Apa yang Mempengaruhi Biaya Perangkat Lunak Manajemen Siklus Hidup Kontrak

Memilih perangkat lunak manajemen siklus hidup kontrak (CLM) bukanlah tugas yang mudah. Dengan begitu banyak penyedia di pasar yang menawarkan produk berbeda dengan harga dan fitur yang berbeda-beda, mungkin terasa berat untuk berkomitmen pada satu. Sebelum memilih solusi CLM untuk bisnis Anda, Anda harus mempertimbangkan anggaran Anda dan apa yang ditawarkan perangkat lunak tersebut, sehingga Anda tidak membayar terlalu banyak.

Mengapa mempertimbangkan harga perangkat lunak manajemen siklus hidup kontrak (CLM)?

Harga perangkat lunak manajemen siklus hidup kontrak (CLM) bervariasi dari platform ke platform tergantung pada apa yang ditawarkan perangkat lunak kepada penggunanya. Karena solusi manajemen kontrak akan menghemat uang bisnis Anda dengan merampingkan proses kontrak, penting untuk memastikan bahwa Anda tidak membayar terlalu banyak untuk solusi tersebut. Berinvestasi terlalu banyak dapat mengimbangi manfaat penghematan uangnya, yang berarti bahwa bisnis Anda harus meluangkan waktu untuk mempertimbangkan kebutuhan Anda dan menentukan anggaran.

Faktor kunci yang menentukan harga perangkat lunak manajemen siklus hidup kontrak

Berbagai faktor mempengaruhi biaya perangkat lunak manajemen kontrak, yang sebagian besar terkait dengan ukuran perusahaan Anda. Bisnis yang lebih kecil biasanya memerlukan penyimpanan data yang lebih sedikit, lisensi pengguna yang lebih sedikit, dan rangkaian fitur yang terbatas, sehingga menghasilkan harga yang lebih rendah. Namun, organisasi besar biasanya harus mengeluarkan lebih banyak uang untuk sistem yang lebih besar dan lebih rumit, yang sering kali mencakup berbagai integrasi.

Beberapa faktor yang mempengaruhi biaya perangkat lunak manajemen kontrak meliputi:

Jumlah pengguna

Alasan lain mengapa perusahaan besar dapat mengharapkan untuk membayar lebih untuk perangkat lunak manajemen kontrak daripada bisnis kecil adalah bahwa rencana penetapan harga tertentu didasarkan pada jumlah pengguna. Titik harga bulanan perangkat lunak tertentu dapat ditentukan oleh jumlah lisensi pengguna yang dibutuhkan perusahaan. Untuk menentukan perkiraan kasar berapa banyak yang akan dibelanjakan perusahaan Anda, pertimbangkan semua orang yang bekerja dalam siklus hidup kontrak Anda, termasuk manajemen, hukum, keuangan, penjualan, dan pengadaan.

Ukuran penyimpanan

Karena perangkat lunak manajemen kontrak memberi bisnis repositori terpusat untuk penyimpanan dokumen, cara akurat untuk memprediksi biaya platform adalah dengan menentukan berapa banyak ruang penyimpanan yang dibutuhkan perusahaan Anda. Sebelum berkomitmen pada penyedia CLM, Anda perlu mengetahui jumlah kontrak yang biasanya ditangani oleh perusahaan Anda. Juga, pikirkan tentang tujuan perusahaan Anda dalam hal pertumbuhan dan seberapa besar kesepakatan Anda dapat meningkat dalam lima tahun ke depan. Untungnya, banyak produsen akan membiarkan klien memulai dengan harga yang lebih rendah dan kemudian meningkatkan ke lebih banyak ruang penyimpanan sesuai kebutuhan.

Integrasi pihak ketiga

Siklus hidup manajemen kontrak sering kali memengaruhi prosedur operasional lainnya, dan beberapa perusahaan perangkat lunak mengenakan biaya untuk integrasi dengan solusi pihak ketiga. Ini berarti bahwa ketika mengevaluasi harga, Anda harus memperhitungkan alat lain yang Anda perlukan untuk terhubung ke perangkat lunak manajemen siklus hidup kontrak Anda. Sistem Salesforce (atau CRM lainnya) atau E-Signature seperti DocuSign adalah dua alat umum yang perlu diintegrasikan oleh bisnis dengan perangkat lunak manajemen kontrak mereka. Meskipun lebih banyak integrasi dapat menyebabkan peningkatan biaya, beberapa perusahaan perangkat lunak menyediakan integrasi gratis dengan solusi pihak ketiga.

