Ce influențează costul software-ului de management al ciclului de viață al contractului

Alegerea software-ului de management al ciclului de viață al contractului (CLM) nu este o sarcină ușoară. Cu atât de mulți furnizori de pe piață care oferă produse diferite cu prețuri și caracteristici diferite, poate fi copleșitor să te angajezi la unul. Inainte de a alege o solutie CLM pentru afacerea ta, trebuie sa ai in vedere bugetul tau si ce ofera softul, astfel incat sa nu platesti prea mult.

De ce să luați în considerare prețul software-ului de management al ciclului de viață al contractului (CLM)?

Prețurile software-ului de management al ciclului de viață al contractelor (CLM) variază de la o platformă la alta, în funcție de ceea ce software-ul oferă utilizatorilor săi. Deoarece soluțiile de gestionare a contractelor ar trebui să economisească banii afacerii dvs. prin eficientizarea procesului de contractare, este important să vă asigurați că nu plătiți prea mult pentru soluție. Investirea prea mult poate compensa beneficiile sale de economisire a banilor, ceea ce înseamnă că afacerea dvs. ar trebui să ia timp pentru a lua în considerare nevoile dvs. și pentru a determina un buget.

Factorii cheie care determină prețul software-ului de management al ciclului de viață al contractului

Diferiți factori influențează costul software-ului de gestionare a contractelor, majoritatea fiind legați de dimensiunea companiei dumneavoastră. Întreprinderile mai mici necesită, de obicei, mai puține stocări de date, mai puține licențe de utilizator și un set limitat de funcții, ceea ce duce la un preț mai mic. Cu toate acestea, organizațiile mari vor trebui de obicei să cheltuiască substanțial mai mult pe sisteme mai mari și mai complicate, care includ frecvent diverse integrări.

Unii factori care influențează costul software-ului de gestionare a contractelor includ:

Numărul de utilizatori

Un alt motiv pentru care firmele mari se pot aștepta să plătească mai mult pentru software-ul de gestionare a contractelor decât întreprinderile mai mici este că anumite planuri de prețuri se bazează pe numărul de utilizatori. Punctul lunar de preț al anumitor software poate fi determinat de numărul de licențe de utilizator pe care le solicită o companie. Pentru a determina o estimare aproximativă a cât va cheltui compania dvs., luați în considerare toți oamenii care lucrează pe ciclul de viață al contractului dvs., inclusiv management, juridic, finanțe, vânzări și achiziții.

Dimensiunea de depozitare

Deoarece software-ul de gestionare a contractelor oferă companiilor un depozit centralizat pentru stocarea documentelor, o modalitate precisă de a prezice costul platformei este să determinați de cât spațiu de stocare are nevoie compania dumneavoastră. Înainte de a vă angaja la un furnizor CLM, trebuie să știți numărul de contracte pe care firma dumneavoastră le gestionează de obicei. De asemenea, gândește-te la obiectivele companiei tale în ceea ce privește creșterea și cât de mult pot crește acordurile tale în următorii cinci ani. Din fericire, mulți producători vor permite clienților să înceapă la un preț mai mic și apoi să facă upgrade la mai mult spațiu de stocare, după cum este necesar.

Integrari cu terte parti

Ciclurile de viață de gestionare a contractelor influențează frecvent alte proceduri operaționale, iar unele companii de software taxează pentru integrări cu soluții terțe. Aceasta înseamnă că atunci când evaluați prețurile, ar trebui să luați în considerare celelalte instrumente de care veți avea nevoie pentru a vă conecta la software-ul de gestionare a ciclului de viață al contractului. Salesforce (sau alt CRM) sau sistemele de semnătură electronică precum DocuSign sunt două instrumente comune pe care companiile vor avea nevoie să le integreze cu software-ul lor de gestionare a contractelor. Deși mai multe integrări pot cauza costuri crescute, unele companii de software oferă integrări gratuite cu soluții terțe.

Securitate software

Când vine vorba de stocarea documentelor, anumite companii trebuie să respecte reglementări stricte, în timp ce altele vor pur și simplu să se asigure că contractele sunt protejate de accesul nedorit. În orice caz, siguranța și securitatea documentelor dumneavoastră sensibile sunt vitale, iar nivelul de securitate pe care îl selectați va avea un impact semnificativ asupra prețului platformei.

