave che determinano il prezzo del software di gestione del ciclo di vita del contratto

Vari fattori influenzano il costo del software di gestione dei contratti, la maggior parte dei quali sono legati alle dimensioni della tua azienda. Le aziende più piccole in genere richiedono meno spazio di archiviazione dati, meno licenze utente e un set di funzionalità limitato, con conseguente riduzione del prezzo. Tuttavia, le grandi organizzazioni in genere dovranno spendere molto di più per sistemi più grandi e complicati, che spesso includono varie integrazioni.

Alcuni fattori che influenzano il costo del software di gestione dei contratti includono:

Il numero di utenti

Un altro motivo per cui le grandi aziende possono aspettarsi di pagare di più per il software di gestione dei contratti rispetto alle piccole imprese è che alcuni piani tariffari si basano sul numero di utenti. Il prezzo mensile di alcuni software può essere determinato dal numero di licenze utente richieste da un'azienda. Per determinare una stima approssimativa di quanto spenderà la tua azienda, considera tutte le persone che lavorano sul ciclo di vita del tuo contratto, inclusi gestione, legale, finanza, vendite e approvvigionamento.

Dimensioni di archiviazione

Poiché il software di gestione dei contratti offre alle aziende un repository centralizzato per l'archiviazione dei documenti, un modo accurato per prevedere il costo della piattaforma consiste nel determinare la quantità di spazio di archiviazione necessaria alla tua azienda. Prima di affidarti a un provider CLM, devi conoscere il numero di contratti che la tua azienda gestisce in genere. Inoltre, pensa agli obiettivi della tua azienda in termini di crescita e di quanto potrebbero aumentare i tuoi accordi nei prossimi cinque anni. Fortunatamente, molti produttori consentiranno ai clienti di iniziare a un prezzo inferiore e quindi aggiornare a più spazio di archiviazione secondo necessità.

Integrazioni di terze parti

I cicli di vita della gestione dei contratti influiscono spesso su altre procedure operative e alcune società di software addebitano le integrazioni con soluzioni di terze parti. Ciò significa che quando si valutano i prezzi, è necessario tenere conto degli altri strumenti necessari per connettersi al software di gestione del ciclo di vita del contratto. Salesforce (o altri sistemi CRM) o di firma elettronica come DocuSign sono due strumenti comuni che le aziende dovranno integrare con il proprio software di gestione dei contratti. Sebbene più integrazioni possano causare un aumento dei costi, alcune società di software forniscono integrazioni gratuite con soluzioni di terze parti.

Sicurezza del software

Quando si tratta di archiviazione di documenti, alcune aziende devono rispettare normative rigorose, mentre altre vogliono semplicemente garantire che i contratti siano protetti da accessi indesiderati. In ogni caso, la sicurezza e la protezione dei tuoi documenti sensibili sono vitali e il livello di sicurezza che selezioni influirà in modo significativo sul prezzo della piattaforma.

Mentre alcune piattaforme sul mercato forniscono poca protezione, altre hanno controlli regolari di sicurezza e protezione per garantire che proteggano i tuoi documenti con una tecnologia innovativa. L'autenticazione a più fattori, le autorizzazioni utente e l'elenco di indirizzi IP sicuri sono caratteristiche di sicurezza vantaggiose, ma hanno un prezzo. Tuttavia, pagare di più per una piattaforma sicura può farti risparmiare un sacco di soldi a lungo termine.

Il numero di funzioni

Ogni azienda ha esigenze operative diverse e non tutti i sistemi contrattuali hanno le caratteristiche richieste da un'azienda. Il set di funzionalità migliore per la tua attività sarà determinato dalla complessità e dal numero di contratti gestiti dalla tua attività. Le piattaforme che offrono più funzionalità sono in genere più costose dei sistemi software di livello base. Tuttavia, la tua azienda potrebbe richiedere questi strumenti per massimizzare la sua efficienza.

Alcune di queste caratteristiche includono:

• Fodera rossa
• Modelli intelligenti
• Automazione del flusso di lavoro
• Analisi avanzate

Servizio Clienti

La maggior parte delle piattaforme addebita di più per i servizi di assistenza clienti premium. Questi includono assistenza 24 ore su 24, tempi di risposta assicurati e accessibilità (telefono, messaggistica o e-mail). Alcune aziende addebitano un prezzo di supporto annuale o fatturano regolarmente ai team direttamente i servizi di supporto. Pertanto, potrebbe essere più conveniente optare per una piattaforma di facile utilizzo o un'azienda che fornisce assistenza clienti gratuita.

Quali sono i costi aggiuntivi associati al software di gestione dei contratti?

I fornitori di software a volte addebitano varie tariffe per l'utilizzo della loro piattaforma. Si tratta in genere di pagamenti una tantum o regolari che coprono una varietà di servizi relativi all'implementazione e alla manutenzione del sistema. Poiché non tutti i fornitori applicano queste tariffe, di solito è meglio selezionare una soluzione che riduca al minimo i costi aggiuntivi.

Le tariffe tipiche associate al software di gestione dei contratti includono:

• Canoni di licenza
• Spese di attuazione
• Caratteristiche opzionali
• Commissioni di integrazione
• Servizio Clienti

Le insidie ​​delle soluzioni CLM gratuite

Mentre alcune aziende spendono migliaia di dollari per uno strumento di gestione dei contratti, sono disponibili molte alternative gratuite. Il software gratuito può essere un ottimo punto di partenza. Soprattutto per una piccola impresa o una startup che non ha molti contratti. Le piattaforme gratuite potrebbero aiutare le aziende a facilitare l'automazione della gestione dei contratti. Tuttavia, tieni presente che la maggior parte delle versioni è limitata in termini di capacità e capacità di archiviazione. Una piattaforma gratuita può sembrare allettante, ma il più delle volte queste soluzioni non soddisfano le esigenze delle aziende con un ciclo di vita contrattuale complesso. Per informazioni più accurate e aggiornate sul software di gestione del ciclo di vita del contratto, contatta il team di Parley Pro.

Cose da considerare prima di investire in una soluzione CLM

La scelta di una piattaforma di gestione dei contratti è una decisione che la tua azienda dovrebbe considerare attentamente. Ogni azienda ha esigenze di gestione diverse, e quindi requisiti diversi. Molti fornitori di software offrono varie funzionalità, spazio di archiviazione e misure di sicurezza. Non solo, ma il prezzo del software di gestione del ciclo di vita del contratto varia da fornitore a fornitore. Ciò significa che devi anche definire un budget, in modo da non pagare più del dovuto.

Se desideri implementare il miglior software di gestione del ciclo di vita dei contratti per la tua azienda, considera:

• La dimensione della tua azienda
• Le tue esigenze di gestione del contratto
• Quanto sei disposto a spendere per una piattaforma
• Le tue attuali soluzioni aziendali che devi integrare
• Il processo di gestione del contratto attualmente in uso