Keamanan perangkat lunak

Dalam hal penyimpanan dokumen, perusahaan tertentu harus mematuhi peraturan yang ketat, sementara yang lain hanya ingin memastikan bahwa kontrak dilindungi dari akses yang tidak diinginkan. Bagaimanapun, keselamatan dan keamanan dokumen sensitif Anda sangat penting, dan tingkat keamanan yang Anda pilih akan secara signifikan memengaruhi harga platform.

Sementara beberapa platform di pasar memberikan sedikit perlindungan, yang lain memiliki audit keselamatan dan keamanan reguler untuk memastikan mereka melindungi dokumen Anda dengan teknologi inovatif. Otentikasi multi-faktor, izin pengguna, dan daftar aman IP adalah fitur keamanan yang bermanfaat, tetapi ada harganya. Namun, membayar lebih untuk platform yang aman dapat menghemat banyak uang dalam jangka panjang.

Jumlah fitur

Setiap bisnis memiliki kebutuhan operasional yang berbeda, dan tidak setiap sistem kontrak memiliki fitur yang dibutuhkan perusahaan. Kumpulan fitur apa yang terbaik untuk bisnis Anda akan ditentukan oleh kerumitan dan jumlah kontrak yang ditangani bisnis Anda. Platform yang menawarkan lebih banyak fitur biasanya lebih mahal daripada sistem perangkat lunak tingkat dasar. Namun, bisnis Anda mungkin memerlukan alat ini untuk memaksimalkan efisiensinya.

Beberapa fitur tersebut antara lain:

• lapisan merah
• Template pintar
• Otomatisasi alur kerja
• Analisis tingkat lanjut

Dukungan pelanggan

Sebagian besar platform mengenakan biaya lebih untuk layanan dukungan pelanggan premium. Ini termasuk bantuan 24 jam, waktu respons yang terjamin, dan aksesibilitas (telepon, pesan, atau email). Beberapa perusahaan membebankan harga dukungan tahunan atau menagih tim secara langsung untuk layanan dukungan secara teratur. Oleh karena itu, mungkin lebih hemat biaya untuk memilih platform yang mudah digunakan atau perusahaan yang menyediakan bantuan pelanggan gratis.

Berapa biaya tambahan yang terkait dengan perangkat lunak manajemen kontrak?

Vendor perangkat lunak terkadang membebankan berbagai biaya untuk menggunakan platform mereka. Ini biasanya merupakan pembayaran satu kali atau reguler yang mencakup berbagai layanan yang terkait dengan penerapan dan pemeliharaan sistem. Karena tidak semua penyedia membebankan biaya ini, biasanya yang terbaik adalah memilih solusi yang meminimalkan biaya tambahan.

Biaya umum yang terkait dengan perangkat lunak manajemen kontrak meliputi:

• Biaya lisensi
• Biaya pelaksanaan
• Fitur pilihan
• Biaya integrasi
• Dukungan pelanggan

Perangkap solusi CLM gratis

Sementara beberapa perusahaan menghabiskan ribuan dolar untuk alat manajemen kontrak, banyak alternatif gratis yang tersedia. Perangkat lunak bebas dapat menjadi tempat yang sangat baik untuk memulai. Terutama, untuk bisnis kecil atau startup yang tidak memiliki banyak kontrak. Platform gratis dapat membantu bisnis memudahkan otomatisasi manajemen kontrak. Namun, perlu diingat bahwa sebagian besar versi dibatasi mengenai kemampuan dan kapasitas penyimpanan. Platform gratis mungkin terdengar menarik, tetapi seringkali, solusi ini tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan dengan siklus hidup kontrak yang kompleks. Untuk informasi yang lebih akurat dan terkini tentang perangkat lunak manajemen siklus hidup kontrak, hubungi tim Parley Pro.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan sebelum berinvestasi dalam solusi CLM

Memilih platform manajemen kontrak adalah keputusan yang harus dipertimbangkan dengan cermat oleh perusahaan Anda. Setiap bisnis memiliki kebutuhan manajemen yang berbeda, dan dengan demikian persyaratan yang berbeda. Banyak penyedia perangkat lunak menawarkan berbagai fitur, ruang penyimpanan, dan langkah-langkah keamanan. Tidak hanya itu, tetapi harga perangkat lunak manajemen siklus hidup kontrak bervariasi dari satu penyedia ke penyedia lainnya. Ini berarti Anda juga harus menggariskan anggaran, agar Anda tidak membayar lebih.

Jika Anda ingin menerapkan perangkat lunak manajemen siklus hidup kontrak terbaik untuk bisnis Anda, pertimbangkan:

• Ukuran perusahaan Anda
• Kebutuhan manajemen kontrak Anda
• Berapa banyak yang ingin Anda keluarkan untuk sebuah platform
• Solusi bisnis Anda saat ini yang perlu Anda integrasikan
• Proses manajemen kontrak yang saat ini Anda gunakan