În timp ce unele platforme de pe piață oferă puțină protecție, altele au audituri regulate de siguranță și securitate pentru a se asigura că vă protejează documentele cu tehnologie inovatoare. Autentificarea cu mai mulți factori, permisiunile utilizatorilor și listarea IP sigură sunt caracteristici de siguranță benefice, dar au un preț. Cu toate acestea, plătirea mai mult pentru o platformă sigură vă poate economisi mulți bani pe termen lung.

Numărul de caracteristici

Fiecare afacere are nevoi operaționale diferite și nu fiecare sistem de contracte are caracteristicile pe care le solicită o companie. Ce set de caracteristici este cel mai bun pentru afacerea dvs. va fi determinat de complexitatea și numărul de contracte pe care le gestionează afacerea dvs. Platformele care oferă mai multe funcții sunt de obicei mai scumpe decât sistemele software de nivel de bază. Cu toate acestea, afacerea dvs. poate necesita aceste instrumente pentru a-și maximiza eficiența.

Unele dintre aceste caracteristici includ:

• Suprasolicitare
• Șabloane inteligente
• Automatizarea fluxului de lucru
• Analiză avansată

Relații Clienți

Majoritatea platformelor percep mai mult pentru serviciile premium de asistență pentru clienți. Acestea includ asistență 24 de ore pe zi, timpi de răspuns asigurați și accesibilitate (telefon, mesagerie sau e-mail). Unele companii percep un preț anual de asistență sau facturează echipele direct pentru serviciile de asistență în mod regulat. Prin urmare, poate fi mai rentabil să optați pentru o platformă ușor de utilizat sau pentru o companie care oferă asistență gratuită pentru clienți.

Care sunt taxele suplimentare asociate cu software-ul de gestionare a contractelor?

Furnizorii de software percep uneori diverse taxe pentru utilizarea platformei lor. Acestea sunt de obicei plăți unice sau regulate care acoperă o varietate de servicii legate de implementarea și întreținerea sistemului. Deoarece nu toți furnizorii percep aceste taxe, este de obicei cel mai bine să selectați o soluție care să mențină costurile suplimentare la minimum.

Taxele tipice asociate cu software-ul de gestionare a contractelor includ:

• Taxe de licență
• Taxe de implementare
• Caracteristici opționale
• Taxe de integrare
• Relații Clienți

Capcanele soluțiilor CLM gratuite

În timp ce unele companii cheltuiesc mii de dolari pe un instrument de gestionare a contractelor, sunt disponibile o mulțime de alternative gratuite. Software-ul gratuit poate fi un loc excelent pentru a începe. Mai ales, pentru o afacere mică sau un startup care nu are foarte multe contracte. Platformele gratuite ar putea ajuta companiile să uşureze automatizarea gestionării contractelor. Cu toate acestea, rețineți că majoritatea versiunilor sunt limitate în ceea ce privește capabilitățile și capacitatea de stocare. O platformă gratuită poate suna atrăgătoare, dar de cele mai multe ori aceste soluții nu se potrivesc nevoilor firmelor cu un ciclu de viață contractual complex. Pentru informații mai precise și mai actualizate despre software-ul de gestionare a ciclului de viață al contractului, contactați echipa Parley Pro.

Lucruri de luat în considerare înainte de a investi într-o soluție CLM

Alegerea unei platforme de gestionare a contractelor este o decizie pe care compania dumneavoastră ar trebui să o ia cu atenție. Fiecare afacere are nevoi de management diferite și, prin urmare, cerințe diferite. Mulți furnizori de software oferă diverse caracteristici, spațiu de stocare și măsuri de securitate. Nu numai asta, dar prețul software-ului de management al ciclului de viață al contractelor variază de la furnizor la furnizor. Aceasta înseamnă că trebuie să conturați și un buget, astfel încât să nu plătiți în exces.

Dacă doriți să implementați cel mai bun software de management al ciclului de viață al contractului pentru afacerea dvs., luați în considerare:

• Dimensiunea companiei dvs
• Nevoile dvs. de gestionare a contractelor
• Cât ești dispus să cheltuiești pe o platformă
• Soluțiile dvs. actuale de afaceri pe care trebuie să le integrați
• Procesul de gestionare a contractelor pe care îl utilizați în prezent